北京檔案數(shù)字化加工

檔案數(shù)字化加工具體過程
前期檔案整理檔案借出
　　從檔案室接件，填寫檔案移交清冊，一式兩份。拿到檔案后，開始核對檔案數(shù)量，數(shù)量核對無誤后簽字確認，將檔案拿回加工現(xiàn)場。
　　目錄數(shù)據(jù)準備
　　按照各類檔案整理規(guī)定的要求，在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、日期、起止頁號等，應進行修改。
　　拆除裝訂
　　在不去除裝訂物情況下，會影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。
　　頁面修整
　　破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。
　　檔案掃描
　　掃描方式
　　（1）根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉換設備等進行掃描。
　?。?）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。
　　掃描色彩模式
　?。?）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
　?。?）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。
　?。?）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。
　?。?）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進行掃描。
　　掃描分辨率
　?。?）掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。
　?。?）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般應設為200-300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。
　　圖像處理
　　圖像數(shù)據(jù)質量檢查
　?。?）對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。
　　（2）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。
　?。?）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。
　?。?）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。
　　糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理
　　（1）對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。
　?。?）對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
　?。?）對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
　?。?）采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。
　　圖像存儲
　　存儲格式
　?。?）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用PDF格式存儲。
　?。?）采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用PDF格式存儲。
　　圖像文件命名
　?。?）紙質檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大，不便于網(wǎng)絡瀏覽，可拆分為多個圖像文件，文件名后增加A、B、C等區(qū)別。
　?。?）分別建立文件夾，以文件檔號命名，并存儲對應圖像文件。
　　數(shù)據(jù)掛接
　　將每一份紙質檔案掃描所得的圖像存儲到相應檔號的文件夾后，認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總頁數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性，建立起一一對應的關聯(lián)關系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

紙質檔案數(shù)字化工作包括哪些環(huán)節(jié)

在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數(shù)字化質量。
①目錄數(shù)據(jù)準備：按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等，應進行修改。
②拆除裝訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。
③區(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。
紙制品
④頁面修整：破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理<壓平或燙平等后再進行掃描。
⑤檔案整理登記：制作并填寫紙質檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。
⑥裝訂：掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

公司要做檔案數(shù)字化，推薦一下？

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

紙質檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

任何一個有一定存在歷史的機構，都有一定數(shù)量的紙質檔案，將這些紙質檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。
下面，將以檢察院的紙質檔案數(shù)字化為例，對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構
檢察院的綜合檔案管理，分類架構一般為：
文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據(jù)自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質實體案卷，取卷時注意：
準確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義，是3Hmis的專用術語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關屬性，或稱案卷的相關屬性。3Hmis可同時管理紙質檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關案卷信息，此步驟可省略。
關于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應執(zhí)行取消注冊功能，相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項：
保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時與掃描人員溝通。
注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問，應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內文件信息
一份案卷，一般都由多份性質相同或相似的文件組成，即所謂卷內文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描，并將掃描結果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內嵌掃描處理程序，可在錄入卷內文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時的注意事項如下：
根據(jù)需要設置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。
對于封面、內頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。
根據(jù)規(guī)則設置掃描文件的存放位置和掃描結果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。
將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結果不佳的頁面進行專門處理。

什么叫檔案數(shù)字化掃描加工人員

即掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝釘整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。

檔案數(shù)字化，就是用現(xiàn)代的數(shù)字技術來管理各類檔案，流程是這樣的：檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理（非常簡單的處理）—目錄和掃描好的電子圖片導入檔案管理軟件。工資基本都不高，不過要做好，還是有點難度的。

具體工作要求：

1. 檔案資料、圖紙的掃描及后期整理 。

2. 檔案資料錄入、校驗和數(shù)據(jù)掛接。

3. 對掃描后的數(shù)據(jù)按照應用要求進行整理 。

4. 數(shù)字化加工過程管理工作 。

5. 相關文件、檔案拆解、掃描、編輯、裝訂、錄入等工作。

6. 了解掃描加工流程，相關軟硬件。

檔案館采用哪些措施可以保證數(shù)字檔案信息的安全存儲？

檔案館采用哪些措施可以保證數(shù)字檔案信息的安全
在數(shù)字檔案使信息利用共享更加便利性的同時，也帶來了更多嚴峻的挑戰(zhàn)，其中最為重要的就是安全相關問題。
一、數(shù)字檔案的安全隱患
數(shù)字檔案跟紙質檔案有比較大的差別，比如生成環(huán)境、表現(xiàn)形式、存儲載體、運動形態(tài)、閱讀和處理手段等等。另外，數(shù)字檔案擁有很多紙質檔案沒有的特質，比如對系統(tǒng)的依賴、信息的可更變、信息存儲的高密度、信息與特定載體之間的可分離性和非人工識讀性、多種信息媒體的集成性以及信息的可操作性等。
這些特點導致數(shù)字檔案的管理和利用存在一定的安全隱患。
1.數(shù)字檔案信息相對獨立帶來的隱患。紙質檔案均是信息和載體構成的統(tǒng)一體。數(shù)字檔案信息按照需求可以隨時改變存儲空間和硬盤存址，也可以更換載體，并且在更換過程中信息內容不會發(fā)生任何改變，而不需要固定的存儲位置。數(shù)字檔案的這種特征，代表數(shù)字檔案信息是具有獨立性的，可以與某一載體暫時整合，并可以隨時傳遞給其他載體。
傳統(tǒng)文件內容信息的丟失、修改或者泄露經常能在載體上找到有關痕跡，而數(shù)字檔案的信息安全性卻不能僅僅在載體上判斷。數(shù)字檔案的安全隱患主要存在通過載體對信息的危害和對信息本身的危害兩個方面。
直接針對信息本身的危害往往是無形的，例如：由于強磁場導致磁盤原始磁記錄狀態(tài)發(fā)生變化，雖然載體沒有損壞，但是信息卻已經被銷毀了，以及操作中有意或者無意的錯誤操作也會導致數(shù)據(jù)丟失。
因此，傳統(tǒng)檔案管理中對載體所采取的各種嚴格保管的方法，不能確保數(shù)字檔案信息的安全性。
2.數(shù)字檔案依賴系統(tǒng)帶來的隱患。數(shù)字檔案的產生、存檔和使用都是通過網(wǎng)絡系統(tǒng)來實現(xiàn)的，離不開各種軟件和硬件平臺的支持。
數(shù)字檔案的安全會受到例如數(shù)字編碼因素、硬件因素、軟件因素、設備更新和加密等因素的影響，數(shù)字檔案在依賴系統(tǒng)時有一些潛在威脅和隱患。
數(shù)字檔案的安全性與網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全性密切相關，存儲和傳輸?shù)臋n案信息非常容易被盜取、修改和破壞。這些安全隱患包括黑客攻擊隱患、病毒入侵隱患、信息泄露隱患等方面。
3.數(shù)字檔案信息不穩(wěn)定帶來的隱患。計算機系統(tǒng)中的文檔大多是動態(tài)文檔，并且文檔中的數(shù)據(jù)不斷被覆蓋以反映當前的情況。如果沒有及時存儲或備份數(shù)據(jù)，則一旦更新數(shù)據(jù)，將很難恢復原始文檔。
二、 網(wǎng)絡環(huán)境下數(shù)字檔案利用安全保障措施
在網(wǎng)絡環(huán)境下，數(shù)字檔案信息安全性的根本保證在于管理和技術的緊密結合。
2.管理措施
更新思想觀念。第一是樹立數(shù)字化理念，檔案文件的數(shù)字化是網(wǎng)絡時代的整體發(fā)展趨勢。第二是精確控制理念，必須有效監(jiān)督數(shù)字檔案的復制和流通環(huán)節(jié)，做到精確控制。第三是更新知識理念，必須自覺學習信息安全和保密技術知識，了解泄露機密的原理和預防措施。
成立安全組織機構。有條件的部門或單位應該有一個安全防護領導小組或兼職安全員來保護數(shù)字檔案的安全。安全員對單位人員進行安全教育和防護管理，并定期向有關管理部門報告安全管理情況。安排專崗專職人員負責網(wǎng)絡安全的保護管理，并定期向相關管理部門報告安全工作狀況。
制定安全保密策略。安全和保密策略是結合實際情況采取的方法和措施，旨在實現(xiàn)數(shù)字檔案使用中的安全和保密目標。比如說根據(jù)數(shù)字檔案的重要程度來判斷其在網(wǎng)絡利用中的安全等級，然后根據(jù)等級確立安全管理范圍。
建立健全安全保護管理制度。建立登記制度，從歸檔、審查、保存等各個環(huán)節(jié)完善數(shù)字檔案的登記記錄;建立流程監(jiān)管制度，確保有效監(jiān)視、存儲、刪除和備份數(shù)字檔案的系統(tǒng);建立操作人員角色管理制度，管理人員權限要明確地加以安全方面的限制;建立機房管理制度，對于存儲更高安全級別數(shù)字文件的計算機房，實施分區(qū)控制以限制人員訪問。
2.技術措施
加密技術。建議在傳輸數(shù)字檔案的過程中使用“雙密鑰匙”進行檔案加密。[8]在這種前提下，所有用戶都可以使用公共密鑰提交文檔，但是只有擁有密鑰的收件人才能獲取這個加密的文件。這樣不但能應對各種惡意軟件，還能完美地防止沒有授權的用戶竊聽和入網(wǎng)，對數(shù)字檔案的傳輸起到非常好的保護作用。
身份驗證。身份驗證最普遍的方法就是為每個系統(tǒng)合法的人員配對一個密碼，密碼由字母、數(shù)字或符號組成，以此來驗證訪問人員的身份。對于相關服務，如果驗證失敗，則拒絕用戶訪問系統(tǒng)。
防火墻。防火墻的作用類似于道路上的安全檢查站，可以控制網(wǎng)絡上信息的雙向傳輸，截斷非法訪問，防止加密信息被泄露。
防火墻的安全保護功能僅限于網(wǎng)絡邊界，該技術監(jiān)視通過網(wǎng)絡通信時序控制系統(tǒng)傳遞給它的所有數(shù)據(jù)流，通過預先建立網(wǎng)絡安全規(guī)則使被保護網(wǎng)絡中的信息和結構不受侵犯。
病毒防治。病毒防治包括預防和殺毒兩個方面。防毒殺毒是一項非常系統(tǒng)且復雜的工程，想要建立完善的防治體系，就必須從技術上和管理上綜合采取措施。