智慧檔案管理與大數(shù)據(jù)解決方案的領(lǐng)航者,讓信息價值超越期待
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不行,現(xiàn)在學籍系統(tǒng)全國聯(lián)網(wǎng),一個身份證號只能注冊一個學籍,不能隨便注銷或者重辦。
一、文書檔案:
(1)黨群工作類:黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、紀檢工作、工會工作、共青團工作、協(xié)會工作等;
(2)行政管理類:行政事務(wù)、治安保衛(wèi)、審計工作、人事勞資、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等。
(3)經(jīng)營管理類:經(jīng)營決策、計劃工作、財務(wù)管理、物資管理、企業(yè)管理等
(4)生產(chǎn)管理類:生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護、計量工作、標準化工作、檔案與信息管理、基建管理、設(shè)備管理、合同等。
二、科技檔案:
(1)產(chǎn)品文字材料:各種任務(wù)書、建議書、協(xié)議書、說明書、鑒定書、試驗大綱、試驗報告、分析報告、審查報告、運行報告、總結(jié)、產(chǎn)品圖樣等
(2)科研文字材料:各種合同(協(xié)議書)、任務(wù)書、科研報告、調(diào)查報告、開題報告、實驗報告、鑒定證書、發(fā)明申請書等。
(3)基建文字材料:各種建議書、任務(wù)書、計算書、開工報告、概(預(yù)、決)算、檢驗分析材料、施工圖樣等
(4)設(shè)備文字材料:各種申請書、說明書、技術(shù)規(guī)程、維護保養(yǎng)規(guī)程、設(shè)備圖樣等。
三、財務(wù)檔案:會計原始憑證和報表中所附的各種借據(jù)、書面證明材料、分析報告等。
四、人事檔案:職工的招聘、履歷、培訓(xùn)等。
五、電子檔案:計算機磁帶、磁盤和光盤等。
六、聲像檔案:照片、縮微膠片、電影膠片、錄像片、錄音磁帶和唱片等。
擴展資料:
檔案分類就是依據(jù)一定的標準,按照檔案來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點,對檔案進行有層次的區(qū)分,并形成相應(yīng)的體系。
廣義為檔案概念分類、檔案實體分類、檔案檢索分類的總稱。這 3種分類的功能各有側(cè)重,概念分類主要為了具體認識檔案,實體分類主要為了科學管理檔案,檢索分類主要為了準確查尋檔案。狹義指全宗內(nèi)檔案分類。
即檔案整理的分類,它僅是檔案實體分類中一個方面的內(nèi)容。檔案分類是多種角度、多層次的分類系統(tǒng),分類方法比較復(fù)雜,一直有多種意見,是檔案學研究的主要內(nèi)容之一。
參考資料:
百度百科-檔案分類
第一類:履歷材料;
第二類:自傳材料;報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料;
第三類:考察、考核、鑒定材料;審計材料;
第四類:學歷學位材料;職業(yè)(任職)資格材料;評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料;反映科研學術(shù)水平的材料;培訓(xùn)材料;轉(zhuǎn)正定級表;
第五類:政審材料;更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料;
第六類:黨、團組織建設(shè)工作中形成的材料。
國家對于畢業(yè)后尚未就業(yè)的大學生的檔案,一般采取三種管理辦法:
一、是把檔案轉(zhuǎn)至生源地,由所在地級市的人社局下屬人才交流中心接收,并由個人去辦理托管手續(xù)。這種方式比較適合準備在生源地范圍內(nèi)就業(yè)的畢業(yè)生和暫時不想就業(yè)的畢業(yè)生,優(yōu)點是在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡單方便,而缺點是兩年內(nèi)如離開生源地就業(yè),需重新辦理改派手續(xù)。
二、是把檔案留在學校,待落實工作單位后,將戶籍和檔案遷至工作單位所在地,申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的,學校將其檔案和戶口遷回生源地,學校不再為其發(fā)放就業(yè)報到證。
這種方式適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生,優(yōu)點是學校誠信度較高,代為保管戶口關(guān)系和檔案不收取額外費用,其缺點是畢業(yè)生檔案留校只是延長了擇業(yè)期,與學校沒有人事隸屬關(guān)系,涉及人事關(guān)系的證明都不能出具。
三、是把檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)代理或人才交流中心。這種方式比較適合準備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生,優(yōu)點是易于畢業(yè)生解決一些實際問題,缺點是如果畢業(yè)生與指導(dǎo)中心交流相對少,則容易造成信息不暢。
參考資料來源:百度百科-人事檔案
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀 等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;在檔案底賬上注銷;填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:對于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負責檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。
庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗,鎖門。
(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項:人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。
擴展資料:
1、員工基本信息登記。
這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業(yè)的時候進行登記,有一部分為員工個人填寫(例如:入職員工基本信息表、入職登記表等),還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》,包括勞動合同的情況。
2、員工入職相關(guān)審批文件。
3、員工各類證件。
這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件,不建議僅保留復(fù)印件,因為防止有修改爭議,當然更重要的是可能會被毀損,盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。
包括但不限于:入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用(實習)工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認函(開始入職沒有簽署)、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等。
5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計與履歷表。
6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。
7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。
8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。
參考資料:百度百科-人事檔案
檔案管理應(yīng)注意這幾方面:文件分類、文件整理、標簽標明、特殊文件、鑰匙的保管。
1、文件分類
公司檔案的文件管理,最忌諱的就是亂七八糟,所有的文件都放在一起,想查看某個文件時,需要從所有的文件中一個一個的翻找。所以公司文件的收放,第一件事就是進行文件分類。
2、文件整理
分好類別的文件,不要一堆堆的散著,日子久了又會成為一堆亂紙。各個公司都會有檔案袋,或者文件夾,按照文件的類別,進行逐一裝盒收納。
3、標簽標明
把文件逐一裝好之后, 記得一定要在各個檔案盒或文件夾上標明,注明此文件盒里裝的是哪類的文件,包括共有幾份,都要做個簡單說明。
4、特殊文件
每個公司都會有特殊的一些文件,比如不能隨意被人翻看的,或者需要加密的,對于這些文件,一定要做到單獨保管,并做好單獨的標記,用于提醒自己,或者提醒他人。需要注意的的是,這一類文件,最好多加一把鎖。
5、鑰匙的保管
一般公司的檔案卷柜,都是由專門的人員進行保管的,平日里的鑰匙要做到不離身,下班后的鑰匙,根據(jù)公司規(guī)定進行上繳或者自己隨身佩戴,記住,上繳之后的責任不在自己身上,而隨身佩戴就表明自己一直承擔著責任,所以,對于鑰匙的保管,一定要謹慎, 不要隨意交給他人。