檔案數(shù)字化是指利用電腦和掃描儀等設(shè)備對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案經(jīng)過檔案整理、檔案掃描、數(shù)據(jù)處理與掛接、光盤刻錄、著錄、裝訂等流程，實(shí)現(xiàn)檔案電子化的處理過程。

　　所謂的數(shù)據(jù)檔案，指的是具有保存、查考和證明作用的數(shù)據(jù)記錄經(jīng)過檔案化處理后形成的檔案材料。它不僅包含數(shù)據(jù)內(nèi)容，還包括與數(shù)據(jù)相關(guān)的背景信息、元數(shù)據(jù)以及法律、歷史價(jià)值的認(rèn)定。

　　與檔案數(shù)據(jù)相比，數(shù)據(jù)檔案有著以下差別：

　　1. 數(shù)據(jù)檔案更強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)在組織和歷史傳承中的檔案屬性，具有法律效力、保存期限和查考要求，代表了對(duì)數(shù)據(jù)的整理歸檔和制度化管理。

　　2. 數(shù)據(jù)檔案的形成過程通常是在檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，經(jīng)由篩選、整理、鑒定、歸檔等環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)化而來。其來源不僅包括日常業(yè)務(wù)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，還可能包括針對(duì)特定事件、項(xiàng)目或應(yīng)急活動(dòng)中生成的記錄，經(jīng)專業(yè)鑒定后具有保存和查考價(jià)值。

　　3. 數(shù)據(jù)檔案的歷史與法律價(jià)值：其價(jià)值不僅在于信息本身，還在于其證明力和歷史記錄功能，具有法律、文化和研究?jī)r(jià)值。

　　4. 保存功能：要求長期保存、不可隨意更改，并通過檔案鑒定確定保存期限和利用范圍，是國家和組織記憶的重要組成部分。

　　5. 管理要求：強(qiáng)調(diào)制度化、規(guī)范化管理，需要建立嚴(yán)格的歸檔、鑒定、分級(jí)和銷毀等制度，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和長期保存。

　　6. 利用方式：在歷史研究、法律查證、文化傳承等方面發(fā)揮作用，通常經(jīng)過深度整理和標(biāo)準(zhǔn)化處理，具有較長的保存周期。從管理視角看，強(qiáng)調(diào)檔案化處理、標(biāo)準(zhǔn)化歸檔、跨部門協(xié)同和長期保存。在技術(shù)應(yīng)用上，不僅需要數(shù)字化工具，還要求構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，支持電子檔案的鑒定、檢索、共享與法律監(jiān)管。

　　確定數(shù)據(jù)檔案整理數(shù)字化對(duì)象應(yīng)遵循的原則：

　　1.合法性確定原則。有通過正式渠道獲取的(如檔案、圖書、資料部門保存的文獻(xiàn)檔案資料，政府機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位的現(xiàn)行文件，證券與金融部門的票據(jù)，社會(huì)組織和個(gè)人保存的文獻(xiàn)檔案資料，正式出版物等)，并且一般不會(huì)引起版權(quán)爭(zhēng)議的文獻(xiàn)檔案資料才可以作為數(shù)字化的對(duì)象。

　　2.實(shí)用性認(rèn)定原則。國家新聞出版總署、國家版權(quán)局、文化部、國家檔案局等及經(jīng)國家授權(quán)組織機(jī)構(gòu)認(rèn)定的文獻(xiàn)檔案資料可以作為數(shù)字化的對(duì)象。

　　數(shù)據(jù)的產(chǎn)生具有穩(wěn)定的過程：數(shù)據(jù)的公布具有穩(wěn)定的渠道;連續(xù)數(shù)據(jù)的內(nèi)容具有可比性;這樣的文獻(xiàn)資料已經(jīng)為社會(huì)公眾所接受，在社會(huì)上已經(jīng)具有一定的權(quán)威性，也可以作為數(shù)字化的對(duì)象。任何進(jìn)行數(shù)字化的文獻(xiàn)檔案資料，應(yīng)符合《電子出版物管理規(guī)定》、《互聯(lián)網(wǎng)出版管理暫行規(guī)定》等有關(guān)的規(guī)定。

　　3.完整性原則。應(yīng)當(dāng)選取內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和文體上完整的文獻(xiàn)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化。

　　開展數(shù)據(jù)檔案整理數(shù)字化工作全過程中，應(yīng)注意：

　　1.明確數(shù)字化對(duì)象。檔案整理數(shù)字化相關(guān)人員應(yīng)綜合考量檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度以及數(shù)字化資金情況。珍貴且瀕危的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化;利用率高、開放需求大的檔案也需重點(diǎn)關(guān)注，確保有限資金投入到最有價(jià)值的檔案數(shù)字化工作中 。

　　2.精準(zhǔn)設(shè)定工作目標(biāo)。目標(biāo)要清晰、可衡量，比如在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成特定數(shù)量檔案的數(shù)字化，或者達(dá)到一定的數(shù)字化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，方便后續(xù)工作評(píng)估和進(jìn)度把控。

　　3.細(xì)化工作內(nèi)容。詳細(xì)列舉數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，從檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入到存儲(chǔ)等，每個(gè)環(huán)節(jié)都要有明確說明，避免工作遺漏或混亂。

　　4.合理進(jìn)行成本核算。全面計(jì)算各項(xiàng)成本，包括設(shè)備采購或租賃、軟件購買、人員薪酬、場(chǎng)地租賃等費(fèi)用，制定合理預(yù)算，保障資金充足且不浪費(fèi)。

　　綜上所述，數(shù)據(jù)檔案整理數(shù)字化已然成為當(dāng)今信息時(shí)代檔案管理變革的核心驅(qū)動(dòng)力。它不僅化解了傳統(tǒng)檔案管理在存儲(chǔ)、檢索與利用上的重重難題，更開啟了數(shù)據(jù)資源深度挖掘與廣泛共享的全新篇章。通過規(guī)范化的流程、先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，海量數(shù)據(jù)檔案被有序梳理、精準(zhǔn)轉(zhuǎn)化，為各行業(yè)的決策制定、經(jīng)驗(yàn)傳承與創(chuàng)新發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)支撐。