智慧檔案管理與大數據解決方案的領航者,讓信息價值超越期待
電 話:18937133779
網 址:http://bestguitarvideos.com
郵 箱:zboao@qq.com
是。
建設數字檔案館主要工作之一是紙質檔案的數字化掃描,數字檔案館是一種檔案信息資源綜合服務平臺。
檔案數字化、信息化管理是新形勢下檔案工作發(fā)展的趨勢和方向。
檔案信息化建設主要包括:基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內容。
1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件,只有建設先進的檔案信息網絡,才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心,是一項長期的工作。檔案信息是國民經濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一,它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵,也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內容包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設。
3、應用系統建設。應用系統建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面,它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面,制定標準、規(guī)范,并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”,對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通,具有十分重大的意義。
5、人才隊伍建設。檔案信息化建設,人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才,計算機專業(yè)人才,更需要既懂檔案業(yè)務,又熟悉信息技術的復合型人才。
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。檔案內容包括:檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數字化、檔案系統、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。
這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為 8個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統,故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統,各子系統又下分若干層次小系統。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成,信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。
數字檔案室的建設
數字檔案館系統綜合應用物聯網、云計算、移動互聯網等新技術,開發(fā)了對檔案實體、檔案內容、檔案服務和檔案管理等信息的感知、處置等功能,實現了對檔案信息資源和檔案業(yè)務信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務、智慧保護和智慧監(jiān)督,為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯、互通、互動提供了基礎條件。
基于OCR技術生成檔案數字化成果文本數據資源庫,結合應用原生電子檔案內容信息,實現了檔案信息資源的數據化管理,可以進行全文檢索,并采用數據挖掘技術構建虛擬資源庫,突破了傳統的檔案數字化理念,對實現檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。
基于數據智能采集技術,采用多樣化、組合式信息資源收集方式,實現了智慧城市建設中重要的信息資源之一?——?專業(yè)檔案數據庫的高效接收和有序管理。采用大數據技術的智慧檔案館,通過云計算技術虛擬合并各檔案館之間的數據,做到實時互通,跨館出證。
采用模型控制技術,實現了機關歸檔電子文件質量監(jiān)管、進館電子檔案質量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務目標督查等工作的輔助管理,有效地推進了檔案館業(yè)務工作的信息化。
應用RFID?技術,實現了智慧檔案館智能感知管理平臺對實體檔案、在館人員及相關業(yè)務信息的綜合感知和智能處置,拓展了RFID技術在檔案館工作中的應用領域。如文檔服務中心發(fā)出調卷指令后,在規(guī)定時間內庫區(qū)RFID?標簽信息閱讀器未感知到相關檔案出庫信息,將自動發(fā)送短信提示庫房保管人員辦理調卷業(yè)務。
基于編研人員的檔案利用,通過對檔案信息資源的深入挖掘,實現對檔案信息資源的智能檢索,提高了檔案檢索的查全率和查準率;同時基于數據挖掘技術,支持對檢索結果的知識圖譜展示以及檔案信息的自動聚類,為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務。根據業(yè)務需要,智能形成編研材料。
感知檔案,通過標簽可以知道檔案的狀態(tài),可以對檔案實體進行識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理,幫助檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態(tài),實現管理者與檔案實體的溝通。這樣可以避免傳統檔案管理中出現的一些問題。
未來檔案數字化發(fā)展
隨著高校圖書館信息化水平的不斷提高,圖書館館藏資源的載體形式發(fā)生了很大變化。目前,圖書館正通過將館藏資源轉化為數字數據,利用電子載體作為統一處理和存儲的媒介,向信息數字化和數字化全面發(fā)展。光盤、硬盤、u盤等電子載體以其巨大的存儲容量和優(yōu)異的存取速度,正在迅速取代傳統的紙質媒體,成為高校圖書館館藏資源的主流信息載體。此外,除了高校圖書館自身館藏資源的信息化外,還有大量電子出版物和電子數據的引入。這些以電子載體為存儲媒介的數字信息將成為未來高校圖書館館藏資源的主要組成部分。
檔案是一種重要的特殊資源,不可再生。一旦損壞,將給國家和單位帶來非常嚴重的損失。近年來,隨著自然災害的頻繁發(fā)生,檔案的安全保管受到了極大的關注。
隨著文件保護技術的不斷發(fā)展,文件的異構備份技術越來越成熟。在當前的技術條件下,它被認為是實現文件長期安全保存的最可靠手段。
國家檔案局明確提出,重點要從根本上加強安全保障能力建設,全面完善檔案安全體系,確保檔案的安全和保密。重要文件遠程備份的實現。對于所有多組文件或文件副本,至少一組必須存儲在不同的位置。對于重要的電子文件,不僅要進行同構備份,還要進行異構備份,并及時轉換成縮微膠片或紙質文件,以保證其長期可讀性。
在檔案數字化加工技術高度發(fā)展的時代,縮微技術與數字技術(即數模集成技術)緊密結合,將數字技術的優(yōu)勢(即數字傳輸的快速性、邏輯性和便捷性)與縮微技術的安全性、可靠性、持久性、真實性和經濟性結合起來,并將其納入現代信息管理的技術軌道。目前,我們正處于信息爆炸的時代。以物聯網、互聯網大數據、智能和云計算為標志的網絡正充斥著社會生活和生產的每一個角落。在我國,檔案的產生和發(fā)展經歷了一個從低級到高級、從簡單到復雜的發(fā)展過程。隨著時代的發(fā)展,現代檔案館的建設也對未來的檔案館建設提出了明確的要求,即向更高層次的綠色、智能化、智能化檔案館邁進。
檔案數字化加工是傳統檔案館的“升級版”,智能檔案館是數字檔案館的“升級版”,或處于更高的層次和階段。智能檔案館是數字檔案館發(fā)展的必然結果??傮w而言,我們正在建設智慧城市,智慧檔案館的全方位服務功能凸顯,體現了智慧檔案館的“記憶中心”功能,為黨和政府的決策提供參考。
作為傳統檔案館和數字檔案館建設的更高層次和階段,智能檔案館概念的確立及其實際建設迫在眉睫。智慧檔案有狹義和廣義兩個概念。狹義的智慧檔案是指檔案建設的各個方面,包括傳統檔案、新檔案內容信息和多元化檔案資源中的載體信息。廣義而言,智能檔案是指涉及所有信息的檔案,以及所有數字化的檔案
從檔案館的建設范疇來看,綠色檔案館的建設涵蓋的領域更多,不僅包括智能檔案館的軟硬件設施建設,還包括綠色建筑的研究范疇。隨著生態(tài)可持續(xù)發(fā)展理念的提出和發(fā)展,綠色檔案館建設已成為未來發(fā)展的方向。綠色檔案館建設的理念產生于20世紀80年代,遵循生態(tài)環(huán)境保護、節(jié)能降耗、可持續(xù)發(fā)展、堅固耐用、安全可靠、協調高效的理念。它的目標就像智能檔案館的建設一樣,是對檔案工作高效發(fā)展的有力支持。最大限度地發(fā)揮檔案本身的作用;最終目標是實現檔案的最大社會價值。最大限度地發(fā)揮檔案館的服務功能等。從發(fā)展目標來看,它們都是加強檔案存儲、檔案信息資源開發(fā)、文化傳播、社會服務等全方位功能的檔案信息資源中心。這里,社會服務功能是影響檔案價值的一個重要因素。