宣恩縣位于我國(guó)湖北省恩施土家族苗族自治州，歷史十分悠久。宣恩縣資源富集，享有“中國(guó)貢品之鄉(xiāng)”“中國(guó)白柚之鄉(xiāng)”等美譽(yù);森林覆蓋率72.77%，是天然的大氧吧和避暑勝地，屬于國(guó)家重點(diǎn)生態(tài)功能區(qū)。與此同時(shí)，宣恩縣積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，響應(yīng)國(guó)家發(fā)展政策，開展檔案整理數(shù)字化工作。

　　宣恩檔案整理數(shù)字化工作的大致流程包括：

　　(一)檔案整理

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　　2、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物;將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁(yè)及順序差錯(cuò)，更不能對(duì)檔案原件有任何損壞。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無(wú)關(guān)的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁(yè)面修整

　　對(duì)破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)、裱糊;

　　折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。

　　5、檔案整理登記

　　制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程登記表，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。

　　(二)檔案掃描

　　1、掃描方式(掃描前必須準(zhǔn)備一臺(tái)專業(yè)的平板掃描儀)

　　根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀，如

　　工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀進(jìn)行掃描。

　　普通A4紙質(zhì)文件，采用高速掃描儀的自動(dòng)進(jìn)紙方式掃描;

　　紙質(zhì)過薄、透明的(如信紙、便簽紙)采用高速掃描儀的平板掃描;

　　紙質(zhì)過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描;

　　對(duì)文件頁(yè)面貼有附屬小頁(yè)面、紙張時(shí)，將大小頁(yè)面單獨(dú)在平板中掃描;

　　2、掃描模式(紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式)

　　頁(yè)面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式;

　　頁(yè)面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁(yè)面多為彩色文字的檔案，采用彩色或灰度模式(因情況而定);

　　頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。

　　3、分辨率選擇

　　采用黑白、256級(jí)灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于300DPI;

　　采用24位為彩色模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于200DPI。(以上模式分辨率的設(shè)定以A4紙張為標(biāo)準(zhǔn)，其他規(guī)格紙張酌情處理)

　　掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對(duì)比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整;

　　需要時(shí)可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當(dāng)提高分辨率;反之也可相應(yīng)減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn);

　　粘貼折頁(yè)與表格，對(duì)于粘貼折頁(yè)，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接;對(duì)部分字體很小、字跡密集的情況，可適當(dāng)提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決;對(duì)字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決。

　　4、掃描登記

　　填寫交接登記表，登記掃描的頁(yè)數(shù)。核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　　(三)數(shù)據(jù)驗(yàn)收

　　一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上(含95%)時(shí)，給予以驗(yàn)收“通過”。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件掛接錯(cuò)誤，或目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問題時(shí)，抽檢標(biāo)記為“不合格”。

　　驗(yàn)收“通過”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

　　填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化交接登記表。

　　(四)數(shù)據(jù)備份

　　經(jīng)驗(yàn)收合格后的完整數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。著錄條目和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測(cè)光盤讀取性能，抽查刻錄好的光盤影像質(zhì)量，主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。不合格的需重新刻錄。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在備份介質(zhì)上標(biāo)注好盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及光盤編號(hào)等，以便查找和管理。對(duì)保密的需標(biāo)明密級(jí)。

　　最后，通過檔案整理數(shù)字化，宣恩縣各個(gè)組織和機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案資源的利用程度進(jìn)一步加深，促進(jìn)了檔案管理水平的提升和檔案利用服務(wù)工作的進(jìn)步。