人事檔案信息化建設的意義

為什么做檔案信息化

檔案信息化的目標有局部和全局之分。局部目標是通過規(guī)范檔案管理過程，梳理檔案管理業(yè)務，改善檔案資源結構，提高檔案管理的效率和質量，實現(xiàn)本單位檔案的科學化、現(xiàn)代化管理，為本單位領導決策、行政管理、生產經營、基本建設、設備管理、技術更新提供一流的檔案服務，通過改善服務形象，使本單位檔案工作進入“有作為----有地位----有更大作為……”的良性循環(huán)。
全局目標是在本單位檔案信息化的基礎上，通過檔案工作的改革開放和科技進步，促進社會的改革開放、經濟發(fā)展、知識管理、先進文化傳播、政府職能轉變，以及法制化和民主化進程。例如，檔案文件向社會公開，強化了政府的公民意識和公眾的民主權利；檔案網(wǎng)站上開辟富有特色的檔案史料展覽，打造新型的檔案文化，豐富公民的文化生活。實際上，檔案信息化是為了更好地將社會的過去、現(xiàn)在、將來用高質量的檔案信息連接起來；更好地讓信息沉淀、歷史凝固、時光延伸、瞬間永恒、記憶說話、歲月留痕、知識傳播、文化傳承；更好地解決社會信息化中遇到的資源整合、內容管理、安全控制等重大課題，為社會的和諧發(fā)展提供優(yōu)質的檔案信息服務。因此檔案信息化與社會的科學發(fā)展有著緊密的聯(lián)系，追求的最高目標和最佳境界應當是推進社會的全面進步。
全面認識檔案信息化的目標，有利于我們在檔案信息化建設的規(guī)劃、組織和實施中進行正確的目標定位，按照總體規(guī)劃，分步實施的原則，處理好局部目標和全局目標，近期目標和長遠目標，經濟目標和社會目標之間的關系，真正實現(xiàn)檔案信息化效益和效能的最大化。

為什么說電子文件數(shù)字信息對檔案信息化建設有著重要意義?

你提的問題不太明確，電子文件數(shù)字信息是不是指的檔案電子化？傳統(tǒng)的檔案多是紙張組成的，存放和保管需要成本，查找起來也頗為不便，而且存放有時間限制，而現(xiàn)在通過掃描等方式，可將紙張檔案電子化，變成圖像甚至矢量圖，加以存儲，并可通過索引被快速查找到，所以說對檔案信息化建設有重要意義。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設思考論文

事業(yè)單位檔案管理信息化建設思考論文

事業(yè)單位應當加強對檔案管理者的專業(yè)素質的培養(yǎng)，檔案管理者應當具備一定的對計算機、軟硬件技術的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。

摘要：

21世紀是一個信息化的時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經不能適應現(xiàn)代社會的快速發(fā)展了，我國檔案管理面臨一次巨大的變革，計算機網(wǎng)絡技術的普及為我國檔案管理工作的完善提供了契機，但同時也提出了挑戰(zhàn)。目前，我國檔案管理過程中存在著很多問題，嚴重阻礙了單位檔案管理信息化的建設。本文就我國檔案管理的現(xiàn)狀及如何進一步發(fā)展檔案管理工作進行了分析。

關鍵詞：

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

信息化的快速發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作帶來機遇的同時也帶來了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的以紙質為媒介，通過人工錄入方式進行的檔案管理已經不能滿足現(xiàn)代社會的要求了。我國檔案管理只有實現(xiàn)轉型，才能符合事業(yè)單位實際發(fā)展的需要，發(fā)揮更大的作用。在我國檔案界已經有很多人開始探索實現(xiàn)檔案管理工作信息化的有效途徑了，真正實現(xiàn)這個目標任重而道遠。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

全球信息化的飛速發(fā)展使得大部分事業(yè)單位開始了檔案管理信息化的建設，但是效果不是很明顯，在建設的道路上遇到了很多的阻礙。首先，事業(yè)單位檔案管理工作沒有受到應有的重視。檔案管理在一個事業(yè)單位的運行過程中有著不可替代的作用，檔案定時的分類整理使得事業(yè)單位的工作變得清晰，同時也提高了資源的共享程度。然而，很多檔案的使用者或者事業(yè)單位的領導者沒有一個對檔案管理工作的清晰的認識，忽略了對單位檔案管理的建設，資金投入過少使得檔案管理的軟硬件水平不能提高，檔案管理工作人員素質能力過低。其次，我國檔案信息資源的開發(fā)有限，有效供給嚴重不足，在對信息資源進行采集加工的過程中出現(xiàn)過多重復勞動。目前，我國的檔案開放比例很低，數(shù)據(jù)庫容量少，巨大的信息資源沒有得到有效的利用。最后，缺少符合事業(yè)單位檔案管理工作要求的系統(tǒng)，軟硬件設備不能滿足事業(yè)單位大量的檔案信息的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設方式

目前我國事業(yè)單位檔案管理存在著許多的問題，存在問題是正常的，可是我們不應該忽略問題的存在，反而應當對具體的問題進行具體的分析，然后進行解決。為了更好地適應信息化的社會發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門應當及時尋找問題根源并且進行解決，以便滿足檔案信息使用者的要求。

1.制定有效安全的檔案管理制度

檔案的作用是為企事業(yè)單位提供方便快捷完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務，其中很多內容是單位的秘密文件，所以應當制定一套有效安全的檔案管理制度來保證檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門應當加大對內外網(wǎng)的檢測，對上網(wǎng)的檔案進行嚴格把關。同時檔案使用者應當將使用情況進行及時的反饋，檔案管理者也應該吸取檔案使用者的意見建議，進一步完善事業(yè)單位的檔案管理工作。

2.加大對檔案管理的軟硬件設施建設

傳統(tǒng)檔案多為紙質資料，這為檔案的采集、儲存、保護帶來極大的不便。與此同時，信息化的發(fā)展允許將大量的資料通過電子錄入的方式進行儲存，檔案儲存所需的空間變小，對檔案的整理及存儲環(huán)境的要求也變得簡單。這就需要事業(yè)單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設備。

3.加強對事業(yè)單位檔案管理者的專業(yè)素質培養(yǎng)

由于信息化滲入事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理的方式發(fā)生了很大的變化，管理的范圍也擴大了，因此對檔案管理者能力的要求也有了一定的提高。事業(yè)單位應當加強對檔案管理者的專業(yè)素質的培養(yǎng)，檔案管理者應當具備一定的對計算機、軟硬件技術的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。事業(yè)單位應該注重提高檔案管理人員對其工作的重視程度，同時對檔案管理者進行專業(yè)能力的考核。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要意義

1.檔案管理的工作變得簡單

由于傳統(tǒng)檔案以紙質資料為主，紙張容易變脆老化，對資料進行采集、整理、儲存、保護的過程量太大。信息化之后，檔案多以文字為主，管理人員通過建立電子網(wǎng)絡平臺，電子錄入的方式即可實現(xiàn)對檔案的收集整理，而且信息所占的空間變小，便于儲存及管理，同時之后的檔案管理工作變得簡單易行，只需對系統(tǒng)進行定期維護即可。

2.檔案使用者使用更加方便

過去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當檔案實現(xiàn)信息化后，檔案使用者通過網(wǎng)絡輸入關鍵詞進行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。

四、總結

隨著信息技術的全面發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經不能適應社會對檔案管理的要求。檔案管理只有進行改革，轉變檔案管理模式才能形成高效便捷的檔案信息化管理。但是我國的檔案管理工作還處于探索階段，與其他國家還有很大的差距，不能很好地滿足大眾的需求，因此，需要事業(yè)單位加強對檔案管理工作的完善，同時也需要計算機軟硬件設計生產專業(yè)有效的檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻：

[1]朱蕙宏.關于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展探討[J].大科技.2015.(4):5-5,6.

[2]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業(yè)文化.2013.(16):128-128,129.

[3]郄波.事業(yè)單位檔案管理信息化建設策略研究[J].現(xiàn)代企業(yè)教育.2014.(14):71-71.

【摘要】

信息技術實現(xiàn)了事業(yè)單位數(shù)字化管理檔案，為事業(yè)單位管理檔案提供了許多便利。信息技術的應用也是事業(yè)單位檔案管理形成新的環(huán)境，并面臨新的問題。事業(yè)單位應結合檔案管理信息化的特點，總結信息技術帶來的影響，并制定針對性應對措施，完善檔案管理信息化建設。

【關鍵詞】

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

引言

隨著檔案管理工作量不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn)，信息技術為事業(yè)單位檔案管理提供了技術支持。信息技術使事業(yè)單位檔案管理工作從紙質化向數(shù)字化轉變，提高了檔案管理的效率。但是，檔案管理信息化以信息技術為支撐，檔案管理面臨內外部威脅，檔案管理工作也呈復雜化、多樣化和個性化趨勢發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也暴露出新的問題。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)狀分析

隨著計算機技術應用普及和信息技術發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的各項設施日趨完備，為檔案管理工作向規(guī)范化、科學化方向發(fā)展奠定了技術基礎。但是，我國事業(yè)單位檔案管理工作仍存在許多問題。

（一）投入不足

檔案管理信息化建設是一個系統(tǒng)、長期的工程，檔案管理系統(tǒng)需要隨著信息技術不斷更新而不斷完善，事業(yè)單位也需要長期保證資金投入，及時更新信息系統(tǒng)的硬件和軟件設備，減少系統(tǒng)漏洞，保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。但是許多事業(yè)單位對檔案管理信息化建設缺少科學認識，不愿在檔案信息系統(tǒng)建設投入大量資金，導致系統(tǒng)軟件和設備長期未更新，信息化設備和技術無法完善，限制信息技術在檔案管理中的作用，檔案管理系統(tǒng)存在許多的威脅。

（二）人員問題

檔案管理信息化包括許多先進的技術，檔案管理也應由專人技術人員負責。而許多事業(yè)單位認為檔案管理信息化僅僅為紙質檔案向電子檔案轉變，管理人員只需掌握基本的計算機操作技能即可。因而多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員多為自理老、傳統(tǒng)檔案管理經驗豐富的人員。雖然這類管理人員具備過硬的檔案管理能力，但是信息技術操作能力不足，無法滿足信息化管理檔案需要。如利用信息技術管理檔案的能力不高，影響檔案收集和存放，進而影響檔案資料的準確性，使信息技術難以在事業(yè)單位檔案管理工作中得到發(fā)展。另外，信息化檔案管理系統(tǒng)需要日常維護，對管理人員的計算機能力有更高的要求。

（三）檔案信息化建設缺少針對性

檔案管理信息化建設是一項極具專業(yè)性的工作，它需要以事業(yè)單位的情況為基礎，才能保證檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮作用。但是部分事業(yè)單位忽視檔案管理信息化建設的特殊性，根據(jù)“拿來主義”原則生搬硬套其它單位的經驗，把其它部門檔案管理方式應用于本單位檔案管理信息化建設工作中，導致的檔案管理信息化建設缺少針對性，浪費單位的資源。對影響檔案管理信息化建設工作帶來不利影響，并影響檔案管理信息系統(tǒng)的作用。

（四）檔案信息化管理工作漏洞多

由于檔案管理信息系統(tǒng)建設和維護過程中存在的`問題，事業(yè)單位的檔案管理信息化程度較低，對于檔案信息化操作的各種手法及流程不熟，檔案管理操作容易出現(xiàn)差錯，導致檔案損壞，造成數(shù)據(jù)丟失。

二、加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策

（一）轉變思想觀念

事業(yè)單位領導及工作人員需要正確認識檔案管理信息系統(tǒng)的地位和作用，重視系信息化系統(tǒng)建設與投入，引進現(xiàn)代化管理設備，完善信息系統(tǒng)軟件和硬件設施，保證檔案管理設備齊全、充足，符合信息化管理檔案工作要求。依據(jù)科學有序原則存放不同門類和不同載體的檔案，方便日常查找使用，保證突發(fā)情況即使搶救檔案。建立全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，有條件的事業(yè)單位還應建立規(guī)范化電子檔案接受系統(tǒng)，方便對各類型檔案進行數(shù)字化錄入和管理，也方便事業(yè)單位實現(xiàn)電子化查詢檔案的全文信息，提供信息系統(tǒng)的服務效率和質量。

（二）提高管理人員的專業(yè)素質

對檔案管理信息化建設而言，提高管理人員的專業(yè)素質對推進檔案管理信息化建設具有重要的作用。首先，重點提高管理人員的計算機水平、信息化管理檔案的工作技能以及綜合素質的，培養(yǎng)符合實際工作需求的人才。事業(yè)單位也需要從思想上重視檔案管理工作，樹立信息化管理檔案的意識，讓所有工作人員重視信息化檔案管理以及信息化管理檔案應注意的事項。最后，加強檔案管理人員的專業(yè)能力考核，建立科學的績效考核制度，激發(fā)工作人員自我提高的意識，主動完善技能，使個人能力符合崗位要求，符合單位檔案管理信息化建設要求。

（三）加強檔案管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)

對于盲目套用檔案管理信息系統(tǒng)行為，需要開發(fā)完善檔案管理工作所需的硬件設備與開發(fā)好適合本事業(yè)單位檔案管理的應用軟件工作同步進行，互相配合。如制定符合本單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃，結合本單位實際人才信息需求，建設符符合本單位檔案管理工作需求的管理模式的，提高的檔案管理系統(tǒng)的靈活性和可擴展性，使檔案管理信息系統(tǒng)能夠根據(jù)本單位檔案管理工作需求變化而調整。

（四）制定檔案信息化管理制度

檔案管理信息化建設不僅是資金、人才投入，還需要建立一套符合本單位的信息化管理制度和流程，根據(jù)流程對檔案管理工作加以規(guī)范和控制。如每個部門的日常工作流程涉及的信息、檔案存在較大的差別，事業(yè)單位可要求各個部門根據(jù)工作需要設立不同的信息資源庫，方便部門內部檔案和信息快速共享、流通，工作人員可根據(jù)需要快速查詢獲取目標檔案，提高檔案管理系統(tǒng)的針對性和實用性?？茖W有效的管理制度和操作流程減少操作錯誤，避免檔案受損造成檔案丟失。

三、結語

事業(yè)單位需要充分利用信息技術，抓住信息技術給檔案管理工作帶來的便利，積極推動檔案管理信息化建設工作。同時事業(yè)單位也需要充分認識信息技術給檔案管理工作帶來的問題以及應用信息技術管理檔案后產生的新問題，從軟件和硬件設備、人員、管理制度多個層面分析檔案管理信息化建設中存在問題，結合本單位情況完善的檔案管理信息化建設，充分發(fā)信息技術在檔案管理工作中的作用。

【參考文獻】

[1]楊鑫.關于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展的探討[J].科技創(chuàng)新與應用,2013,03:290.

[2]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業(yè)文化,2013,16:128-129.

[3]張曉偉.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與相關方法[J].科技傳播,2015,21:142-143.

檔案數(shù)字化的意義與作用

檔案數(shù)字化的意義與作用
檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
主要負責對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。
數(shù)字檔案可以有效地解決這些實際檔案工作中的痛點。首先，數(shù)字檔案可實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動化，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率。其次，數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島，進行整合，實現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者，數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準確、安全提供有力保障。
檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

新修訂的檔案法提到的檔案信息化建設是啥意思？

中新社北京6月20日電，十三屆全國人大常委會第十九次會議20日審議通過了修訂后的檔案法，自2021年1月1日起施行。新法強調推動檔案開放與利用，將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年，并進一步要求加強檔案信息化建設。
檔案信息化建設就是將傳統(tǒng)的檔案管理轉變?yōu)樾畔⒒芾怼?br>就像規(guī)檔云這種檔案智能化管理云平臺，從收、藏、管、用四個方面都智能化的管理了。
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