檔案數字化技術規(guī)范

1、基本原則：

紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

2、數字化對象的確定原則：

應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和利用方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化。

3、符合國家法律法規(guī)的原則：

紙質檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關規(guī)定。

4、價值性原則：

屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。

5、安全保密管理原則：

確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。

6、完整性原則：

紙質檔案數字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。

擴展資料：

檔案整理的步驟：

1、目錄數據準備：

按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。

2、拆除裝訂：

在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

3、區(qū)分掃描件和非掃描件：

按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

4、頁面修整：

破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

5、 檔案整理登記：

制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。

6、裝訂：

掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

參考資料來源：安鄉(xiāng)縣檔案局-中華人民共國行業(yè)標準紙質檔案數字化技術規(guī)范

檔案數字化的標準是什么

　　檔案數字標準化是實現互聯互通、資源共享、業(yè)務協同的基石，檔案數字化建設同樣需要堅持標準化原則。

　　我國 1998 年提出了信息化建設的二十四字方針(統籌規(guī)劃、國家主導、統一標準、聯合建設、互聯互通、資源共享)，其中第三條就是統一標準，由此可見標準化對于檔案數字化建設的重要作用和意義。

　　檔案數字化一般分兩塊，一部分是紙質的“老檔案”，這部分檔案是過去計算機技術未大面積普及的情況下，手工書寫、紙質化保存、庫房存儲。

　　采用人工方法進行查閱無需計算機就可以直接查看的紙質檔案形式。

　　一部分是現在不斷生成的“新檔案”，這部分檔案是在當前計算機技術、通信技術、網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術等新技術日益普及的情況下。

　　由計算機生成、各種存儲介質保管存儲、采用數據庫+專用檔案管理軟件進行日常管理，只有在計算機條件下才可以查看的電子檔案形式。

　　對于“老檔案”而言，我們是通過掃描、拍照等方式，轉換成為計算機可以識別的圖片文件，再對其建立電子目錄來實現傳統檔案的數字化，故要對其生產的掃描型電子文件進行統一。

　　而對于“新檔案”而言，由于文件的生成階段就是電子文件信息，就要對其文字型電子文件、視頻和多媒體電子文件、音頻電子文件等文件格式進行統一。

　　所以說但不管是紙質的“老檔案”還是當前的電子文件形的“新檔案”，都應該堅持標準化原則，制定相應的標準和規(guī)范，按照統一的規(guī)范、標準，使傳統介質檔案數字化，電子文件歸檔，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象。

　　信息化建設必須有標準化的支持，尤其要發(fā)揮標準化的導向作用，以確保其技術上的協調一致和整體效能的實現。

檔案數字化外包安全管理規(guī)范

檔案數字化外包安全管理規(guī)范

1.總則1.1 為加強檔案數字化外包安全管理，確保檔案數字化過程中檔案實體與信息安全，根據國家有關規(guī)定和標準，制定本《規(guī)范》。1.2 各級各類檔案館、室等檔案部門（以下簡稱“檔案部門”）開展檔案數字化外包工作，具有獨立法人身份的檔案數字化加工服務機構（以下簡稱“數字化服務機構”）承擔檔案數字化外包服務，應遵循本《規(guī)范》開展安全管理工作。檔案部門自行開展檔案數字化時，可參照本《規(guī)范》實施安全管理。

1.3 本《規(guī)范》所稱數字化外包檔案指非涉密檔案，涉密檔案數字化按國家有關規(guī)定執(zhí)行。1.4 檔案數字化外包安全管理應按照“安全第一、預防為主”的原則，采取科學有效的安全管理措施，應用確保檔案安全的技術手段，建立權責明確、覆蓋檔案數字化全過程的崗位責任制，對檔案數字化全過程實行嚴格監(jiān)督和管理，確保檔案實體與信息安全。2.檔案部門的安全管理2.1 成立由主要領導或分管領導同志參加的檔案數字化外包管理組織，明確檔案數字化管理的部門、人員及其職責。2.2 根據檔案數字化總體規(guī)劃，確定數字化外包檔案的范圍，提出檔案數字化外包安全管理要求和技術指標。2.3 提出檔案數字化外包招標文件中有關安全管理的要求，協助制定招標文件，審定合同。2.4 對數字化服務機構的相關資質、業(yè)績、人員、設備和加工軟件等進行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應優(yōu)先選用具有與數字化加工相關涉密資質的數字化服務機構。2.5 建立檔案數字化安全保密制度，與數字化服務機構簽訂安全保密協議，并對檔案數字化加工人員進行安全保密教育。2.6 制訂檔案實體交接、數字化加工過程管理、數字化成果驗收與交接、存儲介質管理、檔案實體保護等操作規(guī)程或規(guī)章制度。2.7 建立檔案數字化外包項目管理檔案，記錄檔案部門和數字化服務機構實施檔案數字化外包項目的全過程。2.8 建立監(jiān)管機制，對數字化服務機構的保密、安全措施落實情況進行監(jiān)督、檢查，防止檔案實體受損、丟失，杜絕數字化服務機構擅自復制、留存、使用檔案信息的行為。

3.數字化服務機構的安全管理

3.1 數字化服務機構必須具有工商管理部門核發(fā)的有效營業(yè)執(zhí)照，業(yè)務范圍必須包括檔案數字化加工或數據處理類項目。3.2 數字化服務機構的法人必須是中華人民共和國境內注冊的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國境內公民,國家另有規(guī)定的除外。3.3 數字化服務機構的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門提供的無犯罪記錄證明，必要時提供政審材料。3.4 數字化服務機構必須與其工作人員簽訂符合國家勞動法律法規(guī)要求的勞動合同。3.5 數字化服務機構的人員數量與素質、技術與管理水平、設施與設備狀況能夠滿足擬承擔項目的要求。3.6 數字化服務機構必須制訂并執(zhí)行數字化安全保密制度，制訂并執(zhí)行檔案實體交接、數字化加工過程管理、數字化成果驗收與交接、存儲介質管理、檔案實體保護等操作規(guī)范和管理制度。3.7 數字化服務機構應建立安全崗位責任制，配備專人負責安全保密工作。3.8 數字化服務機構應對工作人員進行安全保密教育和必要的上崗培訓，并與工作人員簽訂保密協議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內容和其他安全保密責任、義務。安全保密協議應報送檔案部門備案。3.9 數字化服務機構必須積極支持、配合檔案行政管理部門的安全保密檢查。4.數字化場所的安全管理4.1 數字化加工場所一般設在檔案部門獨立、可封閉的建筑內。4.2 數字化加工場所應符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。4.3 數字化加工場所應配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設備，確保檔案暫存處、數字化加工工位、服務器、數據導出端及門窗等無監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統應由檔案部門專人負責，數字化加工場所設于檔案部門之外的，檔案部門應定期檢查視頻監(jiān)控系統，數字化服務機構應將視頻監(jiān)控數據移交檔案部門保存；視頻監(jiān)控數據自產生之日起保存不少于6個月；檔案部門應定期對視頻監(jiān)控數據進行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控數據之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。4.4 數字化加工場所應配備符合國家標準并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數字化處理和已數字化處理的檔案。4.5 數字化加工場所須封斷所有檔案數字化加工設備的無線網絡功能，并定期進行相關檢測。4.6 數字化工作人員存放隨身物品要有專用儲物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置；數字化加工場所不得有非工作需要的私人物品，包括照相機、攝像機、手機、錄音機、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設備和各類移動存儲介質；嚴禁擅自將數字化加工場所內的物品帶離現場。4.7 工作人員要掛牌上崗，接受身份核查登記和安全檢查，嚴禁無關人員進入數字化加工場所。4.8 工作人員不得在數字化加工場所內從事與數字化無關的活動，嚴禁在數字化加工區(qū)內喝水、進食、吸煙等，嚴禁攜帶火種進入數字化加工場所。4.9 檔案部門和數字化服務機構應指定有關人員經常對數字化加工場所進行巡查，確保有關數字化加工和管理的各項規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實貫徹和執(zhí)行。5.數字化加工設備、網絡環(huán)境與數據載體的安全管理

5.1 檔案數字化加工過程中建議使用檔案部門提供的相關設備，使用數字化服務機構設備的，檔案部門應當對其進行必要的安全檢查。5.2 檔案數字化加工使用的計算機、掃描儀等設備，必須采用技術手段或專業(yè)物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅接口等，封閉的裝置或端口要定期進行檢查。5.3 檔案數字化加工過程中推薦使用國產設備并使用正版軟件。數據安全與網絡監(jiān)控軟硬件必須使用通過國家安全認證的國產品牌產品。除必要的操作系統、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數字化加工計算機不允許安裝任何與加工無關的軟件。5.4 檔案數字化加工網絡要與其他網絡物理隔離，禁止使用無線網卡、無線鍵盤、無線鼠標等設備。5.5 檔案數字化加工網絡環(huán)境中應配備具有權限管理、設備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功能的數字化加工安全保護系統，準確記錄授權用戶的訪問行為、設備接入和電子檔案信息流向等信息。5.6 檔案數字化加工系統應具備流程定義、任務分配、過程跟蹤、質量檢測、成品制作、數據驗收、數據備份管理等功能，并分別設置管理員、保密員、審計員，實行“三員分離”。5.7 檔案數字化加工過程中建議由檔案部門提供計算機等設備的硬盤、移動存儲介質以及無法確保數據可靠清除的設備，并逐一進行檢查、登記。數字化工作完成后，這些設備必須交由檔案部門統一保管或銷毀，嚴禁擅自帶走。5.8 用于檔案數字化加工的設備和存儲介質嚴禁與其他設備和存儲介質交叉使用，非數字化專用的設備和存儲介質嚴禁帶入數字化加工場所。5.9 檔案數字化過程中使用的移動存儲介質和刻錄設備應由檔案部門指定專人保管，并對使用情況進行記錄。檔案數字化成果的拷貝和刻錄應相對集中。檔案部門應指定專人負責移動存儲介質數量的清點，數字化服務機構完成拷貝或刻錄的數據介質（包括損壞的數據介質）應及時交接給檔案部門指定的人員，并辦理交接手續(xù)。5.10 檔案數字化設備和存儲介質不得擅自送外維修，必須送外維修的應辦理書面審批手續(xù)，并由檔案部門人員現場監(jiān)督。5.11 處理尚未開放檔案的信息設備的管理和使用應符合國家有關秘密載體管理和使用的相關規(guī)定。

6.檔案實體的安全管理6.1 檔案部門要對擬數字化的檔案進行涉密性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實體破損、殘缺的要進行登記與處理，檔案實體與文件目錄不對應的要進行必要的記錄或標示。6.2 檔案部門人員應按照工作計劃分批調檔，并與數字化服務機構的檔案接收人員進行清點、核對，雙方確認準確無誤后填寫檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內容、數量、狀況、交接時間和經辦人等。6.3 檔案數字化加工不得損毀檔案，出現檔案損毀的，需按有關規(guī)定進行處罰，并進行修復和登記。需要拆裝檔案時，應盡可能地保持檔案原貌。6.4 檔案數字化過程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號、加工工序、設備編號、數量、經手人、加工時間等，數字化加工過程中檔案流程單應與檔案實體同步流轉。6.5 檔案數字化過程中發(fā)現有涉密標識且無解密標識的檔案，數字化外包服務機構應停止該檔案的數字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。6.6 正在進行數字化加工的檔案必須每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。6.7 數字化檔案要專人專柜保管，數字化加工完畢的檔案要及時歸還入庫。對于離庫時間較長或有蟲霉隱患的檔案，應進行消毒殺蟲處理。7.檔案數字化成果移交接收與設備處理的安全管理

7.1 檔案數字化任務完成后，檔案部門應組織專業(yè)人員按照本《規(guī)范》的要求，對向檔案部門移交的數字化加工介質（如存儲介質、移動介質、備份介質等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進行安全保密專項驗收；凡未開展安全保密專項驗收或驗收不合格的，不得對項目進行總體驗收。7.2 檔案數字化成果必須通過完整性、準確性、可用性和安全性檢測，檢測合格后雙方辦理數據交接手續(xù)。7.3 檔案數字化任務完成后，數字化服務機構應會同檔案部門拆除其自帶加工設備中的硬盤等存儲介質，并將其與數字化過程中使用過的其他移動存儲介質一起移交給檔案部門，并辦理相關移交手續(xù)。7.4 檔案數字化任務完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對數字化服務機構所用的設備進行檢查，以確保其設備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。7.5 數字化服務機構應將檔案數字化過程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交檔案部門，作為項目檔案內容進行管理。

如何做好紙質檔案數字化工作

如何做好紙質檔案數字化工作

隨著社會信息化的迅速發(fā)展，很多信息都以數字化的形式呈現、保存和傳輸。接下來由我為大家整理出如何做好紙質檔案數字化工作，希望大家喜歡！

一、掃描加工前階段

這一階段是數字化工作開展前的準備階段，是該項工作的起步階段也是關鍵階段，本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎。準備的內容包括紙質檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備及相應管理制度完善等。

1、紙質檔案的準備。

許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責任感，希望盡早把工作完成，這是好事，但不能盲目推進，在紙質檔案沒有準備好之前最好不要進入下一階段，必須在紙質檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進行。若紙質檔案整理不合格就開展數字化掃描，那么一旦紙質檔案需要重新調整必然牽動相應的數字化檔案的調整。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確填寫、全年檔案完成編目并準確無誤等工作，確保即將進行數字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規(guī)范，同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物，修整頁面，修補褪變、破損檔案等工作，才能進行數字化加工。

2、基礎設施的準備。

紙質檔案數字化工作需要相應的設備和場所，數字化加工場所應空間充足，布局合理，有條件的可配備消防系統和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統。數字化加工設備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質（如磁帶、磁盤、光盤等），有條件的單位可以配置服務器、備份設備、數碼相機等，數字化加工工作同樣需要相應的軟件系統支撐，如操作系統、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來保障數字化加工工作安全有保障。

3、人員的準備。

檔案數字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領導匯報反映此項工作的程序和需求，做好工作計劃，確定工作形式（自主加工或業(yè)務外包），制定實施方案，成立檔案數字化工作領導小組，工作人員要求責任心強，細心細致，能夠嚴格把好質量關，實行數字化加工過程的全流程管理。

4、管理制度的完善。

科學、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展，紙質檔案數字化加工工作涉及崗位、場地、設備、數據、檔案實體等，要做好這項工作，應從這幾個方面制定相應的制度，如《檔案數字化工作管理辦法》《數字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數字化驗收工作細則》《數字化工作制度》《設備管理制度》等，并在紙質檔案數字化工作過程嚴格執(zhí)行，確保檔案的安全和工作的有機銜接。

二、掃描加工中階段

這一階段是紙質檔案數字化加工流程進入實質性操作階段，是實現紙質檔案數字化高質量的關鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術和方法，充分掌握合格圖像的標準要求。

1、掌握標準要求。

做好工作標準先行，紙質檔案數字化加工工作同樣要在標準規(guī)范的指導下進行。既不要為了節(jié)省存儲空間降低標準，也不要不顧實際需要一味地提高標準。具體標準應該包括但不限于全年度歸檔紙質檔案全部掃描，圖像按檔案排列順序依次掃描，每一件每一頁紙質檔案與掃描后形成的數字圖像一一對應，每一件檔案圖像首頁應含有歸檔章，各頁有正確的頁碼標識，每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習慣，圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

2、掌握操作方法。

在未實現完全電子化辦公情況下，紙質檔案的數字化掃描任務是相當繁重的，要做好此項工作，操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術方法。

掃描操作：檔案掃描儀與計算機連接，安裝驅動和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠對檔案掃描儀操作方法及掃描儀參數的設置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復雜，就是將紙質檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強調不要急于掃描，在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進行判斷和設置，其依據為《紙質檔案數字化規(guī)范》及《紙質檔案數字化工作指南》中的相關要求。目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等，應根據需要和檔案的紙張質量進行選擇，有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質檔案數字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描，而色彩往往又與圖像存儲格式關聯，彩色圖像通常存儲的格式為JPG，若存儲為TIFF格式占用空間相對會大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的`重要參數，規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi，要實現OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數的基礎上再進行亮度和對比度的微調。

圖像處理：規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌，但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響，可能出現圖像一次掃描不全、燥點過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質量問題，出現這些情況就需要進行圖像處理操作，一般需要采用專門的圖像處理軟件來實現，一般可以采用PS軟件，也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實用的圖像處理軟件，能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

三、掃描加工后階段

一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數據對接檢查、數據存儲、數據移交等工作，每項工作依次銜接完成。

1、圖像檢查。

數字化加工的成果好不好，在數字檔案利用過程中會得到檢驗，但是作為加工工作來說，不能等到利用時發(fā)現問題再回過頭來修改，就像工廠產品生產一樣不能等著別人去發(fā)現問題，這樣就會造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質檔案數字化加工的標準要求，然后才能參與檢查。其次檢查人員要認真負責，在可能的情況下實現100%的檢查，最低不能低于10%，對抽檢到的內容要達到100%的合格率，一旦發(fā)現問題，必須進行修改，該處理的處理，該重掃的重掃，該補掃的補掃，并要進一步擴大檢查范圍，再檢查完善。

2、數據對接檢查。

目前，利用數字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數據，因此目錄與圖像及數字化副本能否一一對應，也是檢查的重要內容，檢查率應為100%，如果發(fā)現問題，必須重新修改完善。

3、數據存儲。

在前兩步驟沒有問題的前提下，就可以將數據進行脫機存儲，目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質，存儲的內容包括檔案圖像、目錄數據、相關說明文件等，其存儲結構包括圖像文件的命名方式等應按照數字檔案管理系統的設計模板來建立，而相關文件說明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數字化加工檔案登記表、數量統計表、質量檢查表、編碼說明文件、數據描述等，建立起完整的項目檔案元數據。

4、數據移交。

這是掃描加工工作完成前的最后一項內容，將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內容由檔案管理部門規(guī)定，移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續(xù)，此驗收由檔案管理部門來驗收，驗收合格則進行下一步——辦理交接手續(xù)，如果驗收不合格，那么說明前期的工作還存在問題，需要重新改正后再進行數據移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認后，標明此次工作即圓滿完成。

檔案數字化工作是當前及今后一段時間檔案工作的重要內容之一，這一工作說起來容易做起來則需要很大的細心和耐心，但只要掌握具體規(guī)范，并在工作中積極總結經驗，都能夠把這項工作很好地完成。

檔案錄入工作規(guī)范

紙質檔案數字化技術規(guī)范DA/T31-2005

1　范圍
本標準規(guī)定了紙質檔案數字化的主要技術要求。
本標準適用于用掃描儀對各種紙質檔案的數字化加工處理。

2　規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。
GB／T 17235.1 連續(xù)色調靜態(tài)圖像的數字壓縮編碼
GB／T 17235.2 連續(xù)色調靜態(tài)圖像的數字壓縮編碼
GB／T 18894?2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范
ITU(CCITT)G3 二值圖像壓縮算法
ITU(CCITT)G4 二值圖像壓縮算法
DA／T18?1999 檔案著錄規(guī)則
檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定國家檔案局檔發(fā)[2001]6號

3 術語和定義
下列術語和定義適用于本標準。
3.1
數字化 Digitization
用計算機技術將模擬圖像轉換為數字圖像的處理過程。
3.2
紙質檔案數字 化Digitization of Paper?Based Records
對普通(黑色字跡清晰)的油印、鉛印、膠印等印刷件或復印件紙質檔案進行數字化及應用的過程。
3．3
數字圖像 Digital Image
表示景物圖像的整數陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數，由相同維數的連續(xù)圖像產生。在矩陣(或其他)網絡上采樣一連續(xù)函數，并在采樣點上將值最小化后的陣列。
3．4
黑白二值圖像 Binary Image
只有黑白兩級灰度的數字圖像。它對應于黑和白的兩種狀態(tài)文字稿、線條圖、指紋圖等。
3．5
連續(xù)色調靜態(tài)圖像 Continuous?tone Still Image
以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數字
圖像。
3．6
失真度 Distortion Measure
對檔案原件進行數字化轉換后，在同等測試環(huán)境下，數字圖像與檔案原
件色彩、幾何、壓縮算法等差值。
3．7
可懂度 intelligibility
表示數字圖像向人或機器提供信息的能力。
3．8
清除圖像冗余或對圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表現。
3. 9
　　 分辨率　Resolution
指單位長度內圖像包含的點數或像素數。
3.10
TIFF Tagged Tmage File Format
標記圖像文件格式。一種基于標記的無損（不丟失信息）壓縮格式，用于在應用程序之間和計算機平臺之間交換文件。因為它存儲圖像細微層次的信息非常多，圖像的質量也得以提高，故而非常有利于原件為黑白檔案的復制儲存。
3.11
　　 JPEG Joint photographic Experts Group
聯合照片專家組。一種丟失少量信息的壓縮格式，尤其適用于屏幕和打印顯示，支持所有主要計算機平臺和Web瀏覽器。JPEG格式文件小，影像質量多數情況下均可接受?？紤]儲存空間及傳輸效率，原件為彩色的檔案可遷此格式復制儲存。

4 數字化基本流程
紙質檔案數字化的基本流程主要包括案卷整理、目錄建庫、批量掃描、數據處理、信息存儲、檢索利用等工序。
4．1 案卷整理
對需要掃描的案卷進行適當整理，做出標識。
4．2 目錄建庫
為數字化的檔案檢索而建立必要的目錄數據庫。
4．3 批量掃描
按照檔案數字化具體任務的整體安排按計劃分批次進行掃描。
4．4 數據處理
4．4．1 對掃描圖像進行校對，確保圖像完整無誤，并視需要對有問題的掃描圖像進行糾偏、去污、拼接等技術處理。
4．4．2 對裸數據進行驗收前的相應處理，包括文件的格式轉換、邏輯分盤處理、添加說明性文件，以及數據的掛接、檢驗、上載、質量檢查和備份。
4．5 信息存儲
根據不同的掃描圖像選擇適當數據格式、編碼方式和存儲介質對信息進行保存。
4．6 檢索利用
按用戶需求提供檢索利用。

5 案卷整理
在批量掃描之前，按下述步驟對案卷進行整理，確保檔案數字化質量。
5．1 分件
5．1．1 把同一案卷中的掃描件和非掃描件分開。
5．1．2 在掃描件中將大圖、照片插入指示頁，便于掃描工序批量掃描，實際圖像放在圖像處理時進行重掃，替換指示頁。
5．1．3 填寫《數據加工過程處理單》(見附錄A)，對需要特殊處理的頁，標識清楚。
5．2 分頁
對批量掃描前的檔案進行頁號、件號的標注。如在標注中與原檔案中的件數、頁號不一致，應以此為準。
5．3 拆卷
去除檔案中原來的裝訂物，以便后續(xù)掃描工作的進行。
5．4 裝卷
按檔案保管要求恢復原裝訂。

6 建目錄庫
6．1 目錄著錄
根據DA／T18確定檔案著錄項，并進行著錄。
6．2 數據格式選擇
所選定的數據格式通用，應能直接或間接與DBF文件格式或通過XML文
檔進行數據交換。
6．3 目錄輸入
將著錄好的目錄輸入計算機內，建立機讀目錄數據庫。

7 批量掃描
7．1 掃描方式
紙質檔案掃描可采用黑白二值圖像和連續(xù)色調圖像兩種方式。
7．1．1 頁面為單色文字的紙質檔案，宜采用黑白二值圖像掃描；頁面為多色文字圖像的檔案文件，可采用連續(xù)色調圖像掃描。
7．1．2 字跡清晰、不帶圖片的檔案材料，采用黑白二值圖像掃描；清晰度較差或帶有圖片的檔案材料，可采用連續(xù)色調圖像掃描。
7．2 分辨率選擇
7．2．1 單色頁面檔案文件，掃描分辨率一般建議選擇100~200dpi。
7．2．2 彩色頁面檔案文件，掃描分辨率可選擇100dpi以上參數值進行。
7．2．3 大幅面檔案文件，如工程圖紙、報紙等尺寸超過A3的，可選用大幅面圖像掃描儀(如A0)、大幅面數碼平臺、縮微照像后膠片數字轉換，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接。掃描分辨率應選擇1OOdpi以上。
7．2．4 需要時可根據原件的清晰度適當調整掃描分辨率。如原件質量較差且尺寸較小，可適當提高分辨率；反之也可相應減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準。
7．3 特殊頁面的掃描
7．3．1 粘貼頁與表格
對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先分部掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術解決
7．3．2 一般文本流程圖
采用適當的分辨率掃描及局部深化技術，確保文本流程圖清晰。同時采用不同設備滿足文本流程圖的掃描工作。
7．3．3 插圖
采用高分辨率灰度或彩色掃描技術將插圖與文字一起掃描，保證原來的頁面布局和插圖清晰。
7．3. 4照片
對于頁面中有黑白或彩色照片的文件，采用JPEG格式掃描，確保照片清晰度，同時可避免圖像存儲空間過大。
7．4 文件命名方式
7．4．1 建立文件夾
掃描時文件夾的建立應按檔案實體分級建立，其中的每一份文件也需要單獨建立文件夾。
7．4．2　文件夾命名方法，以檔案實體中的檔號命名，一般為3位數，不足3
位數的左邊補“0”。

8 數據處理
8．1　圖像處理
8．1．1　糾偏
　 對掃描過程中出現的偏斜圖像進行整體糾正，保證數字圖像的偏斜角度小于1度。(圖像偏斜不超過頁面內半個文字)。
8．1．2　去污
　 去除數字圖像中影響可懂度的雜質。檔案數字化圖像的去污，應遵循在不影響可懂度的前提下展現原貌的原則。
8．1．2．1　局部去污，如去除黑邊、污點。
8．1．2．2　整體去污，可一次性去除頁面上的污漬。
8．1．3　拼接
　 為保證檔案數字化圖像的整體性，對幅面分離的數字圖像進行拼接。
8．1．4　校對
8．1．4．1　一次校對，檢查掃描完的圖像質量情況，對不合格的圖像進行標記退回重新掃描。
8．1．4．2　糾錯處理，根據一次校對中提出的諸如污漬、黑邊、偏斜、圖像質
量等問題，結合《數據加工過程處理單》(見附錄A)情況，對每份圖像進行相應的處理。
8．1．4．3　二次校對，對一次校對及數據處理后的數字圖像再次進行檢查，并
標記圖像處理過程中不清晰的頁面。不合格的退回重新處理。
8．2　數據質量檢查
8．2．1　文字錄入質量
　 對錄入域清單上所標明的各著錄項的文字錄入進行正確率控制，保證錯誤率低于3‰。
8．2．2　圖像質量
　 對紙質文件掃描后形成的圖像文件進行清晰度、污漬、黑邊、偏斜等問題的控制，以達到要求的圖像質量。
保證掃描后的數字圖像清晰，便于清楚閱讀，適應各種紙張和手寫、印刷字的情況。
8．3　數據掛接
　　 檔案條目數據與圖像文件的對應準確程度的控制。
在生成裸數據光盤之前，根據資料整理信息、掃描前的標引信息及卷內文件頁號信息核查圖像文件總數是否與實際文件數相等，如不相等則不能生成裸數據光盤，可打印出清單，回退給圖像處理人員補掃。
8．4　數據檢驗
8．4．1　將裸數據進行驗收前的相應處理，包括文件的格式轉換、邏輯分盤處理、添加說明性文件。
8．4．2　對數據進行檢驗，給出合格或不合格結論。
8．4．3　將數字加工后的數據轉換為裸數據光盤格式，拷貝到活動硬盤上。
8．4．4　系統應自動記錄檢驗進度。
8．5　數據上載
檔案數字化各工序的數據通過網絡及時上載到數據服務器端匯總，其中數字圖像自動搜索對應的目錄數據，加入對應的電子地址數字圖像文件名，建立起一一對應的關系。
8．6　數據備份
定期對服務器的各類數據進行備份，防止數據丟失。

9　信息存儲
　　 以JPEG數字壓縮編碼或TIFF國際通用標準格式。采用國際標準的傳真文檔壓縮格式壓縮后，分別按頁編號后分頁存儲。
數字圖像的存儲管理應保持原紙質檔案的保管模式對應存儲。
9．1　壓縮存儲格式
　 檔案數字圖像格式采用TIFF和JPEG數字壓縮編碼。
9．1．1　黑白二值圖像
　　　　 黑白二值掃描圖像文件采用TIFF（CCITT　G3）格式二值圖像壓縮算法，壓縮率就緒（Cr)為15：1。也可采用TIFF（CCIFF　G4）格式二值圖像壓縮算法，壓縮率(Cr)為3 O：1。
9．1．2　連續(xù)色調靜態(tài)圖像
　 連續(xù)色調靜態(tài)圖像采用JPEG數字壓縮編碼，平均壓縮率(cr)為15：1。
9．2　編碼方式
　　　 應盡是采用實時操作性強的編碼方式。失真度編碼，用較少的比特率獲得較好的圖像質量；無失真編碼，以低壓縮保持信息的不失真。一般情況下
宜采用國際通用編解碼算法。
9．3　存儲方式與載體
　可選用在線和離線、不同載體進行存儲。

10　檢索利用
10．1　檢索利用方式
檔案數字圖像檢索利用可采用單機、局域網和互聯網三種方式。
局域網中傳輸利用，應保證數據在內部局域網10Base?T帶寬下，平均1秒內顯示響應完成。互聯網中傳輸利用，互聯網56Kbit／s帶寬下，平均5秒內顯示響應完成。為此要求一般每頁檔案數字圖像的存儲容量為50K以內。
10．2　檢索軟件配置
檢索軟件應符合國家檔案局制定的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》的各項要求。檢索軟件應具備目錄檢索與檔案數字圖像方便調閱的基本功能。

紙質檔案數字化處理的基本程序與方法

任何一個有一定存在歷史的機構，都有一定數量的紙質檔案，將這些紙質檔案數字化，有利于管理與利用。
下面，將以檢察院的紙質檔案數字化為例，對檔案數字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構
檢察院的綜合檔案管理，分類架構一般為：
文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數字化的紙質實體案卷，取卷時注意：
準確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義，是3Hmis的專用術語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關屬性，或稱案卷的相關屬性。3Hmis可同時管理紙質檔案和數字化檔案，如果3Hmis已存在相關案卷信息，此步驟可省略。
關于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質實體案卷信息已保存在3Hmis系統中，還應執(zhí)行取消注冊功能，相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項：
保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時與掃描人員溝通。
注明每卷（包括正、副卷）的頁數及其他的特殊情況。
如有疑問，應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內文件信息
一份案卷，一般都由多份性質相同或相似的文件組成，即所謂卷內文件。
如果系統中已存在卷內文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描，并將掃描結果文件引入（上傳）檔案系統。
3Hmis的圖片管理器內嵌掃描處理程序，可在錄入卷內文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴格的數字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時的注意事項如下：
根據需要設置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數字化文件進行管理。
對于封面、內頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。
根據規(guī)則設置掃描文件的存放位置和掃描結果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。
將掃描頁數和拆卷人所注明的頁數核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結果不佳的頁面進行專門處理。