所謂的檔案掃描，就是通過各種先進(jìn)技術(shù)手段對(duì)傳統(tǒng)的實(shí)體檔案原件進(jìn)行加工處理，改變其存在狀態(tài)，由實(shí)體的紙質(zhì)或照片等形式，轉(zhuǎn)變?yōu)榉菍?shí)體的線上存在形態(tài);同時(shí)，還會(huì)改變其保存方式，由保存在線下檔案柜或檔案架上，轉(zhuǎn)變?yōu)榇鎯?chǔ)在特定的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的過程。麗水市隸屬于我國(guó)浙江省，是浙江省歷史文化名城、中國(guó)地級(jí)市第一個(gè)民間藝術(shù)之鄉(xiāng)。與此同時(shí)，麗水市是中國(guó)首個(gè)生態(tài)產(chǎn)品價(jià)值實(shí)現(xiàn)機(jī)制試點(diǎn)城市，經(jīng)濟(jì)以民營(yíng)經(jīng)濟(jì)為主體，主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)有特色生態(tài)農(nóng)業(yè)、生態(tài)工業(yè)、現(xiàn)代特色服務(wù)業(yè)，優(yōu)勢(shì)產(chǎn)業(yè)有茶葉、滾動(dòng)功能部件產(chǎn)業(yè)、旅游業(yè)等。因此，麗水市留存了較為豐富的檔案資源。為了更好地存儲(chǔ)這些檔案信息資源，各個(gè)政府機(jī)關(guān)單位、企業(yè)單位和其他社會(huì)組織積極開展檔案掃描工作。

　　麗水檔案掃描公司開展工作的具體步驟：

　　第一步，先統(tǒng)計(jì)工作量的大小。根據(jù)要數(shù)字化掃描的紙質(zhì)檔案數(shù)量來定，數(shù)量大，工作小組要多設(shè)置，數(shù)量小，便少設(shè)置。由于檔案的保密性，所有參與數(shù)字化掃描工作的人員均要簽署保密承諾書。對(duì)掃描設(shè)備來說，也要選擇具有保密資質(zhì)的廠商來供貨。

　　選擇掃描設(shè)備以及設(shè)置參數(shù)。根據(jù)不同的檔案，選擇不同的掃描儀，如A4報(bào)告應(yīng)選擇平板掃描儀或高拍儀;設(shè)計(jì)圖紙應(yīng)選擇大型寬幅掃描儀。圖紙根據(jù)紙質(zhì)分為硫酸紙圖、藍(lán)圖和白圖，設(shè)置不同的掃描參數(shù)和儲(chǔ)存格式。如對(duì)比度、黑白值、亮度、分辨率等。

　　掃描分辨率是掃描參數(shù)中最重要的一項(xiàng)數(shù)值。該數(shù)值的選擇需要綜合考慮數(shù)字圖像的清晰度以及后期利用方式等因素，分辨率過低會(huì)影響圖像的清晰度。而過高則可能增加存儲(chǔ)空間和處理時(shí)間。在檔案掃描過程中，選擇400dpi，儲(chǔ)存格式為Tif，Tif格式保存圖像的信息更多，便于后期再利用。瀏覽利用情況為PDF格式，如打印利用可調(diào)用Tif格式。

　　第二步，紙質(zhì)圖數(shù)字化采集。從檔案實(shí)體庫(kù)提卷后，對(duì)于圖集拆卷校對(duì)檔案頁數(shù)，區(qū)分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。圖紙?jiān)跈n案采集過程中，要對(duì)圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對(duì)檔案目錄，核對(duì)電子文件，完成初步審核。

　　在檔案掃描過程中，如遇破損嚴(yán)重的情況，要先修復(fù)破損檔案。在修復(fù)過程中需細(xì)心，先除塵去污，輕拭破損邊緣，修復(fù)裂痕。平整頁面，恢復(fù)原貌，細(xì)心粘貼，保持檔案完整。

　　第三步，專人再次對(duì)檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)審核。報(bào)告核對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)是，文件名是否與報(bào)告的名稱一一對(duì)應(yīng)，報(bào)告的頁數(shù)與掃描的電子版頁數(shù)是否相同;工程名稱圖紙核對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)是，文件名與圖紙上的圖簽上的圖號(hào)是否一一對(duì)應(yīng)。還要核對(duì)每張圖紙內(nèi)容的完整性。

　　第四步，確認(rèn)無誤后完成檔案裝訂還原，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納，整理、建立目錄等為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。

　　檔案數(shù)字化不僅僅是簡(jiǎn)單的掃描，還需要對(duì)掃描圖像進(jìn)行處理和后期處理，以確保圖像質(zhì)量、清晰度和可讀性，對(duì)不符合閱讀方向的數(shù)字圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像進(jìn)行糾偏處理。要處理大量的檔案，需要投入大量的時(shí)間和資源來完成掃描工作。這需要組織和協(xié)調(diào)有效的工作流程和團(tuán)隊(duì)以確保掃描工作的順利快速進(jìn)行。

　　最后，在信息爆炸的時(shí)代背景下，檔案數(shù)字化掃描不僅是提高檔案管理效率的重要手段，更是推動(dòng)人工智能技術(shù)利用的基礎(chǔ)性工作。檔案數(shù)字化將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，為人工智能提供了海量的學(xué)習(xí)材料和訓(xùn)練數(shù)據(jù)。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案數(shù)字化與人工智能的結(jié)合將更加緊密。未來，可以預(yù)見到以下幾個(gè)發(fā)展趨勢(shì)：一是檔案管理將更加智能化，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化分類、檢索和智能回答;二是人工智能將助力利用工作，進(jìn)行智能閱檔，強(qiáng)化學(xué)習(xí)，從而達(dá)到編寫報(bào)告、制圖直到輸出成果，檔案修復(fù)和保護(hù)工作;三是檔案智能化將推動(dòng)相關(guān)領(lǐng)域如歷史學(xué)、社會(huì)學(xué)等的研究方法創(chuàng)新。