在上海推進(jìn)城市數(shù)字化轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略背景下，檔案管理的信息化升級(jí)成為提升政務(wù)服務(wù)效能與企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率的重要環(huán)節(jié)。上海檔案掃描服務(wù)以標(biāo)準(zhǔn)化流程與技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字格式的系統(tǒng)性轉(zhuǎn)換，為檔案資源的長(zhǎng)期保存、高效檢索與跨部門共享提供基礎(chǔ)支撐。該服務(wù)覆蓋政務(wù)檔案、企業(yè)卷宗、歷史文獻(xiàn)等多類型載體，通過規(guī)范化的掃描參數(shù)設(shè)置、圖像質(zhì)量控制與元數(shù)據(jù)著錄，確保檔案信息的完整性與準(zhǔn)確性。

　　上海檔案掃描服務(wù)的具體流程：

　　第一，做好檔案出庫(kù)工作。

　　1、按照工作方案確定的數(shù)字化對(duì)象開展檔案調(diào)取、清點(diǎn)、登記等前期準(zhǔn)備工作，并提交檔案出庫(kù)申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照檔案庫(kù)房管理規(guī)定為數(shù)字化對(duì)象辦理出庫(kù)相關(guān)手續(xù)，并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無(wú)誤后，對(duì)檔案進(jìn)行交接出庫(kù)。

　　2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)設(shè)置距離數(shù)字化加工場(chǎng)所較近的保管庫(kù)用以臨時(shí)存放紙質(zhì)檔案，并對(duì)紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取與歸還進(jìn)行嚴(yán)格管理，認(rèn)真做好檢查、清點(diǎn)、登記等工作，確保紙質(zhì)檔案的安全。

　　第二，檔案數(shù)字化掃描前的處理。

　　1、確定掃描頁(yè)。原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對(duì)象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進(jìn)行挑掃。如有不需要掃描的頁(yè)面應(yīng)加以標(biāo)注。密級(jí)檔案不得與普通檔案一同掃描，如需要掃描，需另設(shè)專用涉密計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)磁盤，單獨(dú)掃描單獨(dú)存儲(chǔ)。

　　2、編制頁(yè)號(hào)

　　(1)對(duì)沒有頁(yè)號(hào)或頁(yè)號(hào)不正確的檔案重新編制頁(yè)號(hào)。

　　(2)重新編制頁(yè)號(hào)時(shí)，應(yīng)在統(tǒng)一位置書寫頁(yè)號(hào)，且不壓蓋檔案內(nèi)容。一般正面右上角，背面左上角的空白位置，距離垂直或水平頂邊1CM處。如右上角、左上角已經(jīng)編制頁(yè)碼，可以統(tǒng)一在左下角、右上角進(jìn)行編制。

　　(3)采用硬度較小的鉛筆編制頁(yè)號(hào)。

　　(4)將破損頁(yè)面、缺頁(yè)等特殊情況進(jìn)行登記。

　　3、拆除裝訂。應(yīng)以對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害，并對(duì)排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，在拆除裝訂物時(shí)應(yīng)采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復(fù)。

　　第三，檔案掃描與圖像處理。檔案掃描是數(shù)字化的核心環(huán)節(jié)。根據(jù)紙質(zhì)檔案原件的實(shí)際情況和數(shù)字化目的，選擇合適的掃描設(shè)備和參數(shù)設(shè)置，確保掃描后的數(shù)字圖像清晰、完整、不失真。在掃描過程中，需要注意對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)，避免使用可能對(duì)檔案造成損害的掃描設(shè)備。

　　掃描完成后，還需要對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理，以確保圖像質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。這一過程需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮骱图?xì)致的檢查，確保每一步都達(dá)到最佳效果。

　　第四，數(shù)字化質(zhì)量檢查。數(shù)字化質(zhì)量檢查是確保數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵步驟。

　　1、目錄質(zhì)量檢查

　　(1)著錄項(xiàng)完整性，按照規(guī)定將必填項(xiàng)填寫完整，并符合著錄規(guī)則;

　　(2)題名完整性，題名著錄準(zhǔn)確;題名不全或不能完整表達(dá)檔案內(nèi)容信息的需自擬題名，自擬題名規(guī)范、準(zhǔn)確;

　　(3)準(zhǔn)確規(guī)范，著錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)漏字、錯(cuò)字、重字;責(zé)任者全稱要準(zhǔn)確，簡(jiǎn)稱要統(tǒng)一規(guī)范;文件編號(hào)填寫規(guī)范;頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)和實(shí)體檔案一致;

　　(4)數(shù)據(jù)格式，檔號(hào)、全宗、年度、期限、分類號(hào)、時(shí)間、卷號(hào)、件號(hào)、頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)等符合數(shù)據(jù)庫(kù)格式要求;

　　(5)元數(shù)據(jù)采集，對(duì)數(shù)字化過程中的元數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、收集，并保存于檔案著錄條目數(shù)據(jù)中;

　　(6)條目的準(zhǔn)確性，條目數(shù)據(jù)與紙質(zhì)實(shí)體檔案一致，與數(shù)字化掃描圖像一致;

　　2、圖像質(zhì)量檢查

　　(1)數(shù)字圖像不完整、無(wú)法清晰識(shí)別或圖像失真度較大時(shí)，應(yīng)重新掃描。

　　(2)對(duì)于漏掃、重掃、多掃等情況，應(yīng)及時(shí)改正。

　　(3)數(shù)字圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　(4)對(duì)數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。

　　最后，上海檔案掃描服務(wù)的持續(xù)推進(jìn)，標(biāo)志著檔案管理從人工操作向數(shù)字化、智能化模式的深度跨越。通過建立統(tǒng)一的掃描技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量管控體系，該服務(wù)有效解決了傳統(tǒng)檔案檢索效率低、存儲(chǔ)空間占用大、介質(zhì)易損等問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理成本的優(yōu)化與服務(wù)效能的提升。