檔案數(shù)字化大數(shù)據(jù)

數(shù)字檔案室的建設(shè)
數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，開(kāi)發(fā)了對(duì)檔案實(shí)體、檔案內(nèi)容、檔案服務(wù)和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息資源和檔案業(yè)務(wù)信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護(hù)和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動(dòng)提供了基礎(chǔ)條件。
基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫(kù)，結(jié)合應(yīng)用原生電子檔案內(nèi)容信息，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理，可以進(jìn)行全文檢索，并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫(kù)，突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。
基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù)，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實(shí)現(xiàn)了智慧城市建設(shè)中重要的信息資源之一?——?專(zhuān)業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館，通過(guò)云計(jì)算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù)，做到實(shí)時(shí)互通，跨館出證。
采用模型控制技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進(jìn)館電子檔案質(zhì)量檢查、開(kāi)放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務(wù)目標(biāo)督查等工作的輔助管理，有效地推進(jìn)了檔案館業(yè)務(wù)工作的信息化。
應(yīng)用RFID?技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺(tái)對(duì)實(shí)體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務(wù)信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。如文檔服務(wù)中心發(fā)出調(diào)卷指令后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)庫(kù)區(qū)RFID?標(biāo)簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫(kù)信息，將自動(dòng)發(fā)送短信提示庫(kù)房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務(wù)。
基于編研人員的檔案利用，通過(guò)對(duì)檔案信息資源的深入挖掘，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率;同時(shí)基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支持對(duì)檢索結(jié)果的知識(shí)圖譜展示以及檔案信息的自動(dòng)聚類(lèi)，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，智能形成編研材料。
感知檔案，通過(guò)標(biāo)簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實(shí)時(shí)掌握每一份檔案的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)管理者與檔案實(shí)體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問(wèn)題。

大數(shù)據(jù)時(shí)代如何加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)檔案信息化管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代如何加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)檔案信息化管理

大數(shù)據(jù)是用來(lái)描述和定義信息爆炸時(shí)代產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)部門(mén)需要積極應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)帶來(lái)的環(huán)境變化和需求變化，更好地開(kāi)展統(tǒng)計(jì)檔案利用工作，更大程度地發(fā)掘檔案的潛在價(jià)值，更加全面地提供檔案信息服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)檔案信息化管理的跨越式發(fā)展。走進(jìn)大數(shù)據(jù)? ? 隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，特別是近幾年經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)和社會(huì)布局不斷發(fā)生變化，統(tǒng)計(jì)檔案資料急劇增加，同時(shí)，社會(huì)各界對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案的需求也大幅增加。巨量資料、大需求推動(dòng)著統(tǒng)計(jì)檔案的收集、整理和利用進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。統(tǒng)計(jì)部門(mén)每年都要接待大批查閱統(tǒng)計(jì)檔案人員，每年都要調(diào)閱數(shù)以萬(wàn)計(jì)的各類(lèi)案卷。如何從繁雜的個(gè)性化需求和數(shù)量龐大的案卷中認(rèn)識(shí)和利用規(guī)律，如何在大量提供的數(shù)據(jù)中確保企業(yè)、調(diào)查對(duì)象隱私安全？這需要統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的利用情況，這個(gè)過(guò)程，我們可以視為一個(gè)通過(guò)“加工”實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)“增值”的過(guò)程。但是，統(tǒng)計(jì)部門(mén)如何提高對(duì)數(shù)據(jù)的“加工能力”？必須首先搞清楚大數(shù)據(jù)給統(tǒng)計(jì)檔案工作帶來(lái)的變化，根據(jù)變化尋找應(yīng)變辦法，提升統(tǒng)計(jì)分析能力?！叭蟆壁厔?shì)? ? 目前，統(tǒng)計(jì)檔案的利用取得了較好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。但在利用種類(lèi)上，多數(shù)仍局限于“實(shí)際利用”，即有特定實(shí)用目的的一般性查詢(xún)利用上，只有人次數(shù)、查閱卷次數(shù)等數(shù)據(jù)，缺乏綜合分析、研究預(yù)測(cè)等數(shù)據(jù)加工過(guò)程，更缺乏利用偏好規(guī)律、利用趨向等加工結(jié)果。簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)對(duì)于一般利用者來(lái)說(shuō)意義不大，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、規(guī)劃、預(yù)測(cè)和調(diào)控來(lái)說(shuō)更是無(wú)關(guān)痛癢。然而，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)，統(tǒng)計(jì)檔案管理將逐步呈現(xiàn)“三大”趨勢(shì)，也將給現(xiàn)有的統(tǒng)計(jì)檔案利用帶來(lái)相應(yīng)的挑戰(zhàn)。? ? 一是大檔案。載體形式更加廣泛，一切與經(jīng)濟(jì)社會(huì)有關(guān)的、經(jīng)過(guò)統(tǒng)計(jì)部門(mén)調(diào)查取得的文書(shū)、數(shù)據(jù)、聲像、實(shí)物都被作為統(tǒng)計(jì)檔案。數(shù)字化檔案體量更加巨大，原有的紙介質(zhì)統(tǒng)計(jì)資料，以及一切非數(shù)字化的統(tǒng)計(jì)檔案都將通過(guò)信息技術(shù)不斷地加工成電子檔案。?? ? 二是大服務(wù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代統(tǒng)計(jì)檔案服務(wù)將朝著社會(huì)化、多元化、開(kāi)放性和先進(jìn)性方向發(fā)展，檔案服務(wù)以利用者的個(gè)性化需求為導(dǎo)向，提供網(wǎng)絡(luò)化、智慧型的服務(wù)。?? ? 三是大開(kāi)發(fā)。在傳統(tǒng)管理方式下，檔案利用只是提供被動(dòng)的查閱服務(wù)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案利用將延伸到使用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行大量加工和二次開(kāi)發(fā)，更加注重分析、發(fā)現(xiàn)與預(yù)測(cè)，為利用者創(chuàng)造更多價(jià)值。積極應(yīng)變? ? 面對(duì)大數(shù)據(jù)給現(xiàn)有統(tǒng)計(jì)檔案利用工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)，統(tǒng)計(jì)部門(mén)應(yīng)積極應(yīng)對(duì)，全面提升數(shù)據(jù)加工能力。?? ? 做好利用統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目調(diào)整。一是將利用統(tǒng)計(jì)的關(guān)注點(diǎn)從數(shù)量轉(zhuǎn)向效益。建議在統(tǒng)計(jì)檔案利用項(xiàng)中增加利用效益項(xiàng)目，強(qiáng)調(diào)社會(huì)效益的統(tǒng)計(jì)，如增加利用者滿(mǎn)意度或者利用效果項(xiàng)目，將利用者的需求滿(mǎn)足狀況以順序數(shù)據(jù)的形式列入統(tǒng)計(jì)項(xiàng)，以反映利用者對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)知與認(rèn)可度。二是完善數(shù)字檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，根據(jù)數(shù)字檔案資源利用的特殊性，設(shè)置數(shù)字檔案和電子文件的檢索量、閱讀量和下載量等統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目。? ? 做好利用統(tǒng)計(jì)工作的信息化建設(shè)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的手工登記、電腦匯總的工作模式正在失去其原有的意義。必須加快利用者自助服務(wù)終端設(shè)備、服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)設(shè)備、統(tǒng)計(jì)軟件的應(yīng)用，以及信息系統(tǒng)的建設(shè)。利用者在自助服務(wù)終端設(shè)備上驗(yàn)證身份后，其利用記錄及其在獲取服務(wù)之后對(duì)服務(wù)質(zhì)量做出的評(píng)價(jià)，都將實(shí)時(shí)傳輸?shù)叫畔⑾到y(tǒng)中自動(dòng)存儲(chǔ)。? ? 做好專(zhuān)業(yè)人員配備。大數(shù)據(jù)將使利用統(tǒng)計(jì)工作大量化、復(fù)雜化和專(zhuān)業(yè)化，要求工作人員必須具備一定統(tǒng)計(jì)理論和實(shí)務(wù)素養(yǎng)。因此，要及時(shí)對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，同時(shí)要把統(tǒng)計(jì)工作具體實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)、技巧、成果等在工作人員中進(jìn)行交流，便于工作人員相互借鑒、相互促進(jìn)。? ? 做好利用情況的統(tǒng)計(jì)分析方法運(yùn)用。利用情況統(tǒng)計(jì)分析，是檔案利用統(tǒng)計(jì)的最后一個(gè)階段，在這個(gè)階段中，通過(guò)運(yùn)用各種專(zhuān)業(yè)的統(tǒng)計(jì)分析方法，使我們能夠?qū)们闆r進(jìn)行清晰明確的全面認(rèn)識(shí)，并依據(jù)統(tǒng)計(jì)分析正確估計(jì)形勢(shì)，為決策提供依據(jù)。例如，對(duì)于歷年的利用人次和卷次數(shù)，我們可以運(yùn)用時(shí)間序列的描述性分析，通過(guò)計(jì)算數(shù)量的增長(zhǎng)率、平均增長(zhǎng)率來(lái)簡(jiǎn)單描述現(xiàn)象在不同時(shí)間的變化狀況，也可以通過(guò)制作圖形先觀察數(shù)據(jù)隨時(shí)間的變化模式及變化趨勢(shì)，為進(jìn)一步的預(yù)測(cè)提供基本依據(jù)。進(jìn)行預(yù)測(cè)時(shí)，我們首先要判別歷史數(shù)據(jù)模型是平穩(wěn)序列、線性趨勢(shì)，還是非線性趨勢(shì)，然后結(jié)合數(shù)據(jù)多少選擇用移動(dòng)平均、一元線性回歸，還是指數(shù)模型的預(yù)測(cè)方法。? ? 做好利用統(tǒng)計(jì)成果的運(yùn)用和宣傳。通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，我們可能會(huì)發(fā)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)檔案利用的某些規(guī)律，如利用者的喜愛(ài)，也許還能夠合理預(yù)測(cè)趨向。統(tǒng)計(jì)部門(mén)應(yīng)該積極主動(dòng)地將這些統(tǒng)計(jì)成果運(yùn)用到服務(wù)工作中去，及時(shí)調(diào)整服務(wù)重點(diǎn)或者提前做好服務(wù)計(jì)劃，甚至做出明確的統(tǒng)計(jì)預(yù)測(cè)預(yù)警。

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檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方向和內(nèi)容

我的回答是，一是人事管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源全模塊管理。建立檔案數(shù)字化平臺(tái)后，HR對(duì)每名員工都有畫(huà)像。同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)也是員工日常工作考核重要來(lái)源。人才發(fā)展，企業(yè)文化，都有跡可循，加強(qiáng)員工企業(yè)歸屬感。
二是財(cái)務(wù)管理，企業(yè)報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔等內(nèi)部流程電子化，可大幅壓縮保管成本，減少發(fā)票票據(jù)物流費(fèi)用，節(jié)約財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)人員時(shí)間成本，電子發(fā)票的應(yīng)用就是如此。同時(shí)，方便開(kāi)展財(cái)務(wù)分析，提高企業(yè)運(yùn)行效率。
三是產(chǎn)品管理，對(duì)企業(yè)產(chǎn)品精密智控。它可讓產(chǎn)品從售前進(jìn)貨環(huán)節(jié)就形成“出生檔案”和制造中的“成長(zhǎng)檔案”，再到售后反饋的“終身檔案”，讓客戶(hù)全面掌握產(chǎn)品生命周期，從而不斷提高客戶(hù)滿(mǎn)意度和產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力。
四是決策管理，幫助企業(yè)戰(zhàn)略布局。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型后，所有檔案數(shù)據(jù)可具備實(shí)時(shí)性、全面性、直觀性，能迅速的幫助領(lǐng)導(dǎo)人布局。比如，疫情期間，許多企業(yè)和政府部門(mén)依托大數(shù)據(jù)，確保供應(yīng)鏈穩(wěn)定，讓工作流水線不脫節(jié)，人們生活有保障，切實(shí)為復(fù)工復(fù)產(chǎn)發(fā)揮積極作用。
綜上企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型主要表現(xiàn)為檔案資源數(shù)字化、業(yè)務(wù)流程數(shù)字化、服務(wù)產(chǎn)品數(shù)字化和管控模式數(shù)字化。它不及僅局限于傳統(tǒng)意義上的提升檔案管理效率，更重要的是組織、流程和業(yè)務(wù)的重組，從而實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)和價(jià)值創(chuàng)造，業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型才是核心內(nèi)容。

未來(lái)檔案數(shù)字化發(fā)展是什么樣的

未來(lái)檔案數(shù)字化發(fā)展
隨著高校圖書(shū)館信息化水平的不斷提高，圖書(shū)館館藏資源的載體形式發(fā)生了很大變化。目前，圖書(shū)館正通過(guò)將館藏資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，利用電子載體作為統(tǒng)一處理和存儲(chǔ)的媒介，向信息數(shù)字化和數(shù)字化全面發(fā)展。光盤(pán)、硬盤(pán)、u盤(pán)等電子載體以其巨大的存儲(chǔ)容量和優(yōu)異的存取速度，正在迅速取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒體，成為高校圖書(shū)館館藏資源的主流信息載體。此外，除了高校圖書(shū)館自身館藏資源的信息化外，還有大量電子出版物和電子數(shù)據(jù)的引入。這些以電子載體為存儲(chǔ)媒介的數(shù)字信息將成為未來(lái)高校圖書(shū)館館藏資源的主要組成部分。
檔案是一種重要的特殊資源，不可再生。一旦損壞，將給國(guó)家和單位帶來(lái)非常嚴(yán)重的損失。近年來(lái)，隨著自然災(zāi)害的頻繁發(fā)生，檔案的安全保管受到了極大的關(guān)注。
隨著文件保護(hù)技術(shù)的不斷發(fā)展，文件的異構(gòu)備份技術(shù)越來(lái)越成熟。在當(dāng)前的技術(shù)條件下，它被認(rèn)為是實(shí)現(xiàn)文件長(zhǎng)期安全保存的最可靠手段。
國(guó)家檔案局明確提出，重點(diǎn)要從根本上加強(qiáng)安全保障能力建設(shè)，全面完善檔案安全體系，確保檔案的安全和保密。重要文件遠(yuǎn)程備份的實(shí)現(xiàn)。對(duì)于所有多組文件或文件副本，至少一組必須存儲(chǔ)在不同的位置。對(duì)于重要的電子文件，不僅要進(jìn)行同構(gòu)備份，還要進(jìn)行異構(gòu)備份，并及時(shí)轉(zhuǎn)換成縮微膠片或紙質(zhì)文件，以保證其長(zhǎng)期可讀性。
在檔案數(shù)字化加工技術(shù)高度發(fā)展的時(shí)代，縮微技術(shù)與數(shù)字技術(shù)(即數(shù)模集成技術(shù))緊密結(jié)合，將數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢(shì)(即數(shù)字傳輸?shù)目焖傩?、邏輯性和便捷?與縮微技術(shù)的安全性、可靠性、持久性、真實(shí)性和經(jīng)濟(jì)性結(jié)合起來(lái)，并將其納入現(xiàn)代信息管理的技術(shù)軌道。目前，我們正處于信息爆炸的時(shí)代。以物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)、智能和云計(jì)算為標(biāo)志的網(wǎng)絡(luò)正充斥著社會(huì)生活和生產(chǎn)的每一個(gè)角落。在我國(guó)，檔案的產(chǎn)生和發(fā)展經(jīng)歷了一個(gè)從低級(jí)到高級(jí)、從簡(jiǎn)單到復(fù)雜的發(fā)展過(guò)程。隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代檔案館的建設(shè)也對(duì)未來(lái)的檔案館建設(shè)提出了明確的要求，即向更高層次的綠色、智能化、智能化檔案館邁進(jìn)。
檔案數(shù)字化加工是傳統(tǒng)檔案館的“升級(jí)版”，智能檔案館是數(shù)字檔案館的“升級(jí)版”，或處于更高的層次和階段。智能檔案館是數(shù)字檔案館發(fā)展的必然結(jié)果。總體而言，我們正在建設(shè)智慧城市，智慧檔案館的全方位服務(wù)功能凸顯，體現(xiàn)了智慧檔案館的“記憶中心”功能，為黨和政府的決策提供參考。
作為傳統(tǒng)檔案館和數(shù)字檔案館建設(shè)的更高層次和階段，智能檔案館概念的確立及其實(shí)際建設(shè)迫在眉睫。智慧檔案有狹義和廣義兩個(gè)概念。狹義的智慧檔案是指檔案建設(shè)的各個(gè)方面，包括傳統(tǒng)檔案、新檔案內(nèi)容信息和多元化檔案資源中的載體信息。廣義而言，智能檔案是指涉及所有信息的檔案，以及所有數(shù)字化的檔案
從檔案館的建設(shè)范疇來(lái)看，綠色檔案館的建設(shè)涵蓋的領(lǐng)域更多，不僅包括智能檔案館的軟硬件設(shè)施建設(shè)，還包括綠色建筑的研究范疇。隨著生態(tài)可持續(xù)發(fā)展理念的提出和發(fā)展，綠色檔案館建設(shè)已成為未來(lái)發(fā)展的方向。綠色檔案館建設(shè)的理念產(chǎn)生于20世紀(jì)80年代，遵循生態(tài)環(huán)境保護(hù)、節(jié)能降耗、可持續(xù)發(fā)展、堅(jiān)固耐用、安全可靠、協(xié)調(diào)高效的理念。它的目標(biāo)就像智能檔案館的建設(shè)一樣，是對(duì)檔案工作高效發(fā)展的有力支持。最大限度地發(fā)揮檔案本身的作用；最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案的最大社會(huì)價(jià)值。最大限度地發(fā)揮檔案館的服務(wù)功能等。從發(fā)展目標(biāo)來(lái)看，它們都是加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)、檔案信息資源開(kāi)發(fā)、文化傳播、社會(huì)服務(wù)等全方位功能的檔案信息資源中心。這里，社會(huì)服務(wù)功能是影響檔案價(jià)值的一個(gè)重要因素。