檔案信息化建設是關鍵工程

事業(yè)單位檔案管理信息化建設思考論文

事業(yè)單位檔案管理信息化建設思考論文

事業(yè)單位應當加強對檔案管理者的專業(yè)素質的培養(yǎng)，檔案管理者應當具備一定的對計算機、軟硬件技術的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。

摘要：

21世紀是一個信息化的時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代社會的快速發(fā)展了，我國檔案管理面臨一次巨大的變革，計算機網(wǎng)絡技術的普及為我國檔案管理工作的完善提供了契機，但同時也提出了挑戰(zhàn)。目前，我國檔案管理過程中存在著很多問題，嚴重阻礙了單位檔案管理信息化的建設。本文就我國檔案管理的現(xiàn)狀及如何進一步發(fā)展檔案管理工作進行了分析。

關鍵詞：

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

信息化的快速發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作帶來機遇的同時也帶來了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的以紙質為媒介，通過人工錄入方式進行的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的要求了。我國檔案管理只有實現(xiàn)轉型，才能符合事業(yè)單位實際發(fā)展的需要，發(fā)揮更大的作用。在我國檔案界已經(jīng)有很多人開始探索實現(xiàn)檔案管理工作信息化的有效途徑了，真正實現(xiàn)這個目標任重而道遠。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

全球信息化的飛速發(fā)展使得大部分事業(yè)單位開始了檔案管理信息化的建設，但是效果不是很明顯，在建設的道路上遇到了很多的阻礙。首先，事業(yè)單位檔案管理工作沒有受到應有的重視。檔案管理在一個事業(yè)單位的運行過程中有著不可替代的作用，檔案定時的分類整理使得事業(yè)單位的工作變得清晰，同時也提高了資源的共享程度。然而，很多檔案的使用者或者事業(yè)單位的領導者沒有一個對檔案管理工作的清晰的認識，忽略了對單位檔案管理的建設，資金投入過少使得檔案管理的軟硬件水平不能提高，檔案管理工作人員素質能力過低。其次，我國檔案信息資源的開發(fā)有限，有效供給嚴重不足，在對信息資源進行采集加工的過程中出現(xiàn)過多重復勞動。目前，我國的檔案開放比例很低，數(shù)據(jù)庫容量少，巨大的信息資源沒有得到有效的利用。最后，缺少符合事業(yè)單位檔案管理工作要求的系統(tǒng)，軟硬件設備不能滿足事業(yè)單位大量的檔案信息的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設方式

目前我國事業(yè)單位檔案管理存在著許多的問題，存在問題是正常的，可是我們不應該忽略問題的存在，反而應當對具體的問題進行具體的分析，然后進行解決。為了更好地適應信息化的社會發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門應當及時尋找問題根源并且進行解決，以便滿足檔案信息使用者的要求。

1.制定有效安全的檔案管理制度

檔案的作用是為企事業(yè)單位提供方便快捷完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務，其中很多內(nèi)容是單位的秘密文件，所以應當制定一套有效安全的檔案管理制度來保證檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門應當加大對內(nèi)外網(wǎng)的檢測，對上網(wǎng)的檔案進行嚴格把關。同時檔案使用者應當將使用情況進行及時的反饋，檔案管理者也應該吸取檔案使用者的意見建議，進一步完善事業(yè)單位的檔案管理工作。

2.加大對檔案管理的軟硬件設施建設

傳統(tǒng)檔案多為紙質資料，這為檔案的采集、儲存、保護帶來極大的不便。與此同時，信息化的發(fā)展允許將大量的資料通過電子錄入的方式進行儲存，檔案儲存所需的空間變小，對檔案的整理及存儲環(huán)境的要求也變得簡單。這就需要事業(yè)單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設備。

3.加強對事業(yè)單位檔案管理者的專業(yè)素質培養(yǎng)

由于信息化滲入事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理的方式發(fā)生了很大的變化，管理的范圍也擴大了，因此對檔案管理者能力的要求也有了一定的提高。事業(yè)單位應當加強對檔案管理者的專業(yè)素質的培養(yǎng)，檔案管理者應當具備一定的對計算機、軟硬件技術的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。事業(yè)單位應該注重提高檔案管理人員對其工作的重視程度，同時對檔案管理者進行專業(yè)能力的考核。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要意義

1.檔案管理的工作變得簡單

由于傳統(tǒng)檔案以紙質資料為主，紙張容易變脆老化，對資料進行采集、整理、儲存、保護的過程量太大。信息化之后，檔案多以文字為主，管理人員通過建立電子網(wǎng)絡平臺，電子錄入的方式即可實現(xiàn)對檔案的收集整理，而且信息所占的空間變小，便于儲存及管理，同時之后的檔案管理工作變得簡單易行，只需對系統(tǒng)進行定期維護即可。

2.檔案使用者使用更加方便

過去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當檔案實現(xiàn)信息化后，檔案使用者通過網(wǎng)絡輸入關鍵詞進行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。

四、總結

隨著信息技術的全面發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應社會對檔案管理的要求。檔案管理只有進行改革，轉變檔案管理模式才能形成高效便捷的檔案信息化管理。但是我國的檔案管理工作還處于探索階段，與其他國家還有很大的差距，不能很好地滿足大眾的需求，因此，需要事業(yè)單位加強對檔案管理工作的完善，同時也需要計算機軟硬件設計生產(chǎn)專業(yè)有效的檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻：

[1]朱蕙宏.關于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展探討[J].大科技.2015.(4):5-5,6.

[2]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業(yè)文化.2013.(16):128-128,129.

[3]郄波.事業(yè)單位檔案管理信息化建設策略研究[J].現(xiàn)代企業(yè)教育.2014.(14):71-71.

【摘要】

信息技術實現(xiàn)了事業(yè)單位數(shù)字化管理檔案，為事業(yè)單位管理檔案提供了許多便利。信息技術的應用也是事業(yè)單位檔案管理形成新的環(huán)境，并面臨新的問題。事業(yè)單位應結合檔案管理信息化的特點，總結信息技術帶來的影響，并制定針對性應對措施，完善檔案管理信息化建設。

【關鍵詞】

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

引言

隨著檔案管理工作量不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn)，信息技術為事業(yè)單位檔案管理提供了技術支持。信息技術使事業(yè)單位檔案管理工作從紙質化向數(shù)字化轉變，提高了檔案管理的效率。但是，檔案管理信息化以信息技術為支撐，檔案管理面臨內(nèi)外部威脅，檔案管理工作也呈復雜化、多樣化和個性化趨勢發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也暴露出新的問題。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)狀分析

隨著計算機技術應用普及和信息技術發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的各項設施日趨完備，為檔案管理工作向規(guī)范化、科學化方向發(fā)展奠定了技術基礎。但是，我國事業(yè)單位檔案管理工作仍存在許多問題。

（一）投入不足

檔案管理信息化建設是一個系統(tǒng)、長期的工程，檔案管理系統(tǒng)需要隨著信息技術不斷更新而不斷完善，事業(yè)單位也需要長期保證資金投入，及時更新信息系統(tǒng)的硬件和軟件設備，減少系統(tǒng)漏洞，保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。但是許多事業(yè)單位對檔案管理信息化建設缺少科學認識，不愿在檔案信息系統(tǒng)建設投入大量資金，導致系統(tǒng)軟件和設備長期未更新，信息化設備和技術無法完善，限制信息技術在檔案管理中的作用，檔案管理系統(tǒng)存在許多的威脅。

（二）人員問題

檔案管理信息化包括許多先進的技術，檔案管理也應由專人技術人員負責。而許多事業(yè)單位認為檔案管理信息化僅僅為紙質檔案向電子檔案轉變，管理人員只需掌握基本的計算機操作技能即可。因而多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員多為自理老、傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗豐富的人員。雖然這類管理人員具備過硬的檔案管理能力，但是信息技術操作能力不足，無法滿足信息化管理檔案需要。如利用信息技術管理檔案的能力不高，影響檔案收集和存放，進而影響檔案資料的準確性，使信息技術難以在事業(yè)單位檔案管理工作中得到發(fā)展。另外，信息化檔案管理系統(tǒng)需要日常維護，對管理人員的計算機能力有更高的要求。

（三）檔案信息化建設缺少針對性

檔案管理信息化建設是一項極具專業(yè)性的工作，它需要以事業(yè)單位的情況為基礎，才能保證檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮作用。但是部分事業(yè)單位忽視檔案管理信息化建設的特殊性，根據(jù)“拿來主義”原則生搬硬套其它單位的經(jīng)驗，把其它部門檔案管理方式應用于本單位檔案管理信息化建設工作中，導致的檔案管理信息化建設缺少針對性，浪費單位的資源。對影響檔案管理信息化建設工作帶來不利影響，并影響檔案管理信息系統(tǒng)的作用。

（四）檔案信息化管理工作漏洞多

由于檔案管理信息系統(tǒng)建設和維護過程中存在的`問題，事業(yè)單位的檔案管理信息化程度較低，對于檔案信息化操作的各種手法及流程不熟，檔案管理操作容易出現(xiàn)差錯，導致檔案損壞，造成數(shù)據(jù)丟失。

二、加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策

（一）轉變思想觀念

事業(yè)單位領導及工作人員需要正確認識檔案管理信息系統(tǒng)的地位和作用，重視系信息化系統(tǒng)建設與投入，引進現(xiàn)代化管理設備，完善信息系統(tǒng)軟件和硬件設施，保證檔案管理設備齊全、充足，符合信息化管理檔案工作要求。依據(jù)科學有序原則存放不同門類和不同載體的檔案，方便日常查找使用，保證突發(fā)情況即使搶救檔案。建立全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，有條件的事業(yè)單位還應建立規(guī)范化電子檔案接受系統(tǒng)，方便對各類型檔案進行數(shù)字化錄入和管理，也方便事業(yè)單位實現(xiàn)電子化查詢檔案的全文信息，提供信息系統(tǒng)的服務效率和質量。

（二）提高管理人員的專業(yè)素質

對檔案管理信息化建設而言，提高管理人員的專業(yè)素質對推進檔案管理信息化建設具有重要的作用。首先，重點提高管理人員的計算機水平、信息化管理檔案的工作技能以及綜合素質的，培養(yǎng)符合實際工作需求的人才。事業(yè)單位也需要從思想上重視檔案管理工作，樹立信息化管理檔案的意識，讓所有工作人員重視信息化檔案管理以及信息化管理檔案應注意的事項。最后，加強檔案管理人員的專業(yè)能力考核，建立科學的績效考核制度，激發(fā)工作人員自我提高的意識，主動完善技能，使個人能力符合崗位要求，符合單位檔案管理信息化建設要求。

（三）加強檔案管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)

對于盲目套用檔案管理信息系統(tǒng)行為，需要開發(fā)完善檔案管理工作所需的硬件設備與開發(fā)好適合本事業(yè)單位檔案管理的應用軟件工作同步進行，互相配合。如制定符合本單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃，結合本單位實際人才信息需求，建設符符合本單位檔案管理工作需求的管理模式的，提高的檔案管理系統(tǒng)的靈活性和可擴展性，使檔案管理信息系統(tǒng)能夠根據(jù)本單位檔案管理工作需求變化而調(diào)整。

（四）制定檔案信息化管理制度

檔案管理信息化建設不僅是資金、人才投入，還需要建立一套符合本單位的信息化管理制度和流程，根據(jù)流程對檔案管理工作加以規(guī)范和控制。如每個部門的日常工作流程涉及的信息、檔案存在較大的差別，事業(yè)單位可要求各個部門根據(jù)工作需要設立不同的信息資源庫，方便部門內(nèi)部檔案和信息快速共享、流通，工作人員可根據(jù)需要快速查詢獲取目標檔案，提高檔案管理系統(tǒng)的針對性和實用性?？茖W有效的管理制度和操作流程減少操作錯誤，避免檔案受損造成檔案丟失。

三、結語

事業(yè)單位需要充分利用信息技術，抓住信息技術給檔案管理工作帶來的便利，積極推動檔案管理信息化建設工作。同時事業(yè)單位也需要充分認識信息技術給檔案管理工作帶來的問題以及應用信息技術管理檔案后產(chǎn)生的新問題，從軟件和硬件設備、人員、管理制度多個層面分析檔案管理信息化建設中存在問題，結合本單位情況完善的檔案管理信息化建設，充分發(fā)信息技術在檔案管理工作中的作用。

【參考文獻】

[1]楊鑫.關于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展的探討[J].科技創(chuàng)新與應用,2013,03:290.

[2]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業(yè)文化,2013,16:128-129.

[3]張曉偉.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與相關方法[J].科技傳播,2015,21:142-143.

做好檔案管理工作的方法

導語：檔案管理工作是企事業(yè)單位日常工作的重要組成部分，各級管理部門要合理認識到該項管理工作的重要性。要加強日常檔案管理工作，有效解決工作中遇到的問題。

一、加強檔案意識，充分認識做好檔案管理工作的重要性

一直以來，由于各種原因，相關機構對檔案和檔案工作沒有進行足夠有效的宣傳，社會公眾對檔案這門重要學科的認識相對匱乏，認識不到檔案工作對社會發(fā)展的重要性。作為掌握大量公共信息資源的傳統(tǒng)檔案工作者，往往把自己定位為一個被動的服務者，認為自己最大的責任是管理好檔案，不重視檔案的編研工作和檔案開發(fā)利用。

“重藏輕用，重保密輕開放，重質量輕服務”的現(xiàn)象普遍存在于當前檔案工作中，造成室藏內(nèi)容單一、門類不全，檔案信息資源得不到有效開發(fā)利用。

實際上，做好檔案管理工作是一個單位健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。

單位檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。[1]因此，要想做好檔案管理工作，我們必須加大宣傳力度，強化人們的檔案意識。

二、利用各種資源，推進檔案建設的信息化，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

隨著時代和社會的發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難。因此檔案信息化建設是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案服務水平的必由之路，是順應時代發(fā)展的必然趨勢。

1.檔案部門應配備相應的檔案現(xiàn)代化管理設備。

“工欲善其事，必先利其器”。檔案現(xiàn)代化管理必須建立在計算機和現(xiàn)代通訊設備的支持上，否則就只能是一句空話。隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進的計算機技術，實現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，尤其是使用多媒體技術，將傳統(tǒng)的紙質載體的檔案材料轉化為全文、全圖、全聲的光盤儲存，并實現(xiàn)全屏幕自動檢索。所以，計算機及其配套設施必須跟上，以滿足檔案管理現(xiàn)代化的起碼要求。

利用計算機檢索檔案，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心，使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，節(jié)約利用者查閱檔案的時間，有效提高查全率，提高服務質量。

另外，微縮技術與計算機的廣泛應用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計算機輸出微縮膠卷(片)的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之“延年益壽”，留傳給子孫后代。建立計算機檢索終端，提供快速復印和復制服務，利用者從顯示屏幕上可速查閱到所需的檔案材料，獲得所需的復制本，給利用檔案創(chuàng)造極為方便的條件。

2.設計科學先進的檔案管理軟件，建立檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)。

檔案現(xiàn)代化建設是一項系統(tǒng)工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各機關單位日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應采用雙服務器、磁盤陣列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。

同時，為了提高利用率，還應設置適當?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢與文檔網(wǎng)絡上傳輸達到資源共享的目的。

此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級管理、卷內(nèi)目錄管理等，從而從機制上提高機關信息共享能力，使更多的人享用現(xiàn)代化高新技術的便利，準確、全面、快捷地獲取所需檔案信息，也讓利用者有更多的機會接觸、了解到檔案，增強檔案意識。

3.做好檔案信息的有效開發(fā)。

檔案部門應著眼于實際工作的需求，按照歸檔范圍，做好檔案的收集工作，及時整理、立卷、歸檔，積極豐富館藏。檔案的價值在于利用，在于為社會公眾、社會組織各項工作服務，這是檔案工作的永恒主題和根本目的，而檔案的自身性質也決定了檔案工作的服務性。

因此我們要改變重藏輕用的傳統(tǒng)觀念，加大檔案信息開發(fā)的力度，除了制定多種檢索工具，還要積極開展檔案信息材料的二次、三次開發(fā)，編制各種編研材料，同時要注重編研材料的時效性，比如，及時修編大事記、院史、校史、專題匯編等，做好主動服務。

這樣才能使檔案價值得到最有效的開發(fā)利用，提高檔案的利用率，增強人們對檔案的依賴意識。還要開展檔案現(xiàn)代化管理的宣傳工作。開展宣傳工作是優(yōu)化檔案網(wǎng)絡建設軟環(huán)境的重要手段。宣傳的實質是一種信息的溝通，通過有效的信息交流和傳遞，達到網(wǎng)絡建設者和組織管理者在觀念上、步調(diào)上的一致，為工程建設營造良好的人文環(huán)境。

三、加強檔案管理人才綜合素質的培養(yǎng)

檔案工作者既然是信息工作者，那么就要具備一定的信息能力，這才能適應信息資源管理工作的需要。檔案工作人員要適應信息資源檔案管理工作的需要，就必須提升信息收集和管理的能力，充分發(fā)揮主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高知識水平和管理能力。由于設備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。[2]因此，提高檔案工作者的綜合素質有以下途徑。

首先，對檔案工作者進行職業(yè)道德教育，培養(yǎng)其職業(yè)奉獻精神和高度的責任感，增加他們的檔案法規(guī)意識;結合實際抓好檔案人員的繼續(xù)教育，提高其業(yè)務能力和操作技能;另外，檔案工作者也不能忽視對其它學科知識的學習與借鑒，比如工作中對公共關系學、心理學的運用，主動深入到各項工作中去，了解情況，溝通思想，掌握利用者的'心理，改善更新服務方法與手段，全方位拓展檔案部門的社會功能，樹立檔案部門與工作人員的良好形象，從而促進檔案意識建設，推動檔案工作的全面發(fā)展，使檔案工作更好地為社會主義各項事業(yè)服務。

其次，檔案工作者既要熟悉文件檔案管理系統(tǒng)流程和基本要求，又要掌握一定的計算機基礎和基本技能，努力做到二者的有機結合，熟練地運用信息技術，處理和解決信息資源管理中的問題。

再次，現(xiàn)代社會是一個紛繁復雜的社會，處于不斷的發(fā)展變化中，檔案的信息資源管理鞏固要求檔案工作者具有敏銳的觀察能力和迅速的反應能力，觀察是獲得信息，收集、征集、挖掘有價值檔案的第一步。

檔案工作者要善于觀察分析，既做到尋找能夠留住歷史的有價值的檔案，又做到尋找檔案中能夠激活歷史并為顯示服務的有價值的信息，分析和綜合是發(fā)掘信息、開發(fā)高層次檔案信息的重要方法。

檔案工作者通過細致周密的觀察，縝密的分析、判斷、綜合，就能夠從紛繁復雜的表象中發(fā)掘有價值的信息，做好檔案的收集、整理、鑒定的工作;就能透過現(xiàn)象看本質，從檔案信息資源中發(fā)掘出闡明問題、建議合理、帶有參考和指導意義的信息。

最后，檔案工作者必須具備一定的調(diào)查研究能力和組織協(xié)調(diào)能力，掌握實際工作的基本方法。要真實、全面地留住歷史，就必須深入實際調(diào)查研究，全面了解社會歷史的真實面貌。

要為社會提供服務，就要在客觀、全面、科學的原則指導下，不斷提高調(diào)查研究能力，這樣才能了解和掌握社會需求，進而滿足社會和人們不斷增長的信息要求。在實際工作中，檔案工作者往往是面對一個地區(qū)或一個系統(tǒng)開展工作，需要組織建立工作網(wǎng)絡，需要進行檔案信息資源建設的管理，需要培養(yǎng)、指導檔案員的工作。

要做好這些工作，檔案工作者就要學習掌握組織和協(xié)調(diào)的有關原理，具備一定的組織能力和協(xié)調(diào)能力，通過自己的努力，在工作網(wǎng)絡中建立起互相理解、相互支持、相互協(xié)作、相互配合的關系，形成工作合力，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行教育培訓。

檔案是人類社會的記憶工具和知識結晶，是國家信息資源的重要組成部分，在經(jīng)濟社會資源結構中占有重要地位，具備保存人類文化遺產(chǎn)、維護歷史真實面貌、資政襄政、宣傳教育等社會功能。檔案管理工作者要用科學的發(fā)展觀嚴格要求自己，不斷提高檔案管理的能力，才能做好檔案工作，促進文化的交流與發(fā)展，為社會經(jīng)濟發(fā)展社會穩(wěn)定作出貢獻。

高職院校檔案信息化建設

高職院校檔案信息化建設

高職檔案信息化管理所帶來的學校管理提升是顯而易見的，較低的待遇和不專業(yè)的信息化系統(tǒng)吸引不到專業(yè)的人才加入，需要加大對學校檔案信息化的投入，同時提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發(fā)揮。

摘要：

高職院校檔案信息化建設，能夠有效促進高職學校的檔案的整理、收集、保管等綜合管理的先進性，從多方面為高職院校檔案管理提供有力的數(shù)據(jù)支持和技術保證。在實際工作中，我們要從觀念上轉變對檔案信息化的重視程度，加大檔案管理建設的投入吸引專業(yè)人才的加入，增強檔案專業(yè)人才的培訓和軟件開發(fā)的應用。

關鍵詞：

高職院校;檔案;信息化建設

隨著國家對技術人才的重視，高職院校迎來了前所未有的發(fā)展環(huán)境，無論從國家政策的傾斜，還是企業(yè)對高職人才的追捧，畢業(yè)生的就業(yè)形勢越來越好，相應的報考高職院校的學生越來越多，學生的大規(guī)模增加以及院校自身建設規(guī)模的擴大，都給高職院校的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，然而隨著計算機和網(wǎng)絡的普及，高職院校可以充分利用這些先進信息化資源，有效促進高職學校的檔案的整理、收集、保管等綜合管理的先進性，從多方面為高職院校檔案管理提供有力的數(shù)據(jù)支持和技術保證。本文著重從高職院校的檔案管理現(xiàn)狀以及未來信息化在檔案管理應用上做出一點見解。

一、高職院校檔案信息化管理的`現(xiàn)狀

目前，信息化管理是開展檔案管理的主要發(fā)展方向，高職院校的檔案管理工作也有了更多的進步，但依然存在一定的不足之處，具體表現(xiàn)在：

1、高職院校檔案信息化管理意識淡漠?，F(xiàn)在的高職院校在檔案信息化管理上還存在重視程度不足，意識淡漠的現(xiàn)象。有的高職院校因為種種原因，在信息化管理的道路上行動緩慢，原先的老舊檔案管理模式已經(jīng)跟不上形式的發(fā)展，而新的信息化檔案管理模式?jīng)]有跟上，檔案管理主管部門還是以傳統(tǒng)的認識看高職檔案的管理和作用，這種管理意識上的落后，對學生人才的管理，學校的各項事務性管理造成了不小的影響，已經(jīng)不能跟上檔案管理的前進腳步。

2、檔案管理專業(yè)職業(yè)吸引力不足留不住專業(yè)人才。檔案管理專業(yè)人才可以有效提升整個院校的檔案管理的檔次和水平。由于檔案管理人員的工資待遇沒有較強的吸引力，同時由于在職位升遷，職稱評定中和院校的專業(yè)教師沒有競爭優(yōu)勢，所以在檔案管理人才的引進上和專業(yè)人才的使用方面還存在著“引不進來，留不住”的尷尬境地?，F(xiàn)在從事檔案管理的人員大多以臨近退休人員或者不具備信息化管理能力的人員擔任，人才的缺乏阻礙了檔案信息化管理的發(fā)展。

3、現(xiàn)有的信息化檔案存在信息準確性不足和開發(fā)利用上的缺失。信息采集和錄入工作是整個檔案信息工作的基礎，也是整個信息能否順利開展延伸服務的重點，在檔案輸入的初期有存在檔案輸入不嚴謹，反映在檔案上就出現(xiàn)了需要用時調(diào)不出真實信息的現(xiàn)象。在現(xiàn)有的已經(jīng)開發(fā)檔案信息處理軟件的使用上，還存在檔案管理人員不了解軟件其它附屬功能的現(xiàn)象，還有的開發(fā)軟件的開發(fā)商對實際使用調(diào)研不足，出現(xiàn)了實際使用中信息使用不匹配的現(xiàn)象，這些細節(jié)問題與高效實用的軟件開發(fā)要求不相符。

二、高職院校檔案信息化建設的思考

推進高職檔案管理的信息化進程，能很好的解決當前檔案管理方面的各種困難，讓高職院校的檔案管理工作變得更加科學，可以從以下幾個角度入手：

1、觀念上的轉變是解決高職院校檔案管理的首要條件。高職院校的檔案管理發(fā)展離不開相關人員的細想一時的轉變，在高職院校比較發(fā)達的地區(qū)，檔案管理已經(jīng)與學校的管理創(chuàng)新相結合，走出了一條快速發(fā)展之路，相關院?？梢越M織管理人員到高職管理模式發(fā)展較好地區(qū)學習先進的經(jīng)驗和管理模式，將相關經(jīng)驗結合本院校的實際情況進行整合，推出適合自身發(fā)展的管理模式。同時上級主管部門可以將信息化檔案管理作為學校發(fā)展的重要技術指標來納入考核，督促學校加緊建設信息化檔案管理平臺。

2、加大檔案管理建設的投入吸引專業(yè)人才的加入。高職檔案信息化管理所帶來的學校管理提升是顯而易見的，較低的待遇和不專業(yè)的信息化系統(tǒng)吸引不到專業(yè)的人才加入，需要加大對學校檔案信息化的投入，同時提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發(fā)揮。硬件軟件設施可以采取向上級部門爭取一定的專項資金，利用資金建立或者改造平臺。人員的待遇問題需要學校相關領導對學校的工資基數(shù)和職稱評定分數(shù)進行調(diào)整，制定公平的人員管理機制，提高檔案管理人員的工作動力。

3、增強檔案專業(yè)人才的培訓和軟件開發(fā)的應用。專業(yè)的培訓可以有效提高信息化準確性不足的問題，輸入信息不準確主要是對軟件使用不熟練造成的，可以安排軟件開發(fā)者與學校的管理人員進行一對一的或者是講座形勢上的授課和交流，將軟件的特點和細節(jié)了解清楚。加強軟件開發(fā)與未來學校發(fā)展信息需求的聯(lián)系，著眼未來，使檔案管理跟上學校發(fā)展的節(jié)奏。

三、結束語

總之，縱觀國際工業(yè)強國的立國之本，就是以高職畢業(yè)生為主的人才，我國在高職人才的使用上還存在人才的信息不透明，企業(yè)對信息的真實性存在質疑等問題。這些問題需要管理部門提高認識，深化檔案管理部門的服務理念，加強檔案管理信息化制度化的建設來解決。

參考文獻：

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