檔案整理服務(wù)外包是近些年檔案管理方面常說(shuō)的專有名詞，“檔案”指的就是我們的工作對(duì)象，紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等;“服務(wù)”是指該項(xiàng)工作的性質(zhì)，一般指操作性的工作，如開(kāi)展檔案整理加工、實(shí)施檔案數(shù)字化、進(jìn)行檔案文字識(shí)別等;“外包”是指把相關(guān)的工作對(duì)外打包出去，無(wú)需自己親自處理，可以將該項(xiàng)工作委托給機(jī)構(gòu)、企業(yè)或者公司協(xié)助完成工作任務(wù)。檔案服務(wù)外包工作的開(kāi)展要明確工作目的和任務(wù)，要建立規(guī)范的檔案服務(wù)管理制度，外包工作開(kāi)展過(guò)程中機(jī)關(guān)單位的檔案工作人員要全程跟蹤，做好監(jiān)督和指導(dǎo)工作，確保各項(xiàng)工作的開(kāi)展符合制度和法規(guī)的約束，順利完成工作任務(wù)。

　　深圳檔案整理外包公司的開(kāi)展工作時(shí)的注意事項(xiàng)：

　　第一，要選擇有資質(zhì)的檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)。選擇的外包服務(wù)機(jī)構(gòu)人員要具備豐富的檔案整理和數(shù)字化經(jīng)驗(yàn)，具有專業(yè)水平和能力，進(jìn)行目錄錄入和數(shù)字化掃描的相關(guān)設(shè)備為非上網(wǎng)設(shè)備，這些方面的情況可以通過(guò)查看公司的外包整檔工作案例進(jìn)行查證。

　　第二，對(duì)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)要有明確的需求和目標(biāo)。在檔案整理工作進(jìn)行外包之前，整檔單位需要對(duì)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)提出整檔時(shí)間和質(zhì)量要求，明確需要整理檔案的類型，必須配備與檔案館檔案管理軟件相匹配的系統(tǒng)，最終形成的目錄和數(shù)字化副本能夠順利導(dǎo)入檔案館檔案數(shù)字資源總庫(kù)。

　　第三，確保檔案安全和保密。檔案整理外包服務(wù)要處理好涉及機(jī)密和敏感信息文件的整理，整檔單位和服務(wù)機(jī)構(gòu)要簽署嚴(yán)格的保密協(xié)議，明確保護(hù)檔案安全和保密的責(zé)任和義務(wù)。對(duì)涉密檔案的整理，在檔案主管部門的監(jiān)督指導(dǎo)下只整理實(shí)體檔案，原則上目錄進(jìn)行抄寫登記，嚴(yán)禁拍照和數(shù)字化。完成非涉密檔案目錄和文件數(shù)字化后，及時(shí)將目錄和數(shù)字化副本移交檔案館資源總庫(kù)，同時(shí)給整檔單位拷貝一份作為備份，最后要在計(jì)算機(jī)硬盤中徹底刪除相關(guān)數(shù)據(jù)。

　　第四，檔案主管部門要加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)。對(duì)立卷歸檔進(jìn)行外包的單位不能“一包了之”放任不管，縣級(jí)檔案主管部門要通過(guò)執(zhí)法檢查等手段，逐個(gè)檢查驗(yàn)收外包單位安全環(huán)境、檔案整理質(zhì)量，做好百分制評(píng)分、合格證發(fā)放、臺(tái)賬登記和數(shù)據(jù)移交的指導(dǎo)和審核工作，進(jìn)一步提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

　　第五，立卷歸檔單位要主動(dòng)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門溝通。檔案外包服務(wù)可以有效解決立卷歸檔單位人員不足、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)缺乏的問(wèn)題，但不意味著整個(gè)檔案整理過(guò)程是全面的、到位的，整檔單位要主動(dòng)和縣檔案局、檔案館溝通，看文件收集是否全面、期限劃分是否準(zhǔn)確、內(nèi)外標(biāo)注是否規(guī)范，對(duì)存在的問(wèn)題要早發(fā)現(xiàn)、早糾正，力爭(zhēng)整理的每一盒檔案都是合格、規(guī)范的。

　　選擇深圳檔案整理外包公司的好處和優(yōu)勢(shì)：

　　1. 專業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富。檔案整理外包公司擁有專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，成員通常具備檔案學(xué)專業(yè)背景及豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，熟悉各類檔案整理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。以天津的檔案整理工作為例，外包公司能精準(zhǔn)應(yīng)對(duì)不同類型檔案，無(wú)論是政府部門復(fù)雜的政策文件檔案，還是企業(yè)多樣的商業(yè)資料檔案，都能依據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類、編目與整理，大大提高整理質(zhì)量。

　　2. 成本效益顯著。自行組建團(tuán)隊(duì)進(jìn)行檔案整理，需投入大量資金用于人員招聘、培訓(xùn)、設(shè)備購(gòu)置及場(chǎng)地使用等。選擇外包公司則可避免這些高額的前期固定成本。外包公司通過(guò)規(guī)模化運(yùn)作，能有效降低單位檔案整理成本，天津在檔案整理項(xiàng)目中，可借助外包公司的成本優(yōu)勢(shì)，將資金投入到更關(guān)鍵的檔案管理環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置。

　　3. 先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備。為滿足不同客戶需求，檔案整理外包公司會(huì)持續(xù)投入資金更新技術(shù)與設(shè)備。在天津檔案數(shù)字化需求方面，外包公司擁有先進(jìn)的掃描設(shè)備，可實(shí)現(xiàn)高速、高精度掃描，搭配專業(yè)的圖像識(shí)別與處理軟件，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。同時(shí)，利用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的便捷存儲(chǔ)、檢索與共享，提升整體管理水平。

　　綜上所述，為了更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用，各個(gè)企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織都積極開(kāi)展檔案整理工作。深圳檔案整理外包公司可以為其提供很大幫助，大大減輕其檔案整理壓力，提高檔案整理工作效率。