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檔案管理系統(tǒng)可以為企事業(yè)單位提供完整的現(xiàn)代化檔案管理解決方案,解決傳統(tǒng)檔案管理耗時長、工作量大、易出錯等痛點、難點,是一個功能強大、平臺一體化的信息管理系統(tǒng),具有以下亮點:
1、高效整合資源,發(fā)揮檔案價值
通過數(shù)字化智能抓取與實時歸檔,對繁瑣的檔案信息進行收集與整合,實現(xiàn)檔案信息資源的集中管控,促進檔案的增值利用。
2、規(guī)范檔案管理,降低管理成本
自動化、標準化、規(guī)范化檔案全生命周期管理,解決傳統(tǒng)管理方式導致的耗時長、工作量大、易出錯等問題,提升檔案管理效率。
3、信息安全管控,規(guī)避檔案風險
多重檔案信息安全管控機制,嚴格文檔使用權限與安全控制,檔案使用全過程信息化可追溯,規(guī)避檔案信息遺失、泄漏等風險。
4、數(shù)據(jù)互聯(lián)互通,構建資源平臺
基于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準,打破信息壁壘,將分散的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯總、集中處理,構建完整的檔案資源信息共享服務平臺。
數(shù)字檔案室的建設
數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)等新技術,開發(fā)了對檔案實體、檔案內(nèi)容、檔案服務和檔案管理等信息的感知、處置等功能,實現(xiàn)了對檔案信息資源和檔案業(yè)務信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務、智慧保護和智慧監(jiān)督,為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動提供了基礎條件。
基于OCR技術生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫,結合應用原生電子檔案內(nèi)容信息,實現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理,可以進行全文檢索,并采用數(shù)據(jù)挖掘技術構建虛擬資源庫,突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念,對實現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。
基于數(shù)據(jù)智能采集技術,采用多樣化、組合式信息資源收集方式,實現(xiàn)了智慧城市建設中重要的信息資源之一?——?專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術的智慧檔案館,通過云計算技術虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù),做到實時互通,跨館出證。
采用模型控制技術,實現(xiàn)了機關歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進館電子檔案質(zhì)量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務目標督查等工作的輔助管理,有效地推進了檔案館業(yè)務工作的信息化。
應用RFID?技術,實現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺對實體檔案、在館人員及相關業(yè)務信息的綜合感知和智能處置,拓展了RFID技術在檔案館工作中的應用領域。如文檔服務中心發(fā)出調(diào)卷指令后,在規(guī)定時間內(nèi)庫區(qū)RFID?標簽信息閱讀器未感知到相關檔案出庫信息,將自動發(fā)送短信提示庫房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務。
基于編研人員的檔案利用,通過對檔案信息資源的深入挖掘,實現(xiàn)對檔案信息資源的智能檢索,提高了檔案檢索的查全率和查準率;同時基于數(shù)據(jù)挖掘技術,支持對檢索結果的知識圖譜展示以及檔案信息的自動聚類,為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務。根據(jù)業(yè)務需要,智能形成編研材料。
感知檔案,通過標簽可以知道檔案的狀態(tài),可以對檔案實體進行識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理,幫助檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態(tài),實現(xiàn)管理者與檔案實體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問題。
當然還是要根據(jù)自己的需求來,我們曾經(jīng)對市面的檔案管理軟件進行對比、選型,有天翎、會博通、還有宏天等等,最后我們選擇了天翎,下面是他們的檔案管理軟件的方案,當然,這個是針對我們的需求的,你看看符合不符合
根據(jù)我們企業(yè)的行業(yè)特性、歷史沉淀的知識管理經(jīng)驗及個性化管理需求,天翎提出了如下建設方案:
1、以“中臺”服務思維布局系統(tǒng)建設——動態(tài)響應、動態(tài)服務、動態(tài)升級,這是企業(yè)信息管理系統(tǒng)發(fā)展的必然趨勢,利用MyApps賦能平臺的微服務架構特性及組件化模式,從底層基礎設施、后臺系統(tǒng)開發(fā)、功能模塊配置到前端用戶使用,通過接口調(diào)用形式將平臺的通用化能力進行打包整合賦能到知識管理系統(tǒng),員工可以從知識管理中臺靈活調(diào)用,系統(tǒng)也可伴隨業(yè)務的發(fā)展靈活的迭代升級!
2、以“權限”機制重構盤活知識資產(chǎn)——與盲目的擴容增量相比,如何有效盤活存量知識資產(chǎn)是本次系統(tǒng)構建考慮的重點,將MyApps賦能平臺的企業(yè)域管控機制與業(yè)內(nèi)成熟的文檔管控KASS機制進行了融合,無論是固定組織架構還是臨時虛擬團隊,都可以多維度劃分文件分類,支持九大權限類型與數(shù)十種組合,支持文件差異及版本對比,從單個文檔的歷史縱向變遷和文檔之間的橫向關聯(lián)實現(xiàn)靈活的呈現(xiàn)與控制。
3、以“場景”應用創(chuàng)新優(yōu)化用戶體驗——隨著科學技術進步及帶來的業(yè)務模式變革,業(yè)務場景未來必將迎來一場革命,利用MyApps賦能平臺一端配置多端同步生成模式,移動端KM無需另起灶爐或二次開發(fā)!同時借助MyApps賦能平臺強大的接口整合能力,將百度、科大訊飛等語音轉(zhuǎn)換技術、OCR文字識別、掃碼識別等智能應用進行深度整合,讓用戶使用不受時間地點限制,讓用戶體驗更加舒暢輕松!
使用3Hmis檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)實體檔案資料與數(shù)字化檔案資料集中統(tǒng)一管理,并且,實體檔案資料分布存放于不同的庫房中,數(shù)字化檔案資料則集中存放于數(shù)據(jù)中心。
對于電子文件歸檔,將電子文件的處理痕跡一并歸檔是最佳選擇,因為,在檔案資料查閱時,可以一并了解這份文件的形成與處理過程。
1、實體檔案分布式管理
實體檔案存放于辦公室綜合檔案庫房,實體資料則可采用分布式存放的方式,在綜合檔案庫房或分布于各委員會保管,并在檔案資料管理系統(tǒng)中,通過檔案資料存放位置地圖標識實體檔案資料的存放位置。
2、數(shù)字化檔案信息集中統(tǒng)一管理
數(shù)字化檔案資料集中在數(shù)據(jù)中心集中統(tǒng)一存儲和管理,設立專用檔案資料服務器和備份磁盤陳列,以便于管理與利用。
3、海量數(shù)字化信息的分區(qū)存儲
檔案資料數(shù)字化信息,將呈快速增長態(tài)勢。為了滿足這種快速增長的需要,而又不會使一次性投入過大,我們提出了分區(qū)存儲的概念。
分區(qū)存儲的含義就是將數(shù)字化檔案資料信息存放在不同的磁盤分區(qū)中,我們可以在現(xiàn)有的磁盤分區(qū)快要使用完畢時,再安裝新的磁盤分區(qū),通過簡單的設置,即可將新增的檔案資料數(shù)字化信息保存到新的分區(qū)上來。
4、檔案管理分工
由辦公室負責綜合檔案管理系統(tǒng)的全面管理與維護,并承擔檔案庫的建設與相應實體檔案的管理,各委員會可按照統(tǒng)一的規(guī)范與標準,各自負責其自有實體資料的管理及資料數(shù)字化工作。
如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作
隨著社會信息化的迅速發(fā)展,很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。接下來由我為大家整理出如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作,希望大家喜歡!
一、掃描加工前階段
這一階段是數(shù)字化工作開展前的準備階段,是該項工作的起步階段也是關鍵階段,本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎。準備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備及相應管理制度完善等。
1、紙質(zhì)檔案的準備。
許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責任感,希望盡早把工作完成,這是好事,但不能盲目推進,在紙質(zhì)檔案沒有準備好之前最好不要進入下一階段,必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描,那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動相應的數(shù)字化檔案的調(diào)整。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確填寫、全年檔案完成編目并準確無誤等工作,確保即將進行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規(guī)范,同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物,修整頁面,修補褪變、破損檔案等工作,才能進行數(shù)字化加工。
2、基礎設施的準備。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應的設備和場所,數(shù)字化加工場所應空間充足,布局合理,有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質(zhì)(如磁帶、磁盤、光盤等),有條件的單位可以配置服務器、備份設備、數(shù)碼相機等,數(shù)字化加工工作同樣需要相應的軟件系統(tǒng)支撐,如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等,來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。
3、人員的準備。
檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領導匯報反映此項工作的程序和需求,做好工作計劃,確定工作形式(自主加工或業(yè)務外包),制定實施方案,成立檔案數(shù)字化工作領導小組,工作人員要求責任心強,細心細致,能夠嚴格把好質(zhì)量關,實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。
4、管理制度的完善。
科學、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場地、設備、數(shù)據(jù)、檔案實體等,要做好這項工作,應從這幾個方面制定相應的制度,如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細則》《數(shù)字化工作制度》《設備管理制度》等,并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴格執(zhí)行,確保檔案的安全和工作的有機銜接。
二、掃描加工中階段
這一階段是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程進入實質(zhì)性操作階段,是實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化高質(zhì)量的關鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術和方法,充分掌握合格圖像的標準要求。
1、掌握標準要求。
做好工作標準先行,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標準規(guī)范的指導下進行。既不要為了節(jié)省存儲空間降低標準,也不要不顧實際需要一味地提高標準。具體標準應該包括但不限于全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描,圖像按檔案排列順序依次掃描,每一件每一頁紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對應,每一件檔案圖像首頁應含有歸檔章,各頁有正確的頁碼標識,每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習慣,圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。
2、掌握操作方法。
在未實現(xiàn)完全電子化辦公情況下,紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描任務是相當繁重的,要做好此項工作,操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術方法。
掃描操作:檔案掃描儀與計算機連接,安裝驅(qū)動和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠?qū)n案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復雜,就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強調(diào)不要急于掃描,在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進行判斷和設置,其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關要求。目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等,應根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進行選擇,有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描,而色彩往往又與圖像存儲格式關聯(lián),彩色圖像通常存儲的格式為JPG,若存儲為TIFF格式占用空間相對會大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的`重要參數(shù),規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi,要實現(xiàn)OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎上再進行亮度和對比度的微調(diào)。
圖像處理:規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌,但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質(zhì)粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響,可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質(zhì)量問題,出現(xiàn)這些情況就需要進行圖像處理操作,一般需要采用專門的圖像處理軟件來實現(xiàn),一般可以采用PS軟件,也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實用的圖像處理軟件,能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作,使圖像完整、整潔、端正。
三、掃描加工后階段
一批檔案掃描完,在移交檔案管理部門前,還有一些工作要做,包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作,每項工作依次銜接完成。
1、圖像檢查。
數(shù)字化加工的成果好不好,在數(shù)字檔案利用過程中會得到檢驗,但是作為加工工作來說,不能等到利用時發(fā)現(xiàn)問題再回過頭來修改,就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問題,這樣就會造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標準要求,然后才能參與檢查。其次檢查人員要認真負責,在可能的情況下實現(xiàn)100%的檢查,最低不能低于10%,對抽檢到的內(nèi)容要達到100%的合格率,一旦發(fā)現(xiàn)問題,必須進行修改,該處理的處理,該重掃的重掃,該補掃的補掃,并要進一步擴大檢查范圍,再檢查完善。
2、數(shù)據(jù)對接檢查。
目前,利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù),因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應,也是檢查的重要內(nèi)容,檢查率應為100%,如果發(fā)現(xiàn)問題,必須重新修改完善。
3、數(shù)據(jù)存儲。
在前兩步驟沒有問題的前提下,就可以將數(shù)據(jù)進行脫機存儲,目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質(zhì),存儲的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關說明文件等,其存儲結構包括圖像文件的命名方式等應按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設計模板來建立,而相關文件說明要盡可能地齊全,包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等,建立起完整的項目檔案元數(shù)據(jù)。
4、數(shù)據(jù)移交。
這是掃描加工工作完成前的最后一項內(nèi)容,將前期工作成果向檔案管理部門移交,移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定,移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續(xù),此驗收由檔案管理部門來驗收,驗收合格則進行下一步——辦理交接手續(xù),如果驗收不合格,那么說明前期的工作還存在問題,需要重新改正后再進行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認后,標明此次工作即圓滿完成。
檔案數(shù)字化工作是當前及今后一段時間檔案工作的重要內(nèi)容之一,這一工作說起來容易做起來則需要很大的細心和耐心,但只要掌握具體規(guī)范,并在工作中積極總結經(jīng)驗,都能夠把這項工作很好地完成。