人事檔案信息化建設(shè)方面

干部人事檔案工作只有與時(shí)俱進(jìn)，采取措施，立足實(shí)際，切實(shí)抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量，才能更高效地為人事干部工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵
1.主動(dòng)收集。目前，有些檔案材料形成部門和個(gè)人的檔案意識(shí)淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有，不及時(shí)移交管檔部門。因此，作為管檔部門要隨時(shí)了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息，應(yīng)主動(dòng)深入材料形成部門收集歸檔，不能被動(dòng)等待，避免材料形成時(shí)間過(guò)長(zhǎng)未及時(shí)收集或經(jīng)辦人員崗位變動(dòng)造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，重點(diǎn)收集。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，各部門設(shè)立一名聯(lián)絡(luò)員，再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項(xiàng)分類，擬出十類重點(diǎn)收集的材料。如：三類考核材料，四類學(xué)籍材料、職稱評(píng)聘材料、培訓(xùn)材料，五類政審材料，六類加入黨團(tuán)組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調(diào)動(dòng)錄用材料、聘用合同書(shū)及退休審批表等重要材料，及時(shí)與聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個(gè)人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個(gè)人基本信息，隨時(shí)掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學(xué)歷深造、參加各類培訓(xùn)所掌握的技能、出國(guó)等相關(guān)信息，廣泛收集材料。對(duì)新進(jìn)入單位人員，要認(rèn)真審查檔案材料，發(fā)現(xiàn)缺漏的材料，要及時(shí)與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系，盡快把所缺材料補(bǔ)齊入檔，避免時(shí)間過(guò)長(zhǎng)造成檔案材料無(wú)法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎(chǔ)
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個(gè)人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時(shí)發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應(yīng)及時(shí)與歸檔單位或個(gè)人取得聯(lián)系，盡量避免長(zhǎng)時(shí)間擺放或先歸檔不及時(shí)完善手續(xù)，導(dǎo)致材料形成不歸范。對(duì)不屬于歸檔范圍的材料及時(shí)轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。對(duì)弄虛作假者堅(jiān)決反對(duì)，以確保檔案的真實(shí)性。
2.技術(shù)加工，分類準(zhǔn)確，編排有序。對(duì)折皺、破損的材料進(jìn)行裱糊，對(duì)過(guò)長(zhǎng)或過(guò)寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下，對(duì)其進(jìn)行裁剪。裁剪時(shí)注意上下左右，避免裁到內(nèi)容，如內(nèi)容太多會(huì)被裁到可對(duì)檔案材料進(jìn)行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細(xì)。對(duì)小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進(jìn)行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工，嚴(yán)把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，通過(guò)整理，使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、方便利用。
3.及時(shí)、準(zhǔn)確做好目錄，錄入計(jì)算機(jī)。對(duì)于每年每個(gè)人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進(jìn)行集中整理，而對(duì)于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)整理的方式，及時(shí)裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強(qiáng)的政策性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風(fēng)正派、腳踏實(shí)地、責(zé)任心強(qiáng)，用科學(xué)發(fā)展觀來(lái)指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產(chǎn)黨員先進(jìn)性。
2.人事檔案工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學(xué)歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護(hù)知識(shí)和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學(xué)習(xí)人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識(shí)、新理論、新規(guī)范、新技術(shù)，這就要求檔案人員要有一定的學(xué)習(xí)能力，才能準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)、掌握和運(yùn)用相關(guān)知識(shí)及理論指導(dǎo)。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開(kāi)展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力，并且具有極強(qiáng)的工作責(zé)任意識(shí)，把當(dāng)前檔案工作局面變被動(dòng)為主動(dòng)，保證工作順利開(kāi)展。檔案人員還必須具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運(yùn)用于實(shí)際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務(wù)性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂(lè)于奉獻(xiàn)。要有高尚的職業(yè)道德，嚴(yán)于律己，認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅(jiān)持原則，做到不該說(shuō)的堅(jiān)決不說(shuō)。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結(jié)合本單位實(shí)際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務(wù)。

如何推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問(wèn)題。要解決這些問(wèn)題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個(gè)方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫(kù)房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問(wèn)題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括哪些方面

　　檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。
　　1、 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。
　　3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
　　4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

高等學(xué)校人事檔案管理的重要性及改善對(duì)策

高等學(xué)校人事檔案管理的重要性及改善對(duì)策

高等學(xué)校的人事檔案管理工作不僅掌握著人才的全部信息和各種情況，同時(shí)對(duì)人才的使用狀況及流動(dòng)狀況也了如指掌。高等學(xué)校發(fā)揮人才作用，合理安排使用人才，無(wú)論如何都離不開(kāi)人事檔案。下面是我為大家搜集整理出來(lái)的有關(guān)于高等學(xué)校人事檔案管理的重要性及改善對(duì)策，歡迎閱讀!

(二)人事檔案管理的意義。

在中國(guó)，人事檔案對(duì)人才使用、開(kāi)發(fā)、管理及流動(dòng)都具有極大的作用。例如：某人想調(diào)整自己的工作，調(diào)到更適合自己發(fā)揮專業(yè)特長(zhǎng)的地方或單位工作，如若原工作單位不同意其調(diào)到其他工作單位。則此人的人事檔案就不能轉(zhuǎn)出，即使此人離開(kāi)原工作單位，到新工作單位工作，在沒(méi)有人事檔案的情況下，當(dāng)事人會(huì)遇到很多與人事檔案有關(guān)的困難和麻煩。如果建立起人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式，所有的人都是社會(huì)人，而不是受某個(gè)單位限制的單位人，個(gè)人的人事檔案由社會(huì)化的人才機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，上述案例不復(fù)存在，人才流動(dòng)更加便利快捷，人才會(huì)釋放出巨大的能量，發(fā)揮不同于在一個(gè)固定單位的更大作用。因此，在全面深化改革的今天，在信息化、電子化、人才服務(wù)社會(huì)化的背景下，建立高等學(xué)校人事檔案與社會(huì)人才管理機(jī)構(gòu)的人事檔案管理的互連互動(dòng)、信息互享，帶動(dòng)全社會(huì)對(duì)人才信息的公開(kāi)化，讓不僅是所在學(xué)校了解和掌握人才信息，整個(gè)社會(huì)也能了解和掌握人才的真實(shí)狀況，使人才不僅在本學(xué)校發(fā)揮作用，在社會(huì)上也能發(fā)揮其巨大的作用。為建設(shè)中國(guó)特色的社會(huì)主義社會(huì)服務(wù)。人事檔案管理的重大意義就在于人才的開(kāi)發(fā)和最大限度地使用人才。

(三)人事檔案社會(huì)價(jià)值。

高等學(xué)校人事檔案管理的信息化、社會(huì)化、電子化，可以提高人事檔案管理的效率，能更加充分有效地使高等學(xué)校、社會(huì)組織或機(jī)構(gòu)了解人才、選擇人才、使用人才，為各個(gè)高等學(xué)校、社會(huì)組織、社會(huì)機(jī)構(gòu)及全社會(huì)服務(wù)。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的管理、利用僅限于本單位內(nèi)部，嚴(yán)重制約了人事檔案的使用價(jià)值和利用率。同時(shí)也制約了人才的使用、流動(dòng)及服務(wù)社會(huì)的作用。高等學(xué)校人事檔案管理改革是時(shí)代賦予高等學(xué)校的歷史使命，高等學(xué)校人事檔案管理的信息化、電子化、社會(huì)化，是全面深化改革的要求，是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求，也是對(duì)高等學(xué)校人事檔案管理模式進(jìn)行現(xiàn)代化、信息化、電子化、經(jīng)濟(jì)化改革的要求。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，人事檔案管理是封閉的、單一的、不追求使用率及利用率，人事檔案是在各個(gè)單位內(nèi)部人事部門進(jìn)行嚴(yán)密的管理。當(dāng)今是改革開(kāi)放的時(shí)代，人才的社會(huì)性要求越來(lái)越高，如果還是按傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進(jìn)行管理，不進(jìn)行與時(shí)代相適應(yīng)的改革，就不能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求，就不能與時(shí)俱進(jìn)，從而嚴(yán)重影響和制約了人才的開(kāi)發(fā)、培養(yǎng)、使用及社會(huì)化服務(wù)。同時(shí)也不符合現(xiàn)代信息化、經(jīng)濟(jì)化、科技化、市場(chǎng)化社會(huì)的要求。高等學(xué)校人事檔案管理改革就是要改革人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式，創(chuàng)新高等學(xué)校人事檔案管理利用的高效化、社會(huì)化及人才的社會(huì)流動(dòng)化，最大限度地提高高等學(xué)校人事檔案的社會(huì)利用價(jià)值。

(一)加強(qiáng)對(duì)高等學(xué)校人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督、檢查力度。

高等學(xué)校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理工作的工作人員要重視人事檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常檢查人事檔案的管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，且對(duì)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題給予及時(shí)地解決。高等學(xué)校的人事檔案，在人才流動(dòng)、人才交流、干部選拔任用等方面扮演著極其重要的角色。伴隨著全面深化改革進(jìn)程的不斷推進(jìn)，我國(guó)的人事制度、用人制度、人才管理制度及人才使用制度等都會(huì)不斷地改革、創(chuàng)新及完善，與之相對(duì)應(yīng)的人事檔案管理工作及制度也會(huì)隨之相應(yīng)地改革、發(fā)展、完善。改革高等學(xué)校人事檔案管理工作及制度是時(shí)代對(duì)高等學(xué)校提出的要求，是全面深化改革對(duì)高等學(xué)校提出的要求，是人才的合理配置、合理使用、合理流動(dòng)，發(fā)揮人才最大的社會(huì)價(jià)值與經(jīng)濟(jì)價(jià)值對(duì)高等學(xué)校提出的要求。因此，我們的高等學(xué)校一定要在全面深化改革的新的歷史時(shí)期加大力度管理好高等學(xué)校教職員工的人事檔案，充分發(fā)揮人事檔案的真實(shí)性作用、歷史性作用及全貌性作用。

(二)便于人才流動(dòng)、給人才流動(dòng)創(chuàng)造便捷、高效的服務(wù)。

傳統(tǒng)觀念對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)是，人事檔案只是管理、不要出任何問(wèn)題(諸如：丟失、損毀等)，對(duì)于利用、發(fā)揮其使用價(jià)值卻一直認(rèn)識(shí)不夠，沒(méi)有充分發(fā)揮人事檔案在人才交流、人才宣傳、人才使用及公眾對(duì)人才的了解和認(rèn)可等方面的重要作用。

在現(xiàn)代化的信息社會(huì)里，宣傳(即：信息的公開(kāi)和傳播)是現(xiàn)代社會(huì)的重要特征，人才的特長(zhǎng)是通過(guò)可公開(kāi)的檔案信息傳遞到方方面面的，能夠充分發(fā)揮每個(gè)人才的作用，是對(duì)國(guó)家、社會(huì)及單位的重要貢獻(xiàn)，也是對(duì)我國(guó)社會(huì)主義不斷發(fā)展、邁向精神文明、物質(zhì)豐富的國(guó)際化社會(huì)的重要貢獻(xiàn)。 創(chuàng)造合理高效、便于流動(dòng)、信息快捷的人事檔案管理體制，是我國(guó)高等學(xué)校當(dāng)前人事檔案改革和發(fā)展的首要任務(wù)。高等學(xué)校人才的社會(huì)流動(dòng)，推動(dòng)高等學(xué)校之間的競(jìng)爭(zhēng)、發(fā)展及進(jìn)步。高等學(xué)校人才的校內(nèi)流動(dòng)，促進(jìn)校內(nèi)各院系的競(jìng)爭(zhēng)、發(fā)展及最大限度地為國(guó)家和社會(huì)服務(wù)。因此，高等學(xué)校的人事檔案管理工作，不僅是人事檔案管理人員的事，更是高等學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的重要任務(wù)。

(三)改進(jìn)傳統(tǒng)觀念，充實(shí)更新檔案內(nèi)容。

傳統(tǒng)的人事檔案的內(nèi)容是政治面貌、年度總結(jié)、職稱評(píng)定、表彰獎(jiǎng)懲等，但是，作為一個(gè)高等學(xué)校卻恰恰忽略了專業(yè)技術(shù)人員(教師及研究人員)的.業(yè)務(wù)檔案。對(duì)于行政管理人員來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的人事檔案管理對(duì)于人員的流動(dòng)、變遷、使用還能應(yīng)付，但是，對(duì)于專業(yè)技術(shù)人員來(lái)說(shuō)，就不能充分地反映其全部信息，因此，可能在對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的交流、使用、發(fā)揮其專業(yè)特長(zhǎng)上，受到制約和限制，不能充分反映專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)信息，制約了專業(yè)技術(shù)人員作用的發(fā)揮，最終受損失的是我們的國(guó)家、社會(huì)及專業(yè)技術(shù)人才所在的高等學(xué)校。

高等學(xué)校的作用很多，但其中之一是提供社會(huì)服務(wù)，高等學(xué)校的管理人員是給專業(yè)技術(shù)人員提供服務(wù)平臺(tái)，使其最大限度地發(fā)揮自己的專業(yè)特長(zhǎng)，作出貢獻(xiàn)，來(lái)影響和提升學(xué)校的聲譽(yù)、地位、知名度等，給學(xué)校帶來(lái)價(jià)值和利益。因此一個(gè)高等學(xué)校的社會(huì)聲譽(yù)、管理水平的高低，就是看它是否最大限度地發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的作用，要想最大限度地發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的作用，就要充分做好高等學(xué)校專業(yè)技術(shù)人員的人事檔案管理工作。

(四)加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。

人事檔案是人才的信息資源庫(kù)，有效合理地利用人事檔案這個(gè)人才信息資源庫(kù)，最大限度地發(fā)揮人才的作用，是人事檔案管理工作的突出目的。把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)設(shè)施設(shè)備應(yīng)用到人事檔案管理中，提高人事檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，是人事檔案管理改革的重要任務(wù)。高等學(xué)校在人事檔案管理改革過(guò)程中，要提高人事檔案管理工作的水平和效率，要準(zhǔn)確、及時(shí)地傳遞人才信息，為人才的需求者提供全面、真實(shí)、高效、便捷的人才信息服務(wù)?，F(xiàn)代化的人事檔案管理工作已經(jīng)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的設(shè)備及技術(shù)，高等學(xué)校的人事檔案管理工作不僅要添加、充實(shí)這些現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，還要組織和培訓(xùn)好人事檔案的管理人員，熟練掌握及熟練使用這些現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，使其為高等學(xué)校人事檔案管理工作帶來(lái)高效、快捷、便利。另外，在加強(qiáng)人事檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)時(shí)，還要注意保存好紙制人事檔案，因?yàn)閿?shù)字化檔案的原始性和真實(shí)性較難鑒別。還有，不向外公開(kāi)的、有密級(jí)的人事檔案也以紙制檔案保存為宜。可向外公開(kāi)的人事檔案，進(jìn)行數(shù)字化管理，可以有效、快速地為社會(huì)服務(wù)，省時(shí)省力，迅速便捷，節(jié)省經(jīng)費(fèi)和人力。人才的利用方和查閱方可以通過(guò)已經(jīng)普及的互聯(lián)網(wǎng)查閱人才信息，充分、有效及最大限度地利用人事檔案信息，對(duì)人才資源進(jìn)行充分利用，盡量減少人才的閑置和浪費(fèi)，把人才充分和有效地利用好，使其為國(guó)家和社會(huì)做出貢獻(xiàn)。

(五)促進(jìn)人事檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。

人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，不僅可以使人事檔案管理人員按國(guó)家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人事檔案的管理、操作及提供利用，還可以使人事檔案在流動(dòng)、參閱、保密等多個(gè)環(huán)節(jié)高速、快捷、方便地為利用者服務(wù)。高等學(xué)校是人才高度集中，人員多、流動(dòng)頻繁的單位，實(shí)行人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，既可以省時(shí)省力、減少管理人員、節(jié)省經(jīng)費(fèi)和開(kāi)支，還可以給利用者提供便于查閱、省時(shí)省力的便捷服務(wù)。

所謂標(biāo)準(zhǔn)化，就是國(guó)家按不同的單位及特征制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，如高等學(xué)校的人事檔案不僅有傳統(tǒng)的內(nèi)容(工作總結(jié)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、工資收入、職務(wù)變動(dòng)等)，還應(yīng)該給專業(yè)技術(shù)人員(教師及研究人員)增加能反映其教學(xué)能力、科研能力、學(xué)術(shù)及專業(yè)水平等項(xiàng)內(nèi)容。即對(duì)于高等學(xué)校的專業(yè)技術(shù)人員，在檔案中能反映如下方面：

一是能反映出政治素養(yǎng)、道德品行。

二是能反映出貢獻(xiàn)度大小及工資收入。

三是能反映出業(yè)務(wù)能力、科研水平。這樣，就能給那些高等學(xué)校的主流群體，高等學(xué)校賴以生存的支柱，給高等學(xué)校帶來(lái)聲譽(yù)、地位及知名度的專業(yè)技術(shù)人員群體在人事檔案中有了比較全面的記載。

高等學(xué)校人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理也是人事檔案管理制度改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容，人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理能大大提高人事檔案的利用率及效率，可以更好、更快捷地提供人才信息，為人才的使用者、管理者服務(wù)。

怎么做好企業(yè)人事檔案管理

導(dǎo)語(yǔ)：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，而企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)歸根結(jié)底是人才與技術(shù)層面的競(jìng)爭(zhēng)。擁有了人才便擁有了較強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力，這使更多的企業(yè)單位越來(lái)越重視人力資源管理工作。

一、人事檔案的概念及特點(diǎn)

人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，關(guān)于個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處分等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。員工出國(guó)出境、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、晉升職務(wù)、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)等都需要使用個(gè)人檔案。其主要特點(diǎn)有：

1.全面性

人事檔案收存員工的履歷、考核材料、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資、職稱評(píng)審、繼續(xù)教育等各方面的文件材料。它是員工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫(kù)，全面反映了員工全貌。

2.現(xiàn)實(shí)性

由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事部門正確使用人才、合理解決職務(wù)晉升、職稱評(píng)定、工資變動(dòng)等一系列問(wèn)題的重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。

3.真實(shí)性

這是人事檔案現(xiàn)實(shí)性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個(gè)體材料客觀真實(shí)，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和有用參考。

4.動(dòng)態(tài)性

人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充，力求縮短檔案與員工實(shí)際情況的“時(shí)間差”，并要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時(shí)補(bǔ)充新材料。

5.流動(dòng)性

人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用。在工作中必須堅(jiān)持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一定時(shí)間內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。

6.機(jī)密性

人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人功、過(guò)等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個(gè)人向組織匯報(bào)而不能向他人(包括家庭成員)言及的內(nèi)心隱秘等等。因此，人事檔案屬于黨和國(guó)家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)無(wú)條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機(jī)構(gòu)的個(gè)人也不能查閱自己的人事檔案。

二、人事檔案的重要性

1.為企業(yè)提供員工真實(shí)可靠的信息

企業(yè)要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個(gè)員工的潛力，發(fā)揮他們?cè)诟鱾€(gè)崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關(guān)每個(gè)員工的一些最真實(shí)最全面的個(gè)人信息，如員工的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人技能、個(gè)人素質(zhì)等。通過(guò)查閱員工檔案，能了解到每個(gè)員工的歷史和工作經(jīng)歷，從而為企業(yè)的選人、用人提供有價(jià)值的參考信息，最大程度上避免信息不對(duì)稱引起的人事管理的無(wú)效或低效。

2.為企業(yè)提供重要的決策依據(jù)

人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。如專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升和聘用、選派技術(shù)人才掛職鍛煉、任期考核等等，關(guān)系著員工的晉升和獎(jiǎng)懲，決定著企業(yè)對(duì)不同員工該采取什么樣的培訓(xùn)方法，給予多少的薪金等決策。而員工考核、考察需要有大量的檔案記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對(duì)員工的業(yè)績(jī)、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。

3.可以優(yōu)化人力資源的合理配置

人力資源配置是實(shí)現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價(jià)值的重要途徑。現(xiàn)代化的人事檔案管理手段可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動(dòng)，使人力資源在一定范圍內(nèi)得到最佳的配置。

三、目前人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.思想上不夠重視

由于人事檔案管理工作是一項(xiàng)內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，平時(shí)工作不引人注目、默默無(wú)聞，許多一線員工甚至不清楚人事檔案管理工作是怎么回事。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人事檔案概念淡化，思想上重視不夠。一是因?yàn)榭陀^上人才流動(dòng)越來(lái)越頻繁，人事檔案中反映一個(gè)人的工作能力、工作業(yè)績(jī)、培訓(xùn)方面的材料很少，對(duì)企業(yè)選才、識(shí)才用處不大。

二是因?yàn)槿耸聶n案中個(gè)人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假工齡、假學(xué)歷層出不窮，而失真的信息導(dǎo)致人事部門無(wú)法正確評(píng)估職工。因此領(lǐng)導(dǎo)在招聘、錄用人員時(shí)不注重調(diào)檔、查閱檔案，久而久之也忽視了企業(yè)內(nèi)部的人事檔案管理工作，認(rèn)為人事檔案工作就是保管的`事務(wù)性工作，不是單位的主要業(yè)務(wù)，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行。領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視也直接影響到人事檔案管理人員思想上重視不夠，平時(shí)的管理工作也是敷衍了事，只要力求不出差錯(cuò)即可。

2.硬件設(shè)施不到位

缺乏專門的人事檔案室，部分企業(yè)人事檔案和文書(shū)檔案、技術(shù)檔案一起存放，甚至混淆存放，部分企業(yè)直接把人事檔案存放在行政、人事辦公室，安全、保密措施不到位。檔案柜、檔案盒以及各種人事檔案管理設(shè)備陳舊，很難滿足人事管理日常工作要求。

3.管理人員不專業(yè)

很多企業(yè)并未設(shè)置專門的人事檔案管理人員，而是由辦公室或人事部門工作人員兼任。他們往往缺乏專業(yè)知識(shí)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)人事檔案管理工作。又因?yàn)榇蠖鄶?shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，對(duì)檔案材料的收集力度不夠，人事檔案的全面性、動(dòng)態(tài)性難以保障，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作。

4.管理手段落后

傳統(tǒng)的人事檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員的流動(dòng)性的加強(qiáng)，往往出現(xiàn)人、檔不在同一個(gè)城市的現(xiàn)象。人力資源管理部門要想查閱一個(gè)人的檔案，就要去別的單位或另一個(gè)城市去查閱，給人力資源管理部門帶來(lái)很大不便，造成大量時(shí)間和人力的浪費(fèi)，降低了工作效率。 　　四、人事檔案管理改革的措施

1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，真正把人事檔案工作作為人事部門的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作來(lái)抓。支持人事部門對(duì)人事檔案工作的投入和創(chuàng)新。建立與完善適合本部門質(zhì)量考核體系，對(duì)工作進(jìn)行量化與考核，出臺(tái)相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)人事檔案工作人員工作積極性和創(chuàng)造性。促進(jìn)人事檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化邁進(jìn)。

加大投入，進(jìn)一步夯實(shí)檔案基礎(chǔ)工作。確保人事檔案工作經(jīng)費(fèi)落實(shí)到位，特別是對(duì)人事檔案的檔案保管和檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的檔案室、檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防火等配套保護(hù)措施，有條件的可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

2.完善人事檔案管理規(guī)章制度

建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，規(guī)范人事檔案管理流程，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規(guī)范有序。

對(duì)人事檔案材料的歸檔范圍、時(shí)間要有明確具體的要求，將側(cè)重點(diǎn)放在反映干部員工工作能力、工作業(yè)績(jī)等檔案材料上;檔案管理人員在接收人事檔案材料時(shí)要嚴(yán)格把好審核鑒定關(guān)，從紙張規(guī)格到字體都要嚴(yán)格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料，確保歸檔材料規(guī)范、完整、可靠。建立健全材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通，采取“重點(diǎn)收集與普通收集相結(jié)合”、“集中收集和經(jīng)常性收集相結(jié)合”、“上門收集”等方式，及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料，力爭(zhēng)檔案資料能夠反映出最新、最全的個(gè)人檔案信息。

對(duì)于員工入職的基本信息以及工作經(jīng)驗(yàn)的真實(shí)性，人事部門一定要進(jìn)行核對(duì)?？梢圆捎秒娫捲L問(wèn)的方式，也可以查詢相關(guān)的社保記錄或者離職手續(xù)等等。對(duì)于在職員工的檔案資料，管理人員一定要及時(shí)記錄歸檔保存，并定期進(jìn)行核對(duì)，對(duì)于不真實(shí)的，可以通過(guò)詢問(wèn)本人或者周邊同事等方式盡可能補(bǔ)全。

3.提高人員素質(zhì)，配置專職人員，落實(shí)人員待遇

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的變化，科技的創(chuàng)新，人事檔案的管理方式也發(fā)生了巨大的變化。管理人員再也不是以前那種只管整理、查詢的檔案人，而應(yīng)該是既懂檔案專業(yè)知識(shí)又會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化方式管理的復(fù)合型人才。因此要選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的專業(yè)人員從事干部檔案工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，定期參加業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，讓他們掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平。關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

4.加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

人事檔案是人才信息資源庫(kù)，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。一是實(shí)行現(xiàn)代化管理。充分利用計(jì)算機(jī)在人事檔案管理工作中的作用，逐步建立和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)更新，動(dòng)態(tài)化管理人事檔案信息，保證人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。二是實(shí)行開(kāi)放式的管理。

一方面建立員工工作業(yè)績(jī)檔案，及時(shí)將員工的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)事件中的表現(xiàn)記錄在案。

另一方面建立干部專業(yè)技術(shù)能力檔案，重點(diǎn)收集個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等能反映個(gè)人才能的資料，真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、立體地反映干部的情況，以提高決策效率，提高干部檔案的使用效率。

人事檔案管理信息化建設(shè)的前提是什么?

領(lǐng)導(dǎo)有信息化建設(shè)的需求，能夠快速找到所需要的人、事、物；作為建設(shè)者應(yīng)該有全部人員的具體信息，身份證號(hào)、近期照片、畢業(yè)學(xué)校專業(yè)、興趣愛(ài)好、信仰、民族、工作經(jīng)歷、婚姻情況、子女情況、家庭住址、電話、QQ、微信、工作崗位、技術(shù)職稱、職務(wù)、語(yǔ)言能力、計(jì)算機(jī)水平等等；再有就是招聘流程、工資標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)動(dòng)流程、審批流程、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。