檔案管理操作系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)怎么操作

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。以下是我為大家整理檔案管理系統(tǒng)怎么操作相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

檔案管理系統(tǒng)怎么操作

其中，會博通綜合檔案管理系統(tǒng)提供涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等全生命周期的自動化管理：

系統(tǒng)特色：

1、會博通提供和現(xiàn)實一致的綜合檔案管理

會博通可根據(jù)組織的實際需要，進行檔案管理架構(gòu)的自定義，以便于形成符合組織個性化需要的檔案管理分類。任何自定義分類結(jié)構(gòu)的`最底層分類則是會博通的檔案定義，可以理解為現(xiàn)實的一個檔案盒或者裝訂好的案卷，可存放按卷歸檔的案卷和按件歸檔的文件，并可利用示意圖真實還原檔案存放位置。

2、檔案管理與利用授權(quán)

管理員可在定義好的檔案分類下，在組織架構(gòu)中選擇對象（個人、部門等）授權(quán)，定義的是對象可以訪問的密級，以及可對這些密級文件進行的操作行為，授權(quán)項目包括增、改、刪、閱、下載等權(quán)限，會博通的特點是可以區(qū)分閱讀條目或內(nèi)容的權(quán)限，以及區(qū)分自己創(chuàng)建與他人創(chuàng)建的檔案的權(quán)限。

3、歸檔與錄入

會博通提供提供針對實體檔案條目信息、實體檔案數(shù)字化、預(yù)歸檔、協(xié)同化歸檔等檔案采集功能，包括掃描新建、批量對應(yīng)導(dǎo)入/上傳、歸檔編輯、流程化歸檔等，用戶可根據(jù)自己的需要靈活使用。

4、檔案搜索與利用

會博通提供按權(quán)限匹配搜索結(jié)果的搜索平臺，有權(quán)限閱讀的檔案，可直接閱讀電子文檔，如果只能看到條目，因工作需要借閱原件或電子文檔、或需要復(fù)印打印文件，都可以發(fā)起借用流程，并且，整個借用與歸還過程，可全面實現(xiàn)流程化、無紙化；對于純線下的借閱行為，提供借閱與歸還功能，和圖書館借、還操作類似，還可實現(xiàn)批量借閱與歸還，同時統(tǒng)計借閱情況相關(guān)數(shù)據(jù)。

會博通還提供了搜索的通用接口，用于將會博通的工作搜索嵌入需要搜索和查閱檔案的其他系統(tǒng)，為其它系統(tǒng)提供檔案知識支持。

5、物聯(lián)網(wǎng)化的檔案管理

會博通將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入了檔案管理，支持各種常用碼制的條形碼（包括二維碼）和電子標(biāo)簽，滿足查找、借用、傳閱、搜索、盤點等需要。

6、檔案統(tǒng)計

提供各種檔案管理所需的統(tǒng)計功能，包括綜合統(tǒng)計、檔案工作匯總表、數(shù)字檔案統(tǒng)計表、檔案年度分布統(tǒng)計表、檔案保管期限分布統(tǒng)計表、檔案密級分布統(tǒng)計表、檔案電子文檔類型統(tǒng)計表、檔案整理個人工作量統(tǒng)計表等。

檔案管理系統(tǒng)軟件哪個好

檔案管理系統(tǒng)軟件好的有：

1、多可電子檔案管理軟件

這款軟件最主要的功能是將自己的紙質(zhì)檔案管理變成電子的檔案管理，這款功能，還算是比較實用的，支持實時錄入，支持關(guān)鍵詞檢索，還支持?jǐn)?shù)據(jù)統(tǒng)計。

基本上能夠滿足廣大用戶對于工作以及生活的需求，最重要的是多可檔案管理系統(tǒng)，又新研發(fā)出了升級擴充產(chǎn)品，這其實是對于少部分人來說是比較實用的。

2、文迪公文與檔案管理軟件

這款軟件是以文檔管理為主要功能，能夠滿足大家對于管理文檔的需求，而且是嚴(yán)格按照我國的法律法規(guī)為用戶設(shè)定的軟件，尤其是能夠針對公文網(wǎng)文檔軟件進行管理。

所以在隱私方面應(yīng)當(dāng)是做得比較好的，其中還包括銷毀功能，能夠讓大家擺脫歸檔以及因銷毀而浪費的精力，也解決了大家對于公文保管不容易的問題。

3、求索人事檔案管理軟件

這一款檔案管理軟件屬于人力資源管理軟件，對于人事的資料管理的特別清晰，雖然也提供一些關(guān)鍵詞搜索以及銷毀功能，但是最主要的還是能夠?qū)⒚恳晃粏T工以及領(lǐng)導(dǎo)的個人信息羅列的非常清楚。

而且能夠支持企業(yè)調(diào)檔，所以如果領(lǐng)導(dǎo)想要了解一個員工的信息，完全可以使用這個檔案管理系統(tǒng)，直接點擊人名就可以展現(xiàn)一切的資料。

4、晨科文件檔案管理軟件

不同于其他的檔案管理軟件這一款軟件專門是針對文件管理的，當(dāng)然這個文件可以是多方面的文件，可能是關(guān)于人力資源的文件，也可能是關(guān)于財務(wù)文件。

所以就是怕用戶會提供不同種文件，因此這個系統(tǒng)做的好的一點就是將隱私保證的特別好。

5、好用檔案管理軟件

這款軟件既可以為企業(yè)準(zhǔn)備，可以為個人準(zhǔn)備，只要是涉及到自己的檔案以及材料管理的都會提供注冊，而且檔案錄入的方式有很多種，可以是拍照可以是掃描。

能夠及時的監(jiān)測手機后臺擁有哪些適配的軟件和程序，更快的幫助用戶將檔案錄入，節(jié)省雙方的經(jīng)歷時間。

試論電子檔案管理系統(tǒng)操作

試論電子檔案管理系統(tǒng)操作

隨著計算機技術(shù)及其互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理出現(xiàn)了新的發(fā)展機遇，電子檔案管理系統(tǒng)也成為了公共部門電子政務(wù)的一個重要組成部分。

1檔案查閱者的實踐操作

1.1選擇模擬對象。

用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進入，選中“檔案查閱者”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。

1.2檔案申請歸檔。

點擊菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請歸檔，里面有兩個子節(jié)點‘：申請歸檔’和申請記錄查看”。

1.2.1歸檔申請。

點擊“申請歸檔”后，進入到歸檔申請頁面。用戶要先上傳要歸檔的文件，點擊“上傳檔案文件”鏈接，跳入到上傳文件頁面(規(guī)定最多只能上傳三個文件)，上傳成功后，填入相關(guān)信息(申請時間、文檔名稱、文件格式、文件密級等)，然后點擊“提交”按鈕，即完成申請歸檔操作。

1.2.2查看申請記錄。

點擊“申請記錄查看”，進入查看自己所有申請歸檔的記錄信息的頁面，檔案查詢者可以在“申請檔案名稱”欄目中輸入所要查詢的檔案文件名稱進行查詢。同時，也可以在頁面下部的選項中選擇合適的條件進行篩選，從而找出符合條件的檔案記錄。

1.3檔案申請查詢

1.3.1申請查詢。

點擊“申請查詢”，進入查詢頁面。查詢者在查詢申請詳細表單中填入相關(guān)申請信息(如申請人、查詢方式、申請組織等)，然后點擊“提交申請”按鈕完成申請查詢的操作。

1.3.2申請記

錄查看。點擊“申請記錄查看”節(jié)點，進入查看所有自己的申請查看檔案的記錄。也可以根據(jù)檔案名稱、檔案密級、文件格式、審核狀態(tài)等不同的查詢方式進行查詢。

2檔案管理員和領(lǐng)導(dǎo)者(主管)的實踐操作

2.1選擇模擬對象。

用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進入，選中“檔案管理員”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。

2.2檔案申請歸檔。

點擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請歸檔”，里面有兩個子節(jié)點：“審核歸檔”和“申請記錄查看”。

2.2.1審核歸檔。

點擊左邊樹節(jié)點“檔案申請歸檔”，進入審核中請歸檔記錄頁面。此時，頁面加載的是所有申請記錄的詳細信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱，是否通過審核來查詢申請記錄，并進行審核歸檔操作。以“電子公文歸檔管理暫行辦法”條例，點擊“審核歸檔”鏈接，進入到審核頁面，如檔案管理員可以看到申請記錄的相關(guān)信息，如申請人、申請時間、檔案名稱、文件類別等。檔案管理員在審核結(jié)束后，可以通過點擊“同意”或“拒絕”按鈕進行“通過申請”、“拒絕申請”的審核操作。

2.2.2申請記錄查看。

點擊樹狀菜單中的“申請記錄查看”節(jié)點，頁面顯示的是所有申請歸檔記錄，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱進行模糊查詢，也可以根據(jù)檔案審核情況進行查詢。點擊“查看”鏈接，檔案管理員可以查看檔案審核的詳細信息。

2.3檔案申請查詢。

點擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請查詢”，里面有兩個子節(jié)點：“審核查詢”和“申請記錄查看”。

2.3.1審核查詢。

點擊“審核查詢”菜單，頁面顯示的是所有在審核的.申請查詢信息。用戶可以根據(jù)檔案名和檔案類型、檔案文件格式等進行查詢。檔案管理員可以選擇其中一條記錄，點擊“審核”鏈接進入審核查詢頁面。在審核頁面中，顯示的是當(dāng)前要審核的查詢申請的詳細信息，檔案管理員可以根據(jù)情況，選擇“通過申請”或者足“拒絕中請”進行處理。

2.3.2申請記錄查看。

具體操作與上述“申請記錄查看”相同，檔案管理片可以查看所有的申請查閱檔案申請記錄。

2.4檔案申請銷毀。

該菜單的主要功能是檔案管理員對相關(guān)檔案進行管理，經(jīng)過檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后予以銷毀。點擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請銷毀”，里面有兩個子節(jié)點“：銷毀申請”和“申請記錄查看”。

2.4.1銷毀申請。

選擇“銷毀申請”菜單，點擊進入有關(guān)信息申請銷毀頁面。進入頁面后，加載的是所有檔案信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱查詢，也可以根據(jù)是否通過申請歸檔審核進行查詢。點擊“申請銷毀”，進入到申請銷毀頁面，檔案管理員填寫申請銷毀理由以后，點擊“剖自銷毀”按鈕即可完成申請銷毀。

2.4.2申請記錄查看。

點擊“申請記錄查看”菜單，進入“申請記錄查看”頁面，該頁面顯示的是檔案管理員所有的申請銷毀記錄。

3系統(tǒng)管理員的實踐操作

首先以管理員的身份登陸電子政務(wù)實踐平臺系統(tǒng)，用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進入，點擊“管理員入口”鏈接。出現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理的功能菜單。

3.1檔案信息管理。

此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹上的“檔案信息管理”菜單，進入“檔案信息查詢”頁面顯示的是所有的檔案信息，管理員可以根據(jù)檔案名稱和檔案類別進行查詢。

3.1.1查看。

點系統(tǒng)管理員可以查看、刪除所有檔案信息。

3.1.2查詢。

點擊擊要查看的檔案行的“查看”鏈接，將會在負(fù)面的下分顯示一個顯示該檔案所包含文件的列窗框。系統(tǒng)管理員可以點擊下載文件，查看檔案的相關(guān)內(nèi)容。

3.1.3刪除：

管理員根據(jù)實際需求，刪除檔案文件。可以多條刪除文檔，首先把要刪除的檔案前的復(fù)選框選中，然后再點擊“刪除”按鈕，即完成檔案刪除操作。

3.2檔案申請歸檔記錄管理。

此菜單的功能是檔案系統(tǒng)管理員可以查看所有申請歸檔記錄，可以根據(jù)檔案名稱和審核狀態(tài)進行查詢，并且可以根據(jù)需要刪除記錄。

3.2.1查看檔案申請歸檔記錄。

點擊左邊的菜單樹上的“檔案申請歸檔”菜單，然后再點擊“申請記錄管理”進入申請記錄管理頁面，頁面顯示的是所有檔案信息。

3.2.2刪除檔案申請歸檔記錄。

選擇要刪除記錄的行起碼復(fù)選框，然后點擊“刪除”按鈕完成刪除操作。檔案文件也將同時被刪除掉。

3.3基礎(chǔ)信息維護。

此菜單的功能是系統(tǒng)管理員對檔案文件的基礎(chǔ)信息進行維護，包括文件類型、檔案重要等級、檔案密級、文件格式等。也可以進行檔案文件的添加、刪除和編輯等操作。

3.3.1文件類型管理。

點擊頁面左邊的菜單樹“基礎(chǔ)信息維護”下的“文件類型管理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對檔案文件的格式類型進行添加、編輯和刪除等操作。

3.3.2檔案文件等級管理。

點擊頁面左邊菜單樹“基礎(chǔ)信息維護”下的“檔案重要等級哲理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對檔案文件的等級進行添加和刪除操作。

參考文獻

[1]張原瑞.高中學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)的研究與實現(xiàn)[J].天津：天津大學(xué),2012.

[2]張魯寧.檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].長春：吉林大學(xué)，2010.電子檔案管理系統(tǒng)的基本操作韓黎明

我想請問下，一般的檔案管理系統(tǒng)一般都包括哪些功能啊？

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案內(nèi)容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

電子檔案管理系統(tǒng)是指對電子文件、電子檔案進行

1、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構(gòu)運用信息技術(shù)手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進行全程管理的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
2、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設(shè)的需要，它能夠極大地增強檔案的處理效率，并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當(dāng)前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫,并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實現(xiàn)對檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務(wù)。
3、電子檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)
的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件管理;構(gòu)建完整的電子檔案資源信息共享服務(wù)平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。
豚統(tǒng)工程方法組織管理電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的優(yōu)勢有以下5個方面:
1.強調(diào)管理的整體性系統(tǒng)工程方法強調(diào)把研究對象和研究過程作為
個有機整體,這樣才能達到系統(tǒng)效率最優(yōu)化。
2.降低管理過程的復(fù)雜性。電子檔案管理系統(tǒng)所研究的對象在規(guī)模、結(jié)構(gòu)、層次、相互聯(lián)系等方面都比較復(fù)雜,其管理不僅涉及計算機工程技術(shù)，且包括檔案數(shù)字化過程中的很多問題，如數(shù)字化文件的格式標(biāo)準(zhǔn)、知識產(chǎn)權(quán)保護等，還牽涉到和”電子檔案工程”項目以及電子政務(wù)大系統(tǒng)的關(guān)系,甚至投資預(yù)算等方面，各方面之間的關(guān)系錯綜復(fù)雜。
3.重視組織管理的科學(xué)化
個復(fù)雜系統(tǒng)的研制有兩個并行的過程，即工程技術(shù)過程和管理控制過程，有時管理控制過程甚至更重要。
4.減少投資決策的不確定性:電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、涉及面廣，且影響投資建設(shè)的因素較多，其管理中的經(jīng)濟計算所采用數(shù)據(jù)大部分來自預(yù)測和估計。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第二條本規(guī)定所稱電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構(gòu)運用信息技術(shù)手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定
1、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設(shè)的需要，它能夠極大地增強檔案的處理效率，并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當(dāng)前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫,并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實現(xiàn)對檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務(wù)。
2、電子檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)
的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件管理;構(gòu)建完整的電子檔案資源信息共享服務(wù)平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。
3、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構(gòu)運用信息技術(shù)手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進行全程管理的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)的功能
1、系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進行檢查的功能，對不合格的進行標(biāo)注。
2、系統(tǒng)應(yīng)具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證，賦予電子檔案唯一標(biāo)識。系統(tǒng)應(yīng)具備對征集檔案進行管理的功能。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第三章檔案接收
第十二條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。
第十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進行檢查的功能，對不合格的進行標(biāo)注。
第十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證，賦予電子檔案唯一標(biāo)識。
第十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對征集檔案進行管理的功能。
第四章檔案整理
第十六條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的自動歸類與排序等功能，支持分類與排序的調(diào)整處理。
第十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的著錄、標(biāo)引等功能，形成電子檔案目錄，并與電子檔案相關(guān)聯(lián)。
第十八條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案批量格式轉(zhuǎn)換的功能，生成符合國家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的用于長期保存和提供利用的電子檔案。
第十九條系統(tǒng)應(yīng)具備維護電子檔案各組成部分及相關(guān)數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關(guān)聯(lián)功能。
第二十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案入庫功能，并保存入庫處理過程記錄。
第五章檔案保存
第二十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫進行備份與恢復(fù)功能，設(shè)置備份與恢復(fù)策略，制作備份數(shù)據(jù)，對備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進行登記、檢測與管理，使用備份數(shù)據(jù)進行恢復(fù)處理，記錄備份恢復(fù)過程信息。
第二十二條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案存儲狀況的監(jiān)控和警告功能，對存儲介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲空間不足、電子檔案非授權(quán)訪問和系統(tǒng)響應(yīng)超時等情況發(fā)出警告，跟蹤和記錄警告事項處理過程。
第二十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。
第二十四條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案保護功能，保障電子檔案不被非授權(quán)的修改與刪除，記錄長期保存過程中的變動信息。
第六章檔案利用
第二十五條系統(tǒng)應(yīng)具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫的功能，支持電子檔案的檢索、篩選和輸出，能夠為利用者提供符合國家標(biāo)準(zhǔn)格式的電子檔案。
第二十六條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案進行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進檢索，檢索結(jié)果能夠進行局部瀏覽和有選擇性地進行輸出。
第二十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案在線借閱服務(wù)功能，支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權(quán)下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。
第二十八條系統(tǒng)應(yīng)具備檔案編研功能，對檔案編研成果進行管理。
第二十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術(shù)手段確保利用過程中電子檔案不被非法篡改。
第七章檔案鑒定與處置
第三十條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能，按照電子檔案的處置規(guī)則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動提醒功能。
第三十一條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級、價值和開放等鑒定處理。
第三十二條系統(tǒng)應(yīng)保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的責(zé)任人員、意見和時間等信息。
第三十三條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案銷毀管理功能，對實施銷毀處理的電子檔案進行徹底銷毀，留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。
第八章檔案統(tǒng)計
第三十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計功能，可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統(tǒng)計。
第三十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對一定時間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程工作情況進行統(tǒng)計的功能。
第三十六條系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計報表。
第三十七條系統(tǒng)應(yīng)提供報表制作工具，支持用戶自定義統(tǒng)計報表。
第九章系統(tǒng)管理
第三十八條系統(tǒng)應(yīng)提供電子檔案數(shù)據(jù)庫及其存儲結(jié)構(gòu)的定義與配置功能。
第三十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案分類方案的定義與維護功能，支持電子檔案類目結(jié)構(gòu)的建立與修改、鎖定與解鎖、導(dǎo)入與導(dǎo)出等處理；系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案；系統(tǒng)應(yīng)支持對會計、業(yè)務(wù)類等專門檔案分類體系的設(shè)置。
第四十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護功能，內(nèi)置常見種類的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。
第四十一條系統(tǒng)應(yīng)具備用戶信息管理的功能，支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計員的三員分立的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，以及按照功能和數(shù)據(jù)進行授權(quán)等功能。
第四十二條系統(tǒng)應(yīng)具備日志及其分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。
第四十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪問等事項進行審計、跟蹤的功能，記錄發(fā)現(xiàn)問題。

有沒有好用又免費的檔案管理軟件推薦一下？

人事檔案管理軟件比較多，文檔管理軟件比較少。人事的可以用里諾的人事檔案管理軟件試試

企業(yè)檔案真實地記錄了企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動，是企業(yè)的無形資產(chǎn)和寶貴的信息資源。OA系統(tǒng)通過電子化管理，實現(xiàn)檔案收集、借閱更加便捷，減少手工化操作，實現(xiàn)檔案借閱共享，簡化借閱手續(xù)。

OA系統(tǒng)檔案管理方案

1、檔案分類編號，有序管理

對于大型企業(yè)來說，公司的各類紙質(zhì)檔案數(shù)量大，種類多，涵蓋面廣。比如公司證照、技術(shù)文檔、產(chǎn)品方案等等，進行及時歸檔和科學(xué)的整理十分必要。

1）檔案歸檔： 檔案員按各部門提交的檔案標(biāo)準(zhǔn)，收集有效紙質(zhì)檔案和電子檔案，檔案相關(guān)信息可通過excel批量導(dǎo)入OA系統(tǒng)中，同時，在OA系統(tǒng)中形成的重要文檔，也將自動歸入檔案管理中進行管理，不需要進行重復(fù)的篩選和錄入。

2）檔案分類清晰： 根據(jù)企業(yè)的檔案分類要求，編制分類目錄，將檔案歸入所屬的目錄，并且維護相應(yīng)類別編號；通過表單建模搭建檔案類別，樹狀顯示，更加直觀，方便維護人員進行類別維護。

3）檔案編號生成： OA通過字段屬性自動生成檔案編號，按照檔案的大類+小類+流水來進行編號，實現(xiàn)了每份檔案有歸屬，查閱簡單方便，易于管理。

4）檔案盒管理： 根據(jù)檔案分類，建立電子檔案盒，將相同類別的檔案文件放在一個“盒子”里，檔案員可以增加盒類目，生成檔案盒序號、公司名、檔案盒題名、柜號、備注、錄入人、錄入時間等信息，檔案盒的背脊信息同時產(chǎn)生，可打印卷內(nèi)目錄、檔案背脊，方便查詢，實現(xiàn)檔案的線上與線下管理統(tǒng)一。

5）建立檔案信息庫： OA系統(tǒng)根據(jù)檔案基礎(chǔ)信息建立檔案信息庫。通過建模搭建了檔案類別，將檔案通過檔案狀態(tài)分組展示；為了能夠?qū)n案的總體情況進行把控，管理員可以在檔案信息庫中定期導(dǎo)出收集檔案文件的匯總數(shù)據(jù)，月/年的收集情況和檔案銷毀情況。

6）檔案有效期管理： 為了保證公司各種資格證書和證照信息能夠及時地在失效前銷毀或者更新，OA系統(tǒng)設(shè)置了到期提醒管理。檔案存放到期，系統(tǒng)自動提示檔案管理員，不需要一個個去查是否到期，不容易遺漏且效率高。

2、檔案借閱管理流程化

1）檔案查詢： 實現(xiàn)檔案快速查詢，是進行檔案管理的目的之一。在檔案信息庫中，可根據(jù)檔案名稱、檔案編號以及檔案狀態(tài)快速查詢。管理員可以查閱具體的檔案借閱明細。

2）檔案借閱申請： 借閱人在填寫借閱單時，自動過濾了已銷毀、已借出的檔案，只能選擇未借出的檔案，在檔案借閱單上需要填寫借閱日期和預(yù)計歸還日期，便于追蹤。

3）檔案的狀態(tài)追蹤： 檔案的狀態(tài)根據(jù)流程的流轉(zhuǎn)而自動變化，不需要人為進行修改。申請人提交后回寫相應(yīng)信息狀態(tài)改為出借中，檔案管理員執(zhí)行操作后狀態(tài)改為已借出，檔案管理員歸還確認(rèn)后狀態(tài)改為未借出。在已借出的狀態(tài)下，如果借閱人需要進行延期續(xù)借，可通過之前的借閱流程中選擇需要續(xù)借的內(nèi)容通過續(xù)借申請按鈕快速發(fā)起續(xù)借。

4）檔案借閱提醒： OA系統(tǒng)通過打造表單建模提醒功能，實現(xiàn)借閱超期系統(tǒng)自動提醒借閱人。檔案管理員可自定義到期日期和到期前提醒天數(shù)。借閱人在預(yù)計歸還日期兩天前收到短信提醒一次，延期后每天收到短信提醒一次。若是借閱電子檔案，則OA系統(tǒng)將自動控制當(dāng)前借閱人的可查閱時間，預(yù)計歸還日期結(jié)束后將自動收回文檔查閱權(quán)限。

5）檔案安全保護： 為了保護檔案安全和隱私，電子檔案下載時會自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，保證公司信息泄露可進行追究。

6）檔案借閱記錄： 根據(jù)員工的借閱申請，可自動形成檔案借閱記錄臺賬。所有借閱記錄系統(tǒng)記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵導(dǎo)出明細，方便統(tǒng)計。管理層可以分享OA系統(tǒng)中借閱記錄臺賬的數(shù)據(jù)，根據(jù)借閱各類資料的次數(shù)、共享價值，更新或銷毀信息，提高檔案的利用率，避免無效檔案占用資源。

宏達管理軟件體驗中心：開發(fā)的免費的，除打印功能收費外，《宏達人事信息管理系統(tǒng)》是協(xié)助各單位科學(xué)、全面、高效地進行人事管理的系統(tǒng)。該系統(tǒng)在功能方面包括了：人事檔案(人事檔案完整資料、人事合同管理、員工生理狀況、員工戶口狀況、員工政治面貌、員工投保情況、員工擔(dān)保情況)、考勤與加班(考勤、加班、出差記錄);人事變動(新進員工登記、員工離職登記、人事變更記錄);考核與獎懲(考核與獎懲記錄);員工培訓(xùn)(員工培訓(xùn)記錄、員工學(xué)歷記錄);綜合處理(在職人員分類統(tǒng)計、離職人員人數(shù)統(tǒng)計、員工綜合統(tǒng)計)以上功能。 該系統(tǒng)整體構(gòu)架簡單，用戶容易上手，操作快捷、方便，性能高效、強大。此系統(tǒng)全中文操作界面，使用易懂、易會，無需計算機專業(yè)知識。別具一格的快捷方式為您提高了工作效率！另外系統(tǒng)的開發(fā)性比較好，支持二次開發(fā)功能。 本站提供免費的下載試用，詳細信息請到：查看;該軟件購買之后將提供免費升級、技術(shù)支持、售后服務(wù)。

檔案信息化系統(tǒng)，檔案管理咨詢、檔案整理、檔案軟件、檔案數(shù)字化等企業(yè)檔案管理。 一個 全流程智能化檔案管理軟件平臺 ，實現(xiàn)檔案價值深度挖掘，讓檔案更好地服務(wù)于企業(yè)，服務(wù)于 社會 。遵循檔案管理工作的科學(xué)規(guī)律，推進客戶對檔案資源進行全面整合，讓檔案更安全、更增值。

鴻博HOBO云平臺