職工檔案整理分類方法

兩種方法，不過我個人推薦使用第一種方法，自動整理高效很多，不需要花費太多的時間，畢竟HR沒有那么多的時間去做這種事情。
一、自動整理
你可以試試有員工檔案管理功能的軟件，比如2號人事部這款人事管理軟件，在導入員工檔案數(shù)據后，系統(tǒng)會根據表頭信息智能識別出來，然后進行歸類整理，可以直接有效的分析出員工檔案，這個應該是符合你需要的，而且這種自動化的方法效率比手動的方法要高得多。
二、手動整理
1、紙質檔案

1)需要歸入員工檔案的文件:入職資料(包括簡歷、畢業(yè)證、體檢等基本信息)、勞動合同、轉正資料、考核資料、調動資料等。
2)外出申請單和出差申請單還有請假單不能歸到員工檔案。
3)編號可直接按工號，沒有工號可按流水號001、002。。020，但是要建立姓名和流水號對應的檢索目錄。袋子上應標明編號，也可加上姓名。
1、電子檔案
1)領導的意思是不是要你建立電子檔案目錄?如果是目錄，肯定放在一張總表上，這樣才好查詢。
2)員工檔案一般不用掃描存電子檔，尤其是中、大型企業(yè)員工檔案數(shù)量龐大沒有必要。你們人少，看老板具體要求吧。

公司人事檔案如何整理

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀 等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：取出應轉走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；

按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗，鎖門。

(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內容主要有以下幾項：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。

擴展資料：

1、員工基本信息登記。

這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業(yè)的時候進行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

2、員工入職相關審批文件。

3、員工各類證件。

這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復印件，不建議僅保留復印件，因為防止有修改爭議，當然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實習）工作總結、試用期業(yè)績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正后薪酬福利確認函（開始入職沒有簽署）、轉正申請、每年度工作總結等。

5、員工參加重要會議、培訓的各類統(tǒng)計與履歷表。

6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。

7、員工調薪、獎懲記錄。

8、勞動合同及保密協(xié)議等相關文件。

參考資料：百度百科-人事檔案

檔案分類時,最基本的分類方法有三種

檔案管理，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。
檔案管理方法分類:一、分類方法：（1）按文件的產生時間分類，具體包括年度分類法、時期分類法兩種；（2）按文件來源分類，包括組織機構分類法、作者分類法、通訊者分類法三利；（3）按文件的內容分類，包括問題分類法、實物分類法、地理分類法三種；（4）按文件的形式分類，包括按文件的種類來分類、按文件的制成材料分類、按文件的形狀分類三種。
二、常用的分類方法：（1）年度分類法：也稱年代分類法，就是根據形成和處理文件的所屬年度將全宗內檔案分成各個類別。（2）組織機構分類法，就是根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類，即按照立檔單位的內部組織機構將全宗內檔案分成各個類別。（3）問題分類法，就是按照檔案內容所說明的總是將全宗內檔案分為各個類別。
三、分類法的選擇：（1）組合分法：年度-組織機構分類法；組織機構-年度分類法；年度-問題分類法；問題-年度分類法。（2）分類方案：為了便于對全宗內檔案具體地進行分類，在選定某種分類方法之后，就應編制一份“分類方案”。
另外： 一、機關內黨、政、工團檔案分類：（1）在一個全宗內，首先將檔案分成黨政工團等若干部分，在每一部分中再行分類整理；（2）在全宗內，先將機關內最高機構和各單位的檔案分別分成黨政工團若干部分，再在每一部分中繼續(xù)分類整理；（3）全宗之內的檔案首先按年度分類，每年度分成黨政工團若干部分，再繼續(xù)分類整理；（4）在全宗內，只分黨政兩大部分，或在每一年分兩部分。
二、人物全宗內。檔案的分類：（1）生平傳記材料；（2）創(chuàng)作材料；（3）公務活動材料；（4）個人書信；（5）經濟材料；（6）親屬材料；（7）評價材料；（8）音像材料；（9）其他材料。是檔案管理方法分類的一些細節(jié)。僅供參參。

在公司怎么把檔案管理好,怎么分類?

具體分類方法如下：

以上三種方法可以根據實際情況管理。

員工檔案如何整理

可以按照以下方式進行整理，僅供參考：
一、企業(yè)職工檔案的內容和分類
★第一類:履歷材料
職工履歷表,簡歷表以及反映職工個人履歷情況的各類登記表
1.履歷表(書),簡歷表;
2.職工,教員,軍人(包括入伍,退伍)學生等各類人員登記表;
4.更改姓名材料;
5.就業(yè)登記申請書;
6.委托存檔登記表(寄存人事檔案登記表);
7.失業(yè)轉就業(yè)育齡人員婚育情況登記表.
★第二類 自傳材料
工作經歷
思想發(fā)展性質的自傳
其它屬于自傳性質的材料
凡是本人書寫的敘述本人經歷,思想變化過程,家庭情況,社會關系等內容的材料,屬于自傳材料.
★第三類 鑒定,考核,考察材料
職工鑒定,調動,考核,民主評議等內容的考察材料,登記表
1.鑒定表(含自我鑒定);
2.組織正式出具的職工表現(xiàn)材料;
3.考核登記表.
★第四類 學歷,培訓和評定崗位技術(技能)材料
學歷,學位,畢業(yè)生登記表,培訓結業(yè)登記表,成績登記表及畢業(yè)鑒定,證明材料;
晉升專業(yè)技術職務(職稱)審批表,聘任呈報表及考績材料,職業(yè)資格證書;
職工創(chuàng)造發(fā)明,科研成果,專利,著作及有重大影響的論文等鑒定材料及目錄.
★第五類 政審材料
審查職工政治歷史情況的調查報告,審查結論,上級批復,本人對結論的意見,檢查交代或說明情況的材料,主要證明材料;
甄別,復查結論(意見,決定),調查報告,批復及有關的依據材料;
入黨,入團,參軍,出國等政審材料;
更改職工的民族,年齡,國籍,入黨,入團和參加工作時間的組織審查意見,上級批復以及所依據的證明材料.
★第六類 參加中國共產黨,共青團及民主黨派的材料
中國共產黨入黨志愿書,入黨申請書和轉正申請書,中國共產黨黨員登記表,不予登記的決定,組織審查意見及所依據的材料;
民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表,認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料,退黨材料,取消預備黨員資格的組織意見;
中國共產主義青年團入團志愿書,申請書,團員登記表,退團材料;加入民主黨派的有關材料.
★第七類 獎勵材料
各種先進人物登記表
先進模范事跡
嘉獎,通報表揚等材料
★第八類 處分材料
處分決定(免予處分的處理意見),查證核實報告,上級批復,本人對處分的意見和檢查,交待材料;
通報批評材料;
甄別,復查報告,決定,上級批復及本人意見;
公安機關和紀檢部門處理違紀違法材料;
法院審判工作形成的判決書.
★第九類 勞動關系和工資,待遇審批材料
工資級別登記表,職務工資變動登記表,調資審批表,定級和解決待遇的審批材料;
招用職工登記表,任免呈報表,錄用和聘用(續(xù)聘)審批表,勞動合同,終止或解除勞動合同報告書,解聘,辭退材料;
保險福利待遇(失業(yè),養(yǎng)老,醫(yī)療,生育,工傷,住房公積金)的審批表,再就業(yè)材料;
從事特殊工種工作登記卡,企業(yè)職工參加工作時間及連續(xù)工齡核定表,計劃生育審批表;
退(離)休審批表;
復員退伍,轉業(yè)審批表;
大中專院校畢業(yè)生派遣證;
工作調動介紹信
出國,出境人員審批表;
黨代會,人代會,政協(xié)會議,工青婦等群眾團體代表會,民主黨派代表會代表登記表.
★第十類 其他可供組織參考的材料
招工,參軍,參加工作,畢業(yè)生,工作調動等所做的體檢表,有殘疾的體檢表,殘疾等級材料;
非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書;個人誠信材料等.
二、歸檔要求
完整,齊全,準確,手續(xù)完備
注:
歸檔文件的書寫和制作材料應能耐久保存,原則上統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙;(185×260)
保證書寫質量,字跡要端正,清晰,書寫材料一般應使用碳素墨水,不得使用鉛筆,圓珠筆,紅色墨水,純藍墨水及復寫紙等不利于檔案長久保管的書寫材料
三、鑒別
1 ,判定歸檔文件是否屬于某一立卷對象的職工檔案或是否屬于應歸入職工檔案的內容,對不屬于職工檔案內容或重復多余的文件材料應按規(guī)定進行清理;
2, 判斷歸檔文件是否屬于辦理完畢的正式文件材料,未經辦完或查證核實的不得歸入職工檔案;
3 ,審查材料是否齊全,完整,對不完整,來源和時間不明的材料,應查清注明后再歸檔;凡是查不清楚或對象不明確的材料,不能歸檔;
政審材料一般應具備審查結論,調查報告,上級批復,主要證明材料,本人的交待等.
處分材料一般應具備處分決定(包括免以處分的決定),調查報告,上級批復,個人對處分的意見等.以上材料屬于成套的,必須齊全.
4, 審查材料是否手續(xù)完備,須經企業(yè)審查蓋章或本人簽字的,應在簽字蓋章后歸檔;
審查結論,處分決定,組織鑒定,民主評議和組織考核中形成的綜合材料,應有本人的簽署意見或由組織注明經過本人見面.
任免呈報表須注明任免職務的批準機關,批準時間和文號.
出國出境審批表,須注明出去的任務,目的及出去與返回的時間.
5 ,鑒別時,發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關材料,應及時進行登記并收集補充.
四、組件
原則: 每份文件為一件
注:
正文與定稿為一件,正文在前
正件與附件為一件,正件在前
原件與復制件為一件,復制件在前
原件與轉發(fā)件為一件,轉發(fā)件在前
五、排序
1,按歸檔文件形成時間排序
第一類 (履歷) 第二類 (自傳) 第三類(鑒定考核考察) 第四類(評定崗位技能和學歷材料)第七類(獎勵) 第九類(招用等) 第十類(其他)
2,按歸檔文件內容的主次關系進行排序
第五類(政審) 第八類(處分)
注:
材料的排列順序為:上級批復,結論或處分決定,本人對結論或處分決定的意見,調查報告,證明材料,本人檢討或交待材料等.
3,第六類
排列順序為:按入團,入黨,入民主黨派排
入團志愿書應排在入團的其它材料之前
入黨志愿書應排在入黨的其它材料之前,黨員登記表等可按時間先后依次排序.
4,第九類
材料既可按形成時間排序,也可按材料性質相對集中排序.
按材料性質相對集中排序的方法是:
工資情況的材料
錄用,任免材料
保險福利待遇材料
出國,出境材料
每種材料再根據形成材料的時間順序排列
六、修整裝訂
總要求:
· 以件為單位 16開(185×260)
· 裝訂應結實,整齊,不掉頁,不倒頁,不壓字,
不損壞文件,不妨礙閱讀
(一)對超出16開規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進行剪裁;不能剪裁的材料,須進行折疊.折疊時,要根據材料的具體情況,采用橫折疊,豎折疊,橫豎交叉或梯形折疊等辦法.折疊后的檔案材料,要保持整個案卷的平整,文字,照片不得損壞,便于展開閱讀.
(二)對破損,卷角,折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料,要進行裱糊.裱糊用的襯紙,必須采用白紙;漿糊和膠水必須能防蟲蝕,不腐蝕紙張;裱糊后的檔案材料要晾干,不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤.
(三)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須加邊,保證裝訂,不壓字,不損害材料內容.
(四)拆除檔案材料上的大頭針,曲別針,訂書釘?shù)冉饘倨?以防止氧化銹毀材料.
裝訂要求:
每個職工的檔案材料,必須裝訂成卷,做到案卷整齊,平整,裝訂牢固,具體方法:
(一)目錄置于卷首,材料排列順序與目錄相符.
(二)理齊檔案材料.材料條件好的應做到四邊整齊,條件較差的,以左邊和下邊兩邊為齊.
(三)打孔.在材料左側1.5厘米處豎直等間距打三個孔,孔距8.3厘米,用鞋帶裝訂.
(四)使用國家統(tǒng)一規(guī)定的標準職工檔案卷皮.檔案卷皮須書寫檔案人的姓名.
(五)裝盒.將裝訂好的案卷裝入職工檔案盒中,填寫姓名,檔案號和籍貫.
(六)職工檔案整理裝訂成卷后,必須進行認真細致的檢查.
(七)后續(xù)檔案材料的整理.后續(xù)職工檔案材料,每半年整理一次,將材料內容填寫到相應的目錄中,并將經手人員姓名和日期填寫在備注欄內,將材料裝訂到案卷中.
七、編目
1,頁號編寫
在有書寫內容的每頁歸檔文件正面的右下角,背面的左下角起依次標注頁號
注:
托裱若干小幅面材料的1張托裱紙按1頁進行編號
2,類件號編寫
在歸檔文件首頁右上方空白位置加蓋"類件號"章
類號:"一"到"十"
件號為同一類材料內的順序號,按時間順序或主次關系確定
頁數(shù)為阿拉伯數(shù)字
3,卷(袋)內目錄
·置于每個職工檔案材料卷(袋)首
·用耐久材料書寫或計算機打印
·各項目應填寫應完整,準確
注一
:每類之后,須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用
類件號:按照類別排列順序,如:"一類第一(或1)件"
責任者:歸檔文件形成單位或個人,即文件的署名者
題名:填寫歸檔文件的標題,應完整,準確;對沒有題名或不能反映文件內容的,應另行編寫,用"[ ]"括起
日期:采用阿拉伯數(shù)字8位表示,可分兩行書寫
頁數(shù):該件材料總頁數(shù)
要求:
每卷檔案必須有詳細的檔案材料目錄.目錄是查閱檔案內容的索引,要認真進行編寫.具體要求:
(1),按照類別排列順序及檔案材料目錄格式逐份逐項地進行填寫;
(2),根據材料題目填寫"題名".無題目的材料應擬定題目.題目過長,可適當簡化.擬定題目或簡化題目,必須確切反映材料的主要內容或性質特點.凡原材料題目不符合實際內容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
(3),"日期"一般采用材料落款標明的最后時間.復制的檔案材料,采用原材料形成時間.
(4),書面目錄要工整,正確,清楚,美觀,不得使用圓珠筆,鉛筆,紅色及純藍墨水書寫目錄.填寫目錄后,要檢查核對,做到準確無誤;
(5),書寫目錄時,每類目錄之后,須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用.
★卷內備考表的填寫:后面填初次整理時間及人員姓名
中間填每年整理人,檢查人,整理時間
4,檢索工具
要求
企業(yè)職工檔案管理機構應建立職工檔案檢索工具或管理臺賬(案卷目錄).項目包括:姓名,檔號,存放地址,備注等.按姓氏筆畫多少或第一個字母的順序排列.每個姓氏后預留部分空格,常用姓要預留多一些."王,劉,李,張,"
職工檔案用"10"或"ZG"來表示,下設1,在崗職工,2,退休職工,3,離崗職工,4,死亡職工,案卷號的表示如,"ZG1-1" "ZG2-1"
八、檔案裝具
檔案卷皮 檔案袋
卷皮規(guī)格:
長27.4厘米,寬20.5厘米;左邊設三個裝訂線眼,眼距(從眼中心算起)8.3厘米;線眼中心距左側邊沿1.5厘米,上下線眼中心距上下邊沿均為5.4厘米
材料:
一般可采用300克的單面白板紙加包布面,或只用布包邊角,也可以用紙裱糊,但不宜過厚,以減輕檔案重量
顏色:
應采用淺色,如淺黃,乳黃色等,不能用大紅,大綠,或黑,藍,紫等深色.卷面上的字,一律用正紅色
項目:
"企業(yè)職工檔案","姓名",字體與距離:
"企業(yè)職工檔案"用楷體(72磅),字與卷面上邊沿距離為7厘米
"姓名"用大一號宋體,與卷面下邊沿相距5.5厘米,書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的漢字
2 ,檔案袋
規(guī)格:
長30厘米,寬23厘米,厚(折疊部分)2.5厘米
材料質量:
可根據條件選用較好的牛皮紙
袋面項目:
"企業(yè)職工檔案袋","姓名","制作單位"
字體和字的顏色
與檔案卷面同."單位"在"姓名"下邊

其他的內容你可以看一下國家的相關規(guī)定和自己單位有檔案的，你可以參考其樣式進行整理就行！