檔案數字化現狀

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。檔案內容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數字化、檔案系統、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

檔案數字化管理建設中存在的問題及對策

檔案數字化管理建設中存在的問題及對策
企業(yè)檔案信息化管理是一項涉及多方面的復雜工程，為此，我們需要采取相應措施加強企業(yè)檔案信息化管理工作。對于實際工程中存在的問題，我們要在認真分析的基礎上，應用相應的對策措施做好應對，以促進檔案管理信息化的發(fā)展。
1 檔案信息化管理存在的問題
1.1 企業(yè)對檔案信息化建設重視度不夠
檔案管理系統建設是一項復雜的系統工程，成本較高，因此，大中型企業(yè)的檔案信息化管理需要領導的重視、資金的支持、專業(yè)的技術人才和健全的管理機制。許多企業(yè)將資金投入到設備改造、工程建設中，但檔案信息化建設卻嚴重滯后。
1.2 落后的檔案管理模式
我國檔案信息化建設始于20世紀80年代末，目前，紙質檔案與電子檔案共存，傳的檔案管理模式已經不適用于當前電子檔案的管理，而大中企業(yè)的檔案信息化管理基本還處于起步階段，導致一部分檔案流失、失密。
1.3 電子檔案的安全防護不夠嚴密
網絡的易受侵襲給檔案信息的安全帶來了直接的威脅，因此，在搞好檔案信息化建設的同時，搞好檔案信息網絡系統的安全已成為一項重要的課題。
2 企業(yè)檔案管理信息化的基本內容
企業(yè)檔案信息化管理的核心內容是計算機技術的應用，信息化的主要表現就是利用計算機來對檔案信息資源進行管理，因此，企業(yè)檔案信息化管理的基本內容可以概括以下幾個方面。
2.1 實現檔案信息的數字化
檔案信息的數字化是整個檔案信息化管理的基礎，其他一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎之上。傳統介質檔案的檔案管理由以往紙質檔案管理為主向數字化檔案管理為主轉變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數字化進程為基礎，以電子文件的歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設，即一方面要把以前形成的傳統檔案通過掃描等途徑轉化為數字形式，以便通過計算機直接利用；另一方面全面推行電子公文，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現數字化。
2.2 實現檔案信息利用的網絡化
檔案信息利用由以往面對面服務為主轉變?yōu)橐跃W絡服務為主，借閱者通過網絡提交借閱申請，檔案管理員通過網絡審核并借出。整個借閱過程，借閱者無需到檔案室聯系，這對部門之間相距較遠的企業(yè)來說是極為方便的。由于使用方便，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
2.3 實現檢索的自動化
傳統檔案管理雖然編制了很多檢索工具，但當檔案的數量較大時，使用效率仍然較低。計算機檢索速度快、效率高，可實現多角度檢索，是傳統檢索工具所無法比擬的。另外，這種自動化檢索還可以通過網絡實現。
3 加強企業(yè)檔案信息化管理的對策措施
3.1 建立符合信息化要求的檔案管理系統
在大中型企業(yè)管理中，建立與企業(yè)有關管理系統相銜接的檔案管理系統是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統應具多種文件存儲格式，支持多種功能，并能實現紙質檔案管理中各流程的銜接，滿足企業(yè)文檔一體化管理的需要。在此基礎上，才能對各部門的電子檔案進行收集和控制，也有利于各部門對保存檔案進行查閱。
3.2 加強對企業(yè)電子文件和檔案的管理
電子文件歸檔的組織管理要以企業(yè)電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關人員的崗位工作計劃中，確保電子檔案的真實性。
3.3 重視培養(yǎng)檔案信息化管理人才
檔案人員的素質直接影響著檔案信息化進程，檔案部門要開展技能培訓，努力培養(yǎng)一批復合型的人才。首先要加強理論知識與實踐相結合的培訓。檔案人員不僅要具備扎實的基本理論知識，還要不斷提高檔案信息化管理的實踐技能。不同的企業(yè)，檔案人員的知識體系側重也不同。有的企業(yè)科技檔案多，尤其是各項改造工程的圖紙、竣工資料數量龐大而復雜，同時，還有會計、聲像實物等檔案，對檔案人員的要求就更高。因此，理論知識與實踐相結合的培訓方式已成為提高業(yè)務技能的一個重要手段。因此，企業(yè)要加強檔案人員信息化技術的培訓，使其熟練地使用檔案管理系統。檔案人員的計算機數據錄入知識雖已普及，但是在運用網絡、管理軟件的使用操作以及數據庫知識的掌握程度上還有待加強，而這些也是檔案管理系統能平穩(wěn)、正常運行的基礎和保證。
3.4 檔案信息網絡要有足夠的安全防護
大中型企業(yè)的檔案信息化管理應使用僅供內部人員工作使用的封閉式網絡，建網時就應實行物理隔離，保證網絡的基本安全。同時，要建立檔案信息網絡的安全管理制度，從根本上保障系統的安全。檔案信息網絡應安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統，并針對主機內核采取加固防護措施。實行級別控制，對用戶的訪問權限進行級別確認，按不同的級別進行不同檔案的信息查閱，防止未受權者違規(guī)操作。此外，要重視和加強員工的安全防護意識教育，嚴格遵守檔案信息網絡建設的規(guī)章制度。
3.5 信息共享
在現代社會激烈的市場競爭中，企業(yè)要生存、發(fā)展，必須要掌握綜合、有效、及時的各種信息，這是客觀的需要。單一的檔案信息往往只是反映企業(yè)內部活動的信息，滯后性、局限性比較突出。在世界范圍內要求“信息資源共享”的趨勢下，企業(yè)檔案信息化管理要向更高的目標邁進，必須加強與企業(yè)各部門間的互聯合作，注重檔案信息的整合，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局，以整體優(yōu)勢實現信息資源共享。這是企業(yè)高效管理的要求，也是檔案信息化管理的重要內容。
在新的歷史時代要求下，企業(yè)檔案部門在推進檔案信息化管理過程中，要有融入企業(yè)全方位管理的檔案思想，將優(yōu)化組合企業(yè)各部門的信息資源，構建企業(yè)內一體化信息管理作為發(fā)展方向，尤其是檔案、情報、圖書、文書資源的一體化管理的研究，將促進企業(yè)檔案信息化管理的快速發(fā)展，最終實現信息資源共享的建設目標。這也正符合國家在信息化建設重要發(fā)展時期提出的“統籌規(guī)劃，國家主導；統一標準，聯合建設；互聯互通，資源共享”信息政策。
企業(yè)檔案信息化管理既是一項全新的工作，又是一項需要運用多種學科知識、多部門協作、多環(huán)節(jié)配套的復雜系統工程。為促進企業(yè)檔案信息化管理的健康發(fā)展，各企業(yè)必須充分認識到企業(yè)檔案信息化管理的重要性和作用，改革檔案工作管理體制與運行機制。在實施企業(yè)檔案信息化管理進程中，要科學決策、統籌兼顧、循序漸進、加強協調，保證資金投入的有效性，并重視檔案人才管理。同時，要發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的效能，為企業(yè)提供有效服務，切實落實企業(yè)檔案的信息化管理。

什么叫檔案數字化，檔案數字化有哪些好處？

試論企業(yè)檔案數字化管理存在的問題及對策

企業(yè)檔案數字化管理存在的問題
檔案管理的信息化意識不足
實現企業(yè)檔案管理的信息化不是一項簡單的工作,需要大量的時間來逐步完成,而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設備改造、產品銷售等直接投資上,疏于對檔案的管理,忽視對檔案管理人員的業(yè)務培訓,導致管理人員缺乏經驗、缺乏服務意識,使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實上雖然檔案管理信息化的應用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益,但是通過對檔案的合理管理能夠為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的支持,間接為企業(yè)創(chuàng)造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業(yè)的發(fā)展。
檔案管理信息載體的破損
在企業(yè)信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網絡技術的應用,許多企業(yè)實現了工程設計、施工和產品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會因為各種原因而發(fā)生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴重影響文檔等信息的使用,嚴重的還會導致系統運行出現問題。
標準化建設不夠完善
檔案信息管理的標準化指的是在檔案實體管理向信息管理轉變過程中,必須有相關的規(guī)范與標準對其進行指導。信息化是一個非常嚴密的信息系統,各個業(yè)務環(huán)節(jié)的相關信息為數據處理的準確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現,為企業(yè)檔案管理信息化提供數據計算的標準卻難以滿足企業(yè)的需求,企業(yè)管理和業(yè)務流程以及工作程序標準、數據交換等標準都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內部或企業(yè)之間的數據交換或資源共享造成諸多不便,甚至會嚴重制約企業(yè)獲得更多的經濟效益和社會效益。

實現檔案數字化的管理會遇到哪些問題

實現檔案數字化管理會有哪些問題
檔案管理人員的素質有待提升
我國檔案管理人員隊伍主要存在的問題是檔案管理人員的業(yè)務水平與綜合素質有待提升，且檔案管理人員隊伍老齡化問題嚴重。由于檔案管理工作對年輕人缺乏一定的吸引力，許多年輕人都不愿從事該類工作，在擇業(yè)中通常會選擇具有挑戰(zhàn)性與發(fā)展前途的工作，加劇了檔案管理人員隊伍的老齡化問題;年事已高的檔案管理人員通常思維守舊，不能很好地適應數字化管理，在開展數字化檔案管理工作中經常不能熟練操作計算機。此外，受傳統思想觀念的束縛較深，檔案管理人員在新時代背景下缺乏創(chuàng)新意識，忽視對檔案資源的發(fā)掘工作，制約了檔案管理數字化進程。
缺乏先進的數字化設備
軟件資源、硬件資源以及網絡資源等是檔案數字化管理的基礎，然而，受到資金限制，企業(yè)無法配齊各種數字化設備，尤其是計算機系統與程序過于陳舊，阻礙檔案管理的工作質量與效率提升。在推進檔案數字化管理進程中，計算機設備是不可缺少的重要內容，是實現檔案數字化管理的基礎。因此，要想實現檔案管理數字化，企業(yè)要積極引進各種先進的現代化設備，及時更新陳舊的設備程序與系統等，從而滿足新時期檔案數字化管理的需要，為檔案資料的可靠性與真實性提供重要保障，實現對各種檔案資料的長久保存，充分挖掘檔案資料的價值。
檔案數字化管理存在風險
隨著信息時代的到來，網絡技術與計算機技術在社會各個領域之中應用廣泛，在給人們帶來許多便利的同時引發(fā)了信息安全問題，特別是計算機系統中的檔案信息極易受到病毒與黑客攻擊，加大了檔案管理工作的難度。此外，在紙質檔案轉化電子檔案的過程中，檔案編輯多采用電子編碼技術，但該技術在應用中存在一定的不足，具體表現為原始憑證在被修改后不存在遺留痕跡，導致管理人員無法在第一時間被發(fā)現。因此，要高度警惕各種違反檔案法律法規(guī)的行為。