在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代，檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型已成為提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率、保障信息安全、促進(jìn)信息共享的重要手段。鞏義市作為河南省的重要工業(yè)城市，近年來(lái)也十分注重公司檔案信息化管理工作。

　　鞏義公司檔案信息化管理的重要意義：

　　第一，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)期保存。在傳統(tǒng)的檔案管理中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位均通過(guò)人工管理的模式對(duì)各種文書(shū)檔案進(jìn)行收集、整理、保存與利用。這種模式不但耗費(fèi)了大量的人力、物力和資金，還可能會(huì)受諸多因素影響而引起文書(shū)檔案發(fā)霉、損壞、丟失等隱患，也無(wú)法保證檔案信息的完整性和可靠性。因此加速推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的數(shù)據(jù)信息并直接儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)軟件中，從而有效避免了檔案信息損壞或丟失現(xiàn)象，也有助于提高檔案儲(chǔ)存的質(zhì)量。

　　第二，有利于提升檔案管理質(zhì)量。一是檔案管理本身是一個(gè)具有較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性、嚴(yán)謹(jǐn)性和復(fù)雜性的系統(tǒng)工程，要想提高檔案管理質(zhì)量和執(zhí)行效果，往往需要檔案管理人員投入大量的時(shí)間與精力，特別是在以往的紙質(zhì)版檔案管理工作中，管理人員必須時(shí)時(shí)關(guān)注檔案資料的更新與補(bǔ)充，這就在無(wú)形中增加了檔案管理人員的工作量。二是把機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化管理，將檔案保存在互聯(lián)網(wǎng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，能減少檔案資料管理的空間，有效提高檔案檢索效率，便于各崗位人員隨時(shí)隨地檢索所需要的各種檔案信息，最終能實(shí)現(xiàn)提升單位檔案資源利用效率和機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的管理效率的目的。

　　第三，有利于提高單位內(nèi)部資源共享。在傳統(tǒng)的檔案資料管理模式下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料通常由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)保存。數(shù)字化的檔案管理讓關(guān)事業(yè)單位能夠使用網(wǎng)絡(luò)、辦公網(wǎng)站、微信服務(wù)平臺(tái)和政務(wù)網(wǎng)站等來(lái)直接查詢檔案信息。這種方式能夠有效地利用檔案數(shù)據(jù)，幫助關(guān)事業(yè)單位更加流暢地執(zhí)行業(yè)務(wù)工作，為其之間的高效運(yùn)營(yíng)提供堅(jiān)實(shí)的保障。

　　鞏義公司檔案信息化管理過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題包括：

　　1. 資源投入不足

　　現(xiàn)階段仍有不少機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案信息化管理缺乏充分的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案信息化推進(jìn)工作沒(méi)有引起足夠的重視，資金、人力、物力投入不足，造成本單位檔案信息化或智能收集與管理等能力不足，從而導(dǎo)致檔案信息資源無(wú)法有效利用，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理和決策。

　　2. 管理人員專(zhuān)業(yè)性不高

　　首先，在以往傳統(tǒng)的檔案管理模式中，對(duì)檔案管理人員要求不高，多數(shù)人員未經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，甚至部分管理人員不具有最基本的信息技術(shù)。其次，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理人員多為兼職管理員，且流動(dòng)性大，沒(méi)有長(zhǎng)期從事檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，從而導(dǎo)致檔案信息化管理的推進(jìn)有一定的滯后性。

　　3. 存在安全隱患

　　一是在檔案保管、傳輸過(guò)程中都存在風(fēng)險(xiǎn)，主要體現(xiàn)在：系統(tǒng)存在漏洞，相關(guān)軟件系統(tǒng)使病毒、黑客入侵;或者檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸和共享，在傳輸與共享的過(guò)程中存在信息被盜取、更改的風(fēng)險(xiǎn)，從而導(dǎo)致了檔案信息泄漏。二是當(dāng)政府部門(mén)和公共機(jī)構(gòu)將其文檔數(shù)字化業(yè)務(wù)移交給外部企業(yè)時(shí)，可能會(huì)遇到對(duì)文件實(shí)體的保全問(wèn)題。

　　鞏義公司檔案信息化管理的未來(lái)發(fā)展方向：

　　1. 轉(zhuǎn)變思想觀念。檔案管理部門(mén)要全面、準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的意義，要以此來(lái)引導(dǎo)和改變機(jī)關(guān)事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的思想觀念，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視度，達(dá)到加大對(duì)檔案信息化建設(shè)資源投入的目的，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型提供前期條件。

　　2. 加強(qiáng)人才培養(yǎng)。對(duì)于檔案信息化管理，所需要的人員必須要掌握信息技術(shù)和檔案管理知識(shí)，這需要由機(jī)關(guān)事業(yè)單位予以大力支持與幫助，比如，引導(dǎo)管理人員自主學(xué)習(xí)相應(yīng)的書(shū)籍和視頻，積極組織管理人員參加專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和外出學(xué)習(xí)交流等，以便提高管理人員的知識(shí)與操作技能，進(jìn)一步推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)。

　　3. 嚴(yán)格執(zhí)行保密機(jī)制。因?yàn)闄n案內(nèi)容的復(fù)雜性，檔案信息化管理要有嚴(yán)格的保密機(jī)制，在檔案信息化推進(jìn)過(guò)程中，要時(shí)刻保證檔案信息和檔案信息化平臺(tái)的安全，要采取多級(jí)保護(hù)措施，重點(diǎn)保證檔案信息不能被錯(cuò)誤使用、泄漏或損壞。對(duì)于外包的公司，要做好資質(zhì)審查，采取招投標(biāo)的形式，選用實(shí)力雄厚并且正規(guī)的公司進(jìn)行合作，在合同中要明確檔案數(shù)字化工作的有關(guān)規(guī)范與要求，對(duì)數(shù)字化工作實(shí)施階段性檢驗(yàn)，對(duì)前一階段不符合規(guī)范的內(nèi)容加以糾正。