隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，高校檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為提升管理效率、保障信息安全和服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵舉措。近年來，越來越多的高校選擇將檔案數(shù)字化工作外包給專業(yè)的數(shù)字化公司，以應(yīng)對日益增長的檔案管理需求。高校檔案數(shù)字化外包不僅能夠有效緩解檔案部門人少事多的矛盾，還能集中精力發(fā)展核心業(yè)務(wù)，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

　　高校檔案數(shù)字化外包的重要意義：

　　第一，建設(shè)智慧校園的必要一環(huán)。智慧校園是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化有機(jī)結(jié)合的用于學(xué)習(xí)研究的新型教育環(huán)境。信息技術(shù)的發(fā)展給教育領(lǐng)域帶來深刻變革，高校全力建設(shè)智慧校園，實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化管理，以提高管理效率和教育服務(wù)品質(zhì)。檔案管理是高校工作的必要一環(huán)，在智慧校園建設(shè)的背景下，線上教學(xué)、線上辦公成為重要形式，由此產(chǎn)生的大量電子檔案讓高校檔案工作的內(nèi)容和形式都隨之發(fā)生巨大變化，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法匹配快速增加的高校檔案信息資源，迫切要求高校加快檔案數(shù)字化建設(shè)。

　　第二，提高管理效率和教育服務(wù)的必然選擇。傳統(tǒng)檔案管理查檔速度慢、準(zhǔn)確率不高，耗時(shí)耗人耗力，嚴(yán)重制約了檔案的再利用。數(shù)字化建設(shè)下的檔案管理系統(tǒng)可以利用全文檢索很快查到所需檔案的PDF掃描件和檔案所在庫房的具體位置，用戶利用檔案查詢系統(tǒng)可以跨地域在線辦理所需檔案查詢。高校還可以通過電子郵件、網(wǎng)站、電話、微信公眾號等方式為用戶提供服務(wù)，提高高校檔案館的服務(wù)質(zhì)量和檔案利用率。

　　第三，挖掘和發(fā)揮檔案深層價(jià)值的必要條件。高校檔案承載著學(xué)校教育教學(xué)與組織管理的全部信息、是學(xué)校發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，也是校園文化的重要載體。檔案中蘊(yùn)含著大量的信息數(shù)據(jù)，借助數(shù)字化技術(shù)，可以更好地記錄學(xué)校的發(fā)展歷程、學(xué)術(shù)成果和辦學(xué)特色， 同時(shí)能夠通過科學(xué)分析挖掘檔案的深層價(jià)值，為學(xué)校當(dāng)前及未來的管理、教學(xué)、科研活動提供有力支持，促進(jìn)學(xué)校創(chuàng)新發(fā)展、管理優(yōu)化，提升綜合實(shí)力。

　　高校檔案數(shù)字化的具體流程：

　　高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜工程，需要用整體性、長遠(yuǎn)性的眼光去預(yù)判和謀劃，可主要從以下四個(gè)方面來開展工作：

　　一是智慧檔案館(室)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)核心機(jī)房，引入兼具高運(yùn)算能力、長時(shí)間可靠運(yùn)行、強(qiáng)大外部數(shù)據(jù)吞吐能力的服務(wù)器，為軟件高效運(yùn)行提供可靠的硬件支持。同時(shí)，配備存儲設(shè)備，并建設(shè)具有入侵報(bào)警、視頻監(jiān)控、環(huán)境監(jiān)測、消防系統(tǒng)等功能齊備的安防監(jiān)控系統(tǒng)。

　　二是定制開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)。根據(jù)高校自身檔案類型、存儲需求以及使用場景等多方面綜合情況，定制開發(fā)由檔案管理系統(tǒng)、檔案利用系統(tǒng)、檔案保全系統(tǒng)、檔案征集系統(tǒng)、檔案異質(zhì)備份系統(tǒng)等部分構(gòu)成的檔案管理信息系統(tǒng)。用于對校內(nèi)各單位形成的檔案進(jìn)行在線歸檔和管理利用，實(shí)現(xiàn)檔案的收、管、存、用的信息化，有效保證“為黨管檔、為校守史、為師生服務(wù)”的任務(wù)。

　　三是建立健全檔案管理制度。規(guī)范制度標(biāo)準(zhǔn)下的檔案工作是檔案信息化建設(shè)的保障。要做好檔案管理工作的制度標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建立完善的歸檔、分類、保管、元數(shù)據(jù)方案、保密、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀、查詢利用等一系列制度規(guī)范，確保檔案管理工作的規(guī)范化。

　　四是加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)高校檔案管理人員要有一定的專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)來適應(yīng)信息化建設(shè)下的檔案管理模式。目前很多高校的檔案資源仍以紙質(zhì)資源為主，檔案管理傳統(tǒng)意識較重，要組織和鼓勵(lì)檔案管理人員多參加檔案信息化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，從思想上認(rèn)識到檔案信息化的便利和高效，同時(shí)配備檔案管理的專業(yè)人才帶動檔案工作的開展。

　　最后，通過外包，高校能夠有效提升檔案管理的效率和質(zhì)量，同時(shí)確保檔案信息的安全和保密。相信在未來，隨著信息技術(shù)水平的不斷提升檔案數(shù)字化外包市場的逐步規(guī)范，高校檔案數(shù)字化外包將為高校的信息化建設(shè)和發(fā)展提供更有力的支持。