松江區(qū)位于我國上海市西南部，黃浦江中上游，經(jīng)濟(jì)和科技水平都較高。因此，該地積極響應(yīng)國家政策號召，是較早開始紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描的地區(qū)。近些年來，隨著相關(guān)需求的不斷增加，松江紙質(zhì)檔案掃描公司數(shù)量也不斷增多。

　　松江紙質(zhì)檔案掃描公司開展工作的主要程序涵蓋以下這些：

　　1.先把要掃描的檔案調(diào)出來，仔細(xì)清點登記。

　　2.對檔案進(jìn)行前處理。確定哪些頁面要掃，編好頁號，該拆的拆開，該修復(fù)的修復(fù)。破損嚴(yán)重的得先修好再說。數(shù)字化前的處理可以為后續(xù)檔案數(shù)字化掃描加工奠定一個較為良好的基礎(chǔ)，確保數(shù)字化檔案成果的質(zhì)量。

　　3.著錄目錄數(shù)據(jù)。用檔案管理軟件建立目錄，把全宗號、檔號、題名這些信息都填進(jìn)去。要按規(guī)范來，不能隨意編。

　　4.開始掃描。根據(jù)檔案情況選合適的掃描儀，設(shè)置好參數(shù)。一般用300DPI就行，珍貴檔案可以用600DPI。掃出來的圖像要跟原件一個樣，不能失真。在實際的工作過程中，需要根據(jù)檔案的實際情況，如檔案的狀況、年份、類型以及掃描目標(biāo)和要求等各類主客觀因素，選擇最為合適的掃描設(shè)備來開展檔案數(shù)字化掃描工作。

　　5.給掃描出來的圖像文件命名。一般用檔號加頁碼來命名，保證唯一性。存儲的時候按檔號分類存，方便查找。

　　6.最后是圖像處理。該拼接的拼接，該調(diào)整的調(diào)整，確保質(zhì)量過關(guān)。掃描完成并不意味著檔案的數(shù)字化加工工作，掃描后的圖像并非完全符合質(zhì)量要求，檔案數(shù)字化掃描相關(guān)人員還需要對掃描后的圖像進(jìn)行一一檢查，對不符合要求的圖片進(jìn)行處理，如若無法處理，則需重新對對應(yīng)頁的檔案重新進(jìn)行掃描。

　　松江紙質(zhì)檔案掃描公司開展掃描工作的方法包括：

　　第一，直接掃描法。所謂直接掃描法，是采用掃描儀對紙質(zhì)檔案原件進(jìn)行光學(xué)掃描，將圖像信息傳送到光電轉(zhuǎn)換器中變?yōu)槟M電信號，又將模擬電信號轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字電信號，再通過計算機(jī)接口傳輸至計算機(jī)存儲器中。

　　直接掃描分為兩種方式：

　　(1)掃描紙質(zhì)檔案后再運用字符識別(OCR)軟件進(jìn)行識別，最終生成文本文件。這種數(shù)字化文件的優(yōu)點是：占據(jù)的空間小，便于計算機(jī)全文檢索，便于檔案利用時進(jìn)行摘錄和編輯。

　　其缺點是：不能保持檔案原件的排版格式，以及簽名印章等原始信息;有時OCR字符識別的準(zhǔn)確率較低，核對修改較為困難，數(shù)字化效率很低，且實際上已經(jīng)破壞了檔案原稿的真實性。

　　(2)掃描紙質(zhì)檔案后形成數(shù)字圖像文件。這種圖像文件的優(yōu)點是：能保持檔案的內(nèi)容和排版的原貌，數(shù)字化速度快。缺點是：不能進(jìn)行全文檢索，不能編輯文字內(nèi)容，且占據(jù)存儲空間大。

　　以上兩種方法的優(yōu)缺點正好互補(bǔ)。不過，現(xiàn)如今還有一種方法能將兩者的優(yōu)點融合在一個檔案中，即制作雙層PDF。其制作方法是：將紙質(zhì)檔案原件掃描成數(shù)字化圖像文件后再轉(zhuǎn)換成文本文件，然后將這兩個內(nèi)容一樣的文件置入同一個 PDF 文件將圖像文件置于文本文件的上層，圖像文件下層隱藏文本文件。查詢該文件時我們既能看到上層保持原貌的圖像文件，同時也能對隱藏的文本文件進(jìn)行全文檢索。

　　第二，縮微轉(zhuǎn)換法。所謂縮微轉(zhuǎn)換法，是針對已經(jīng)縮微復(fù)制的檔案，采用專用掃描設(shè)備(即縮微膠片掃描儀)將縮微膠片上的模擬影像轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像的方法。與直接掃描法相比，縮微掃描法更經(jīng)濟(jì)、簡便、高效。然而這種方法必須建立在已經(jīng)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行縮微加工的基礎(chǔ)上。

　　值得注意的是，在對縮微膠片進(jìn)行掃描加工后，原縮微膠片應(yīng)與紙質(zhì)檔案并保存，不能擅自銷毀。由此，該檔案形成“三套制”保存狀態(tài)。雖然縮微膠片不如數(shù)字化檔案容易保存、復(fù)制、查詢、傳播，但是作為模擬信息，縮微檔案具有人工可讀、穩(wěn)定性好等數(shù)字化檔案不具備的優(yōu)勢，又具有體積小等紙質(zhì)檔案不具備的優(yōu)勢，應(yīng)當(dāng)成為檔案信息資源的重要補(bǔ)充形式。

　　從檔案清點分類到數(shù)字化成果交付，松江紙質(zhì)檔案掃描以嚴(yán)苛的質(zhì)量管控貫穿每一個環(huán)節(jié) —— 除塵消毒確保檔案無損，高清掃描還原原始細(xì)節(jié)，多重校驗保障數(shù)據(jù)精準(zhǔn)，加密存儲守護(hù)信息安全。我們不僅是檔案數(shù)字化的執(zhí)行者，更是客戶信息資產(chǎn)的守護(hù)者，始終以本地化服務(wù)的響應(yīng)速度、專業(yè)化操作的品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，為客戶量身定制高效、便捷、可靠的檔案數(shù)字化方案。選擇松江紙質(zhì)檔案掃描，讓每一頁紙張都成為數(shù)字時代的智慧紐帶，助力您在高效管理與合規(guī)運營中搶占先機(jī)，共赴檔案數(shù)字化的未來。