檔案保管狀況

科研檔案的保管應當符合國家有關檔案保管的要求，庫容量滿足未來檔案增長的需要?？蒲袡n案保管過程中應當定期檢查科研檔案的保管狀況，及時修復破損檔案。

科研文件材料歸檔要求：

（一）歸檔的科研文件材料制成材料應當符合國家有關規(guī)范要求。

（二）科研項目完成或中止后，應當對所形成的科研文件材料加以系統(tǒng)整理，履行審查手續(xù)后及時歸檔；研究周期長的項目，可分階段歸檔。

（三）科研文件材料歸檔時應當根據(jù)科研項目的性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性等確定保管期限。保管期限分為永久和定期，定期一般分為30年、10年。

符合下列條件的單位，科研電子文件可僅以電子形式歸檔保存。

（一）形成的科研電子文件來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸。

（二）形成科研電子文件的系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子文件，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的電子文件，設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。

（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子文件，功能符合電子檔案的長期保管要求。

（四）采取有效措施，防止科研電子檔案被篡改。

（五）建立科研電子檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。

（六）從外部接收的電子文件來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

談當前人事檔案管理的現(xiàn)狀及幾點建議

人事檔案管理的現(xiàn)狀及幾點建議
一、人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題
1.對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應現(xiàn)在的管理需求。
2.人事檔案交接手續(xù)不嚴密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數(shù)量、材料等問題責任不明、界限不清。甚至有人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設施不完善、檔案管理人員培訓不到位等現(xiàn)象。
3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況，導致人事檔案的不完整。
4.檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。
5.檔案管理人員對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。
6.人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應用。
二、人事檔案管理對策及思考
1.嚴格按程序交接。人事檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責任重大的工作，應按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數(shù)等，還應在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。
2.強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化領導干部的檔案管理意識，完善檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。檔案管理是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關，因此應提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實可靠。
3.健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權威性。
4.建章立制，有章可循，規(guī)范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。
5.積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業(yè)心、責任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認真負責、確保檔案真實完整，充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護人事檔案的真實性、可靠性、完整性。
6.提高人民群眾對檔案材料重要性的認識。一是加大宣傳力度，提高對人事檔案重要性的認識，做好咨詢服務工作，利用多種渠道向群眾宣傳有關人事檔案的管理知識，使其認識到，人事檔案并不是可有可無的，它對本人今后工作有著重要的影響。二是加強對人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學規(guī)范。三是加強收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時補充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。
7.加快檔案信息化進程，提高工作效率。如何利用計算機技術對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要課題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化。同時，在規(guī)定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機制。如此一來，不僅能使大家增強檔案意識，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定了信息基礎。
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人事檔案一般保存多少年

可在不調(diào)動的情況下，一直保留。勞動者辭職后，用人單位對已經(jīng)解除或者終止的勞動合同的文本，至少保存二年備查。當事人可以自行根據(jù)實際情況及相關法律規(guī)定對相關文本進行核查
檔案管理原則上永久保存，對于辭職、辭退、離職等人員檔案，自員工離職之日起保存一年后方可銷毀。按規(guī)定銷毀的檔案由專人填寫銷毀申請單，經(jīng)人力資源部部長審核，報總經(jīng)理批準，并指定兩人執(zhí)行銷毀。審核、批準、執(zhí)行人員要在銷毀申請單上簽字，并存檔。電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等相關證明時，都需要使用檔案。
法律依據(jù)：
《中華人民共和國檔案法》
第十九條國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放。經(jīng)濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報國務院批準施行。

清檔案的存放情況是怎樣的？

清檔案與明檔案一樣，損失亦相當嚴重。幸存在宮內(nèi)的清代檔案，1925年被故宮博物院接收。故宮設立文獻部(后改稱掌故部，1929年又稱文獻館)，對存放在宮內(nèi)各處的清代檔案進行了集中統(tǒng)一保管和整理工作；對流散在社會上的清代檔案，也征集和收購到少量，當時總共集中了大約500萬件清代檔案，奠定了目前中國第一歷史檔案館所藏清檔案的基礎。文獻館利用這些檔案，整理編印了《文獻叢編》、《掌故叢編》、《史料旬刊》、《清代文字獄檔》等史料匯編，寫了一些介紹和研究文章。

如何做好檔案保管工作

檔案保管工作是維護檔案的完整和安全的具體性工作,是檔案基礎業(yè)務工作的一個重要環(huán)節(jié)。其中心任務在于采取有效措施延長檔案壽命,保證檔案的安全。一、熟悉館藏,練好基本功,是做好檔案保管工作的立足點一般來說,熟悉館藏從內(nèi)容上包括:館藏檔案基本內(nèi)容、種類、檔案所屬歷史時間、起止年代、全宗數(shù)、檔案及資料卷(冊)數(shù)、檔案保管期限、開放檔案數(shù);館藏檔案存放狀況、檔案占地面積、延長米數(shù);現(xiàn)有檢索工具種類、數(shù)量、覆蓋面、使用方法和利用效果等,了解這些是對保管工作人員的起碼要求。而館藏檔案包羅萬象,內(nèi)容浩瀚而豐富,所以要想做一名合格的保管工作者,最大限度地挖掘館藏信息,只知曉上述幾方面是遠遠不夠的,還須進一步深入了解以下館藏內(nèi)容:1.館藏檔案的整理狀況。即案卷、全宗的排列是否系統(tǒng),保管期限劃分、價值鑒定是否得當;2.館藏檔案制成材料狀況,即檔案的損毀和修復情況;3.主要檔案全宗構(gòu)成者情況,即立檔單位的職能、任務、歷史沿革、組織機構(gòu)變遷、主要領導人等;4.館藏重要全宗及特色全宗檔案的主要內(nèi)容、珍貴價值、反映的重大社會活動、重要歷史事件等。保管工作人員掌握了上述館藏內(nèi)容,不但工作起來輕車熟路,手到卷來,還能為其