企業(yè)檔案信息化

從系統(tǒng)原理、控制原理的角度來說，企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)應包括以下環(huán)節(jié)。
一、企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的目標
檔案信息是企業(yè)原生信息源，隨著經濟發(fā)展其重要性正日益凸現出來；而計算機及網絡技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用，使信息獲取和傳遞方式都發(fā)生了根本性的變革。在對傳統(tǒng)管理模式進行揚棄的基礎上，檔案部門通過網絡及時、準確地向企業(yè)各業(yè)務部門提供以有效的數字信息為主要形式的檔案利用服務，在真正意義上實現檔案管理工作為企業(yè)經濟利益最大化服務，是企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的最終目標。
二、全面系統(tǒng)采集有效信息是保證系統(tǒng)目標實現的前提
為實現企業(yè)檔案信息化建設的目標，應建設一個檔案信息資源豐富、現代化水平較高的檔案管理體系，形成涵蓋企業(yè)生產、研發(fā)和市場等領域的信息應用系統(tǒng)。在信息采集方面，該系統(tǒng)應能夠實現信息的全面、自動、實時采集。檔案工作人員應根據完整性、準確性、適應性等標準及時對系統(tǒng)自動采集到的信息進行鑒別和篩選，將其中應作為檔案永久保存的部分，交由檔案信息化系統(tǒng)自動批量地提取檔案著錄項，標引出分類號和主題詞，并將文件保存在相應的檔案信息數據庫中，至此一份電子檔案正式形成。
三、準確加工處理信息是保證系統(tǒng)目標實現的基礎 未經加工處理的檔案信息，要么偶爾發(fā)揮極其有限的作用，要么終年沉睡在檔案數據庫中不為人知，在真正意義上實現檔案信息化建設為企業(yè)經濟利益最大化服務的功能更是無從談起。因此，只有從企業(yè)檔案信息化工作的完整意義出發(fā)，針對一定題目，對分散無序的信息進行加工，使之有序化系統(tǒng)化，才能實現系統(tǒng)的最終目標。
這里所說的分散無序的信息是相對而言的。雖然對系統(tǒng)自動采集的信息進行鑒別以決定是否可以作為檔案永久保存時，已依據信息的完整性、準確性、適用性進行了篩選；但這種篩選是針對單個的、具體業(yè)務活動而言的；而針對檔案數據庫整體內容考察，就會發(fā)現很多信息在內容或結構上還處于無序狀態(tài)，給信息有效利用帶來諸多不便。也就要求檔案人員對信息進行進一步的加工和有序化整理，以提高信息密度和傳遞速度，為企業(yè)經濟技術決策提供可靠的依據。
四、多形式輸出檔案信息是保證系統(tǒng)目標實現的關鍵
在企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)中，全面系統(tǒng)采集有效信息，并對其進行必要加工，主要是為實現信息的有序化存貯；換而言之，是為實現系統(tǒng)目標做好準備工作。至于系統(tǒng)目標的實現關鍵還在于：以何種方式不失真不滯留地將檔案信息輸出給廣大用戶。
1、開展廣泛的檔案信息網上借閱服務
現代信息技術的應用，可以方便快捷地滿足利用者對檔案信息的需求。以研究院檔案管理工作為例，檔案部門可在局域網上設立檔案信息網站，并建立用戶界面友好的查詢系統(tǒng)，完成檔案的查閱。對于外部用戶，可引導其瀏覽本站點信息，并為用戶方便地索取檔案信息提供技術保證，以期擴大企業(yè)社會的影響和提高企業(yè)知名度。對于內部用戶，根據用戶權限，以數字化的形式通過局域網為企業(yè)各業(yè)務部門和廣大科技人員提供必要、及時、可靠、大量的基礎性原生檔案信息，滿足各部門日常工作自動化過程對信息的需求，為各部門的信息開發(fā)利用工作提供基礎條件，充分實現檔案信息共享，并對整個企業(yè)的信息化工作起到支撐作用。
經過系統(tǒng)內部對信息的準確加工和處理，檔案部門根據借閱者權限在網上為其提供實時借閱服務，應是十分準確和快捷的。通過用戶全方位、大面積、頻繁地對檔案的查閱，一是活躍了整個檔案工作；二是檔案信息充分發(fā)揮了其在企業(yè)經濟建設中的作用，促進了企業(yè)生產經營活動、科學研究活動、基本建設活動的發(fā)展；三是通過用戶與檔案信息的頻繁接觸，企業(yè)領導和廣大職工的檔案意識會不斷增強，檔案信息化工作的發(fā)展可得到更為廣泛的支持。

企業(yè)檔案管理信息化建設研究

企業(yè)檔案管理信息化建設研究

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。

摘要： 檔案管理是在企業(yè)經營發(fā)展過程中對各項業(yè)務活動的記載，其中涵蓋大量的珍貴資料，能夠清晰的反應出企業(yè)的發(fā)展過程。通過對檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠對企業(yè)的發(fā)展狀態(tài)做出清晰的預測，從而為企業(yè)制定經營決策提供有利的依據。在信息技術快速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)檔案管理應該及時創(chuàng)新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高檔案管理水平，進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

關鍵詞： 檔案管理;信息化;建設途徑

在社會快速發(fā)展的形勢下，信息技術已經廣泛的應用于各個領域中，為了適應時代的發(fā)展需求，檔案管理應該逐步實現信息化建設，以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務。檔案管理信息化建設，是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現代信息技術，工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷，同時更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過檔案管理信息化建設，能夠對企業(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務進行更加透徹的分析，并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學的預測，對于企業(yè)制定經營決策具有重要的意義。

1企業(yè)檔案管理信息化建設的現狀

檔案管理信息化建設工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革，所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難，需要在實踐中不斷的改進和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實行信息化建設之后，所有的流程都需要通過計算機信息技術來實施，所以首先在工作習慣和思想觀念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高，但是對于檔案管理信息化建設中使用的`操作軟件不夠熟練，所以還需要一個適應的過程，在前期的進展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務開展情況不同，所以在檔案管理信息化建設中所應用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設方面還處于起步階段，各方面的體系建設還不夠完善，所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一，而企業(yè)又缺乏相應的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件，所以在實際應用的過程中，無法根據企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內部的體系建設方面也不夠健全，檔案管理信息化建設的覆蓋范圍較小，沒有在企業(yè)內部形成完成的網絡體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度，阻礙了檔案管理信息化建設的進程。這些問題都是在檔案管理信息化建設的過程中可能會面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進檔案管理信息化建設工作的高效開展。

2企業(yè)檔案管理信息化建設的途徑

2.1加強對檔案管理信息化建設的重視

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)的發(fā)展建設中具有特殊的地位和作用，所以必須高度重視，加大投入，加快推進檔案信息資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的建設，進一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現代化建設提供一流的檔案信息服務。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務質量，必須加快信息化建設，減輕檔案人員重復進行的體力勞動，解放生產力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現代管理模式轉變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值，實現檔案信息資源共享。

2.2做好企業(yè)檔案信息化建設的基礎性工作

加強基礎工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復勞動;注重檔案信息數據庫和網絡系統(tǒng)的開發(fā)，建立功能強大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統(tǒng)建設的基礎和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網絡建設已有的成果和經驗，與辦公自動化、互聯網等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統(tǒng)，構筑企業(yè)信息網絡報送及應用平臺，推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數字化進程，擴大數字檔案信息資源總量。

2.3加快檔案信息化標準規(guī)范的制定

標準規(guī)范是檔案信息化建設的基礎，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設的法律保障。目前，有些標準還不明確，有的還沒有標準，因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規(guī)范體系。信息化建設是為了檔案信息資源的利用，但是數字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設備，因而對數字檔案信息的格式、標準、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應該堅持規(guī)范性原則，制定相應標準、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標準，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質檔案的數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象。使企業(yè)檔案信息化建設有法可依、有章可循，保證信息化的進行，以約束機制的建立促進動力機制的完善。

2.4加強信息化人才培養(yǎng)

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成，所以為了促進檔案管理信息化建設的順利開展，應該加強對工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開展培訓，轉變其思想意識，認識到檔案信息化建設的重要性，從而積極的投入到專業(yè)知識和軟件操作的學習中來。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運作過程中的每個環(huán)節(jié)，在完成檔案管理的基本工作后，能夠投入一定的時間進行檔案信息資源的開發(fā)和利用，從而進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3結束語

企業(yè)檔案管理信息化建設是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設的過程中，還面臨諸多的困難，需要不斷的改進和完善。為了確保檔案管理信息化建設工作的順利開展，需要得到企業(yè)管理層的高度重視，加強對檔案管理人員在專業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓，配置齊全的硬件設施，根據企業(yè)實際發(fā)展狀況，選擇適宜的操作軟件和應用系統(tǒng)，制定完善的規(guī)章管理制度，為檔案管理信息化建設工作的順利開展奠定堅實的基礎。

參考文獻:

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中小企業(yè)是怎樣建設企業(yè)檔案信息化的？

要實現建設企業(yè)檔案信息化，OA、ERP是目前中小企業(yè)必須使用的兩大軟件，ERP涉及物流、生產、財務等企業(yè)數據的處理和分析，OA系統(tǒng)則用于無紙化辦公，是企業(yè)的工作審批和知識管理平臺。
　　ERP在企業(yè)運用中包含分銷、制造、財務三大部分，涉及采購管理、倉庫管理、庫存控制、生產計劃、分銷計劃、車間控制、質量管理、工資管理、人力資源等近三十個模塊;企業(yè)經營管理也需要協(xié)同OA辦公系統(tǒng)，
OA主要涉及公文管理、會議管理、檔案管理、人事管理、客戶信息管理、電子郵件、電子公告以及論壇系統(tǒng)等模塊，對于企業(yè)的文件、檔案、資料、資產、用品等的管理也是必不可少的。
CC協(xié)同辦公系統(tǒng)是第三代全新即時協(xié)同工作平臺，應用于企業(yè)內部員工的電子化辦公協(xié)作平臺，實現企業(yè)內部工作和任務以及項目的溝通和管理，并以統(tǒng)計結果明確績效參考標準，提高企業(yè)內部的運作效率和積極管理。以達到在合適的時間與合適的場所，將最合適的信息隨時隨地的傳達給最合適的人，以及極可能的幫助我們的企業(yè)處理任何事情都有章可循、有單可查、有據可依，并且對企業(yè)每個人每件事的處理過程進行跟蹤存留，能及時反饋結果狀況。

我國企業(yè)檔案信息化提升階段的三大發(fā)展主線是什么？

第一是：檔案全以電子件形式保存。2.檔案借閱和歸檔達到移動電子化。3.配合智能庫云達到檔案智能化。

企業(yè)檔案工作規(guī)范的信息化原則

8.1.1企業(yè)檔案信息化應以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現代化水平為總目標。8.1.2 企業(yè)檔案信息化應堅持技術與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調和同步的原則。8.1.3 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應充分考慮檔案管理的要求。 8.2.1 電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數據等類型電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數據庫的歸檔范圍應根據相關規(guī)定和需要確定。8.2.2 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數據、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。8.2.3 歸檔的電子文件數據格式應易于識讀、遷移。電子文件通用格式見GB/T18894第6章。8.2.4 電子文件應經鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見GB/T 17678.1和GB/T 18894。8.2.5 加密的電子文件歸檔時一般應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。8.2.6 文件形成部門應負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。 8.3.1 企業(yè)可根據檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數字化。8.3.2 紙質檔案數字化應符合DA/T 31的要求，縮微膠片數字化應符合DA/T 43的要求。8.3.3 照片檔案和聲像檔案數字化文件格式見DA/T 32的附錄B。數字化生成的檔案副本檔號應與原檔案對應。 8.4.1 電子檔案應參照紙質檔案分類方案進行整理。8.4.2 電子檔案應存儲到脫機載體上。其存儲載體見DA/T 32的附錄C，保管要求見GB/T 18894的9.4。8.4.3 脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內容的標簽，電子檔案載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。8.4.4 存儲在脫機載體上的電子檔案應一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。8.4.5超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質檔案的有關規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應符合GB/T 18894中9.8的相關規(guī)定。對確認銷毀的電子檔案應有銷毀文件目錄存檔。 8.5.1 企業(yè)應建立館(室)藏檔案目錄數據庫，并逐步實現檔案的全文檢索。8.5.2 對數字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應根據設定的利用權限提供及時有效的網絡化服務。8.5.3 涉密檔案管理系統(tǒng)應與互聯網物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯網邏輯隔離。8.5.4 檔案管理系統(tǒng)應采取身份認證、權限控制、加裝防火墻等安全保密措施。8.5.5 檔案管理服務器應采取可靠的備份、恢復措施。8.5.6 各信息系統(tǒng)應有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。 8.6.1 檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應滿足本企業(yè)的實際工作需要，并適應本企業(yè)信息化建設發(fā)展需要。8.6.2 檔案管理系統(tǒng)應具備收集整編、數據管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權限設置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據需求增擴其他相應功能。8.6.3 檔案管理系統(tǒng)應與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。檔案管理系統(tǒng)設計與實施參見ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。

什么是檔案信息化系統(tǒng)

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案內容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。