工程項目檔案管理系統(tǒng)

試論如何完善工程項目檔案的管理

　　【論文關鍵詞】工程項目　檔案管理　問題　對策

　　【論文摘 要】工程檔案是檔案的一個重要組成部分。本文首先分析了工程檔案管理的重要意義,分析了工程檔案與工程質量之間有著密切的關系,最后提出了如何做好工程檔案管理的應對措施,以確保工程質量。

　　工程檔案的管理是整個工程建設管理中一項重要的基礎工作,指建設項目在立項審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件,包括前期文件、竣工文件和竣工驗收文件等。保證工程檔案資料的準確、完整和系統(tǒng)尤為重要,因此,如何加強工程項目檔案管理工作刻不容緩。
　　1. 工程檔案管理的重要意義
　　1.1 完善工程實施狀態(tài),確保質量、進度、安全的全面控制。目前我國諸多工程項目一般采取項目經(jīng)理承包責任制的方式,由項目經(jīng)理全權負責工程施工的質量、進度、安全等,以便突出工作效益和經(jīng)濟效益。項目經(jīng)理承包責任制對確保工程項目的完成起著重要的作用,在工程項目承包合同中,針對不同內容,確定不同的目標,只有在工程項目完成后,所有目標達到先前所制定的考核標準,項目承包獎才能得到兌現(xiàn),如果將工程施工文件歸檔工作也納人到工程項目承包合同中,就能保證工程施工文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。
　　1.2 建設工程檔案是建設工程的有機組成部分。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄,在建設工程施工之前,建設工程檔案就開始產(chǎn)生并積累。在項目開工建設前已經(jīng)形成并積累的文件被稱為建設工程準備階段文件,項目經(jīng)費落實和項目預算編制、概要設計、招投標、及項目具體實施的根本依據(jù)。而項目預算、概要設計、招投標產(chǎn)生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據(jù)。如果把這一個文件積累過程從建設工程中剔除,建設工程是根本無法成立,也是無法開展的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前,必須要經(jīng)送檢合格才能使用,這些檢測文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用進程中,應該根據(jù)指令實施,如用什么標號水泥,怎么配比,用量多少等,在實施中還有旁站監(jiān)督記錄和檢測記錄,出現(xiàn)了問題還有調整指令和變更說明等等,這些都需要工程資料來指導。
　　1.3 建設工程檔案直接反映建設工程質量的好壞。建設工程質量關系到人民的生命財產(chǎn)安全,因此,質量問題是重中之重,建設檔案的管理好壞也直接影響到工程質量的好壞,隨著建設工程項目廣泛實施和現(xiàn)代科學管理思潮的發(fā)展,對建設工程質量有了嚴格的定義,即建設工程質量是指工程滿足業(yè)主需要的,符合國家法律、法規(guī)、技術規(guī)范標準、設計文件及合同規(guī)定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下,工程質量也會更加得到重視。
　　2. 如何才能夠不斷完善工程項目檔案管理
　　2.1 做好項目實施前的準備工作。先期介入,控制為主。在工程準備階段,建設單位首先要貫徹精神,把檔案方面的規(guī)定要求向參與的單位和部門進行宣傳。每一個工程的建設都會涉及設計、施工、監(jiān)理等多個單位以及建設單位不同的部門。不同單位和部門在工程的.各個階段又有不同的資料收集任務,所以必須落實好各單位、各部門的責任。因此,為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質、按要求收集齊全,建設單位首先應在各種施工合同中明確有關單位在檔案資料收集方面的要求及違約責任,做到以預防為主的重點。
　　2.2 檔案管理要明確范圍,突出重點?？偟膩碚f,每一個工程項目都必須經(jīng)過工程準備、監(jiān)理、施工、竣工驗收等幾個階段,而每個階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如,在工程準備階段有立項文件、建設用地審批文件、勘測設計文件、招投標文件、開工審批文件、預算文件、工程管理機構文件等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會議紀要、進度控制、質量控制、造價控制和監(jiān)理總結等;在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎設施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件等;竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工總結、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用財產(chǎn)文件、聲像及電子檔案文件等。不過,對于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的項目在每個階段所產(chǎn)生的文件資料又有所不同。因此要把握重點,抓住主要環(huán)節(jié)。
　　2.3 完善工程項目檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理信息系統(tǒng)用于支持企業(yè)在施工過程中及施工完成后的管理工作,是適應現(xiàn)代企業(yè)制度要求,推動企業(yè)施工檔案管理科學化、規(guī)范化的必要條件,一套好的計算機檔案管理系統(tǒng)將對一個工程項目的順利實施起到非常重要的作用,而一套不好的管理系統(tǒng)可能會使檔案管理陷入混亂甚至使整個施工進程受到影響。因此,一套好的工程檔案管理系統(tǒng)應達到如下幾個方面的要求:(1)以工程項目檔案管理需求為背景,支持企業(yè)實現(xiàn)科學化、規(guī)范化的檔案管理;(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業(yè)務,包括新增加的檔案建立,舊的檔案維護等,以提高公司的檔案管理效率;比如:施工人員信息資料,就應該包含施工人員的姓名、年齡、政治面貌、文化程度、施工技能程度、所學的專業(yè)、畢業(yè)時間等。每一條檔案信息都有其自身的屬性和特點,但也有相同點。如果不對這些信息進行細致的分析,將直接導致管理的混亂。(3)支持企業(yè)的管理層快速有效地獲取相關信息,以便做出科學的決策,推動企業(yè)科學化、規(guī)范化管理;(4)系統(tǒng)軟件應盡可能結構簡單,使用方便;(5)系統(tǒng)軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準確,查詢檔案快捷、高效。采用計算機軟件系統(tǒng)來進行管理已經(jīng)是當前水利水電施工檔案管理的迫切需要。
　　2.4 進一步提高項目檔案管理人員的素質。提高認識,加強培訓。一是要提高各檔案館(室)對新形勢下檔案工作重要性的認識,從思想上強化服務意識。二是加強對兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓,提高業(yè)務素質。三是加強檔案宣傳力度和檔案法制建設,對嚴重影響基建檔案質量的,就要追究相關人員的責任。
　　3. 結語
　　相比一般的檔案管理,工程項目的檔案管理更加具有系統(tǒng)性、專業(yè)性。其檔案貫穿于工程實施的全過程,因此,是對工程項目的一個更加直接有效的控制,因此,在建設工程檔案管理已有成效的基礎上,進一步完善建設工程檔案管理工作,為建設社會主義和諧社會做出切實的努力。
　　
　　參考文獻
　　［1］ 劉來芳. 對建筑工程技術資料管理若干問題的分析和建議. 城建檔案, 2007,(09) .
　?。?］ 張海艷,文毓初. 淺談工程項目檔案的管理. 科技信息, 2009,(02).
　　［3］ 王云. 淺談建設項目檔案的管理. 山西檔案, 2008,(05).

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工程檔案如何管理

會博通檔案管理系統(tǒng)：工程項目檔案的全生命周期管理

從起草、審批到歸檔的自動化流程管理，與分布式的檔案整理與數(shù)字化管理并行，全面實現(xiàn)紙質、電子檔案的實時歸檔。

會博通檔案管理系統(tǒng)：通過檔案對工程項目進度進行實時監(jiān)控

通過檔案到位情況，實時監(jiān)控工程項目進度，提高工程項目管理效率

會博通檔案管理系統(tǒng)：工程項目檔案的規(guī)范化應用

檔案的規(guī)范化管理，全面權限控制存取，標準化借還管理

加強工程檔案管理的有效措施

工程項目檔案管理工作直接關系到國計民生！它是項目竣工的依據(jù)、工程質量的憑證以及科學研究和基礎設施等方面的可靠資料，具有重復利用、提供借鑒以及促進創(chuàng)新的重要價值！

工程項目檔案歸檔工作基本上都是采用事后管理習慣，讓檔案作為一個工程項目的附屬品，僅僅作為驗收和應付上級部門的工具。這種周期長、工作量大的事后管理方法，顯露出了工程項目驗收原始資料不齊全、竣工圖文件編制不規(guī)范、資料跟蹤收集不及時、檢查工作強度大等等的問題:

1. 檔案管理資料分散，沒有集中管理，不便查找，且收錄不及時，容易導致檔案丟失或損壞，無法掌握檔案的真實情況，檔案利用率低等情況發(fā)生；

2. 沒有相關的檔案管理制度，發(fā)生情況無法追溯來源，一些重要的檔案，比如合同檔案、財務檔案等一旦缺失，將給企事業(yè)單位帶來重大的經(jīng)濟損失，而檔案管理員也會因此受到連帶責任，輕者失業(yè)，重則追究法律責任；

3. 傳統(tǒng)的檔案采集方式都是通過Excel等手工方式，效率低，人工成本高，且耗時長，鑒定工作復雜等，都不利于組織效率的提高。

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)：工程項目檔案全生命周期管理

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建筑工程檔案管理期限應滿足哪些要求?為什么?

建筑工程檔案管理期限應滿足的以下要求：

投資項目檔案管理基本知識

投資項目檔案管理基本知識

目前，我國企業(yè)國內檔案管理日趨成熟和完善，信息化程度越來越高。檔案的收集、管理、利用工作更加科學、規(guī)范，有效發(fā)揮了檔案的信息資源價值，促進了檔案信息向企業(yè)現(xiàn)實生產(chǎn)力和競爭力的轉化。那么，下面是由我為大家整理的投資項目檔案管理基本知識，歡迎大家閱讀瀏覽。

檔案管理現(xiàn)狀及分析

當前，企業(yè)境外基礎設施投資項目檔案管理普遍存在重視程度不高、管理不規(guī)范現(xiàn)象。尤其在非洲、東南亞等不發(fā)達國家，由于當?shù)胤ㄒ?guī)不健全，檔案管理缺乏明確要求，造成項目檔案工作處于“所在國無約束，國內標準不執(zhí)行”的狀態(tài)，對企業(yè)境外資產(chǎn)管理造成很大隱患。

一、對檔案管理重視不足

企業(yè)國內總部和境外機構對海外項目普遍存在“重建設、輕管理”的現(xiàn)象。各級領導普遍重視境外項目建設和運營工作，對檔案管理工作認識不足，對項目建設和運營過程中形成的檔案資料收集與管理重視不夠。加之投資項目一般建設期時間緊、任務重，處于工作末端的檔案工作往往被忽視，經(jīng)常被其他工作任務擠占時間和精力。

二、檔案管理員缺乏專業(yè)知識

境外投資項目通常人手有限，檔案管理人員均為兼職，甚至身兼數(shù)職，人員流動性較大。檔案工作本身較為繁瑣，工作量大、專業(yè)性強、延續(xù)性強、人員變動頻繁，工作效率及質量很難保證。此外，兼職檔案員缺乏工程知識，對工程建設及生產(chǎn)運營了解不夠深入，檔案管理無法做到科學分類。

三、檔案管理制度指導性不強

企業(yè)總部下發(fā)檔案制度后，由于宣貫培訓工作不到位，或是沒有充分考慮境內外環(huán)境的不同，下發(fā)的制度缺乏操作性和指導性，造成執(zhí)行效果不佳。如移民檔案管理，在國內，征地移民工作由政府主導，而在國外一些國家則由企業(yè)主導，檔案管理工作與國內有很大不同。

四、實物檔案及聲像檔案遺失嚴重

境外投資項目獎牌、獎杯、證書及地質取樣等各類實物檔案散落在不同部門和人員手中，缺乏整理，沒有臺賬，疏于管理，易造成損壞或遺失。此外，投資項目施工建設中，大多忽視對聲像資料收集要求，造成完工驗收時聲像檔案缺失，又沒有辦法彌補。

五、沒有專門檔案室

境外投資項目大多數(shù)未規(guī)劃設置專門檔案室，僅以普通庫房或辦公室代替，不能滿足檔案管理“八防”要求。檔案資料的保管缺乏防火防盜、降溫除濕等必要設備，安全保管方面存在較大隱患。

工作建議

一、國內總部

1.要高度重視、充分認識境外項目檔案管理的重要意義，從上至下，強力推進，明確職責，列入考核，注重獎懲，傳遞壓力，營造全員重視和全員參與檔案管理工作的氛圍。

2.要支持和保證境外投資項目在檔案工作方面的資金投入。新建業(yè)主永久營地在規(guī)劃設計時要考慮檔案庫房的要求。如所在國沒有標準或要求，要參照國內規(guī)范和標準規(guī)劃建設檔案室，妥善存儲境外投資項目在建設期以及未來幾十年運營期所形成的檔案資料。建立項目檔案管理信息系統(tǒng)，借助檔案管理系統(tǒng)的信息整合能力和檢索能力提升檔案信息資源的`利用效率。

3.要重點加強工程檔案管理工作。工程檔案在項目檔案中所占比重較高，項目一線沒有檔案專業(yè)知識的人做不好檔案，沒有工程管理知識的人做不了檔案，工程檔案歸檔人員要具備工程管理背景。國內總部可以成立檔案管理部門、工程部門以及設計、監(jiān)理人員組成的檔案工作協(xié)作組，加強境外項目檔案業(yè)務日常指導、支持和監(jiān)督檢查。

4.要加大培訓與指導。針對項目檔案管理人員多為兼職、缺乏專業(yè)知識的現(xiàn)象，國內總部可以定期派出檔案專員加大一線檔案管理員“一對一、手把手”的指導和交流，必要時可以采取赴項目臨時“蹲點”方式，幫助項目快速理清分類、明確標準、做好模板、建好“抽屜”，推行“傻瓜式”和“一站式”服務，緩解檔案專業(yè)人員制約，確保工作質量。

二、境外項目部

1.要切實重視檔案管理工作，配備檔案管理專職人員，加強對參建各方的檔案工作過程管理及監(jiān)督檢查力度，以合同為約束強化監(jiān)理審核責任。要全面貫徹落實企業(yè)檔案管理制度要求。所在國無明確標準的，要參照國內標準執(zhí)行。對于制度執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，積極反饋，及時解決。

2.要在建設期樹立前期介入、中期管控和后期審核管理理念。在工程招投標和合同簽訂階段，要明確工程文件歸檔范圍、標準、質量要求，并將其納入合同條款中約束參建各方;在工程建設初期階段，建立工程檔案制度體系，不斷完善實施細則;在建設過程中，加強對參建單位歸檔文件完整性、準確性和組卷工作的指導、監(jiān)督和檢查;在工程建設后期，要及時對參加方移交的歸檔資料進行審核和抽查。

3.要在運營期做到“了解家底、熟悉業(yè)務、總體規(guī)劃、有的放矢”。全面掌握前期已歸檔文件的類型、來源和內容;熟悉業(yè)務，掌握各項業(yè)務產(chǎn)生的具有歸檔價值的文件材料;對歸檔文件進行合理分類與編號，明確保管期限;制定具有指導性和可操作性的運營期檔案管理制度;按計劃完成年度的文件資料歸檔組卷工作。

檔案管理軟件有哪些品牌？

市面上檔案管理軟文魚龍混雜，推薦1家非常不錯的檔案管理軟件廠商——藍凌軟件。他們是OA和知識管理老牌廠商，在檔案管理領域也是非常有經(jīng)驗的，最新推出的藍凌數(shù)字檔案室平臺，能滿足各級醫(yī)院、基層醫(yī)療機構不同管理階段需求，提供原生電子檔案管理、傳統(tǒng)載體檔案管理和紙電混合管理的三位一體數(shù)字檔案室整體解決方案。支持信創(chuàng)環(huán)境，可跨平臺應用，適應Windows、Linux、國產(chǎn)系統(tǒng)（中標麒麟、統(tǒng)信UOS等）多種安裝環(huán)境。
1.檔案“收存管用”全程更高效：支持檔案在線、離線收集，批量導入合規(guī)又輕松；檔案整理，支撐多種分類，更有序；檔案保存，多格式、多方式更可靠；檔案自動統(tǒng)計，管用情況一目了然；檔案搜索、瀏覽、借用更便捷；日志、權限管理，保障檔案操作安全；流程自定義，滿足不同檔案業(yè)務需求。
2.第三方系統(tǒng)接口與數(shù)據(jù)包支持：采用Web Service等接口形式，實現(xiàn)核心OA、合同管理系統(tǒng)、招采系統(tǒng)、工程管理等業(yè)務系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)實時在線采集歸檔；還提供基于格式化文本/XML/數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)接口，可與第三方系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，直接歸檔。
3.標準檔案整理與數(shù)字化流程：各崗位操作按ISO體系規(guī)范執(zhí)行，公司下派品質管理部，深入項目嚴格質檢，確保每個項目品質；自主研發(fā)軟件實現(xiàn)批量作業(yè)、批量掛接、流水線管理，與單純數(shù)據(jù)服務單位相比，管理更科學，服務更高效。
4.豐富的檔案服務模式：
歷史存量檔案文件清理：對單位目前的存量檔案、實體文件進行規(guī)范化整理及數(shù)字化，并上傳至檔案管理軟件提供查詢。
檔案咨詢與培訓服務：對檔案員等進行相關業(yè)務培訓、法律法規(guī)及檔案體系要求宣貫、實操授課，快速提升檔案員工作能力，確保相關人員快速按要求獨立工作。
目標管理和測評顧問服務：按照檔案目標管理要求，對標進行檔案業(yè)務專項輔導，最終協(xié)助客戶完成目標認定或測評。
實體檔案庫房規(guī)劃服務：專用密集架建設：根據(jù)庫房大小量身定制密集架，提高檔案空間存放量；專業(yè)的檔案庫房監(jiān)控軟件及設備：涉及溫濕度、防電、防盜等監(jiān)控，保障檔案庫房安全無隱患；提供檔案室八防要求，使用方根據(jù)規(guī)章要求做好檔案室配套設備的應用。