檔案信息化建設交流

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關(guān)檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關(guān)責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術(shù)標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

檔案信息化建設的主要內(nèi)容包括哪些方面

　　檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內(nèi)容。
　　1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。
　　3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
　　4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術(shù)的復合型人才。

如何推進干部人事檔案信息化建設

干部人事檔案工作只有與時俱進，采取措施，立足實際，切實抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量，才能更高效地為人事干部工作服務。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵
1.主動收集。目前，有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有，不及時移交管檔部門。因此，作為管檔部門要隨時了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息，應主動深入材料形成部門收集歸檔，不能被動等待，避免材料形成時間過長未及時收集或經(jīng)辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網(wǎng)絡聯(lián)系圖，重點收集。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡聯(lián)系圖，各部門設立一名聯(lián)絡員，再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項分類，擬出十類重點收集的材料。如：三類考核材料，四類學籍材料、職稱評聘材料、培訓材料，五類政審材料，六類加入黨團組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調(diào)動錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料，及時與聯(lián)絡員聯(lián)系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個人基本信息，隨時掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學歷深造、參加各類培訓所掌握的技能、出國等相關(guān)信息，廣泛收集材料。對新進入單位人員，要認真審查檔案材料，發(fā)現(xiàn)缺漏的材料，要及時與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系，盡快把所缺材料補齊入檔，避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應及時與歸檔單位或個人取得聯(lián)系，盡量避免長時間擺放或先歸檔不及時完善手續(xù)，導致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進行銷毀。對弄虛作假者堅決反對，以確保檔案的真實性。
2.技術(shù)加工，分類準確，編排有序。對折皺、破損的材料進行裱糊，對過長或過寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下，對其進行裁剪。裁剪時注意上下左右，避免裁到內(nèi)容，如內(nèi)容太多會被裁到可對檔案材料進行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標準對檔案材料進行技術(shù)加工，嚴把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，通過整理，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、方便利用。
3.及時、準確做好目錄，錄入計算機。對于每年每個人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進行集中整理，而對于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時產(chǎn)生隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強的政策性。干部人事檔案工作目標考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風正派、腳踏實地、責任心強，用科學發(fā)展觀來指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產(chǎn)黨員先進性。
2.人事檔案工作具有很強的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護知識和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學習人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術(shù)，這就要求檔案人員要有一定的學習能力，才能準確領(lǐng)會、掌握和運用相關(guān)知識及理論指導。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力，并且具有極強的工作責任意識，把當前檔案工作局面變被動為主動，保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計算機操作能力，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運用于實際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂于奉獻。要有高尚的職業(yè)道德，嚴于律己，認真負責，堅持原則，做到不該說的堅決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結(jié)合本單位實際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務。

什么是檔案信息化建設？

檔案信息化建設。
檔案信息化建設是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。
十三屆全國人大常委會第十九次會議20日審議通過了修訂后的檔案法，自2021年1月1日起施行。新法強調(diào)推動檔案開放與利用，將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年，并進一步要求加強檔案信息化建設。
其實就是把計算機信息技術(shù)運用到傳統(tǒng)檔案管理中，比如有“規(guī)檔云”這類系統(tǒng)就是針對檔案信息化建設的。

做好檔案管理工作的方法

導語：檔案管理工作是企事業(yè)單位日常工作的重要組成部分，各級管理部門要合理認識到該項管理工作的重要性。要加強日常檔案管理工作，有效解決工作中遇到的問題。

一、加強檔案意識，充分認識做好檔案管理工作的重要性

一直以來，由于各種原因，相關(guān)機構(gòu)對檔案和檔案工作沒有進行足夠有效的宣傳，社會公眾對檔案這門重要學科的認識相對匱乏，認識不到檔案工作對社會發(fā)展的重要性。作為掌握大量公共信息資源的傳統(tǒng)檔案工作者，往往把自己定位為一個被動的服務者，認為自己最大的責任是管理好檔案，不重視檔案的編研工作和檔案開發(fā)利用。

“重藏輕用，重保密輕開放，重質(zhì)量輕服務”的現(xiàn)象普遍存在于當前檔案工作中，造成室藏內(nèi)容單一、門類不全，檔案信息資源得不到有效開發(fā)利用。

實際上，做好檔案管理工作是一個單位健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。

單位檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。[1]因此，要想做好檔案管理工作，我們必須加大宣傳力度，強化人們的檔案意識。

二、利用各種資源，推進檔案建設的信息化，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

隨著時代和社會的發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難。因此檔案信息化建設是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案服務水平的必由之路，是順應時代發(fā)展的必然趨勢。

1.檔案部門應配備相應的檔案現(xiàn)代化管理設備。

“工欲善其事，必先利其器”。檔案現(xiàn)代化管理必須建立在計算機和現(xiàn)代通訊設備的支持上，否則就只能是一句空話。隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進的計算機技術(shù)，實現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，尤其是使用多媒體技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤儲存，并實現(xiàn)全屏幕自動檢索。所以，計算機及其配套設施必須跟上，以滿足檔案管理現(xiàn)代化的起碼要求。

利用計算機檢索檔案，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心，使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，節(jié)約利用者查閱檔案的時間，有效提高查全率，提高服務質(zhì)量。

另外，微縮技術(shù)與計算機的廣泛應用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計算機輸出微縮膠卷(片)的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之“延年益壽”，留傳給子孫后代。建立計算機檢索終端，提供快速復印和復制服務，利用者從顯示屏幕上可速查閱到所需的檔案材料，獲得所需的復制本，給利用檔案創(chuàng)造極為方便的條件。

2.設計科學先進的檔案管理軟件，建立檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)。

檔案現(xiàn)代化建設是一項系統(tǒng)工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各機關(guān)單位日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應采用雙服務器、磁盤陣列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。

同時，為了提高利用率，還應設置適當?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢與文檔網(wǎng)絡上傳輸達到資源共享的目的。

此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級管理、卷內(nèi)目錄管理等，從而從機制上提高機關(guān)信息共享能力，使更多的人享用現(xiàn)代化高新技術(shù)的便利，準確、全面、快捷地獲取所需檔案信息，也讓利用者有更多的機會接觸、了解到檔案，增強檔案意識。

3.做好檔案信息的有效開發(fā)。

檔案部門應著眼于實際工作的需求，按照歸檔范圍，做好檔案的收集工作，及時整理、立卷、歸檔，積極豐富館藏。檔案的價值在于利用，在于為社會公眾、社會組織各項工作服務，這是檔案工作的永恒主題和根本目的，而檔案的自身性質(zhì)也決定了檔案工作的服務性。

因此我們要改變重藏輕用的傳統(tǒng)觀念，加大檔案信息開發(fā)的力度，除了制定多種檢索工具，還要積極開展檔案信息材料的二次、三次開發(fā)，編制各種編研材料，同時要注重編研材料的時效性，比如，及時修編大事記、院史、校史、專題匯編等，做好主動服務。

這樣才能使檔案價值得到最有效的開發(fā)利用，提高檔案的利用率，增強人們對檔案的依賴意識。還要開展檔案現(xiàn)代化管理的宣傳工作。開展宣傳工作是優(yōu)化檔案網(wǎng)絡建設軟環(huán)境的重要手段。宣傳的實質(zhì)是一種信息的溝通，通過有效的信息交流和傳遞，達到網(wǎng)絡建設者和組織管理者在觀念上、步調(diào)上的一致，為工程建設營造良好的人文環(huán)境。

三、加強檔案管理人才綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

檔案工作者既然是信息工作者，那么就要具備一定的信息能力，這才能適應信息資源管理工作的需要。檔案工作人員要適應信息資源檔案管理工作的需要，就必須提升信息收集和管理的能力，充分發(fā)揮主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高知識水平和管理能力。由于設備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。[2]因此，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)有以下途徑。

首先，對檔案工作者進行職業(yè)道德教育，培養(yǎng)其職業(yè)奉獻精神和高度的責任感，增加他們的檔案法規(guī)意識;結(jié)合實際抓好檔案人員的繼續(xù)教育，提高其業(yè)務能力和操作技能;另外，檔案工作者也不能忽視對其它學科知識的學習與借鑒，比如工作中對公共關(guān)系學、心理學的運用，主動深入到各項工作中去，了解情況，溝通思想，掌握利用者的'心理，改善更新服務方法與手段，全方位拓展檔案部門的社會功能，樹立檔案部門與工作人員的良好形象，從而促進檔案意識建設，推動檔案工作的全面發(fā)展，使檔案工作更好地為社會主義各項事業(yè)服務。

其次，檔案工作者既要熟悉文件檔案管理系統(tǒng)流程和基本要求，又要掌握一定的計算機基礎和基本技能，努力做到二者的有機結(jié)合，熟練地運用信息技術(shù)，處理和解決信息資源管理中的問題。

再次，現(xiàn)代社會是一個紛繁復雜的社會，處于不斷的發(fā)展變化中，檔案的信息資源管理鞏固要求檔案工作者具有敏銳的觀察能力和迅速的反應能力，觀察是獲得信息，收集、征集、挖掘有價值檔案的第一步。

檔案工作者要善于觀察分析，既做到尋找能夠留住歷史的有價值的檔案，又做到尋找檔案中能夠激活歷史并為顯示服務的有價值的信息，分析和綜合是發(fā)掘信息、開發(fā)高層次檔案信息的重要方法。

檔案工作者通過細致周密的觀察，縝密的分析、判斷、綜合，就能夠從紛繁復雜的表象中發(fā)掘有價值的信息，做好檔案的收集、整理、鑒定的工作;就能透過現(xiàn)象看本質(zhì)，從檔案信息資源中發(fā)掘出闡明問題、建議合理、帶有參考和指導意義的信息。

最后，檔案工作者必須具備一定的調(diào)查研究能力和組織協(xié)調(diào)能力，掌握實際工作的基本方法。要真實、全面地留住歷史，就必須深入實際調(diào)查研究，全面了解社會歷史的真實面貌。

要為社會提供服務，就要在客觀、全面、科學的原則指導下，不斷提高調(diào)查研究能力，這樣才能了解和掌握社會需求，進而滿足社會和人們不斷增長的信息要求。在實際工作中，檔案工作者往往是面對一個地區(qū)或一個系統(tǒng)開展工作，需要組織建立工作網(wǎng)絡，需要進行檔案信息資源建設的管理，需要培養(yǎng)、指導檔案員的工作。

要做好這些工作，檔案工作者就要學習掌握組織和協(xié)調(diào)的有關(guān)原理，具備一定的組織能力和協(xié)調(diào)能力，通過自己的努力，在工作網(wǎng)絡中建立起互相理解、相互支持、相互協(xié)作、相互配合的關(guān)系，形成工作合力，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行教育培訓。

檔案是人類社會的記憶工具和知識結(jié)晶，是國家信息資源的重要組成部分，在經(jīng)濟社會資源結(jié)構(gòu)中占有重要地位，具備保存人類文化遺產(chǎn)、維護歷史真實面貌、資政襄政、宣傳教育等社會功能。檔案管理工作者要用科學的發(fā)展觀嚴格要求自己，不斷提高檔案管理的能力，才能做好檔案工作，促進文化的交流與發(fā)展，為社會經(jīng)濟發(fā)展社會穩(wěn)定作出貢獻。