檔案數(shù)字化的背景

檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與存在的問題
檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢
（一）能增強立卷制度執(zhí)行力。1983年4月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《機關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定：“凡機關(guān)工作中形成的具有保存價值的文件材料均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行立卷，并定期向檔案部門歸檔”，從上述規(guī)定可見，文書處理部門整理（立卷）在我國是一項基本制度。傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要步驟，現(xiàn)代化管理檔案也要求所有檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部門立卷的落實程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部門立卷制度，或制度形同虛設(shè)，沒有很好的執(zhí)行，個別部門每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應(yīng)負(fù)責(zé)人代替部門進(jìn)行立卷，但檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域受限，同時每日均有大量工作需完成，對每一個部門的工作內(nèi)容未必了解透徹，必然也就不能保證所上交材料的完整和成套性。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理，由檔案員將各部門已輸入到電腦中的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一立卷編目，如此可提高檔案歸檔質(zhì)量。
（二）能縮短檔案資料整理工作時間。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時間、固定人員與固定地點進(jìn)行的，檔案資料的鑒定、整理、歸檔等流程需花費大量時間完成，且有時還會出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化管理，突破了原有辦公管理的局限性，電腦成為現(xiàn)代辦公的主要途徑，管理人員可通過編碼與解碼的方式完成電子檔案的存儲，且可用不同載體對檔案進(jìn)行復(fù)制與存儲。相關(guān)部門僅可將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過后臺傳輸至檔案管理終端，管理人員就可利用電腦里已設(shè)的管理系統(tǒng)完成對資料的歸檔，如此縮短了工作時間，操作簡便，提高了工作質(zhì)量。
（三）提高了查詢效率。在當(dāng)前社會經(jīng)濟飛速發(fā)展的背景下，產(chǎn)生了海量的檔案資源，如果依靠人工完成對檔案資源的查詢費時、繁瑣。實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理后，查詢者僅在指定頁面上搜索關(guān)鍵詞就能得到需要的信息，提升了查詢效率。工作人員也將有大量時間從事檔案資源的整理、分類等基礎(chǔ)性工作。（四）增強紙質(zhì)檔案原件的保護(hù)。紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化后，可以把原件妥善地保存起來，工作中檔案的利用完全可以通過數(shù)字化副本代替原件實現(xiàn)，這樣可以避免或減少對檔案原件的損壞，以便有效地延長原件的保存時間；尤其是那些歷史久遠(yuǎn)的珍貴檔案材料，實現(xiàn)數(shù)字化處理后無疑會得以更好地保存。
二、檔案數(shù)字化管理的不足
（一）檔案數(shù)字化管理有一定的風(fēng)險性。在信息技術(shù)逐日普及的今天，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題隨之凸顯，電腦病毒與黑客非法入侵等均為計算機系統(tǒng)里的檔案信息造成了極大威脅，增加了檔案保密管理難度。另外，部分檔案在轉(zhuǎn)換成電子檔案時，主要利用電子編碼技術(shù)來進(jìn)行檔案編輯，電子編碼技術(shù)在應(yīng)用時有一定的弊端，如果對原始憑證內(nèi)容進(jìn)行修改也不會留下任何痕跡，相關(guān)管理人員是很難及時發(fā)現(xiàn)的。所以，違反《檔案法》的行為應(yīng)備加警惕。
（二）電子文件檔案儲存受載體制約性強。電子文件對軟硬件設(shè)備的依賴性相當(dāng)強，計算機儲存設(shè)備容量雖大，不過面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的電子文件也有窮盡之時，且計算機應(yīng)用軟件更新相當(dāng)快，不少早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無法讀取，即使是同時期的電子文件也可能存在著軟件不兼容問題，這些問題均不利于電子檔案的安全、長期乃至永久管理。
（三）數(shù)字檔案的法律效力問題。檔案是原始的記憶，具有憑證作用和法律效應(yīng)。但數(shù)字檔案有其特殊性，由于它的內(nèi)容容易被修改，并且內(nèi)容和載體易分離，真實性存在“信任危機”。因此，數(shù)字檔案突顯囧態(tài)，在法律面前很難成為合法有力的證據(jù)。
（四）工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)需要提高。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必然會用到計算機軟硬件與掃描、存儲、數(shù)字影像處理等多種現(xiàn)代化技術(shù)，增強檔案管理業(yè)務(wù)水平，并非僅懂得現(xiàn)代計算機技術(shù)的人即能勝任并完成工作，唯有一專多能的復(fù)合型人才方可勝任。因而應(yīng)重視檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培養(yǎng)?？傊谟嬎銠C網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的21世紀(jì)，檔案數(shù)字化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。現(xiàn)代信息技術(shù)必將實現(xiàn)由手工檔案管理至自動化管理的變革，進(jìn)而提高管理工作效率，減少勞動強度，加快文件傳輸。作為檔案管理人員應(yīng)正確權(quán)衡檔案數(shù)字化管理利弊，緊跟時代發(fā)展步伐，摸索出科學(xué)檔案管理新思路、新方法，規(guī)范檔案信息化管理，發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的利用價值，方可凸顯檔案工作的服務(wù)效能。

檔案數(shù)字化管理有什么好方法？

檔案管理怎么做到數(shù)字化管理？

離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少，而同時，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。

設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中，加大設(shè)備投入、積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備、及時更新計算機系統(tǒng)與程序是當(dāng)下數(shù)字化進(jìn)程中的首要方向。

除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化，順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù)，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強對硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運用于各大檔案整理行業(yè)的。

此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術(shù)團隊，專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機，其自動化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點，可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有哪些區(qū)別

數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有哪些區(qū)別

對于檔案數(shù)字化管理好還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理好的爭論由來已久，相信對于這個問題，每個人心中都有自己的答案。 以下是我為大家整理數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有哪些區(qū)別相關(guān)內(nèi)容，文章希望大家喜歡！

一、整理的方法不同

數(shù)字化檔案無須檔案人員進(jìn)行整理。紙質(zhì)檔案的整理非常復(fù)雜，分類方案涵蓋本單位各種門類、載體的檔案，要求類目錄設(shè)置合理、編號科學(xué)，整理規(guī)范，符合國家和行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。整理上架，各門類、載體檔案分別排列存放，便于查找，無積存零散文件。

二、收集的方法不同

數(shù)字化檔案的收集，對紙質(zhì)文件生成階段的管理，檔案人員很少直接參與，一般只要把好歸檔接收環(huán)節(jié)就行。數(shù)字化檔案的'收集工作體系采用文檔一體化的管理方式，保證數(shù)字化文件的內(nèi)容等信息的完整性，它不因時間推移、環(huán)境變化對文件形成的背景等信息被丟失或被破壞。而紙質(zhì)檔案的收集，它要求制定文件材料歸檔范圍和保管期限表，文件字跡材料符合國家規(guī)定的質(zhì)量要求，文件形成程序規(guī)范，簽署完備，內(nèi)容準(zhǔn)確，分門別類等。

三、使用的方法不同

檔案工作為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為審判工作服務(wù)、為社會利用服務(wù)是檔案部門的職責(zé)。數(shù)字化檔案為開展檔案信息服務(wù)工作提供了良好的條件，通過數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)可以開展電子檢索服務(wù)，資源共享，在各級法院之間檔案互傳、交換信息，查找、調(diào)閱、復(fù)制非常便捷。紙質(zhì)檔案的使用相對繁瑣，檔案部門有一整套查借、閱檔案的管理規(guī)定。

四、保管的方法不同

數(shù)字化檔案載體具有特殊性，它不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管條件，其主要是數(shù)字化檔案設(shè)備安全和信息安全。設(shè)備安全是抵御自然災(zāi)害、突發(fā)事件等。信息安全則由一系列措施給予保障，保證數(shù)字檔案的可讀性和使用性，及時更新，防止信息丟失、被非法修改等。紙質(zhì)檔案的保管對庫房的設(shè)置，庫房內(nèi)的溫、濕度要求很高，檔案人員每天要進(jìn)行測記，溫、濕度偏高或偏低應(yīng)及時采取相應(yīng)措施。定期檢查檔案，看有無破損、霉變、塵污、蟲蛀、褪色等，如有破損、霉變、塵污、蟲蛀、褪色，要進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制處理等。

試論企業(yè)檔案數(shù)字化管理存在的問題及對策

企業(yè)檔案數(shù)字化管理存在的問題
檔案管理的信息化意識不足
實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項簡單的工作,需要大量的時間來逐步完成,而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設(shè)備改造、產(chǎn)品銷售等直接投資上,疏于對檔案的管理,忽視對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),導(dǎo)致管理人員缺乏經(jīng)驗、缺乏服務(wù)意識,使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實上雖然檔案管理信息化的應(yīng)用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益,但是通過對檔案的合理管理能夠為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的支持,間接為企業(yè)創(chuàng)造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業(yè)的發(fā)展。
檔案管理信息載體的破損
在企業(yè)信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質(zhì)載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,許多企業(yè)實現(xiàn)了工程設(shè)計、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會因為各種原因而發(fā)生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴(yán)重影響文檔等信息的使用,嚴(yán)重的還會導(dǎo)致系統(tǒng)運行出現(xiàn)問題。
標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠完善
檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化指的是在檔案實體管理向信息管理轉(zhuǎn)變過程中,必須有相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)對其進(jìn)行指導(dǎo)。信息化是一個非常嚴(yán)密的信息系統(tǒng),各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現(xiàn),為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計算的標(biāo)準(zhǔn)卻難以滿足企業(yè)的需求,企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程以及工作程序標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換等標(biāo)準(zhǔn)都需要進(jìn)一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便,甚至?xí)?yán)重制約企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟效益和社會效益。

單位有一批傳統(tǒng)聲像檔案需要做數(shù)字化，有VHS、Betamax、DVCPRO、1/4寸開盤錄像帶等，哪家機構(gòu)可以承接？

　　一、聲像檔案數(shù)字化處理與保存的必要性
　　對聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理與保存是由其特性決定的，是聲像檔案管理的必然選擇。首先，聲像檔案的載體材料容易受到溫度、濕度、光照等因素的影響，與紙質(zhì)材料相比不具有足夠的穩(wěn)定性，想要長久保存需要更高的條件要求。尤其是錄像、錄音帶等具有磁性的檔案載體，不僅要防高溫、防潮濕、防光照，還必須要防磁，一旦受到上述外部因素的影響，聲像檔案就容易損壞，甚至造成檔案報廢。比如，錄像、錄音帶會出現(xiàn)消磁、斷裂、變形、磁粉脫落等現(xiàn)象；照片保存久了會發(fā)黃褪色，底片還容易變質(zhì)粘連。其次，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，各種聲像設(shè)備也層出不窮，更新?lián)Q代的速度非?？欤切├吓f的聲像檔案資料就難以被保管利用。尤其是錄像、錄音檔案，常常需要與之相匹配的設(shè)備支持，檔案管理人員需要利用特定型號的錄像機、錄音機對錄像帶、錄音帶進(jìn)行檢查，當(dāng)需要播放的時候也要相應(yīng)的錄像機與錄音機支持。然而，隨著聲像設(shè)備的更新?lián)Q代，一些老舊型號的設(shè)備將逐漸被淘汰，如果原來的設(shè)備出現(xiàn)故障，也將難以維修，這也是聲像檔案難以長期管理保存的重要原因之一。所以，傳統(tǒng)的聲像檔案不易長久保存與管理，對聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理是當(dāng)前較為有效的保護(hù)傳統(tǒng)聲像檔案的措施。對聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，不僅可以把原有的模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號從而方便備份、保存，還可以實現(xiàn)快速的數(shù)字化檢索從而便于利用與管理?？傊?，對聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理對于聲像檔案的管理與保存具有重要意義，也是聲像檔案管理的必然選擇。
　　二、聲像檔案數(shù)字化處理的主要技術(shù)
　?。ㄒ唬σ曨l、音頻檔案資料的數(shù)字化格式轉(zhuǎn)換
　　對視頻、音頻檔案資料的數(shù)字化格式轉(zhuǎn)換，就是把以前的模擬信號轉(zhuǎn)換為計算機可以識別出的離散型信號，這種格式轉(zhuǎn)換需要利用計算機軟件來實現(xiàn)，如A/D轉(zhuǎn)化器、WindowsWaveCN等。當(dāng)我們需要采集新的視頻、音頻資料時，可以直接把錄像機、錄音機等設(shè)備連接到計算機上，將所錄信息直接存儲到電腦的硬盤里面，這一信息資料的采集過程即為數(shù)字化的轉(zhuǎn)換處理過程。
　?。ǘD片檔案資料的數(shù)字化處理
　　當(dāng)前檔案館中的圖片檔案資料包括電子文檔形式的電子檔案、紙質(zhì)檔案。對于電子文檔形式的電子檔案可以直接儲存到檔案管理的軟件中，利用軟件程序?qū)n案實現(xiàn)自動化管理。如果想要借閱或輸出圖片檔案資料，用戶可以進(jìn)入檔案管理程序中進(jìn)行檢索，然后利用打印機把需要的圖片打印出來。對于紙質(zhì)的圖片檔案，如果內(nèi)容較為豐富、數(shù)量較多，可以分批次對其進(jìn)行電子掃描，并及時對掃描的文件進(jìn)行說明注釋，主要是把圖片的拍攝地點、時間以及其所呈現(xiàn)的基本事件說清楚，以便后期對圖片檔案資料的分類、歸檔。對于一些由于年代久遠(yuǎn)而磨損、發(fā)黃的圖片，可以對其電子掃描后利用PS等軟件來修復(fù)，使其恢復(fù)到最佳效果。
　　（三）對數(shù)字化的聲像檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理
　　對于數(shù)字化的聲像檔案可以利用AdobeAudition、AdobePremiere等軟件對其進(jìn)行編輯壓縮，對壓縮后的聲像檔案文件及時編制獨立檔案號、分類號等，再通過設(shè)定搜索關(guān)鍵詞方便用戶今后對這些聲像檔案的查找應(yīng)用，同時也方便了檔案管理人員的工作，提升了工作效率。
　　三、數(shù)字化處理后的聲像檔案保存方法
　　數(shù)字化的聲像檔案與紙質(zhì)檔案相比具有極大的優(yōu)勢，而且與先前的模擬聲像檔案資料相比，其在保質(zhì)、保真、高壓縮率等方面也遙遙領(lǐng)先。然而數(shù)字化的聲像檔案具有特殊性的運行機制與技術(shù)手段，這使得其在保存方面存在諸多需要解決的問題。所以，我們不僅要關(guān)注數(shù)字化聲像檔案的體制機制建設(shè)等宏觀問題，還要使得數(shù)字化聲像檔案便于存儲、查閱、利用。當(dāng)前，數(shù)字化的聲像檔案保存方法主要包括以下幾種：
　　1、保存好聲像檔案的讀取設(shè)備。在對聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后，其不再具備人工直接讀識性，必須依靠一定的讀取設(shè)備才能對聲像檔案進(jìn)行讀取。所以，數(shù)字化聲像檔案的重要保存方法之一便是保存好其讀取設(shè)備。
　　2、仿真法。這是一種對即將淘汰的信息進(jìn)行保存的重要方法。這種方法主要是利用仿真器在一個電腦系統(tǒng)中模擬另一個電腦系統(tǒng)來保護(hù)那些即將被淘汰的重要信息。
　　3、數(shù)據(jù)信息遷移法。這種方法主要是把數(shù)字化的聲像檔案定期從一個過時的技術(shù)環(huán)境向一個新的技術(shù)環(huán)境遷移，從而避免數(shù)據(jù)信息在技術(shù)更新?lián)Q代中造成的損壞、丟失，保證其可用性、可讀性及完整性。這種方法是當(dāng)前保存數(shù)字化聲像檔案最有效的方法之一。
　　4、完善數(shù)字化聲像檔案的保存條件，建立科學(xué)、安全的保存環(huán)境，加強對硬件保存設(shè)施、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，比如防磁柜、防磁庫建設(shè)。