檔案掃描，也就是檔案數字化，指的是利用各種先進技術手段，對傳統的檔案資源進行加工處理，將其轉換為以非實體形式存儲在特定的檔案管理系統內的數字化檔案的過程。與傳統的檔案管理模式相比，檔案掃描不僅可以幫助組織迅速提高檔案管理效率，還可以大大改善對檔案的查詢和利用服務工作的開展。

　　隨著信息技術的飛速發(fā)展，檔案管理的數字化轉型已成為提升管理效率、保障信息安全、促進信息共享的重要手段。檔案掃描服務作為檔案數字化的核心環(huán)節(jié)，通過將傳統的紙質檔案轉化為電子數據，實現了檔案的高效存儲、快速檢索和安全共享。近年來，國家和地方層面陸續(xù)出臺了一系列政策，規(guī)范和指導檔案掃描服務的開展。此外，檔案掃描服務的政策還涉及信息安全、服務質量、數據備份等多個方面，為檔案數字化的健康發(fā)展提供了有力保障。

　　檔案掃描服務政策制度內容：

　　一、要加固數字化掃描室的門、窗，嚴防失 竊和被破壞;掃描室內裝高清攝像頭及LED展示大屏，非掃描工作人員，未經同意不得隨意進入掃描室。

　　二、嚴禁將掃描工作設備接入互聯網、嚴禁在掃描工作設備上隨意接插U盤或其他移動備。

　　三、掃描工作人員禁止攜帶手機、相機等一切與掃描工作無關的設備進入掃描室。

　　四、工作人員在數字化掃描過程中要認真填寫交接登記表，詳細記錄檔案掃描前后的交接情況。

　　五、掃描室內的檔案資料不得隨意亂擺亂放，掃描完的檔案資料必須按編號順序重新裝訂，完成交接手續(xù)后送回庫房保管。

　　六、掃描時應根據紙質檔案的材質選擇相應的掃描設備和掃描方式，避免紙張褶皺、撕裂、破損等情況的發(fā)生，保證檔案不受損。

　　七、對紙張脆化、較古老、超薄的和不可拆卷的檔案需要采用專業(yè)不拆卷非接觸冷光源掃描儀進行掃描。

　　八、對于檔案中的“筒子頁”，一般應平攤開后進行整幅掃描。大幅頁面可分頁掃描后，拼接成一頁。

　　九、掃描時應認真核對實際掃描頁碼、頁數與前處理時填寫的頁碼、頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。掃描時要保證放紙端正、不壓邊、不漏掃、錯掃，嚴格確保圖像質量，漏掃、壓邊的要及時補全、補正。圖像順序要與原檔案中頁碼順序一致，不可顛倒錯亂，不可出現多頁、重復頁或漏頁現象。

　　十、保證掃描圖像字跡清晰、顏色恰當，不宜過淺或過深，不出現字跡筆畫殘缺或字跡筆畫疊合而影響閱讀的情況。檔案原件存在斑跡變質、顏色過淺、過深或深淺不一致時，保證檔案原件能辨認的掃描圖像也必須可以辨認。紙張?zhí)』蜃煮w顏色過濃，掃描時倒映反面文字，文字上的污點無法去污時，采取措施保證正文文字可以看清楚。

　　十一、同一份文件，如果紙質檔案材質基本一樣，掃描后的圖片明暗度、色澤也需要基本保持一致。同一份文件原則上采取同一型號同樣設置掃描儀進行掃描，如遇特殊情況，需要高掃、平板同時掃描，也需要保持掃描圖像分辨率、亮度、大小尺寸等一致。

　　十二、對圖像頁面中四邊、四點由于掃描儀硬件、掃描軟件、人為原因等而出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。殘缺頁、破損頁需用相應大小白紙裱糊后方可進行掃描。處理過程中應遵循在不影響可讀性和可理解性的前提下展現檔案原貌的原則，由于檔案本身因陳舊、破損或不潔等造成頁面上有污點的，如果在頁面視圖下無法看清，或該污點嵌在文本行中無法清除，可不予清除。

　　最后，檔案掃描服務政策的制定和實施，為檔案數字化工作的規(guī)范化、標準化提供了明確的指導。通過嚴格的信息安全要求、服務質量標準和數據備份規(guī)范，檔案掃描服務不僅提升了檔案管理的效率和安全性，還為檔案的長期保存和高效利用創(chuàng)造了便利條件。未來，隨著技術的不斷創(chuàng)新和應用的深化，檔案掃描服務政策將繼續(xù)朝著智能化、高效化、安全化的方向發(fā)展，為檔案管理現代化提供更加優(yōu)質的服務支持。