oa系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對(duì)接

傳統(tǒng)的檔案管理方式，在檔案儲(chǔ)存、借閱、共享等方面存在著不少問(wèn)題：

OA通過(guò)與檔案管理系統(tǒng)的集成，電子化管理檔案，規(guī)范、有效地進(jìn)行檔案管理和利用：

如何在企業(yè)oa系統(tǒng)嵌入檔案管理系統(tǒng)

企業(yè)檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)，是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)和寶貴的信息資源。OA系統(tǒng)通過(guò)電子化管理，實(shí)現(xiàn)檔案收集、借閱更加便捷，減少手工化操作，實(shí)現(xiàn)檔案借閱共享，簡(jiǎn)化借閱手續(xù)。

OA系統(tǒng)檔案管理方案

1、檔案分類(lèi)編號(hào)，有序管理

對(duì)于大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，公司的各類(lèi)紙質(zhì)檔案數(shù)量大，種類(lèi)多，涵蓋面廣。比如公司證照、技術(shù)文檔、產(chǎn)品方案等等，進(jìn)行及時(shí)歸檔和科學(xué)的整理十分必要。

1）檔案歸檔：檔案員按各部門(mén)提交的檔案標(biāo)準(zhǔn)，收集有效紙質(zhì)檔案和電子檔案，檔案相關(guān)信息可通過(guò)excel批量導(dǎo)入OA系統(tǒng)中，同時(shí)，在OA系統(tǒng)中形成的重要文檔，也將自動(dòng)歸入檔案管理中進(jìn)行管理，不需要進(jìn)行重復(fù)的篩選和錄入。

2）檔案分類(lèi)清晰：根據(jù)企業(yè)的檔案分類(lèi)要求，編制分類(lèi)目錄，將檔案歸入所屬的目錄，并且維護(hù)相應(yīng)類(lèi)別編號(hào)；通過(guò)表單建模搭建檔案類(lèi)別，樹(shù)狀顯示，更加直觀，方便維護(hù)人員進(jìn)行類(lèi)別維護(hù)。

3）檔案編號(hào)生成：OA通過(guò)字段屬性自動(dòng)生成檔案編號(hào)，按照檔案的大類(lèi)+小類(lèi)+流水來(lái)進(jìn)行編號(hào)，實(shí)現(xiàn)了每份檔案有歸屬，查閱簡(jiǎn)單方便，易于管理。

4）檔案盒管理：根據(jù)檔案分類(lèi)，建立電子檔案盒，將相同類(lèi)別的檔案文件放在一個(gè)“盒子”里，檔案員可以增加盒類(lèi)目，生成檔案盒序號(hào)、公司名、檔案盒題名、柜號(hào)、備注、錄入人、錄入時(shí)間等信息，檔案盒的背脊信息同時(shí)產(chǎn)生，可打印卷內(nèi)目錄、檔案背脊，方便查詢(xún)，實(shí)現(xiàn)檔案的線上與線下管理統(tǒng)一。

5）建立檔案信息庫(kù)：OA系統(tǒng)根據(jù)檔案基礎(chǔ)信息建立檔案信息庫(kù)。通過(guò)建模搭建了檔案類(lèi)別，將檔案通過(guò)檔案狀態(tài)分組展示；為了能夠?qū)n案的總體情況進(jìn)行把控，管理員可以在檔案信息庫(kù)中定期導(dǎo)出收集檔案文件的匯總數(shù)據(jù)，月/年的收集情況和檔案銷(xiāo)毀情況。

6）檔案有效期管理：為了保證公司各種資格證書(shū)和證照信息能夠及時(shí)地在失效前銷(xiāo)毀或者更新，OA系統(tǒng)設(shè)置了到期提醒管理。檔案存放到期，系統(tǒng)自動(dòng)提示檔案管理員，不需要一個(gè)個(gè)去查是否到期，不容易遺漏且效率高。

2、檔案借閱管理流程化

1）檔案查詢(xún)：實(shí)現(xiàn)檔案快速查詢(xún)，是進(jìn)行檔案管理的目的之一。在檔案信息庫(kù)中，可根據(jù)檔案名稱(chēng)、檔案編號(hào)以及檔案狀態(tài)快速查詢(xún)。管理員可以查閱具體的檔案借閱明細(xì)。

2）檔案借閱申請(qǐng)：借閱人在填寫(xiě)借閱單時(shí)，自動(dòng)過(guò)濾了已銷(xiāo)毀、已借出的檔案，只能選擇未借出的檔案，在檔案借閱單上需要填寫(xiě)借閱日期和預(yù)計(jì)歸還日期，便于追蹤。

3）檔案的狀態(tài)追蹤：檔案的狀態(tài)根據(jù)流程的流轉(zhuǎn)而自動(dòng)變化，不需要人為進(jìn)行修改。申請(qǐng)人提交后回寫(xiě)相應(yīng)信息狀態(tài)改為出借中，檔案管理員執(zhí)行操作后狀態(tài)改為已借出，檔案管理員歸還確認(rèn)后狀態(tài)改為未借出。在已借出的狀態(tài)下，如果借閱人需要進(jìn)行延期續(xù)借，可通過(guò)之前的借閱流程中選擇需要續(xù)借的內(nèi)容通過(guò)續(xù)借申請(qǐng)按鈕快速發(fā)起續(xù)借。

4）檔案借閱提醒：OA系統(tǒng)通過(guò)打造表單建模提醒功能，實(shí)現(xiàn)借閱超期系統(tǒng)自動(dòng)提醒借閱人。檔案管理員可自定義到期日期和到期前提醒天數(shù)。借閱人在預(yù)計(jì)歸還日期兩天前收到短信提醒一次，延期后每天收到短信提醒一次。若是借閱電子檔案，則OA系統(tǒng)將自動(dòng)控制當(dāng)前借閱人的可查閱時(shí)間，預(yù)計(jì)歸還日期結(jié)束后將自動(dòng)收回文檔查閱權(quán)限。

5）檔案安全保護(hù)：為了保護(hù)檔案安全和隱私，電子檔案下載時(shí)會(huì)自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，保證公司信息泄露可進(jìn)行追究。

6）檔案借閱記錄：根據(jù)員工的借閱申請(qǐng)，可自動(dòng)形成檔案借閱記錄臺(tái)賬。所有借閱記錄系統(tǒng)記錄，按照各種查詢(xún)條件檢索，一鍵導(dǎo)出明細(xì)，方便統(tǒng)計(jì)。管理層可以分享OA系統(tǒng)中借閱記錄臺(tái)賬的數(shù)據(jù)，根據(jù)借閱各類(lèi)資料的次數(shù)、共享價(jià)值，更新或銷(xiāo)毀信息，提高檔案的利用率，避免無(wú)效檔案占用資源。

檔案系統(tǒng)與oa系統(tǒng)進(jìn)行鏈接的好處

實(shí)現(xiàn)oa數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔到檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。簡(jiǎn)單點(diǎn)說(shuō)，oa中的公文通過(guò)接口，自動(dòng)轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)，減少了檔案人員重復(fù)再次錄入的過(guò)程，能減少一些工作量。

oa辦公系統(tǒng)如何與其他系統(tǒng)對(duì)接

若是兩個(gè)系統(tǒng)對(duì)接，需要開(kāi)通對(duì)接接口，每家公司的產(chǎn)品不一樣，對(duì)接的內(nèi)容形式也不一樣；若果你的OA正好是模板的，一般情況下會(huì)提供標(biāo)準(zhǔn)化接口，那么就需要另一個(gè)系統(tǒng)根據(jù)OA系統(tǒng)提供的標(biāo)準(zhǔn)后接口開(kāi)發(fā)對(duì)應(yīng)的接口信息，將數(shù)據(jù)調(diào)取過(guò)來(lái)，目前兩個(gè)系統(tǒng)對(duì)接主要分為3類(lèi)：以A、B系統(tǒng)舉例說(shuō)明
1、A傳輸數(shù)據(jù)給B，則A提供接口，B開(kāi)發(fā)對(duì)應(yīng)的接收數(shù)據(jù)接口，調(diào)取過(guò)來(lái)；
2、A接收調(diào)取B系統(tǒng)數(shù)據(jù)，則B提供接口，A開(kāi)發(fā)對(duì)應(yīng)的接收數(shù)據(jù)接口，調(diào)取過(guò)來(lái)；
3、AB系統(tǒng)均需要調(diào)取傳輸數(shù)據(jù)，那么AB兩個(gè)系統(tǒng)需要分別提供對(duì)接接口并且開(kāi)發(fā)接收數(shù)據(jù)的接口。