國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)

導(dǎo)語：企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，真實(shí)地記錄著企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)和企業(yè)發(fā)展的全過程。借助檔案資料，能夠更好地了解企業(yè)的過去，把握現(xiàn)在，規(guī)劃未來。因此，企業(yè)做好檔案管理對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和人員調(diào)整具有重要作用。

1、建立健全檔案管理制度。

按照《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求，依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際編制各種規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善，對(duì)檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)要求，加強(qiáng)對(duì)歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道運(yùn)行。

2、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。

我們要把提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來常抓不懈，要提高檔案人員對(duì)搞好檔案：工作重要意義的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心，責(zé)任感，為搞好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3、提高檔案管理水平，強(qiáng)化服務(wù)。

要進(jìn)一步提高檔案管理水平，必須貫徹檔案的集中統(tǒng)一管理的原則，即要注意所藏檔案門類齊全，又要注意檔案的重要程度，使那些反映本部門主要職能活動(dòng)的業(yè)務(wù)檔案及反映重要活動(dòng)的照片、錄音帶不同載體的檔案，也能向本部門歸檔，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，檔案的收集、整理、搶救、保存這些基礎(chǔ)工作是必要的，但目的是用檔案為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，把死的東西變活，這也是檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。例如：我在1990年成立了檔案室.所有的檔案都進(jìn)行了集中統(tǒng)一管理，在1991年IO月被評(píng)為省級(jí)先進(jìn)檔案室，但我們并沒有滿足于現(xiàn)狀，而是向更高的標(biāo)準(zhǔn)邁進(jìn)。針對(duì)我在檔案利用開發(fā)管理不夠完善的方而，從提高思想認(rèn)識(shí)入手，進(jìn)一步學(xué)習(xí)《檔案法》、《國(guó)有企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》。領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)此項(xiàng)工作給予高度重視，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，多次召開專門會(huì)議討論檔案管理工作，及時(shí)解決檔案工作中存在的問題。

4、企業(yè)的不斷改革和發(fā)展.檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應(yīng)用、分析的道路.使之更好地為生產(chǎn)服務(wù)，還有很多需要研究和解決的實(shí)質(zhì)性問題。

企業(yè)管理檔案存在的問題：

4.1　企業(yè)檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)考核，一次考試在進(jìn)行，整個(gè)過程加班加點(diǎn)，在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長(zhǎng)期性和連續(xù)性，再由于部分干部對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠，對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，甚至有部分干部還認(rèn)為檔案室就是資料室，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計(jì)劃;有任務(wù)、無落實(shí);有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

4.2　檔案工作缺乏制度化的管理程序

當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì)累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室都規(guī)辦公室管理，在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項(xiàng)工作較難，各項(xiàng)工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

4.3　缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新改造

目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備.但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用。三是，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。

5、檔案工作存在問題的解決對(duì)策

檔案室雖然是一個(gè)龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲(chǔ)存在眾多的.雜亂堆積的資料中，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，通過加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。檔案管理作為工作中的一項(xiàng)重要工作，為企業(yè)發(fā)揮著不可磨滅的功績(jī)。要充分發(fā)揮檔案管理的作用，才能使之更好地為企業(yè)做好服務(wù)。

6、檔案工作必須進(jìn)行系統(tǒng)管理

6.1　抓好組織建設(shè)，完善管理制度，做到“五個(gè)統(tǒng)一”

抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。一是成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)、辦公室主任任副組長(zhǎng)、主要科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組.協(xié)調(diào)各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障;二是把檔案管理工作列入到領(lǐng)導(dǎo)的議事日程.年初有部署，年終有總結(jié)，平時(shí)有檢查指導(dǎo)，并接受上級(jí)省市和上級(jí)檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo);三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案部門做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一制定計(jì)劃，統(tǒng)一檢查指導(dǎo)和統(tǒng)一培訓(xùn)交流。

6.2　檔案工作要有計(jì)劃和目標(biāo)

檔案工作要想取得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，必須增強(qiáng)檔案工作的主動(dòng)性、前瞻性，制定出有指導(dǎo)性的檔案發(fā)展規(guī)則。為此，領(lǐng)導(dǎo)干部要意識(shí)到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結(jié)合當(dāng)今公自動(dòng)化、社會(huì)信息化發(fā)展的新趨勢(shì)，加大技術(shù)投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實(shí).際的工作計(jì)劃。

6.3　加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，按時(shí)完成上級(jí)部門下發(fā)文件的歸檔工作。

在檔案基礎(chǔ)管理中，要堅(jiān)持把檔案管理工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的、重要的基礎(chǔ)工作，從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對(duì)每年上級(jí)主管部門下發(fā)的文件按規(guī)定進(jìn)行歸檔、立卷，按時(shí)完成。

6.4　加強(qiáng)培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關(guān)管理制度，一是要明確檔案管理負(fù)責(zé)人，專職、兼職檔案員的崗位職責(zé)。在各部門選拔素質(zhì)較高的人員為兼職檔案員.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機(jī)制。

6.5　搞好檔案的信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案資源的充分利用

運(yùn)用高新科技對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，是順應(yīng)當(dāng)今科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展新趨勢(shì)，應(yīng)大膽采用先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強(qiáng)檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能，為生產(chǎn)部門提供更好的服務(wù)。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要?dú)v史憑證，在各項(xiàng)工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應(yīng)重視這項(xiàng)工作，使檔案工作再上新臺(tái)階。

檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括哪些方面

如何才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案系統(tǒng)信息化？

從系統(tǒng)原理、控制原理的角度來說，企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)包括以下環(huán)節(jié)。
一、企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的目標(biāo)
檔案信息是企業(yè)原生信息源，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展其重要性正日益凸現(xiàn)出來；而計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，使信息獲取和傳遞方式都發(fā)生了根本性的變革。在對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行揚(yáng)棄的基礎(chǔ)上，檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)、準(zhǔn)確地向企業(yè)各業(yè)務(wù)部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù)，在真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù)，是企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的最終目標(biāo)。
二、全面系統(tǒng)采集有效信息是保證系統(tǒng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的前提
為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，應(yīng)建設(shè)一個(gè)檔案信息資源豐富、現(xiàn)代化水平較高的檔案管理體系，形成涵蓋企業(yè)生產(chǎn)、研發(fā)和市場(chǎng)等領(lǐng)域的信息應(yīng)用系統(tǒng)。在信息采集方面，該系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的全面、自動(dòng)、實(shí)時(shí)采集。檔案工作人員應(yīng)根據(jù)完整性、準(zhǔn)確性、適應(yīng)性等標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)采集到的信息進(jìn)行鑒別和篩選，將其中應(yīng)作為檔案永久保存的部分，交由檔案信息化系統(tǒng)自動(dòng)批量地提取檔案著錄項(xiàng)，標(biāo)引出分類號(hào)和主題詞，并將文件保存在相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫中，至此一份電子檔案正式形成。
三、準(zhǔn)確加工處理信息是保證系統(tǒng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ) 未經(jīng)加工處理的檔案信息，要么偶爾發(fā)揮極其有限的作用，要么終年沉睡在檔案數(shù)據(jù)庫中不為人知，在真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù)的功能更是無從談起。因此，只有從企業(yè)檔案信息化工作的完整意義出發(fā)，針對(duì)一定題目，對(duì)分散無序的信息進(jìn)行加工，使之有序化系統(tǒng)化，才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的最終目標(biāo)。
這里所說的分散無序的信息是相對(duì)而言的。雖然對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)采集的信息進(jìn)行鑒別以決定是否可以作為檔案永久保存時(shí)，已依據(jù)信息的完整性、準(zhǔn)確性、適用性進(jìn)行了篩選；但這種篩選是針對(duì)單個(gè)的、具體業(yè)務(wù)活動(dòng)而言的；而針對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫整體內(nèi)容考察，就會(huì)發(fā)現(xiàn)很多信息在內(nèi)容或結(jié)構(gòu)上還處于無序狀態(tài)，給信息有效利用帶來諸多不便。也就要求檔案人員對(duì)信息進(jìn)行進(jìn)一步的加工和有序化整理，以提高信息密度和傳遞速度，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)技術(shù)決策提供可靠的依據(jù)。
四、多形式輸出檔案信息是保證系統(tǒng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵
在企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)中，全面系統(tǒng)采集有效信息，并對(duì)其進(jìn)行必要加工，主要是為實(shí)現(xiàn)信息的有序化存貯；換而言之，是為實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)做好準(zhǔn)備工作。至于系統(tǒng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵還在于：以何種方式不失真不滯留地將檔案信息輸出給廣大用戶。
1、開展廣泛的檔案信息網(wǎng)上借閱服務(wù)
現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，可以方便快捷地滿足利用者對(duì)檔案信息的需求。以研究院檔案管理工作為例，檔案部門可在局域網(wǎng)上設(shè)立檔案信息網(wǎng)站，并建立用戶界面友好的查詢系統(tǒng)，完成檔案的查閱。對(duì)于外部用戶，可引導(dǎo)其瀏覽本站點(diǎn)信息，并為用戶方便地索取檔案信息提供技術(shù)保證，以期擴(kuò)大企業(yè)社會(huì)的影響和提高企業(yè)知名度。對(duì)于內(nèi)部用戶，根據(jù)用戶權(quán)限，以數(shù)字化的形式通過局域網(wǎng)為企業(yè)各業(yè)務(wù)部門和廣大科技人員提供必要、及時(shí)、可靠、大量的基礎(chǔ)性原生檔案信息，滿足各部門日常工作自動(dòng)化過程對(duì)信息的需求，為各部門的信息開發(fā)利用工作提供基礎(chǔ)條件，充分實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，并對(duì)整個(gè)企業(yè)的信息化工作起到支撐作用。
經(jīng)過系統(tǒng)內(nèi)部對(duì)信息的準(zhǔn)確加工和處理，檔案部門根據(jù)借閱者權(quán)限在網(wǎng)上為其提供實(shí)時(shí)借閱服務(wù)，應(yīng)是十分準(zhǔn)確和快捷的。通過用戶全方位、大面積、頻繁地對(duì)檔案的查閱，一是活躍了整個(gè)檔案工作；二是檔案信息充分發(fā)揮了其在企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用，促進(jìn)了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、科學(xué)研究活動(dòng)、基本建設(shè)活動(dòng)的發(fā)展；三是通過用戶與檔案信息的頻繁接觸，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工的檔案意識(shí)會(huì)不斷增強(qiáng)，檔案信息化工作的發(fā)展可得到更為廣泛的支持。

國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的法律法規(guī)有哪些？？

《中華人民共和國(guó)電子簽名法》
《保密條例》
《中華人民共和國(guó)檔案法》
各行業(yè)、各地《電子檔案管理辦法》、《電子檔案管理規(guī)范》

新修訂的檔案法提到的檔案信息化建設(shè)是啥意思？

中新社北京6月20日電，十三屆全國(guó)人大常委會(huì)第十九次會(huì)議20日審議通過了修訂后的檔案法，自2021年1月1日起施行。新法強(qiáng)調(diào)推動(dòng)檔案開放與利用，將檔案向社會(huì)開放的期限由三十年縮短為二十五年，并進(jìn)一步要求加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。
檔案信息化建設(shè)就是將傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾怼?br>就像規(guī)檔云這種檔案智能化管理云平臺(tái)，從收、藏、管、用四個(gè)方面都智能化的管理了。
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