智慧檔案管理與大數(shù)據(jù)解決方案的領航者,讓信息價值超越期待
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在信息化時代,檔案管理的重要性日益凸顯,而檔案庫房作為檔案存儲的核心場所,其建設質量直接關系到檔案的安全與完整。單位檔案庫房建設不僅是檔案管理工作的基礎,更是保障單位運營、維護歷史記錄和推動未來發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。隨著檔案數(shù)字化、智能化管理的推進,檔案庫房的建設標準和功能需求也在不斷提升。因此,科學規(guī)劃、合理設計并高標準建設檔案庫房,對于提升單位檔案管理水平、保障檔案安全具有深遠意義。
單位檔案庫房建設原則:
1.庫區(qū)應根據(jù)檔案類別、保管要求和經濟性,設置不同類型的庫房和確定柱網、層高與載荷,珍貴檔案存儲應設珍藏庫。檔案庫房層高應滿足排架高度、管道安裝維修的要求。
2.庫區(qū)內應設工作人員更衣室,其余附屬用房不應設在庫區(qū)內。
3.庫區(qū)或庫房入口處應設過渡間。
4.檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限,需要根據(jù)實際情況進行測量計算。
5.檔案庫房不應設置在地下或頂層,地處濕潤地區(qū)的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。
6.檔案用房要按照功能區(qū)分原則,力求達到功能合理,流程便捷。檔案用房要實行“三分開”(檔案業(yè)務工作室、檔案庫房和閱檔室分開)。
7.檔案庫房應當根據(jù)需要符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜等檔案裝具,不得采用木質柜、玻璃門柜等裝具。
8.檔案庫房應當配備溫濕度監(jiān)測調控系統(tǒng),安裝漏水報警設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門,配備火災自動報警設備。
9.檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施,可以選擇設置智能門禁識別、紅外報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應當設置視頻監(jiān)控設備。
單位檔案庫房建設的具體內容:
1.健全制度:檔案庫房管理制度,包含庫房日常安全管理,定期安全檢查,每天溫濕度控制、保持整潔衛(wèi)生、遵守保密規(guī)定等內容。檔案員每月應對所保存的檔案進行一次檢查,每年對所保存的檔案進行一次清點核對,并做好檢查、清點記錄,發(fā)現(xiàn)問題應及時匯報并采取相應的措施。
2.防高溫、防潮:檔案庫房溫度控制在14-24攝氏度,每晝夜波動幅度不大于2攝氏度;相對濕度控制在45%-60%之間,每晝夜波動幅度不大于±5%。庫房內應配備溫濕度儀,應配備空調、除濕機、加濕器等調溫調濕設備。當溫濕度超過標準時必須采取措施使之符合要求,檔案庫房安裝柜式或壁掛式空調為宜。
3.防日光直射和紫外線照射:采用人工照明時,宜選乳白色防爆燈罩的白熾燈。當采用熒光燈時,應有過濾紫外線和安全防火措施。窗戶要安裝防光窗簾,避免陽光直射檔案。
4.防有害生物:檔案庫房應盡量將溫濕度控制在標準范圍,檔案箱柜內應放置防蟲、防霉藥品,并及時更換。有條件的庫房可配備臭氧發(fā)生器,凈化庫房空氣。為防蟲和防鼠,管道通過墻面或樓、地面處均應用不燃材料填塞密實。其他墻身孔洞也應采取防護措施。
5.防塵、防污染:檔案庫房及箱柜保持整潔、無灰塵,箱柜、地面要用吸塵器、擰干的抹布、拖把清潔。嚴禁將其他用品與檔案一同存放。
6.防火:檔案庫房應配備消防器材,采用氣體或干粉型,并定期檢查更換。庫房內嚴禁存放易燃易爆物品,嚴禁吸煙。庫房內各類電器使用方法要規(guī)范,8小時以外、節(jié)假日或檔案員外出都要切斷電源。要安裝防火報警器。要做好每日下班前的安全檢查,確保萬無一失。
7.防盜:檔案庫房、箱、柜門應及時上鎖,鑰匙由檔案管理人員保管,非檔案管理人員不得擅自進入庫房。離開庫房應及時關燈、關門、關窗。檔案庫房一般應安裝防盜報警器。
最后,單位檔案庫房建設是一項系統(tǒng)性、長期性的工作,需要綜合考慮安全、實用、經濟和可持續(xù)發(fā)展等多方面因素。通過科學規(guī)劃、合理設計和高標準建設,單位檔案庫房不僅能夠為檔案提供安全、穩(wěn)定的存儲環(huán)境,還能有效支持檔案的數(shù)字化、智能化管理,提升檔案管理的整體效能。