在數(shù)字化浪潮的推動下，浙江省的檔案管理工作正加速邁向現(xiàn)代化。近年來，浙江省各級檔案部門積極響應(yīng)國家檔案數(shù)字化戰(zhàn)略，大力推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，取得了顯著成效。其中，數(shù)字化檔案掃描室作為檔案數(shù)字化的核心環(huán)節(jié)，承擔(dān)著將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化數(shù)據(jù)的重要任務(wù)。

　　浙江數(shù)字化檔案掃描室建設(shè)的主要內(nèi)容：

　　1. 基礎(chǔ)建設(shè)。完善的基礎(chǔ)設(shè)施是數(shù)字檔案室建設(shè)的前提和基礎(chǔ)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備五方面內(nèi)容。鼓勵依托機(jī)關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，已經(jīng)具備相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的，要按照數(shù)字檔案室建設(shè)要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。要特別重視在信息安全和方便管理方面對基礎(chǔ)設(shè)施提出的設(shè)置要求，確保檔案信息資源安全并方便檔案人員履行管理職責(zé)。

　　2. 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。從現(xiàn)實看，應(yīng)用系統(tǒng)是目前數(shù)字檔案室建設(shè)的短板。機(jī)關(guān)傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)大多基于輔助紙質(zhì)檔案及其數(shù)字化副本管理的需求開發(fā)設(shè)計，管理對象為目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字化圖像等，功能相對簡單。數(shù)字檔案室的應(yīng)用系統(tǒng)要求與辦公自動化系統(tǒng)相銜接，能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件歸檔與有效管理，并在開發(fā)和利用上有著更高的需求。這使得二者無論在設(shè)計思路還是功能架構(gòu)上都區(qū)別甚大。 數(shù)字檔案室要求相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲、數(shù)字簽名、檢素、利用、鑒定、統(tǒng)計、處置、格式轉(zhuǎn)換、命名、移交、審計、系統(tǒng)配置、用戶管理等基本功能，集成管理各門類數(shù)字檔案資源，為電子文件的真實、完整、可靠與可用提供首要保障?？紤]到傳統(tǒng)檔案管理軟件擴(kuò)展困難、體驗較差，應(yīng)用系統(tǒng)能夠靈活擴(kuò)展、簡單易用也是非常必要的。

　　3. 數(shù)字檔案資源建設(shè)。數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的重中之重，不是從電子文件管理流程的角度規(guī)范數(shù)字檔案資源，而是通過規(guī)范電子文件命名(檔號的編制)、文件格式與品質(zhì)、元數(shù)據(jù)要求等關(guān)鍵要素實現(xiàn)對電子文件的規(guī)范管理。

　　浙江數(shù)字化檔案掃描室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)包括以下模塊：

　　1、信息采集模塊。信息采集主要包括電子文件接收、室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)信息搜索。系統(tǒng)遵循系統(tǒng)性和規(guī)范性原則，對收集的檔案信息進(jìn)行鑒別和整理，將其錄入檔案信息資源庫。在此過程中，系統(tǒng)還應(yīng)對檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)換，包括電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和各專業(yè)單位信息格式標(biāo)準(zhǔn)化。

　　2、信息整理模塊。該模塊的工作對象是歸檔的檔案信息。具體工作涵蓋元數(shù)據(jù)著錄、分類號/主題詞自動標(biāo)引、多媒體檔案標(biāo)引、信息鑒定、目錄管理、信息統(tǒng)計、報表打印等，使數(shù)字檔案信息有序化、規(guī)范化。

　　3、信息存儲模塊。對數(shù)字檔案進(jìn)行分類存儲、安全存儲與長期存儲，還要對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行真實性、完整性、可用性和安全性檢測，保障信息的安全性和可靠性。

　　分類存儲，指數(shù)字信息可按不同類型存儲在各類數(shù)據(jù)庫和文件系統(tǒng)中。目錄數(shù)據(jù)可存儲在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中，全文信息可采用文檔數(shù)據(jù)庫或文件系統(tǒng)存放，音頻、視頻信息可采用對象數(shù)據(jù)方式存儲。

　　安全存儲，指對數(shù)據(jù)進(jìn)行冷備份、熱備份和異地存儲，采用鏡像站點(diǎn)和集群服務(wù)器技術(shù)，保障信息安全，確保系統(tǒng)在設(shè)備發(fā)生故障或其它緊急情況時也能正常運(yùn)行。

　　4、信息利用模塊。實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的有效利用，提供包括檔案查詢(全文檢索、全庫搜索)、信息發(fā)布、信息共享(借閱歸還)、專題制作等功能。局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)的用戶，隨時隨地都能獲取權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。

　　5、系統(tǒng)維護(hù)模塊。對數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)行維護(hù)跟蹤，確保系統(tǒng)正常、安全運(yùn)行。功能包括：用戶管理、系統(tǒng)審計、日志管理、數(shù)據(jù)字典、流程配置等。同時，還應(yīng)采取保密安全措施，包括：物理安全、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全、信息安全和安全保密管理，保證檔案信息安全。

　　最后，浙江的數(shù)字化檔案掃描室通過先進(jìn)的技術(shù)和規(guī)范的管理，實現(xiàn)了檔案信息的高效存儲、快速檢索和安全共享。未來，隨著人工智能、大數(shù)據(jù)分析等前沿技術(shù)的不斷融入，浙江的檔案數(shù)字化工作將繼續(xù)深化，推動檔案管理的智能化發(fā)展。同時，浙江還將進(jìn)一步優(yōu)化檔案數(shù)字化服務(wù)，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量，確保檔案信息的安全與完整。