合肥市是安徽省政治、經(jīng)濟(jì)、文化、信息、交通、金融和商貿(mào)中心，是長(zhǎng)三角城市群副中心城市，檔案信息資源十分充實(shí)，對(duì)于檔案的管理和建設(shè)也較為重視。因此，合肥市積極開展檔案電子化掃描工作。

　　合肥檔案電子化掃描的相關(guān)對(duì)策：

　　第一，慎重選擇技術(shù)路線。信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征，對(duì)檔案信息電子化影響最大的是檔案應(yīng)用軟件的開發(fā)及成熟的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)的實(shí)現(xiàn)。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息電子化系統(tǒng)的技術(shù)路線尤為重要，應(yīng)從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展的角度考慮，研制開發(fā)適應(yīng)當(dāng)代檔案信息管理工作的應(yīng)用軟件，其中的管理模塊應(yīng)與各行各業(yè)的檔案管理工作應(yīng)緊密結(jié)合，同時(shí)利用軟件技術(shù)實(shí)現(xiàn)不同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)間的自動(dòng)轉(zhuǎn)換功能，即通過應(yīng)用軟件化繁為簡(jiǎn)，將不同處理手段形成的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、版式等，通過軟件自動(dòng)轉(zhuǎn)化到國(guó)際、國(guó)內(nèi)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)上來，從而最大限度地發(fā)揮計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能，使得檔案信息電子化趨于完善。

　　第二，加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案電子化運(yùn)用體現(xiàn)在檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案管理要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和有效實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案信息電子化，必須進(jìn)行科學(xué)、合理、長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。檔案管理部門應(yīng)盡早制定檔案信息電子一體化技術(shù)流程標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)則，以保證電子文件向檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的平滑移交，實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息、文件原文和原數(shù)據(jù)的電子化管理。通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)在一定的范圍內(nèi)進(jìn)行資源共享，從而有效地避免大量的重復(fù)勞動(dòng)，防止日后數(shù)據(jù)匯集過程中出現(xiàn)的冗余、重復(fù)現(xiàn)象。

　　第三，注重檔案信息安全管理。檔案信息資源管理中有很多安全問題需要注意。首先是檔案內(nèi)容安全。涉及到國(guó)家、商業(yè)秘密，個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案，有的屬于整卷保密，有的屬于部分內(nèi)容保密。對(duì)于這些內(nèi)容，在電子化過程中以及對(duì)外開放使用時(shí)均需要特別注意，須采取必要措施。其次是檔案應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫的安全。應(yīng)選擇安全級(jí)別高的應(yīng)用系統(tǒng)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期備份和異地備份，維護(hù)系統(tǒng)事務(wù)日志，實(shí)行嚴(yán)格的用戶身份鑒別和安全訪問控制，避免因人為破壞或系統(tǒng)故障導(dǎo)致信息丟失。

　　第四，高度重視人才管理。推進(jìn)檔案信息電子化的關(guān)鍵是人才。檔案電子化及電子化檔案信息管理，涉及到計(jì)算機(jī)軟硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和檔案管理等基礎(chǔ)知識(shí)，絕不是只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)或只懂得紙質(zhì)等載體檔案管理知識(shí)的人所能勝任的，所以應(yīng)加強(qiáng)多元化、復(fù)合型人才的培養(yǎng)，著力培育符合行業(yè)特點(diǎn)的專業(yè)技術(shù)人才，逐步積聚起一支穩(wěn)定、勝任的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍。

　　第五，開展檔案電子化問題研究。要加強(qiáng)檔案電子化問題研究，及時(shí)解決電子化進(jìn)程中的疑難問題。隨著檔案電子化工作的不斷推進(jìn)，不可避免地會(huì)遇到一些新情況、新問題。比如，電子化檔案信息的壓縮存儲(chǔ)關(guān)鍵技術(shù)問題，訪問形式與安全控制問題，真?zhèn)未_認(rèn)和法律效果問題等。針對(duì)這些新情況、新問題，在抓檔案電子化工作的同時(shí)，需要及時(shí)研究解決，確保檔案電子化工作的順利開展。

　　合肥檔案電子化掃描過程中，可能用到的工具包括：

　　1.掃描儀/數(shù)字拍攝儀：用于將紙質(zhì)文件數(shù)字化為電子文件的工具。

　　2. OCR(光學(xué)字符識(shí)別)軟件：用于將掃描或拍攝的圖像文件轉(zhuǎn)換為可編輯的文本文件。3.文件管理系統(tǒng)/智能電子檔案管理系統(tǒng)：用于存儲(chǔ)、分類、索引和檢索電子檔案的軟件系統(tǒng)。

　　4.數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備：包括硬盤、閃存驅(qū)動(dòng)器、云存儲(chǔ)等，用于存儲(chǔ)電子檔案。

　　5.數(shù)字簽名工具：用于對(duì)電子文檔進(jìn)行電子簽名，確保文件的真實(shí)性和完整性。

　　6. 數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工具：用于定期備份電子檔案，并在需要時(shí)進(jìn)行恢復(fù)。

　　7. 數(shù)據(jù)安全工具：包括防病毒軟件、防火墻、加密軟件等，用于保護(hù)電子檔案的安全性和機(jī)密性。

　　8.手寫輸入和識(shí)別軟件：用于將手寫的文件或筆記數(shù)字化，并進(jìn)行文字識(shí)別。

　　最后，相信隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，合肥檔案電子化掃描工作也將更加完善、高效、高質(zhì)量。