倉庫檔案管理

【檔案庫房技術管理應貫徹以下原則】
1、庫址選擇
為使庫房地段經(jīng)常保持干燥，庫址不應選在靠近江河湖泊、地勢低洼以及山洪多發(fā)區(qū)，也不應選在地下水位高的地方,以防水患,否則必須進行特殊技術處理。庫址不應選在工業(yè)區(qū)，也不應在其下風處。要了解城市建設現(xiàn)狀和遠景規(guī)劃，以保證在庫址周圍一定范圍內不會有形成危害檔案的氣體、灰塵的工業(yè)區(qū)。庫址應遠離危險建筑(如易燃、易爆物品倉庫)，與一般建筑之間也應保持一定距離，以防火災波及。為了向社會各界提供利用檔案,庫址應選在交通較為方便的地方,一般不應選在遠離城市的郊區(qū)或山區(qū)。庫址周圍要留有余地，以便擴建。
2、防熱與防潮(防水)
檔案庫內高溫的形成主要是由太陽輻射熱通過庫房屋頂、墻壁、門窗傳入，高濕的形成主要是由地下水 、雨水以及濕空氣通過屋頂 、墻身、門窗、地面等部位滲入。檔案庫房的防熱與防潮，主要應在屋頂、外墻、門、窗、地面等庫房建筑的圍護結構上采取相應措施,使庫內溫濕度盡量保持穩(wěn)定,以利于接近或達到要求。中國《檔案館建筑設計規(guī)范》規(guī)定，一般檔案庫房溫度冬季不低于14℃，夏季不高于24℃，相對濕度45～60%。
檔案庫屋頂?shù)男问健⒔Y構、用材、顏色均應考慮隔熱效果，同時也要有利于雨水及時排泄，防止?jié)B漏。一般認為屋面有一定坡度有利于排水，空氣間層屋頂利于隔熱。中國新建檔案庫采用雙層屋頂者漸多，采取平屋頂時，注意架空層基層的保溫隔熱處理，架空層不小于0.2米。采用坡屋頂時,注意屋頂內通風流暢，其下層頂板采用鋼筋混凝土結構。
檔案庫外墻隔熱防潮措施有：加厚墻體，墻體使用隔熱、防水材料，空氣間層墻體，設外走廊或環(huán)形走廊等。上述措施各有利弊，應該力爭做到揚長避短，綜合利用。中國檔案館庫房設環(huán)形走廊者較多，即在庫房四周設置外廊，外廊寬度可根據(jù)需要，從1米多至2米不等。環(huán)形走廊的外墻厚度一般要求不低于0.37米，墻體中可使用隔熱、防水材料。外墻體上不開窗或開小窗。環(huán)形走廊可防止輻射熱、雨水等各種有害因素直接對庫內的影響，對檔案保護具有防潮、隔熱、防塵、防光等綜合效果。

檔案庫的窗戶應盡可能少而小，每開間窗洞面積與外墻面積之比不大于1∶10 。窗戶應為雙層窗，要嚴密、堅固，便于開啟，便于密閉，并應有遮陽設施。庫房門應堅固、嚴密、耐火、防潮、隔熱。庫房入口處應設有緩沖間。建造無窗檔案庫是發(fā)展趨勢,可以減少能耗,較好地保證庫內溫濕度的穩(wěn)定。但無窗庫必須配置相應的技術設施。
檔案庫房分地下庫(包括洞庫)與地上庫。地下庫的優(yōu)點是庫內溫濕度較為穩(wěn)定，能防光、防塵等，但必須采取地面、墻體的防水與防潮措施。地上庫地面防潮措施有兩種：一是填實地面，一是架空地面。中國檔案庫新建者以架空地面為多，特別是在南方高濕地區(qū)。架空層高度一般不小于0.45米，下面采用簡易水泥地面，高出室外地面不小于 0.15米，地面的排水坡度不小于1%。架空層上部地面一般均有防潮措施，架空層外墻應有通風洞，裝鑄鐵通風篦和可開啟、封閉的板門，適時開閉，以防結露。 檔案庫房
3、防火與防盜
檔案庫應當是單獨的防火區(qū)。庫區(qū)與其他部分的隔墻應有防火墻,材料為耐火極限不少于4小時的非燃燒體。檔案館庫區(qū)應設火災和防盜自動報警裝置，以及對檔案無危害的滅火設備。
庫區(qū)外可設置水消防系統(tǒng)。庫門及底層外窗均應采取可靠的安全防護措施。如有外遮陽設施，應做防盜處理。庫區(qū)不應設置室外樓梯。

檔案庫可根據(jù)使用性質和需要設大庫、中庫、小庫，各庫應有獨立的出入口。庫房凈高不應低于2.40米。

如何做好檔案管理工作？

如何做好檔案管理工作
一、提高綜合工作素質
　　要想將綜合檔案的管理工作更好的實施下去，那么首先需要引起領導對于檔案管理工作的重視，這樣才可以促進工作順利的開展下去。只有贏得領導對于檔案工作的認同，才可以使檔案工作人員具備良好的工作態(tài)度 提高綜合檔案管理工作的質量。檔案管理的工作人員應該將自己的主觀能動性充分的發(fā)揮出來，奧正檔案管理工作更加順利的進行下去，讓領導明確這項工作的重要性。 以下是日常工作中需要注意的方面：
　　1.管理人員應該保持良好工作態(tài)度，將自己的本質工作做好，要獲得領導對自己工作的 滿意，領導對于工作的滿意主要是由于工作人員的工作質量。檔案工作者需要做到愛崗敬業(yè)，給領導留下深刻的印象。
　　2.加強宣傳檔案工作的重要性。一些領導不夠重視檔案工作，他們認為檔案工作是可有可無的，這是因為他們對于檔案管理工作缺乏基本的認知度，以此檔案工作者的宣傳工作就顯得特別重要。工作人員可以理應比較重要的文件資料給領導看，使領導可以對于檔案工作留下深刻的印象，并且受到一定的啟發(fā)，在實踐工作當中得到有效的利用。工作人員也可以找機會交流檔案工作，發(fā)揮出管理工作的重要性，這樣可以使領導對于檔案工作產(chǎn)生極大的認同感。
二、綜合利用各種資源，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理
　　當前各個領域的工作都在循序發(fā)展，檔案工作也由此發(fā)生很大的改變，出現(xiàn)一系列需要解決的問題。檔案數(shù)量不斷加大，因此有關檔案的分類管理體系也逐漸變得復雜，對于管理者的要求也逐漸提高，需要利用各種現(xiàn)代管理手段，將檔案管理當中存在的問題信息進行解決。
　　1.加強職業(yè)素質：檔案管理工作對于管理人員的專業(yè)素質提出了更高的要求，工作人員需要具備豐厚的專業(yè)知識，并且具備職業(yè)責任感和職業(yè)道德，加強樂于奉獻的精神。管理者需要利用各種相關的資料，使自身的知識領域得到拓展，從而使自身的綜合素質得到有效的提高，使新時代的檔案管理工作得到有效的發(fā)展。
　　2.提高綜合管理素質：針對傳統(tǒng)的檔案管理工作，通常都是利用手工抄寫的方式，雖然很容易操作，但是其工作效率卻比較低，很容易出錯。近些年電子技術不斷發(fā)展，傳統(tǒng)手工檔案工作方式不再適用，檔案管理工作需要利用科技手段，檔案管理人員需要熟練掌握這些先進的科技手段，使自身的職業(yè)技能進行提高個，在崗位上一邊工作一邊學習，對于最新的管理方法及時的掌握，并且對于不斷發(fā)展的信息文化給予關注，成為具有很高綜合素質的檔案管理工作人員。
　　3.充分利用現(xiàn)有的資源：檔案當中涉及到豐富的信息，這也是重要的信息資源。但是這樣一來，檔案整理工作就會變得更加沉重，具有很多重復的工作，加大了勞動強度?，F(xiàn)代的工作通常都是利用計算機完成，使工作變得更加簡單。工作人員整理分類資料通常都是結合自己的工作習慣，雖然工作標準都是統(tǒng)一的，但是由于個人的主觀因素是不同的，這會為立卷工作帶來很大的不便，這樣看來計算機管理具有不可代替的優(yōu)勢，避免出現(xiàn)手工操作所造成的失誤，使工作效率得到極大的提高。
三、加強培訓的工作力度
　　檔案管理工作這的自身素質和業(yè)務水平對于檔案管理工作的質量造成直接的影響。檔案管理者應該適應工作的需要，將檔案管理者的主觀能動性充分的發(fā)揮出來，使其知識水平和掛歷能力得到全面提高，要想使檔案管理工作的變化得到更好的適應，將工作強度進行簡化，從而認識工作觀念得到轉變，放棄傳統(tǒng)的工作方式，不斷學習新的管理方式和管理工具。
　　1.加強繼續(xù)教育的力度：不斷發(fā)展繼續(xù)教育，使新的工作環(huán)境和工作內容可以得到進一步的適應，在檔案管理過程中，繼續(xù)教育的實際意義需要得到充分的認識，可以對于時代發(fā)展的要求更好的適應，從而培養(yǎng)出更多專業(yè)的檔案管理人才。
　　2.加強制度建設：開展檔案工作的培訓需要建立良好的運行機制。建立有關繼續(xù)教育的管理制度，并且嚴格的執(zhí)行下去。以此為基礎，建立有關繼續(xù)教育的約束和鼓勵機制，從而對于繼續(xù)教育運行機制得到有效的監(jiān)督和保障。
　　3.開展綜合培訓：以管理人員的職業(yè)素養(yǎng)程度為基礎，在培訓的過程中，需要按照層次、崗位等為基礎，實現(xiàn)多渠道多形式的開展。盡量提供給檔案管作者更多的學習機會，從而將管理工作者的職業(yè)水平在最大程度上進行提高。對于相關的知識進行普及，例如哲學、歷史學等等，與此同時，需要加強學習科學信息知識，在檔案的管理工作中應用現(xiàn)代化的科學技術，從而將管理工作的效率得到提高。
四、 深入和完善現(xiàn)代的檔案資料
　　檔案管理人員在收集和整理檔案的過程中，需要明確的分類所有的文件，對其實現(xiàn)編號。與此同時，需要科學的分類所有的文件資料，以不同部門為基礎，對所有的資料進行分類。以資料的屬性和作用進行分類。這樣可以減少由于傳統(tǒng)手寫借閱浪費的時間，同時也可以避免發(fā)生資料損壞或者丟失的情況，使服務質量得到提高，使檔案管理人員的專業(yè)技能得到有效的提升。

企業(yè)如何做好檔案管理

導語：企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，真實地記錄著企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)濟和企業(yè)發(fā)展的全過程。借助檔案資料，能夠更好地了解企業(yè)的過去，把握現(xiàn)在，規(guī)劃未來。因此，企業(yè)做好檔案管理對企業(yè)的長遠發(fā)展和人員調整具有重要作用。

1、建立健全檔案管理制度。

按照《企業(yè)檔案管理標準》的要求，依據(jù)《檔案法》有關規(guī)定，結合本企業(yè)實際編制各種規(guī)章制度，并在實際工作中不斷進行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關要求，加強對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道運行。

2、檔案管理人員的業(yè)務素質直接影響檔案管理的質量，提高檔案管理人員的業(yè)務水平是檔案管理工作的重要保證。

我們要把提高檔案人員業(yè)務素質作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案：工作重要意義的認識，增強檔案人員的責任心，責任感，為搞好檔案工作打下堅實基礎。

3、提高檔案管理水平，強化服務。

要進一步提高檔案管理水平，必須貫徹檔案的集中統(tǒng)一管理的原則，即要注意所藏檔案門類齊全，又要注意檔案的重要程度，使那些反映本部門主要職能活動的業(yè)務檔案及反映重要活動的照片、錄音帶不同載體的檔案，也能向本部門歸檔，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。要強化服務意識，檔案的收集、整理、搶救、保存這些基礎工作是必要的，但目的是用檔案為現(xiàn)代化建設服務，把死的東西變活，這也是檔案工作的一項重要任務。例如：我公司在1990年成立了檔案室.所有的檔案都進行了集中統(tǒng)一管理，在1991年IO月被評為省級先進檔案室，但我們并沒有滿足于現(xiàn)狀，而是向更高的標準邁進。針對我公司在檔案利用開發(fā)管理不夠完善的方而，從提高思想認識入手，進一步學習《檔案法》、《國有企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》。公司領導班子對此項工作給予高度重視，納入領導議事日程，多次召開專門會議討論檔案管理工作，及時解決檔案工作中存在的問題。

4、企業(yè)的不斷改革和發(fā)展.檔案在標準化、規(guī)范化、科學化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應用、分析的道路.使之更好地為生產(chǎn)服務，還有很多需要研究和解決的實質性問題。

企業(yè)管理檔案存在的問題：

4.1　企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項考核，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分干部還認為檔案室就是資料室，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃;有任務、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

4.2　檔案工作缺乏制度化的管理程序

當前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室都規(guī)辦公室管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較難，各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

4.3　缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網(wǎng)絡化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備.但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是，領導重視不夠，雖有微機和檔案網(wǎng)絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。

5、檔案工作存在問題的解決對策

檔案室雖然是一個龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲存在眾多的.雜亂堆積的資料中，只有根據(jù)需要，把相關信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，通過加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實現(xiàn)其價值。檔案管理作為工作中的一項重要工作，為企業(yè)發(fā)揮著不可磨滅的功績。要充分發(fā)揮檔案管理的作用，才能使之更好地為企業(yè)做好服務。

6、檔案工作必須進行系統(tǒng)管理

6.1　抓好組織建設，完善管理制度，做到“五個統(tǒng)一”

抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵。一是成立由分管領導任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領導小組.協(xié)調各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障;二是把檔案管理工作列入到公司領導的議事日程.年初有部署，年終有總結，平時有檢查指導，并接受上級省市和上級檔案管理部門的領導和指導;三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調發(fā)展，檔案部門做到統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一制定計劃，統(tǒng)一檢查指導和統(tǒng)一培訓交流。

6.2　檔案工作要有計劃和目標

檔案工作要想取得長遠的發(fā)展，必須增強檔案工作的主動性、前瞻性，制定出有指導性的檔案發(fā)展規(guī)則。為此，領導干部要意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結合當今公自動化、社會信息化發(fā)展的新趨勢，加大技術投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實.際的工作計劃。

6.3　加強檔案基礎工作，按時完成上級部門下發(fā)文件的歸檔工作。

在檔案基礎管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎工作，從領導機制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對每年上級主管部門下發(fā)的文件按規(guī)定進行歸檔、立卷，按時完成。

6.4　加強培訓力度，努力提高檔案管理人員的素質，建立健全相關管理制度，一是要明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責。在各部門選拔素質較高的人員為兼職檔案員.負責本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機制。

6.5　搞好檔案的信息化建設，促進檔案資源的充分利用

運用高新科技對檔案工作進行創(chuàng)新、改造，適應檔案信息化建設的新要求，是順應當今科學技術突飛猛進的發(fā)展新趨勢，應大膽采用先進的技術手段對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

檔案管理的目的，在于服務和利用，因此要增強檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，更好地發(fā)揮檔案的服務作用和應盡的職能，為生產(chǎn)部門提供更好的服務。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應重視這項工作，使檔案工作再上新臺階。

如何做好倉庫管理

一、建立過程控制：有相關的作業(yè)指導書（SOP：standardoperation procedare）。

1、 確定產(chǎn)品范圍。

2、 規(guī)定保管環(huán)境。

3、 明確保管方法、注意事項。

二、貯存：做好倉儲管理

1、 建立倉庫貯存區(qū)域平面圖。（總圖、具體圖）

2、 制定倉儲管理辦法（如：產(chǎn)品搬運、貯存及防護辦法、包裝作業(yè)規(guī)范等）。

量：收發(fā)管理（先進先出、料帳符合、搜尋容易、進出方便）

盤點：月/半年/年度（盤點作業(yè)規(guī)定）

質：庫存抽查物料、成品，事前管理。（庫存品品質抽查規(guī)定）

3、五金庫材料領用要規(guī)范：要按規(guī)矩領料，實行領料單制度，晚班更要嚴格執(zhí)行。

4、要做材料明細帳。

5、實行領料單制度。

6、電風扇購買要把關：使用單位要寫好用途，用在哪個部門，倉庫做好臺賬。

7、數(shù)量上由財務監(jiān)督：比如盤點。

8、帳物卡相符。

9、所有材料都有人管。

三、做好產(chǎn)品分類，明確保管方法。

1、 易燃品(酒精、甲苯)：儲存空間獨立、隔離、遠離火源，且有醒目標識。

2、 有毒：電鍍業(yè)氰化物。

3、 易蝕品：烤漆件

4、 危險品：強酸、強堿：標示明確、作業(yè)方法：隔離。

5、 貴重品：黃金手飾：專人保管，鎖好保險柜。

6、 易老化品：橡膠、塑料，怕高溫。

7、 易碎品：玻璃，燈飾：保存場所固定。

8、 壽限品：油漆業(yè)原料、油漆成品：保管期限、對保管場所的環(huán)境作出規(guī)定。

四、搬運按規(guī)范。

1、適宜的設施：叉車、升降機、推車。

維護：日常、定期。

2、適宜的方法：安全性。

限重堆放方式：重在下，輕在上。

限高堆放方式：不影響搬運人員視線。

五、裝運核對裝運單。

1、 質：合格標識、保質期內、外包裝是否良好

2、 量：數(shù)量是否正確。

3、 其他：客戶、產(chǎn)品

六、開展5S管理。

整理：區(qū)分要與不要的東西。

整頓：把要的東西整理有序，目的是存取容易。

清掃：地面、周圍、環(huán)境清掃、掃除雜物、灰塵。

清潔：保持以上的效果。

素養(yǎng)：養(yǎng)成習慣。