水利檔案整理規(guī)范

歸檔與移交要求第十四條　水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實際保存期限,不得短于工程的實際壽命。第十五條　《水利工程建設(shè)項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件3）是對項目法人等相關(guān)單位應(yīng)保存檔案的原則規(guī)定。項目法人可結(jié)合實際，補充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設(shè)實際的工程檔案分類方案。第十六條　水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負(fù)責(zé)?？偘鼏挝粚Ω鞣职鼏挝惶峤坏臍w檔材料負(fù)有匯總責(zé)任。各參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé)；監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料應(yīng)履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應(yīng)向項目法人提交對工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報告。第十七條　水利工程文件材料的收集、整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T1182-2000）。歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應(yīng)滿足檔案整理規(guī)范要求。即內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標(biāo)注的內(nèi)容清楚、簽字（章）手續(xù)完備，歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖 復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊。第十八條　竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準(zhǔn)確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項目法人應(yīng)負(fù)責(zé)編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應(yīng)以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標(biāo)上方空白處逐張加蓋竣工圖章（附件4-1），有關(guān)單位和責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應(yīng)附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應(yīng)按以下要求編制竣工圖：（一）按施工圖施工沒有變動的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；（二）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，加蓋并簽署竣工圖章；（三）凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應(yīng)重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應(yīng)按原圖編號，并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在圖標(biāo)欄內(nèi)注明竣工階段和繪制竣工圖的時間、單位、責(zé)任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標(biāo)上方加蓋并簽署竣工圖確認(rèn)章（見附件4-2）。第十九條　水利工程建設(shè)聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。參建單位應(yīng)指定專人，負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。第二十條　電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。第二十一條　項目法人可根據(jù)實際需要，確定不同文件材料的歸檔份數(shù)，但應(yīng)滿足以下要求：（一）項目法人與運行管理單位應(yīng)各保存1套較完整的工程檔案材料（當(dāng)二者為一個單位時，應(yīng)異地保存1套）；（二）工程涉及多家運行管理單位時，各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料；（三）當(dāng)有關(guān)文件材料需由若干單位保存時，原件應(yīng)由項目產(chǎn)權(quán)單位保存，其他單位保存復(fù)制件；（四）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項目法人應(yīng)負(fù)責(zé)向流域機構(gòu)檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關(guān)文件材料（具體內(nèi)容參見附件3）。第二十二條　工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)為案卷級，并須填寫工程檔案交接單（見附件5）。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對目錄與實物，并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認(rèn)。第二十三條　工程檔案的歸檔時間，可由項目法人根據(jù)實際情況確定。可分階段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目的歸檔工作和項目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作，應(yīng)在工程竣工驗收后三個月內(nèi)完成。

如何加強水利部門的檔案管理

1、提高對基層水利檔案的認(rèn)識 。水利檔案管理機構(gòu)應(yīng)深入基層水利部門，搞好檔案法規(guī)的宣傳，提高基層水利工作者的認(rèn)識。要靈活運用各種方式，如配發(fā)宣傳手冊、現(xiàn)場講解宣傳，提高一線檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平；主管部門應(yīng)督促下屬單位健全檔案管理制度，進(jìn)行合理的工作分工，明確各自職責(zé)，形成行之有效的監(jiān)管監(jiān)督體制。
2、建立專門的水利工程管理機構(gòu)。單位管理者應(yīng)指派專人來負(fù)責(zé)水利工程的檔案管理工作，努力實現(xiàn)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”、“協(xié)調(diào)配合”、“專人負(fù)責(zé)”的管理模式，如果是尚未具備設(shè)置專門的檔案管理部門，可以先行安排一名專業(yè)的工程檔案管理人員進(jìn)行管理；若完全有實力創(chuàng)建一個專門獨立的水利工程檔案管理部門的單位，應(yīng)全部按照專業(yè)的專職檔案管理人員。同時應(yīng)注意與施工部門人員做好協(xié)調(diào)工作，將水利工程檔案管理工作真正的融入到施工建設(shè)的全過程中。
3、提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。水利檔案管理人員不僅要具備檔案專業(yè)管理知識，還應(yīng)具備一定的水利工程專業(yè)知識，只有這樣，才能更細(xì)致、更合理、更符合工程特點地制定相應(yīng)的水利工程檔案管理體系，有的放矢地要求水利工程專業(yè)技術(shù)人員及時歸檔，更好地做好水利檔案管理工作。為此，要加強水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，打造一支優(yōu)秀的水利工程建設(shè)項目檔案工作隊伍，使水利檔案實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理有一個切實可行的保障。
4、改變管理方式，豐富收集手段。根據(jù)不同水利工程特點，拓寬檔案收集渠道，變被動為主動收集檔案資料，采取靈活多樣的收集手段，適應(yīng)水利工程檔案管理的要求。對建設(shè)周期較長的大型水利工程檔案收集，應(yīng)與施工現(xiàn)場資料員及其他施工部門保持聯(lián)系，及時溝通，隨時掌握水利工程進(jìn)展情況，分階段催收檔案資料，盡量避免原始檔案資料遺失，從而保證工程檔案的完整性和連續(xù)性。對建設(shè)周期較短的小型水利工程檔案的收集，采取追蹤收集的辦法，主動到施工現(xiàn)場了解施工進(jìn)度，及時掌握施工信息，指導(dǎo)和督促施工現(xiàn)場資料員，有針對性地收集檔案資料，從而保證檔案資料的完整性。
5、加強樞紐工程檔案規(guī)范化管理。作為水利樞紐工程建設(shè)單位,為實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化,根據(jù)國家《檔案法》、水利部的《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》等有關(guān)法律法規(guī),制定樞紐工程《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制》等管理規(guī)定,并嚴(yán)格按照執(zhí)行,使水利樞紐工程檔案從產(chǎn)生到形成的那一刻起就對它的真實性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。樞紐工程建立了檔案統(tǒng)計臺帳,做到了帳實相符,做到查閱、借閱有登記,利用效果有記載,使檔案業(yè)務(wù)管理工作井然有序。

水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定的第四章

檔案驗收第二十四條 水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內(nèi)容，應(yīng)提前或與工程竣工驗收同步進(jìn)行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的水利工程，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進(jìn)行或通過工程的竣工驗收。第二十五條 各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗收，應(yīng)有檔案人員作為驗收委員參加。水利部組織的工程驗收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機構(gòu)或省級水行政主管部門組織的工程驗收，由相應(yīng)的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關(guān)工程項目的驗收，由組織工程驗收單位的檔案人員參加。第二十六條 大中型水利工程在竣工驗收前要進(jìn)行檔案專項驗收。其他工程的檔案驗收應(yīng)與工程竣工驗收同步進(jìn)行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關(guān)單位組織進(jìn)行；正式驗收應(yīng)由工程竣工驗收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)。第二十七條　水利工程在進(jìn)行檔案專項驗收前，項目法人應(yīng)組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進(jìn)行自檢，確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達(dá)要求后，可向有關(guān)單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項驗收申請。檔案自檢報告應(yīng)包括:工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質(zhì)量，工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全性的自我評價等內(nèi)容。第二十八條　檔案專項驗收的主持單位在收到申請后，可委托有關(guān)單位對其工程檔案進(jìn)行驗收前檢查評定，對具備驗收條件的項目，應(yīng)成立檔案專項驗收組進(jìn)行驗收。檔案專項驗收組由驗收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關(guān)流域機構(gòu)等單位組成。必要時，可聘請相關(guān)單位的檔案專家作為驗收組成員參加驗收。第二十九條　檔案專項驗收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下：（一）聽取項目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告；（二）聽取監(jiān)理單位對項目檔案整理情況的審核報告；（三）對驗收前已進(jìn)行檔案檢查評定的水利工程，還應(yīng)聽取被委托單位的檢查評定意見；（四）查看現(xiàn)場（了解工程建設(shè)實際情況）；（五）根據(jù)水利工程建設(shè)規(guī)模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項目法人應(yīng)保存檔案數(shù)量的8%，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%；抽查檔案總量應(yīng)在200卷以上；（六）驗收組成員進(jìn)行綜合評議；（七）形成檔案專項驗收意見，并向項目法人和所有會議代表反饋；（八）驗收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項驗收意見。第三十條 檔案專項驗收意見應(yīng)包括以下內(nèi)容：（一）工程概況。（二）工程檔案管理情況：1、工程檔案工作管理體制與管理狀況2、文件材料的收集、整理、立卷質(zhì)量與數(shù)量3、竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況4、工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性評價（三）存在問題及整改要求。（四）驗收結(jié)論。（五）驗收組成員簽字表。

水利工程檔案資料收集，整理有哪些要求

請參見：
《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005]480號）2005年11月1日，水利部發(fā)布