黃梅是我國湖北省黃岡市的下轄縣，位于湖北省東南部、黃岡市東南部。黃梅地處鄂、贛、皖三省交界，黃梅是佛教禪宗發(fā)祥地、黃梅戲發(fā)源地、紅十五軍誕生地和國家級龍感湖自然保護(hù)區(qū)所在地，是全國聞名的武術(shù)之鄉(xiāng)、楹聯(lián)之鄉(xiāng)、詩詞之鄉(xiāng)和挑花之鄉(xiāng)。在此背景下，黃梅縣積累了較為豐富的檔案整理數(shù)字化資源。隨著積水水平的不斷提升，該地積極開展檔案整理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。

　　檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

　　黃梅檔案整理數(shù)字化過程中，可能會(huì)影響檔案數(shù)字化成果的因素包括：

　　1. 檔案的自然形成因素。由于檔案的自然屬性，使得形成的檔案，無論是載體還是字跡，都是形態(tài)各異，五花八門的。就載體而言，形態(tài)不一，規(guī)格不一，載體用材也是不一樣的。在同一卷檔案中，有機(jī)制紙，有手工紙。同樣是手工紙，還有草紙、竹紙、棉紙、木漿紙等等的不同。不同材質(zhì)的紙，受保存時(shí)間、保存條件的影響，紙張的顏色變化也是很大的;就字跡而言，也同樣多姿多彩：有墨跡、藍(lán)墨水字跡、紅墨水字跡、鉛筆字跡、圓珠筆字跡、鉛印字跡、油印字跡、傳真字跡、噴墨字跡等等，還有紅印泥、藍(lán)印泥等。各種自然形成因素，對數(shù)字化成像提出了不同的技術(shù)要求，用單一的掃描設(shè)置，勢必造成顧此失彼。

　　2. 檔案的歸檔整理因素。檔案整理的方法是建立在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整理基礎(chǔ)上的，其條件是手工管理，其目的是長期保存和利用。檔案經(jīng)過數(shù)字化以后，成為了電子影像，它的保存和利用環(huán)境發(fā)生了根本性的變化。

　　例如，傳統(tǒng)的檔案整理中，特別強(qiáng)調(diào)文件內(nèi)容間的有機(jī)聯(lián)系，報(bào)告與批復(fù)等關(guān)系非常緊密的文件，整理時(shí)都要求整合在一起，裝訂在一起，作為一件檔案來保存和利用，不論其內(nèi)容信息敏感或涉密與否。傳統(tǒng)檔案在利用時(shí)，可以根據(jù)實(shí)際情況，提供一件(一卷)檔案中的部分信息或全部信息。但是，數(shù)字化以后，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下，要采用傳統(tǒng)的利用方式，對一件電子檔案，進(jìn)行部分信息的可閱讀，部分信息的限制閱讀，實(shí)現(xiàn)起來是非常困難的。

　　3. 檔案的涉密因素。任何一個(gè)單位和部門保存的檔案，總有部分文件是涉密的。對于涉密文件歸檔和整理都有章可循。但是，對于涉密文件的數(shù)字化，我們必須遵守國家涉密電子文件管理的要求。絕密文件一般不數(shù)字化，機(jī)密級及以下文件，雖可以數(shù)字化，但是，必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密管理規(guī)定，尤其是涉密數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、管理和使用，必須有相應(yīng)的涉密網(wǎng)絡(luò)及管理系統(tǒng)，才能滿足需要。

　　最后，黃梅檔案整理數(shù)字化工作，是黃梅在時(shí)代發(fā)展浪潮中的關(guān)鍵舉措，具有極為深遠(yuǎn)的意義。黃梅作為文化底蘊(yùn)深厚之地，其檔案中蘊(yùn)含著豐富的戲曲文化、民俗風(fēng)情等珍貴資料。通過數(shù)字化整理，這些寶貴的文化遺產(chǎn)得以擺脫時(shí)間與空間的束縛，以更為便捷的方式傳承與傳播。