電子檔案歸檔系統(tǒng)

1、檔案管理系統(tǒng)門戶
檔案管理系統(tǒng)會根據(jù)不同的角色崗位，提供個性化的崗位工作門戶，將崗位所需要的相關的信息、從各個功能模塊的數(shù)據(jù)抽取出來，集中匯總，再根據(jù)角色進行推送展示。
2、檔案接收：
檔案接收支持在線接收和離線接收的方式，能夠保存處理過程信息。支持多種方式錄入檔案數(shù)據(jù)，保存接收的處理記錄。
3、檔案管理庫
檔案管理庫中數(shù)據(jù)是來自接收庫中著錄信息完整的檔案文件，支持檔案數(shù)據(jù)瀏覽、打印、退回接收庫的操作。
4、檔案分類
可以按照不同維度下面不同分類樹結構查看檔案數(shù)據(jù)。比如、全宗維度、檔案分類維度、檔案保管期限維度、檔案開放情況等維度。支持批量將需要重新整理的檔案文件退回接收庫，重新進行整理。
5、檔案密級鑒定
檔案密級鑒定是對系統(tǒng)內檔案整理好的檔案進行密級重新分配的過程，支持通過審核流程對檔案對密級重新調整。
6、檔案利用
針對系統(tǒng)海量數(shù)據(jù)系統(tǒng)提供多種檢索方式，比如全文檢索、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索等功能來定位目標檔案。提供在線電子借閱，紙質檔案借用申請，利用登記、檔案編研等功能。
7、檔案統(tǒng)計
檔案統(tǒng)計是檔案管理情況的和檔案利用情況的直觀體現(xiàn)，能夠統(tǒng)計檔案接收情況、檔案管理情況、檔案利用情況、檔案保存情況。便于檔案管理員實時的、全面掌握檔案系統(tǒng)當前的使用狀況。
電子檔案管理系統(tǒng)功能眾多，文書定專注于檔案管理系統(tǒng)，幫助實現(xiàn)實現(xiàn)電子檔案自動歸檔、檔案全生命周期數(shù)字化管理、3秒可檢索、文件防篡改、可第三方存證、快速集成各類系統(tǒng)，滿足各類組織檔案管理需求，全面優(yōu)化檔案管理成本，保證組織檔案安全可信。

電子檔案管理系統(tǒng)是指對電子檔案進行什么

全程管理。
電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的電子檔案進行全程管理的計算機網絡系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)是為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理提供完整的解決方案的系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網絡。

電子檔案管理系統(tǒng)是指對電子文件、電子檔案進行

1、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進行全程管理的計算機網絡系統(tǒng)。
2、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設的需要，它能夠極大地增強檔案的處理效率，并且能夠實現(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構建檔案數(shù)據(jù)庫,并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實現(xiàn)對檔案資源的科學、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務。
3、電子檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)
的標準,規(guī)范整個電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的電子文件管理;構建完整的電子檔案資源信息共享服務平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時逐步將業(yè)務管理模式轉換為服務化管理模式,以服務模型為業(yè)務管理基礎，業(yè)務流和數(shù)據(jù)流建立在以服務為模型的系統(tǒng)平臺之上。
豚統(tǒng)工程方法組織管理電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的優(yōu)勢有以下5個方面:
1.強調管理的整體性系統(tǒng)工程方法強調把研究對象和研究過程作為
個有機整體,這樣才能達到系統(tǒng)效率最優(yōu)化。
2.降低管理過程的復雜性。電子檔案管理系統(tǒng)所研究的對象在規(guī)模、結構、層次、相互聯(lián)系等方面都比較復雜,其管理不僅涉及計算機工程技術，且包括檔案數(shù)字化過程中的很多問題，如數(shù)字化文件的格式標準、知識產權保護等，還牽涉到和”電子檔案工程”項目以及電子政務大系統(tǒng)的關系,甚至投資預算等方面，各方面之間的關系錯綜復雜。
3.重視組織管理的科學化
個復雜系統(tǒng)的研制有兩個并行的過程，即工程技術過程和管理控制過程，有時管理控制過程甚至更重要。
4.減少投資決策的不確定性:電子檔案管理系統(tǒng)的技術結構復雜、涉及面廣，且影響投資建設的因素較多，其管理中的經濟計算所采用數(shù)據(jù)大部分來自預測和估計。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第二條本規(guī)定所稱電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定
1、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設的需要，它能夠極大地增強檔案的處理效率，并且能夠實現(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構建檔案數(shù)據(jù)庫,并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實現(xiàn)對檔案資源的科學、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務。
2、電子檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)
的標準,規(guī)范整個電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的電子文件管理;構建完整的電子檔案資源信息共享服務平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時逐步將業(yè)務管理模式轉換為服務化管理模式,以服務模型為業(yè)務管理基礎，業(yè)務流和數(shù)據(jù)流建立在以服務為模型的系統(tǒng)平臺之上。
3、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進行全程管理的計算機網絡系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)的功能
1、系統(tǒng)應具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。系統(tǒng)應具備對電子檔案的數(shù)量、質量、完整性和規(guī)范性等進行檢查的功能，對不合格的進行標注。
2、系統(tǒng)應具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點、內容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證，賦予電子檔案唯一標識。系統(tǒng)應具備對征集檔案進行管理的功能。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第三章檔案接收
第十二條系統(tǒng)應具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。
第十三條系統(tǒng)應具備對電子檔案的數(shù)量、質量、完整性和規(guī)范性等進行檢查的功能，對不合格的進行標注。
第十四條系統(tǒng)應具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點、內容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證，賦予電子檔案唯一標識。
第十五條系統(tǒng)應具備對征集檔案進行管理的功能。
第四章檔案整理
第十六條系統(tǒng)應具備電子檔案的自動歸類與排序等功能，支持分類與排序的調整處理。
第十七條系統(tǒng)應具備電子檔案的著錄、標引等功能，形成電子檔案目錄，并與電子檔案相關聯(lián)。
第十八條系統(tǒng)應具備電子檔案批量格式轉換的功能，生成符合國家、行業(yè)相關標準的用于長期保存和提供利用的電子檔案。
第十九條系統(tǒng)應具備維護電子檔案各組成部分及相關數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關聯(lián)功能。
第二十條系統(tǒng)應具備電子檔案入庫功能，并保存入庫處理過程記錄。
第五章檔案保存
第二十一條系統(tǒng)應具備對電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫進行備份與恢復功能，設置備份與恢復策略，制作備份數(shù)據(jù)，對備份數(shù)據(jù)和介質進行登記、檢測與管理，使用備份數(shù)據(jù)進行恢復處理，記錄備份恢復過程信息。
第二十二條系統(tǒng)應具備對電子檔案存儲狀況的監(jiān)控和警告功能，對存儲介質不穩(wěn)定、存儲空間不足、電子檔案非授權訪問和系統(tǒng)響應超時等情況發(fā)出警告，跟蹤和記錄警告事項處理過程。
第二十三條系統(tǒng)應具備對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。
第二十四條系統(tǒng)應具備電子檔案保護功能，保障電子檔案不被非授權的修改與刪除，記錄長期保存過程中的變動信息。
第六章檔案利用
第二十五條系統(tǒng)應具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫的功能，支持電子檔案的檢索、篩選和輸出，能夠為利用者提供符合國家標準格式的電子檔案。
第二十六條系統(tǒng)應具備對電子檔案進行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進檢索，檢索結果能夠進行局部瀏覽和有選擇性地進行輸出。
第二十七條系統(tǒng)應具備電子檔案在線借閱服務功能，支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。
第二十八條系統(tǒng)應具備檔案編研功能，對檔案編研成果進行管理。
第二十九條系統(tǒng)應具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術手段確保利用過程中電子檔案不被非法篡改。
第七章檔案鑒定與處置
第三十條系統(tǒng)應具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能，按照電子檔案的處置規(guī)則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動提醒功能。
第三十一條系統(tǒng)應具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級、價值和開放等鑒定處理。
第三十二條系統(tǒng)應保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的責任人員、意見和時間等信息。
第三十三條系統(tǒng)應具備電子檔案銷毀管理功能，對實施銷毀處理的電子檔案進行徹底銷毀，留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。
第八章檔案統(tǒng)計
第三十四條系統(tǒng)應具備對電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計功能，可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統(tǒng)計。
第三十五條系統(tǒng)應具備對一定時間期限內的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關鍵業(yè)務過程工作情況進行統(tǒng)計的功能。
第三十六條系統(tǒng)應內置常用電子檔案工作統(tǒng)計報表。
第三十七條系統(tǒng)應提供報表制作工具，支持用戶自定義統(tǒng)計報表。
第九章系統(tǒng)管理
第三十八條系統(tǒng)應提供電子檔案數(shù)據(jù)庫及其存儲結構的定義與配置功能。
第三十九條系統(tǒng)應具備電子檔案分類方案的定義與維護功能，支持電子檔案類目結構的建立與修改、鎖定與解鎖、導入與導出等處理；系統(tǒng)應內置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案；系統(tǒng)應支持對會計、業(yè)務類等專門檔案分類體系的設置。
第四十條系統(tǒng)應具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護功能，內置常見種類的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。
第四十一條系統(tǒng)應具備用戶信息管理的功能，支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計員的三員分立的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，以及按照功能和數(shù)據(jù)進行授權等功能。
第四十二條系統(tǒng)應具備日志及其分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。
第四十三條系統(tǒng)應具備對電子檔案關鍵業(yè)務過程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權訪問等事項進行審計、跟蹤的功能，記錄發(fā)現(xiàn)問題。

試論電子檔案管理系統(tǒng)操作

試論電子檔案管理系統(tǒng)操作

隨著計算機技術及其互聯(lián)網的普及，檔案管理出現(xiàn)了新的發(fā)展機遇，電子檔案管理系統(tǒng)也成為了公共部門電子政務的一個重要組成部分。

1檔案查閱者的實踐操作

1.1選擇模擬對象。

用戶登錄電子政務模擬教學系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進入，選中“檔案查閱者”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。

1.2檔案申請歸檔。

點擊菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請歸檔，里面有兩個子節(jié)點‘：申請歸檔’和申請記錄查看”。

1.2.1歸檔申請。

點擊“申請歸檔”后，進入到歸檔申請頁面。用戶要先上傳要歸檔的文件，點擊“上傳檔案文件”鏈接，跳入到上傳文件頁面(規(guī)定最多只能上傳三個文件)，上傳成功后，填入相關信息(申請時間、文檔名稱、文件格式、文件密級等)，然后點擊“提交”按鈕，即完成申請歸檔操作。

1.2.2查看申請記錄。

點擊“申請記錄查看”，進入查看自己所有申請歸檔的記錄信息的頁面，檔案查詢者可以在“申請檔案名稱”欄目中輸入所要查詢的檔案文件名稱進行查詢。同時，也可以在頁面下部的選項中選擇合適的條件進行篩選，從而找出符合條件的檔案記錄。

1.3檔案申請查詢

1.3.1申請查詢。

點擊“申請查詢”，進入查詢頁面。查詢者在查詢申請詳細表單中填入相關申請信息(如申請人、查詢方式、申請組織等)，然后點擊“提交申請”按鈕完成申請查詢的操作。

1.3.2申請記

錄查看。點擊“申請記錄查看”節(jié)點，進入查看所有自己的申請查看檔案的記錄。也可以根據(jù)檔案名稱、檔案密級、文件格式、審核狀態(tài)等不同的查詢方式進行查詢。

2檔案管理員和領導者(主管)的實踐操作

2.1選擇模擬對象。

用戶登錄電子政務模擬教學系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進入，選中“檔案管理員”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。

2.2檔案申請歸檔。

點擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請歸檔”，里面有兩個子節(jié)點：“審核歸檔”和“申請記錄查看”。

2.2.1審核歸檔。

點擊左邊樹節(jié)點“檔案申請歸檔”，進入審核中請歸檔記錄頁面。此時，頁面加載的是所有申請記錄的詳細信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱，是否通過審核來查詢申請記錄，并進行審核歸檔操作。以“電子公文歸檔管理暫行辦法”條例，點擊“審核歸檔”鏈接，進入到審核頁面，如檔案管理員可以看到申請記錄的相關信息，如申請人、申請時間、檔案名稱、文件類別等。檔案管理員在審核結束后，可以通過點擊“同意”或“拒絕”按鈕進行“通過申請”、“拒絕申請”的審核操作。

2.2.2申請記錄查看。

點擊樹狀菜單中的“申請記錄查看”節(jié)點，頁面顯示的是所有申請歸檔記錄，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱進行模糊查詢，也可以根據(jù)檔案審核情況進行查詢。點擊“查看”鏈接，檔案管理員可以查看檔案審核的詳細信息。

2.3檔案申請查詢。

點擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請查詢”，里面有兩個子節(jié)點：“審核查詢”和“申請記錄查看”。

2.3.1審核查詢。

點擊“審核查詢”菜單，頁面顯示的是所有在審核的.申請查詢信息。用戶可以根據(jù)檔案名和檔案類型、檔案文件格式等進行查詢。檔案管理員可以選擇其中一條記錄，點擊“審核”鏈接進入審核查詢頁面。在審核頁面中，顯示的是當前要審核的查詢申請的詳細信息，檔案管理員可以根據(jù)情況，選擇“通過申請”或者足“拒絕中請”進行處理。

2.3.2申請記錄查看。

具體操作與上述“申請記錄查看”相同，檔案管理片可以查看所有的申請查閱檔案申請記錄。

2.4檔案申請銷毀。

該菜單的主要功能是檔案管理員對相關檔案進行管理，經過檔案主管領導審核通過后予以銷毀。點擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請銷毀”，里面有兩個子節(jié)點“：銷毀申請”和“申請記錄查看”。

2.4.1銷毀申請。

選擇“銷毀申請”菜單，點擊進入有關信息申請銷毀頁面。進入頁面后，加載的是所有檔案信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱查詢，也可以根據(jù)是否通過申請歸檔審核進行查詢。點擊“申請銷毀”，進入到申請銷毀頁面，檔案管理員填寫申請銷毀理由以后，點擊“剖自銷毀”按鈕即可完成申請銷毀。

2.4.2申請記錄查看。

點擊“申請記錄查看”菜單，進入“申請記錄查看”頁面，該頁面顯示的是檔案管理員所有的申請銷毀記錄。

3系統(tǒng)管理員的實踐操作

首先以管理員的身份登陸電子政務實踐平臺系統(tǒng)，用戶登錄電子政務模擬教學系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進入，點擊“管理員入口”鏈接。出現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理的功能菜單。

3.1檔案信息管理。

此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹上的“檔案信息管理”菜單，進入“檔案信息查詢”頁面顯示的是所有的檔案信息，管理員可以根據(jù)檔案名稱和檔案類別進行查詢。

3.1.1查看。

點系統(tǒng)管理員可以查看、刪除所有檔案信息。

3.1.2查詢。

點擊擊要查看的檔案行的“查看”鏈接，將會在負面的下分顯示一個顯示該檔案所包含文件的列窗框。系統(tǒng)管理員可以點擊下載文件，查看檔案的相關內容。

3.1.3刪除：

管理員根據(jù)實際需求，刪除檔案文件?？梢远鄺l刪除文檔，首先把要刪除的檔案前的復選框選中，然后再點擊“刪除”按鈕，即完成檔案刪除操作。

3.2檔案申請歸檔記錄管理。

此菜單的功能是檔案系統(tǒng)管理員可以查看所有申請歸檔記錄，可以根據(jù)檔案名稱和審核狀態(tài)進行查詢，并且可以根據(jù)需要刪除記錄。

3.2.1查看檔案申請歸檔記錄。

點擊左邊的菜單樹上的“檔案申請歸檔”菜單，然后再點擊“申請記錄管理”進入申請記錄管理頁面，頁面顯示的是所有檔案信息。

3.2.2刪除檔案申請歸檔記錄。

選擇要刪除記錄的行起碼復選框，然后點擊“刪除”按鈕完成刪除操作。檔案文件也將同時被刪除掉。

3.3基礎信息維護。

此菜單的功能是系統(tǒng)管理員對檔案文件的基礎信息進行維護，包括文件類型、檔案重要等級、檔案密級、文件格式等。也可以進行檔案文件的添加、刪除和編輯等操作。

3.3.1文件類型管理。

點擊頁面左邊的菜單樹“基礎信息維護”下的“文件類型管理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對檔案文件的格式類型進行添加、編輯和刪除等操作。

3.3.2檔案文件等級管理。

點擊頁面左邊菜單樹“基礎信息維護”下的“檔案重要等級哲理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對檔案文件的等級進行添加和刪除操作。

參考文獻

[1]張原瑞.高中學生電子檔案管理系統(tǒng)的研究與實現(xiàn)[J].天津：天津大學,2012.

[2]張魯寧.檔案管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].長春：吉林大學，2010.電子檔案管理系統(tǒng)的基本操作韓黎明

什么是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)？

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)一般指數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，隨著時代發(fā)展，計算機技術、通信技術及互聯(lián)網技術的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到挑戰(zhàn)，在這時期，要充分利用現(xiàn)代技術改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，加快電子檔案建設，完善檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。
會博通綜合檔案管理系統(tǒng)提供涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等全生命周期的自動化管理。

電子檔案系統(tǒng)應包括哪些功能

電子檔案系統(tǒng)應包括哪些功能

檔案管理系統(tǒng)主要功能：檔案流水化采集功能實現(xiàn)多人多客戶端對多本檔案同時進行掃描采集功能，并按操作角色進行分工及權限管理。以下我為大家整理了電子檔案系統(tǒng)的功能，希望對大家有所幫助！

1、檔案類型管理：

可自由定義檔案的管理類型及其架構，符合國家標準。

2、檔案屬性管理：

屬性分為系統(tǒng)標準屬性與可由用戶自定義的附加屬性，并可根據(jù)分類進行繼承，并且可以調整自由匹配列表顯示屬性，實現(xiàn)客戶對于不同類型檔案（如實物檔案和照片檔案）屬性管理的需要。

3、檔案信息的采集：

提供屬性新建、掃描新建、網頁新建、批量新建等多種檔案錄入功能。支持Excel表格導入形成案卷與卷內目錄以及數(shù)字文件的根據(jù)題名、檔號、順序號等對應信息批量對應上傳的功能。

4、歸檔編輯功能：

文件歸檔編輯功能，綜合檔案的錄入、紙質掃描文件的引入、電子文件的引入、批量錄入、批量修改、綜合檔案表格打印等，在一個界面上，即可實現(xiàn)從文件到檔案的全過程。

不同的用戶可根據(jù)被授予的權限，在不同的文件管理分類中分散進行整理工作，亦可利用歸檔編輯功能實施集中整理，甚至根據(jù)管理需要，采用混合模式對歸檔文件進行整理，大大地提高了檔案管理人員的工作效率和管理的靈活性。

5、權限管理：

針對不同管理對象（如不同的電子案卷）可采取不同的權限控制，提供使用權限以及接觸密級權限的二維權限管理。

6、編號管理：

檔案注冊可自動生成歸檔編號、統(tǒng)計文件數(shù)及頁數(shù)，完成檔案歸檔

7、檔案借閱申請：

當只有條目閱讀權，但需要查看信息的內容時，可向該條信息的管理員申請借閱電子文檔。

8、檔案利用統(tǒng)計：

有權限的用戶可隨時對文檔的利用情況、利用明細以及利用排名等信息進行可自定義事件、借閱人等范圍的統(tǒng)計。不僅掌握文檔資料的利用情況，還能統(tǒng)計文檔的使用熱度。

9、檔案檢索：

持按關鍵字搜索、限定屬性的組合條件搜索以及全文搜索。

10、過期檔案管理：

根據(jù)國家法規(guī)和行業(yè)規(guī)章，檔案都是有保管期限的，超過保管期限的檔案實體可以銷毀。對于電子檔案，超過保管期限時，可以注銷，也可以刪除，但如果存儲空間許可，注銷或轉移保存更為可取。

電子檔案存儲管理制度

第一章 總 則

第一條 為了加強電子文件的存儲管理，保障電子檔案的安全保管，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子文件存儲與管理規(guī)范》〔GB/T 18894-2002〕、《重慶市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》和有關法規(guī)、國家標準、行政規(guī)章，結合重慶市實際制訂本制度。

第二條 本制度參照重慶市電子檔案管理技術標準執(zhí)行。

第三條 本制度以維護電子檔案的真實性、完整性、有效性為原則，保證電子檔案的安全性和可利用性。

第四條 基本術語解釋

（一）電子文件是指法人、其他組織和個人在公務活動中形成的數(shù)字形態(tài)記錄。它是通過計算機進行操作、傳輸、存儲和利用的文件，用數(shù)字(比特)形態(tài)表現(xiàn)，通過編碼和解碼來輸入和輸出。

（二）電子檔案是指利用計算機技術形成，經鑒定具有保存和利用價值，按照有關電子文件存儲管理規(guī)定處理并且已經存儲的電子文件。

第二章 電子檔案的存儲

第五條 電子文件具有對計算機系統(tǒng)的依賴性、非人工直接識讀性、復制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性，并且對于不同信息類型的電子文件，由于其技術特點不同，存儲載體和記錄信息的標準、算法也不同，所以電子檔案的存儲應根據(jù)電子文件的特點分別采取措施保證其原始性、真實性、完整性：

（一）字處理文件

1、TXT文檔可以作為電子檔案直接存儲。

2、XML文檔可以作為電子檔案直接存儲。

3、對于其它類型的文檔，如果無法轉換為XML或TXT格式，則應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

（二）圖像文件

1、TIFF格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

2、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

3、其它格式圖片應轉換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

4、對于無法轉換格式的圖片應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

5、由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對于普通紙質檔案來說光學分辨率不低于200dpi，對于照片檔案來說分辨率不得低于600dpi。

6、由縮微膠片掃描儀獲得的電子檔案，對于16mm膠片來說分辨率不低于200 dpi，對于35mm膠片來說分辨率不低于600dpi。

（三）圖形文件

1、圖形文件的存儲要求參見圖像文件的存儲要求。

2、存儲時應注意其設備依賴性、易修改性等問題，對相關軟件及各種數(shù)據(jù)信息應一并存儲。

（四）影像文件

1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲。

2、對于無法轉換格式的影像文件應按原格式存放并將有關的軟件、壓縮算法和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

（五）聲音文件

1、WAV格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。

2、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。

3、對于無法轉換格式的聲音文件應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

（六）多媒體文件

1、多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲。

2、多媒體文件依賴的計算機軟硬件信息及相關參數(shù)應一并存儲。

（七）數(shù)據(jù)庫文件

1、數(shù)據(jù)庫文件DBF格式可以作為電子文件直接存儲。

2、對于無法轉換格式的數(shù)據(jù)庫文件應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

（八）超文本文件

1、超文本文件包含的信息較多，存儲時注意數(shù)據(jù)的完整性。

2、信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲。

3、超文本文件依賴的計算機軟硬件信息應一并存儲。

（九）計算機程序

1、計算機程序可以作為電子檔案直接存儲。

2、計算機程序依賴的軟、硬件平臺說明應一并存儲。

（十）數(shù)據(jù)文件

1、數(shù)據(jù)文件的類型較多，包含以上所示的多種類型，具體類型的存儲辦法參考以上各類型的存儲辦法。

2、數(shù)據(jù)文件應對數(shù)據(jù)來源進行說明并一同存儲。

第六條 對電子檔案的說明性文檔一律用TXT文檔編寫。

第七條 在符合軟、硬件平臺條件下，應保證電子檔案能正常被計算機所識別、運行，并能準確輸出。

第八條 電子檔案中涉及的`口令、密匙、權限管理說明等應同電子檔案一并存儲。

第九條 保存與紙質等檔案內容相同的電子檔案時，要與紙質等文件之間互相建立準確、可靠的標識關系。

第十條 用掃描儀、視頻壓縮卡等設備獲得的電子檔案，如果采用非標準算法，則應將相關軟件一并存儲。

第十一條 計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中設計的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子檔案一同存儲。

第十二條 電子檔案應該拷貝到耐久性的載體上，一式3套，一套封存（A），一套供查閱利用（B），一套異地保存（C）。對于加密的電子文件，則應在解密后再完成上述工作。

第十三條 在相同條件下，電子檔案的存儲載體的選擇應優(yōu)先考慮可靠性和先進性。本標準推薦的存儲載體是：只讀光盤、磁帶等。禁止使用軟磁盤作為電子檔案的長期保存載體。

第十四條 對于具有穩(wěn)定可靠的網絡環(huán)境的單位具體要求：

1、電子檔案應存放于指定的計算機服務器上，服務器必須采取磁盤鏡像、雙機容錯等備份措施。

2、內部局域網要有可靠的安全防范措施和管理制度，系統(tǒng)設備更新時必須制定嚴格的數(shù)據(jù)轉換辦法，確保數(shù)據(jù)準確無誤并能在新系統(tǒng)中運行。

第十五條 電子檔案的保管要求除應具備紙質檔案的一般要求外，還應符合下列條件：

1、存儲載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，作到防塵、防變形，避免陽光直接照射。

2、環(huán)境溫度選定范圍：17---20℃，相對濕度選定范圍：35%--45%。

3、存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離，遠離熱源。

第十六條 電子文件存儲時必須檢查病毒及其他危害計算機的隱患，對于不能清除隱患的電子文件不得存儲。

第十七條 存儲電子檔案的光盤應放入盒中存放，A、B兩套電子檔案應分開保管。

第十八條 電子檔案的有效性保證：

（一） 隨著計算機技術和設備的更新發(fā)展，存儲載體或電子檔案數(shù)據(jù)會出現(xiàn)兼容性問題。

1、存儲載體出現(xiàn)兼容性問題時應更換先進、可靠的存儲載體進行復制。

2、電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)兼容性問題時應對電子檔案進行升級轉換并進行復制。

3、復制后舊版存儲載體應至少保留四年。

（二）刻錄光盤時采用整盤刻錄（disk-at-once recording）方式，不得使用多段刻錄（multiseion recording）等方式。推薦使用的刻錄軟件為： NERO BURNING6、WINONCD6以上版本。

（三）對磁性載體每2年、光盤每4年進行一次有效性、安全性檢查，對存儲載體的壽命、存儲載體的兼容性、電子檔案的兼容性等問題進行抽查，抽檢率不得低于30%，發(fā)現(xiàn)問題要及時補救。

（四）存儲在磁帶上的電子檔案，每年應倒帶一次，五年轉存一次。

（五）檢查、拷貝、轉換等情況要做好登記。