建設工程檔案，是指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄，簡稱工程檔案。建設工程檔案一般包括紙質檔案、電子檔案和聲像檔案。建設工程檔案工作除了滿足當前城市規(guī)劃、建設、管理和維護工作的需要;滿足城市的改造、改建、擴建和發(fā)展的需要;滿足城市處于戰(zhàn)爭或遭受自然災害后，恢復、重建的需要等基本的“三滿足”之外，還隨著政府治理、城市建設等外部環(huán)境的變化，滿足行政監(jiān)察審計、公眾服務等方面的需求。

　　建筑工程檔案整理服務的重要意義：

　　隨著社會的發(fā)展，國家對基礎設施的投入大大加強，對建筑工程的質量，進度等各方面要求的更加嚴格，也更加規(guī)范。由于工程項目一般都具有隱蔽性的，所以對于工程質量的檢查以及規(guī)范，就要通過資料來體現(xiàn)，一個工程項目資料的完整與質量的好壞，直接影響到這個工程項目的好壞，所以工程資料的管理是一個非常重要的組成環(huán)節(jié)。

　　建筑工程資料是記載建筑工程施工活動全過程的一項重要內(nèi)容，它是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件，又是對工程進行檢查、驗收、移交、使用、管理、維修、改建和擴建的原始依據(jù)。建筑資料管理工作直接反映了一個建筑施工企業(yè)的管理水平。建設部要求建立并管好城市基礎設施建設檔案，進一步加強對工程項目建設檔案管理的重要性和緊迫感的認識，并明確指出：任何一個工程，如果技術資料不符合有關標準規(guī)定，則判定該工程不合格，對工程質量具有否決權。足見資料管理的重要性。

　　建筑工程檔案整理服務過程中的注意事項：

　　1.建設項目檔案工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理，并與工程建設同步，納入建設計劃、質量保證體系、項目管理程序、合同管理和崗位責任制，做到“三納入”“四參加”“四同步”。檔案室對各參建單位及公司各部門工程項目檔案的形成積累、整理組卷、驗收歸檔的全過程進行監(jiān)督、協(xié)調、指導和檢查。

　　2.為了便于各個管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。

　　3. 建設項目實行項目檔案移交違約責任制。在招標文件和合同文件中明確缺陷責任期內(nèi)發(fā)生檔案違約，在工程保證金中扣除相應費用;承包人移交檔案出現(xiàn)嚴重錯誤，致使利用者利用錯誤檔案造成后果的，根據(jù)錯誤程度扣除相應費用。保證金的提留和支付由擴建工程部、財務部和檔案中心負責實施。

　　4.各參建單位必須有一名負責人分管檔案資料工作，建立檔案資料管理機構，配備檔案資料管理人員，統(tǒng)一管理基建工程的檔案資料，不得分散管理，更不得由業(yè)務部門或個人私自保存應歸檔的文件材料。

　　5.組卷要求：

　　(1)組卷要遵循項目文件的自然形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，分類科學，組卷合理，便于檔案利用和保管。

　　(2)卷內(nèi)不應有重份文件，同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。

　　(3)卷內(nèi)管理性文件按問題或重要程度排列。結論(批復)性文件在前，依據(jù)(請示)性文件在后。項目技術文件既要按單位工程組卷，又要遵循電力行業(yè)分類標準，排列順序依次為管理、依據(jù)、施工安裝記錄、質量評定、檢測試驗、證明材料等。

　　6.檔案收集：

　　(1)須下發(fā)的公司文件或資料由檔案管理員在發(fā)文簿上登記下發(fā)給相關單位資料管理人員并要求簽字。收到的設計類、技術類文件由檔案管理人員簽收并登記，其它涉及經(jīng)濟、工期的相關文件及函件由工程部經(jīng)理審閱同意后簽收。

　　(2)檔案資料管理員在收到文件后，應立即將文件交工程部經(jīng)理審閱，并根據(jù)需要復印送達相關人員。檔案資料應由工程部專職或兼職資料員進行統(tǒng)一收集與整理，并妥善保管。

　　(3)檔案資料管理人員應主動收集齊全所有工程資料原件。

　　(4)所有資料應根據(jù)分類建立查閱目錄，并即時進行編碼登記，編碼須按順序用阿拉伯數(shù)字書寫。

　　(5)檔案資料整理時書寫的字體必須是仿宋體且字跡清晰工整。

　　綜上所述，隨著建筑工程項目開展越來越多，建筑工程檔案的數(shù)量越來越多，為了避免檔案處于混亂的狀態(tài)，并更好地發(fā)揮檔案的作用，建筑工程檔案整理服務將會愈發(fā)必要。