財務檔案系統(tǒng)

財務檔案管理的工作內容是什么
1.建立與公司相符的信息管理平臺
　　對于公司內部的財務檔案管理，需要進行對財務檔案進行信息化管理。在進行管理的同時，需要向相關工作提供更為精確的信息化數(shù)據(jù)。在企業(yè)的內部設立與企業(yè)財務檔案管理相符的數(shù)據(jù)平臺。為各類檔案管理提供信息資源，并且能夠提升財務檔案管理的水平和管理能力。讓財務信息能夠隨時隨地的進行平臺保存。
　　2.設立公司信息化的防火墻，增強網(wǎng)絡安全
　　財務檔案信息化管理是公司的一項重要任務，在進行財務檔案信息化管理的同時一定要注重信息化的安全性。企?I的財務信息是企業(yè)最重要的公司信息，必須要保證公司信息的安全性和保密性，對于公司的網(wǎng)絡安全建設必須要加強信息技術，并且要對網(wǎng)絡進行合理利用。與此同時要加強工作人員的工作能力，確保財務檔案的安全性核對信息技術的使用能力。
　　3.完善財務檔案管理信息化的操作工具
　　財務檔案管理需要進行網(wǎng)絡化的結合，通過網(wǎng)絡化的平臺進行對相關數(shù)據(jù)的采集和運用。相關財務檔案信息化管理的資源要進行合理的分配。在財務檔案管理信息化內部工作人員進行工作時一定要配備工作的工具，制定與公司財務信息相符的系統(tǒng)，考慮到系統(tǒng)的適合性和科學性，通過操作系統(tǒng)對平時的財務管理進行正確的管理。同時要提高系統(tǒng)的操作性能力，能夠在進行相關管理中提供最準確的方案和計劃。

檔案管理系統(tǒng)解決方案

檔案管理系統(tǒng)可以為企事業(yè)單位提供完整的現(xiàn)代化檔案管理解決方案，解決傳統(tǒng)檔案管理耗時長、工作量大、易出錯等痛點、難點，是一個功能強大、平臺一體化的信息管理系統(tǒng)，具有以下亮點：
1、高效整合資源，發(fā)揮檔案價值
通過數(shù)字化智能抓取與實時歸檔，對繁瑣的檔案信息進行收集與整合，實現(xiàn)檔案信息資源的集中管控，促進檔案的增值利用。
2、規(guī)范檔案管理，降低管理成本
自動化、標準化、規(guī)范化檔案全生命周期管理，解決傳統(tǒng)管理方式導致的耗時長、工作量大、易出錯等問題，提升檔案管理效率。
3、信息安全管控，規(guī)避檔案風險
多重檔案信息安全管控機制，嚴格文檔使用權限與安全控制，檔案使用全過程信息化可追溯，規(guī)避檔案信息遺失、泄漏等風險。
4、數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，構建資源平臺
基于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，打破信息壁壘，將分散的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯總、集中處理，構建完整的檔案資源信息共享服務平臺。

推薦一款辦公室檔案管理系統(tǒng)

會博通綜合文檔管理系統(tǒng)

文檔資料承載企業(yè)的發(fā)展記憶、經驗以及成果，一般管理只停留在個人或部門層面，這些重要的文檔會因為員工離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規(guī)范而出現(xiàn)遺失、損壞，更有被惡意擴散導致形成損失的可能。

企業(yè)普遍會把文檔管理理解成文件的備份和保存，變成了一個額外的工作，且不說員工會抵觸，也沒有考慮到如何將文檔管理與日常業(yè)務中的問題相結合，往往難以達到理想的效果。

檔案管理軟件的檔案管理一體化系統(tǒng)

對于上級來文，錄入電腦后，可同時打印收文批閱承辦箋和收文登記簿。打印收文登記簿像打印存折那樣自動接上次打印，當然也可以指定本次打印起始行。收文序號由電腦自動編號，收文序號打印在收文登記簿上和收文批閱承辦箋的右下角，便于向各部室分發(fā)文件時檢索。本次錄入數(shù)據(jù)可“提交”到數(shù)據(jù)庫，供以后查詢及入檔時調用。如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎損壞或丟失，可從數(shù)據(jù)庫中調出補充打印。 可以各部室行一個總號，如 *中銀，也可以行多個號，如*中銀財，*中銀黨。系統(tǒng)按年度自動對行文編號，包括行文序號和行文字號。行文登記后，可打印“行發(fā)文”和“行文登記簿”，“行文登記簿”可自動接上次行數(shù)或指定起始行數(shù)打印，也可積累一段時間后統(tǒng)一打印。登記時只需手工輸入三項內容：“附件”、“主題詞”和“標題”，其它內容在備選項中選擇即可，如“主送”“抄送”“封發(fā)日期”等等，當然這需要你事先做一些必要的設置。本次錄入數(shù)據(jù)可“提交”到數(shù)據(jù)庫，供以后查詢及入檔時調用。 可以任選以下一種作為本單位的檔案分類方案：“年度—機構(問題)—保管期限”分類法；“年度—保管期限—機構(問題)”分類法；“機構(問題)—保管期限—年度”分類法；“機構(問題)—年度—保管期限”分類法；“保管期限—年度—機構(問題)”分類法；“保管期限—機構(問題)—年度”分類法；“年度—保管期限”分類法。檔案文件的來源分四類，即來自收文、來自行文、新增內容，進行檔案錄入時，對于前兩種，只需錄入相應收文（或行文）序號，即調出將相應文件，新增內容是指會議記錄、領導講話及其它未經本系統(tǒng)登記的文件，這類文件手工錄入即可。檔號、責任者等均為電腦自動產生。檔號格式可以自定義。可打印的內容包括：歸檔文件目錄，歸檔文件目錄封面，歸檔文件封面、備考表、檔案移交清單等。 可分別對收文數(shù)據(jù)、行文數(shù)據(jù)、合同數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)進行查詢?？芍付ㄒ粋€或多個條件進行查詢，如對于收文數(shù)據(jù)可指定“標題包含文字”“文件所在年度”“文件字”等多個條件進行查詢，所指定條件是“并且“關系?？纱蛴〔樵儓蟾?，打印出所查詢到的內容。 檔案管理系統(tǒng)應具備檔案的綜合管理功能。系統(tǒng)涉及的范圍應涵蓋檔案管理活動中需要用計算機進行管理或處理的所有環(huán)節(jié)，包括對檔案數(shù)字化工作中的掃描、數(shù)據(jù)轉換、修版、文字識別(OCR)、正文錄入、校對、著錄、審核等處理環(huán)節(jié)的管理功能；文件或材料收集；檔案整編（數(shù)據(jù)采集、類目設置、分類排序、數(shù)據(jù)校檢、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出等基本功能，并能實現(xiàn)根據(jù)主題詞（或關鍵詞）及分類號自動標引的功能）；檢索查詢；借閱管理；檔案利用；檔案編研；輔助實體管理(包括對檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級變更等進行相應的管理或處理)。主要功能一是通過與公文管理子系統(tǒng)的連接實現(xiàn)綜合辦公系統(tǒng)的收、發(fā)文在流轉結束后進行預歸檔，通過系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)接口，將需要歸檔的信息傳輸至檔案管理系統(tǒng)。二是通過對已有館藏文書檔案、科技檔案、財務檔案、聲像檔案、照片檔案、人事檔案和實物檔案等的數(shù)字化，實現(xiàn)檔案的全面自動化管理和提供不受用戶站點限制的網(wǎng)絡查詢利用服務。根據(jù)當前IT技術在檔案行業(yè)的應用潮流，參照國內數(shù)字化檔案館的應用需求，檔案管理系統(tǒng)應包括以下幾個方面的模塊：●檔案數(shù)據(jù)采集與加工模塊●檔案數(shù)據(jù)存儲及管理模塊●檔案數(shù)據(jù)查詢利用模塊●系統(tǒng)維護模塊●系統(tǒng)幫助模塊●用戶權限分配模塊

財務檔案文件保管外包安全嗎？

財務檔案外包的安全性，要找到正規(guī)的檔案外包企業(yè)
1檔案實體安全
首先，檔案庫房建筑是檔案保管中長期起作用的因素，因此，建筑應符合《檔案館建筑設計規(guī)范》，達到“十防”要求，即：防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體，庫房要有足夠的面積，遵循適用、經濟、美觀的原則。其次，對于檔案裝具要便于調閱、取拿方便、整齊劃一、合乎規(guī)范。檔案保管的設備也要一應俱全，如去濕機、加濕器、空調、通風設備，并定期檢查保養(yǎng)。
2檔案信息安全
檔案是載體和信息內容的統(tǒng)一體，檔案價值的發(fā)揮要依賴于其信息內容，在檔案業(yè)務外包過程中檔案信息內容的安全問題面臨嚴重的挑戰(zhàn)。因此，在檔案外包時，承包方的工作人員會接觸到檔案，未有裝盒的文書檔案內容信息直接暴露在整理人員面前，這就給檔案信息安全帶來威脅，所以企業(yè)要在外包之前做足充分調研，了解檔案外包機構人員的保密意識是否強，機構內部是否建立了保密制度、定期給員工培訓。
相關制度的完善性
沒有規(guī)矩不成方圓，沒有制度管理就沒有約束。檔案外包機構要有科學合理的管理制度，明確劃分責任，保障日常工作有章可循，有據(jù)可依，確保在外包過程中每個環(huán)節(jié)可追溯，檔案安全工作順利開展。
檔案安全防范是一項常抓不懈的工作，確保檔案安全責任重于泰山，我國檔案外包行業(yè)剛剛起步，各個機構管理水平參差不齊，所以在檔案外包過程中要格外注意以上幾個方面，選擇正確的檔案外包機構可以為企業(yè)的檔案管理工作推波助瀾。

會計檔案如何整理？

會計檔案整理步驟如下：
（一）決算報表

1、按“卷”整理。一冊（本）為一卷，編制一個檔號，檔號構成：全宗號-目錄號-案卷號。
2、編頁號：以有效內容的頁面為一頁。單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號，雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁號。
3、填寫會計檔案盒的封面及盒脊
（1 ） 全宗名稱：全宗名稱相當于立檔單位的名稱，填寫時和會計憑636f707962616964757a686964616f31333361323563證盒正面上的“單位名稱”要求一致。
（2）案卷題名：由整理會計檔案的人員自擬。案卷題名應準確概括本盒會計檔案的形成單位、時間、內容、類別。
（3）起止時間：填寫形成本盒會計檔案的起止年月日。
（4）卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內會計檔案的總卷數(shù)和總張數(shù)。
（5 ）保管期限：按照《會計檔案保管期限表》填寫該盒會計檔案的保管期限。
（6）全宗號、目錄號
（7）案卷號：填寫本盒內會計檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“一”隔開。
（8）盒號：暫不填。
（9）填寫會計檔案盒盒脊項目。
4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)（1）點“檔案著錄”中的“案卷著錄標引” → 點“添加”→ 檔案類別“會計檔案” →二級類目“財務報告類” →保管期限“永久” →年度“2016” →題名2016年決算報表” →文件開始時間→文件截止時間→件數(shù)（該卷盒內文件份數(shù)）→載體數(shù)量（最后一個頁號）→點保存。

（二）會計賬簿1、有頁號的可不再另編頁號。
2、其他操作與決算報表一樣，只是目錄號不同。銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬使用同一目錄號，案卷號連續(xù)編。
3、如果銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬幾年記在一個賬簿上的，則用完后歸檔。（最多兩年使用一冊賬簿）
4、總賬、明細賬與銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬操作步驟一樣，只是目錄號不同。
5、錄入電子文檔管理系統(tǒng)
步驟同“年度決算報表”，只是二級類目選“會計賬簿類”.
（三）會計憑證1、排列：按年度的先后排列，同一年度內按月份的先后排列。
2、會計憑證的編號：
每本憑證一個檔號,全部編完,年度與年度之間拉通編。會計憑證封面有檔號的填在檔號處，沒有檔號的填在會計憑證封面左上角空白處。
3、裝盒并填寫：
編號完成后，按順序裝入會計檔案憑證盒，裝滿一盒再裝下一盒。填寫會計檔案憑證盒封面及盒脊。根據(jù)會計憑證封面的有關項目對應填寫，填寫方法與會計憑證封面一致。
（1）單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。
（2）會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內容的名稱，如：“收款會計憑證”、“付款會計憑證”、“轉賬會計憑證”或“基建會計憑證”、“工會會計憑證”、“預算外會計憑證”等。
（3） 時間：填寫本盒會計憑證所屬年月。
（4） 起止時間：填寫本盒會計憑證的起止年月日。
（5） 歸檔時間：填寫單位內財務部門向檔案部門移交會計檔案的年月。
（6） 立卷人：填寫整理本盒會計憑證的人員姓名。
（7） 保管期限：根據(jù)財政部和國家檔案局1998年頒布的《會計檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。
（9）全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。
（10） 目錄號：填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現(xiàn)重復的案卷目錄號。
（11）案卷號：目錄內案卷的順序編號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內不允許出現(xiàn)重復的案卷號。
（12） 會計憑證盒盒脊填寫方法
盒脊項目與正面有關項目對應填寫。
4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)
步驟同“年度決算報表”，只是二級類目選“會計憑證類”，并錄入憑證起止號。