文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。這類檔案因其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上的共性，被稱為文書檔案，用以研究管理這類檔案的工作規(guī)律。

　　在日常辦文辦事的過程中，會產(chǎn)生形形色色的文字與圖表，請示、報告、通知、報表、統(tǒng)計、合同等，在歸檔之前被稱作文件材料。它們是單位工作的原始記錄，分散且無序地存在于各個工作環(huán)節(jié)之中。當這些文件材料經(jīng)過篩選、整理、分類等一系列規(guī)范的流程后，便轉(zhuǎn)化為文書檔案。歸檔，就是從分散到集中，從無序到有序，從單一到系統(tǒng)的過程，為單位的后續(xù)工作查考、經(jīng)驗總結(jié)、決策制定等提供堅實可靠的依據(jù)。隨著社會科技水平的不斷進步，文書檔案數(shù)字化掃描逐漸發(fā)展并不斷普及。

　　開展江蘇文書檔案掃描工作的必要性：

　　(一)是提升文書檔案管理實效的必然要求。人類進入數(shù)字化社會后，信息技術(shù)對各行各業(yè)的影響不斷加深，文書檔案數(shù)字化已經(jīng)成為時代發(fā)展趨勢。加快文書檔案數(shù)字化建設(shè)，充分將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用至文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)，不斷改革文書檔案管理內(nèi)容，能夠更好地采集信息資源，提升立卷歸檔效率。除此之外，傳統(tǒng)紙質(zhì)化、純手工化的管理模式中，文書檔案保管周期短、成本高，且容易受檔案管理環(huán)境的影響。與此相比，加快文書檔案數(shù)字化建設(shè)，將文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式進行保存、加工和管理，能夠延長文書檔案保管期限，打破文書檔案開發(fā)利用的時間壁壘和空間壁壘，最大限度地保證文書檔案資源的完整性、真實性和原始性。

　　(二)是滿足文書檔案利用需求的內(nèi)在要求。文書檔案是企業(yè)日常行政事務(wù)中產(chǎn)生的信息資源，具有重要的社會價值、文化價值、經(jīng)濟價值、科研價值。因此，充分挖掘文書檔案的價值，滿足相關(guān)主體的利用需求，是數(shù)字化時代文書檔案管理工作的目標之一。首先，加快文書檔案數(shù)字化建設(shè)，簡化文書檔案收集、整理以及編輯的各個流程，打造一體化的檔案管理模式，能夠更好地對文書檔案進行查詢與檢索，為企業(yè)相關(guān)的查檔、用檔主體提供信息參考。例如，文書檔案掃描后，能夠改變現(xiàn)有的檔案管理、檔案利用格局，在同一時間滿足多個主體的查檔需求，提升企業(yè)整體工作的效率和質(zhì)量。其次，文書檔案記載了日常行政事務(wù)的全過程，反映了企業(yè)日常行政事務(wù)的內(nèi)容和規(guī)律，具有十分關(guān)鍵的參考、指導和借鑒作用。加快文書檔案數(shù)字化建設(shè)，搭建相應(yīng)的檔案服務(wù)平臺，可以直接在內(nèi)網(wǎng)或者外網(wǎng)終端為相關(guān)主體提供檔案服務(wù)，幫助其更好地了解相關(guān)信息。最后，加快文書檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠進一步為企業(yè)管理者提供決策依據(jù)，增強決策的科學性、準確性以及可行性。

　　江蘇文書檔案掃描公司的大致工作流程主要包括以下這些：

　　第一，選擇合適的掃描設(shè)備。為了確保文書檔案掃描質(zhì)量和效率，來根據(jù)檔案的數(shù)量和類型，選用適合的掃描設(shè)備，同時，確保掃描設(shè)備能夠生成高質(zhì)量、易于閱讀的圖像。

　　第二，明確分類和整理檔案。開始掃描之前，對紙質(zhì)檔案進行整理、分類和編號，便于后續(xù)的掃描工作以及更好地組織和管理。

　　第三，掃描操作流程標準化。制定標準化的掃描操作流程，包括文件的預處理、掃描參數(shù)設(shè)置、后處理等環(huán)節(jié)。確保每個步驟都符合標準和要求。同時確保掃描過程中數(shù)據(jù)的安全性和保密性。對于敏感文件，采取加密、訪問控制等措施，防止檔案信息泄露。

　　第四，定期進行維護及更新。后續(xù)定期備份掃描文檔，以防止數(shù)據(jù)丟失，同時，定期檢查檔案系統(tǒng)的運行情況，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，并不斷優(yōu)化和改進檔案管理流程和方法，以提高工作效率和降低成本。

　　綜上所述，隨著技術(shù)的不斷創(chuàng)新和應(yīng)用的深化，江蘇文書檔案掃描服務(wù)將朝著智能化、高效化、安全化的方向發(fā)展。通過持續(xù)的技術(shù)創(chuàng)新和優(yōu)化，江蘇文書檔案掃描公司將為檔案管理現(xiàn)代化提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)支持。