在數(shù)字化浪潮洶涌澎湃的今天，信息的高效存儲(chǔ)、便捷管理和精準(zhǔn)檢索已成為各行各業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)力。南昌，這座歷史悠久、人文薈萃的城市，正以蓬勃的生機(jī)邁向現(xiàn)代化新征程。而檔案管理，作為記錄城市發(fā)展脈絡(luò)、承載歷史記憶的重要環(huán)節(jié)，也在與時(shí)俱進(jìn)，加速邁向電子化、智能化的新時(shí)代。南昌檔案電子化公司應(yīng)運(yùn)而生，致力于以創(chuàng)新科技為筆，為南昌的檔案管理書(shū)寫嶄新的篇章，為城市的數(shù)字化轉(zhuǎn)型注入強(qiáng)勁動(dòng)力，開(kāi)啟檔案管理高效、安全、可持續(xù)發(fā)展的全新征程。

　　南昌檔案電子化公司開(kāi)展檔案電子化加工工作前，需要做好以下準(zhǔn)備工作：

　　1.制定工作方案，配備設(shè)施設(shè)備

　?、俟ぷ鞣桨笐?yīng)包括數(shù)字化對(duì)象、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標(biāo)、驗(yàn)收依據(jù)、人員安排、責(zé)任分工、進(jìn)度安排、安全管理措施等內(nèi)容。

　　②建立崗位管理、人員管理、場(chǎng)地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實(shí)體管理等方面的數(shù)字化工作制度。

　?、叟鋫鋵Ｓ眉庸?chǎng)地，檔案存放、數(shù)字化前處理、著錄、掃描、圖像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域分區(qū)布置;配備必要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)磁盤、檔案整理加工工具;配備防盜報(bào)警、視頻監(jiān)控等安全管理的設(shè)施設(shè)備;

　　④檔案電子化工作如需外包，應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊(cè)資金情況等方面嚴(yán)格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì)，指派專門人員參與外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，從數(shù)字化場(chǎng)所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實(shí)體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理要求。

　　2.做好檔案出庫(kù)工作

　?、侔凑展ぷ鞣桨复_定的數(shù)字化對(duì)象開(kāi)展檔案調(diào)取、清點(diǎn)、登記等前期準(zhǔn)備工作，并提交檔案出庫(kù)申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照檔案庫(kù)房管理規(guī)定為數(shù)字化對(duì)象辦理出庫(kù)相關(guān)手續(xù)，并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無(wú)誤后，對(duì)檔案進(jìn)行交接出庫(kù)。

　?、跈n案電子化過(guò)程中，應(yīng)設(shè)置距離數(shù)字化加工場(chǎng)所較近的保管庫(kù)用以臨時(shí)存放紙質(zhì)檔案，并對(duì)紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取與歸還進(jìn)行嚴(yán)格管理，認(rèn)真做好檢查、清點(diǎn)、登記等工作，確保紙質(zhì)檔案的安全。

　　做好一系列前期準(zhǔn)備工作后，南昌檔案電子化公司將進(jìn)一步開(kāi)展檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。為了進(jìn)一步促進(jìn)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型

　　(1)檔案掃描的基本要求

　　檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，和進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

　　(2)掃描設(shè)備的選擇

　?、賾?yīng)特別注意對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)，盡量采用對(duì)檔案實(shí)體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。紙張老舊、薄脆、破損的，不得使用高速掃描儀進(jìn)行掃描。

　?、诔鏊褂脪呙鑳x掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進(jìn)行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時(shí)，相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠的重疊，并且采用標(biāo)版等方式明確說(shuō)明分幅方法;若后期采用軟件自動(dòng)拼接的方式，重疊尺寸建議不小于單幅圖像對(duì)應(yīng)原件尺寸的1/3。

　?、蹜?yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進(jìn)行定期維護(hù)、保養(yǎng)。

　　(3)掃描色彩模式

　　①宜全部采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　　②掃描的電子圖像色澤、亮度、飽和度需要和檔案實(shí)體原件基本保持一致。

　?、蹝呙鑸D像不得出現(xiàn)檔案實(shí)體原件沒(méi)有的異常顏色。

　　(4)掃描分辨率

　　一般情況下，紙質(zhì)檔案的掃描分辨率采用300 DPI。照片檔案、文字密集的檔案、珍貴檔案可以使用600 DPI或更高的分辨率。

　　(5)存儲(chǔ)格式

　?、偌堎|(zhì)檔案數(shù)字圖像長(zhǎng)期保存格式為TIFF、JPEG等通用格式，同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲(chǔ)格式。

　?、趫D像壓縮率的選擇可根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的需求而定。一般，A4幅面檔案圖像文件容量大小控制在500KB至1.5MB之間，A3幅面檔案圖像文件控制在500KB至2MB之間。

　?、奂堎|(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時(shí)，也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲(chǔ)空間占用等方面進(jìn)行綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為PDF等其他格式。

　　(6)圖像命名

　?、賾?yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)對(duì)數(shù)字圖像命名，確保圖像命名的唯一性。

　?、诮ㄗh將數(shù)字圖像存儲(chǔ)為單頁(yè)文件，并按檔號(hào)與圖像流水號(hào)的組合對(duì)圖像命名。