檔案掃描又稱檔案數(shù)字化，檔案掃描服務(wù)就是通過(guò)一系列先進(jìn)技術(shù)手段對(duì)傳統(tǒng)的檔案原件進(jìn)行加工處理，將其轉(zhuǎn)換為以二進(jìn)制形式存儲(chǔ)在特定的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)字化檔案的過(guò)程。晉江隸屬于我國(guó)福建省，地處福建東南沿海、晉江下游南岸。晉江市是古代“海上絲綢之路”的重要起點(diǎn)城市之一、全國(guó)著名僑鄉(xiāng)、閩南文化發(fā)祥地之一，有“聲華文物、雄稱海內(nèi)”“泉南佛國(guó)”“海濱鄒魯”的美譽(yù)。因此，晉江市留存了較為豐富的各種類型的檔案資源。隨著科技水平的提升，晉江市積極開(kāi)展檔案掃描服務(wù)，將實(shí)體檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案。

　　晉江檔案掃描服務(wù)的具體流程：

　　第一步，先統(tǒng)計(jì)工作量的大小。根據(jù)要數(shù)字化掃描的紙質(zhì)檔案數(shù)量來(lái)定，數(shù)量大，工作小組要多設(shè)置，數(shù)量小，便少設(shè)置。由于檔案的保密性，所有參與數(shù)字化掃描工作的人員均要簽署保密承諾書(shū)。對(duì)掃描設(shè)備來(lái)說(shuō)，也要選擇具有保密資質(zhì)的廠商來(lái)供貨。

　　我們選擇掃描設(shè)備以及設(shè)置參數(shù)。根據(jù)不同的檔案，選擇不同的掃描儀，如A4報(bào)告應(yīng)選擇平板掃描儀或高拍儀;設(shè)計(jì)圖紙應(yīng)選擇大型寬幅掃描儀。圖紙根據(jù)紙質(zhì)分為硫酸紙圖、藍(lán)圖和白圖，設(shè)置不同的掃描參數(shù)和儲(chǔ)存格式。如對(duì)比度、黑白值、亮度、分辨率等。

　　掃描分辨率是掃描參數(shù)中最重要的一項(xiàng)數(shù)值。該數(shù)值的選擇需要綜合考慮數(shù)字圖像的清晰度以及后期利用方式等因素，分辨率過(guò)低會(huì)影響圖像的清晰度。而過(guò)高則可能增加存儲(chǔ)空間和處理時(shí)間。在檔案掃描過(guò)程中，我們選擇400dpi，儲(chǔ)存格式為T(mén)if，Tif格式保存圖像的信息更多，便于后期再利用。瀏覽利用情況為PDF格式，如打印利用可調(diào)用Tif格式。

　　第二步，紙質(zhì)圖數(shù)字化采集。從檔案實(shí)體庫(kù)提卷后，對(duì)于圖集拆卷校對(duì)檔案頁(yè)數(shù)，區(qū)分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。圖紙?jiān)跈n案采集過(guò)程中，要對(duì)圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對(duì)檔案目錄，核對(duì)電子文件，完成初步審核。

　　在檔案掃描過(guò)程中，如遇破損嚴(yán)重的情況，要先修復(fù)破損檔案。在修復(fù)過(guò)程中需細(xì)心，先除塵去污，輕拭破損邊緣，修復(fù)裂痕。平整頁(yè)面，恢復(fù)原貌，細(xì)心粘貼，保持檔案完整。

　　第三步，專人再次對(duì)檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)審核。報(bào)告核對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)是，文件名是否與報(bào)告的名稱一一對(duì)應(yīng)，報(bào)告的頁(yè)數(shù)與掃描的電子版頁(yè)數(shù)是否相同;工程名稱圖紙核對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)是，文件名與圖紙上的圖簽上的圖號(hào)是否一一對(duì)應(yīng)。還要核對(duì)每張圖紙內(nèi)容的完整性。

　　第四步，確認(rèn)無(wú)誤后完成檔案裝訂還原，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納，整理、建立目錄等為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。

　　晉江檔案掃描服務(wù)的重要意義：

　　第一，檔案掃描服務(wù)可以節(jié)省檔案部門(mén)的人力，使檔案人員有更多的時(shí)間和精力開(kāi)展其他業(yè)務(wù)工作。

　　第二，晉江檔案掃描服務(wù)可以確保數(shù)字化工作速度和質(zhì)量。外包公司通過(guò)競(jìng)標(biāo)獲得加工權(quán)，按照合同約定開(kāi)展數(shù)字化加工業(yè)務(wù)，能夠?yàn)榧堎|(zhì)檔案數(shù)字化工作提供高質(zhì)量、高效率和高效益的服務(wù)。

　　第三，外包專業(yè)公司自帶軟硬件，能夠避免檔案管理機(jī)構(gòu)購(gòu)置軟件及硬件設(shè)備、建立工作室等一次性較大投入和設(shè)備維護(hù)、人員管理等成本，降低業(yè)務(wù)運(yùn)行成本。隨著技術(shù)進(jìn)步，如果由檔案保管機(jī)構(gòu)購(gòu)置設(shè)備和軟件會(huì)有被淘汰的風(fēng)險(xiǎn)，而將相應(yīng)業(yè)務(wù)交由專業(yè)公司承包，節(jié)省軟硬件升級(jí)、更新等大量經(jīng)費(fèi)，避免投資風(fēng)險(xiǎn)，而且可以得到專業(yè)公司的先進(jìn)設(shè)備和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　最后，望未來(lái)，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，晉江檔案掃描服務(wù)將不斷開(kāi)拓進(jìn)取。一方面，持續(xù)引入更先進(jìn)的高分辨率掃描設(shè)備，結(jié)合人工智能圖像識(shí)別技術(shù)，進(jìn)一步優(yōu)化掃描流程，提高掃描質(zhì)量與數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化程度，確保檔案信息的精準(zhǔn)還原與高效利用。另一方面，深入調(diào)研當(dāng)?shù)馗餍袠I(yè)需求，拓展服務(wù)范疇，從傳統(tǒng)的文書(shū)檔案掃描，延伸至圖紙檔案、多媒體檔案等領(lǐng)域，為城市建設(shè)、文化傳承、經(jīng)濟(jì)發(fā)展等提供全方位、深層次的檔案信息服務(wù)。