檔案整理項目采購

為加強政府采購項目檔案管理，有效保護和利用政府采購項目檔案資源，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際情況，制定本辦法。政府采購項目檔案是指在政府采購活動過程中形成的文字材料、圖紙、圖表及聲象資料等，包括紙質(zhì)、磁盤、光盤等不同媒質(zhì)載體的各類記錄。各級政府采購監(jiān)督管理部門負責指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本級政府采購項目檔案管理工作。政府采購項目檔案資料具體包括：項目開標前文件材料。政府采購預(yù)算及計劃、采購預(yù)算追加及調(diào)整的資料；采購方式審批、采購文件論證或預(yù)審等材料。政府采購項目的采購委托代理協(xié)議書；采購公告（包括招標采購信息預(yù)告、變更公告以及邀請招標資格預(yù)審公告等）；招標文件（含公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源、詢價采購方式，下同）及對其進行必要澄清、修改的文件或情況說明。對投標或被邀請供應(yīng)商資格預(yù)審的審查情況。
政府采購項目檔案管理工作中存在的主要問題和原因
1.檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致歸檔材料不完整。首先，政府采購項目檔案管理部門很少有一些比較專業(yè)的工作人員，甚至有些檔案管理人員學(xué)歷較低，缺乏專業(yè)的工作培訓(xùn)，缺乏基本檔案管理相關(guān)的知識技能，缺乏完成檔案管理工作的能力。有些政府采購項目裝檔存在漏項，采購的項目委托任務(wù)書，項目的前期準備材料，招標文件材料，開標文件材料，投標文件材料，評審文件材料，中標文件材料，大多數(shù)已完善。但是項目合同，驗收文件材料多有疏漏。其次，大部分從事檔案管理的相關(guān)工作人員缺乏基本操作使用計算機的技能，更不能利用各種現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)技術(shù)將整個檔案內(nèi)容進行相應(yīng)的開發(fā)以及研究。
2.管理制度和設(shè)施不完善，造成檔案泄密。部分政府采購中心內(nèi)部沒有按照規(guī)定以及要求嚴格地完成每項采購活動，造成泄密?！墩少彿ā返谒恼碌谒氖l規(guī)定：“采購人、采購代理機構(gòu)對政府采購項目每項采購活動的采購文件應(yīng)妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀 ”。然而，在實際工作中，有的采購單位在開標結(jié)束后，沒有征求集采機構(gòu)同意就把供應(yīng)商的投標文件帶走，或項目負責人和采購人無意間把開標工程泄露出去。
法律依據(jù)：
《中華人民共和國政府采購法》
第六條　政府采購應(yīng)當嚴格按照批準的預(yù)算執(zhí)行。
第七條　政府采購實行集中采購和分散采購相結(jié)合。集中采購的范圍由省級以上人民政府公布的集中采購目錄確定。

檔案管理對采購過程中是客戶代表的崗位嗎

政府采購檔案管理是指對政府采購檔案的歸檔、收集、保管、鑒定、借閱、銷毀等各個環(huán)節(jié)的總稱，反映政府采購活動的重要記錄。采購代理機構(gòu)在管理、組織實施政府采購活動中形成的文件材料，都應(yīng)歸入政府采購檔案，并保證檔案資料的真實性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。
01檔案管理原則

全面性

收集檔案要具有完整性，政府采購由于與部門預(yù)算、國庫集中支付相連接，大大豐富了會計憑證的內(nèi)涵，使發(fā)票原始憑證項下的會計信息清楚和明了，解決了發(fā)票與實際品目不符的問題。因此檔案管理要盡量避免殘缺不全、支離破碎，以免削弱檔案應(yīng)有的資料功能。

客觀性

檔案必須真實客觀地反映政府采購全過程，關(guān)鍵內(nèi)容不得涂改、調(diào)換、遺失、殘破，需要特別強調(diào)的是現(xiàn)場記錄的真實性，記錄人必須掌握當事人的原話精神，若當事人拒絕現(xiàn)場簽字認可，要取得旁證者的證明。

保密性

采購資料以及整理到位的檔案不得隨意借出，特別是剛剛結(jié)束的采購數(shù)據(jù)與評審意見，更加需要嚴格保密，非開標人員不得接觸采購資料；公開中標結(jié)果期間所有資料一律不得外借，待公示結(jié)束以后再轉(zhuǎn)給專職檔案管理人員。

02檔案管理“管”什么

項目的前期準備材料

1.采購項目計劃書；

2.采購項目計劃批復(fù)書（含采購方式批復(fù)書）；

3.委托代理協(xié)議；

4.招標文件論證資料；

5.招標文件確認函。

項目的招標（詢價、談判等）文件材料

1.已發(fā)出采購文件（包括招標、詢價、競爭性談判、單一來源采購的有關(guān)文件、資料、樣本、圖紙等）；

2.已發(fā)出采購文件的必要澄清或修改的文件；

3.采購公告（包括招標公告、邀請招標函、詢價函或者談判邀請函等）；

4.購買招標（談判、詢價等）文件的登記記錄（包括不足三家的情況記錄）；

5.供應(yīng)商的資格審查情況報告；

6.邀請招標的供應(yīng)商邀請過程記錄；

7.詢價及競爭性談判的邀請對象確定理由等材料；

8.答疑會議記錄和紀要；

9.現(xiàn)場實勘記錄；

10.繳交投標保證金情況表。

項目的開標文件材料

1.收取投標文件的登記記錄；

2.參加開標會議的供應(yīng)商簽到名單（或開標情況確認表）；

3.開標會議議程（含主持人、唱標人、監(jiān)標人名單）；

4.開標時間、地點、過程的有關(guān)記錄；

5.評審專家形成過程和名單；

6.投標人不足三家的廢標材料記錄；

7.不足三家申請繼續(xù)開標的有關(guān)申請、審批材料。

項目的投標（報價等）文件材料

1.投標文件的正本（包括投標、報價、競爭性談判、單一來源采購的文件、資料等）；

2.已提交投標文件的補充、修改或已經(jīng)撤回的文件記錄。

項目的評審文件材料

1.確定采購供應(yīng)商的文件材料（含采購人對采購結(jié)果的確定文件、采購結(jié)果通知書等）；

2.質(zhì)疑投訴處理材料（包含供應(yīng)商質(zhì)疑書、采購代理機構(gòu)質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定等材料）；

項目采購階段的文件資料

1.政府采購項目合同（包括合同的訂立、補充、修改、終止執(zhí)行等）；

2.項目的驗收文件材料；

3.資金支付文件及證明。

其他文件材料

1.項目工作總結(jié)；

2.項目效益評估書；

3.其他與采購項目、采購過程及采購項目完成情況有關(guān)的文件材料。

03 契合原則，檔案管理如何“管”？

明確管理內(nèi)容與職責與分工

采購項目檔案內(nèi)容要明確，項目負責人應(yīng)根據(jù)實際項目情況對項目全套資料進行收集整理，以保證項目資料的完整、真實、有效；財務(wù)、采購、檔案分工要明確，由于崗位分設(shè)，一個采購項目涉及的資料會分布在各個工作人員手中，各項采購任務(wù)結(jié)束后，收集的一整套政府采購文件，必須及時移交給檔案管理部門統(tǒng)一立卷、歸檔、造冊，并要與其他日常公務(wù)檔案分開歸檔管理。

建立政府采購檔案管理制度

檔案管理一定要秉承簡潔、高效、透明、及時、全面、方便的特點，為政府采購工作提供良好的資料保障。因此，要建立檔案審核、立卷、歸檔、貯存和管理制度；檔案應(yīng)按照年度編號順序進行組卷，卷內(nèi)檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為項目立項準備、項目招標、項目開標、項目評審、招標結(jié)果、項目合同、項目驗收的文件資料及其他資料。

推行政府采購檔案電子信息化管理

統(tǒng)一規(guī)范歸檔資料的內(nèi)容和格式，實施以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的檔案存檔方式，因為電子化管理系統(tǒng)能做到以下幾點：確認并記錄所有真實的采購交易活動；及時且充分詳細地描述交易；準確計量交易的價值；確定交易發(fā)生的期間，并記錄在適當?shù)臅嬈陂g；在報表中適當表達交易相關(guān)事項。以反映政府采購會計制度要全面反映政府采購的價值運動和實物運動，從而完整、準確、高效地進行對政府采購檔案進行信息化管理。

采購檔案怎么管理以方便查詢？？

按照企業(yè)檔案管理辦法，分門別類按項目、或者按時間進行整理，裝盒，然后做出檔案目錄，就方便查找了

第12章項目采購管理。

項目采購管理包括從項目團隊外部采購或或需所需產(chǎn)品服務(wù)或成果的各個過程項目采購管理，包括編制和管理協(xié)議所需的管理和控制過程，例如合同訂購單，協(xié)議備忘錄，服務(wù)水平協(xié)議被授權(quán)采購項目所需貨物和服務(wù)人員可以是項目團隊，管理層，組織采購部的成員。

項目采購管理的過程包括。

12.1規(guī)劃采購管理。記錄項目采購決策，明確采購方法以及識別前的賣方過程。

12.2實施采購。獲取賣方應(yīng)答，選擇賣方并授予合同的過程。

12.3控制采購。管理采購關(guān)系監(jiān)督合同績效實施必要的變更和糾偏以及關(guān)閉合同的過程。

項目采購管理的核心概念。與采購過程相關(guān)的重大法律義務(wù)和懲罰通常超出大多數(shù)其他的項目管理過程，雖然項目經(jīng)理不必成為采購管理法律法規(guī)領(lǐng)域的專家在應(yīng)對采購過程有足夠了解，以便做出與合同及合同關(guān)系相關(guān)的名字，決定在通常情況下，項目經(jīng)理無權(quán)簽署，對組織有約束力的法律協(xié)議，這項工作僅有具備相關(guān)職權(quán)人員執(zhí)行。

項目采購管理過程涉及到用協(xié)議來描述買賣雙方之間的關(guān)系。

合同應(yīng)明確說明逾期的可交付成果和結(jié)果，包括從賣方到買方的任何知識轉(zhuǎn)移合同中，未規(guī)定的任何事項都不具備法律強制力。

采購活動中包括條款和條件也可包括買方就賣方應(yīng)實施工作或應(yīng)交付產(chǎn)品，其他規(guī)定在于采購辦公室協(xié)作，確保遵守組織采購政策的同時，項目管理團隊必須確定所有采購都能滿足項目的具體需要，應(yīng)應(yīng)用領(lǐng)域不同協(xié)議可以是合同服務(wù)水平協(xié)議，諒解備忘錄協(xié)議，協(xié)議，備忘錄或訂購單。

大多數(shù)組織都有相關(guān)的書面政策和程序，來專門定義采購規(guī)則，并規(guī)定誰有權(quán)代表組織簽署和管理協(xié)議。

合同或協(xié)議需要經(jīng)過更多的審批程序，通常也會涉及到法務(wù)部。

在復(fù)雜項目中，可能需要同時或先后管理多個活動，不同的合同，生命周期可在項目生命周期的任何階段開始與結(jié)束。

因應(yīng)用領(lǐng)域不同，賣方可以是承包商，供貨商服務(wù)提貨商或供應(yīng)商，賣方可能為最中標人可將所承攬的工作單位，最終產(chǎn)品的所有人分包商收購機構(gòu)服務(wù)需求者或者購買方在和生命周期中，賣方首先是投標人，然后是中標人之后簽約供應(yīng)商或供貨商。

中標人可將所承攬工作當做一個項目加以管理。

買方就變成了承包商，供應(yīng)商及服務(wù)提供商的客戶，因此也就是賣方的關(guān)鍵項目相關(guān)方。

賣方的項目管理團隊需要關(guān)注工作執(zhí)行或服務(wù)提供所涉及的所有過程。

對于賣方來說，合同條款和條件以及采購工作說明書或者其他許多管理過程中，要輸入在合同中實際列出各種輸入，如何交付成果，關(guān)鍵里程碑成本目標，或者可限制項目團隊的選擇余地。如it整合項目，關(guān)于配備的人員的決定往往要征得買方的批準，另外采購工作說明書可能使用其他明書如技術(shù)工作說明書。

在敏捷或適應(yīng)環(huán)境中需要考慮的因素。在敏捷性環(huán)境中，可能需要與特定賣方協(xié)作來擴充團隊，這種協(xié)作關(guān)系能夠營造風險共，但是采購模型讓買方和賣方共擔項目風險和共享項目獎勵。

在大型項目上可能針對某些可交付成果，采用適應(yīng)性方法，而對其他部分則采用更穩(wěn)定的方法，在這種情況下可通過主體協(xié)議如服務(wù)寫意來管轄整體協(xié)作關(guān)系，而將適應(yīng)性工作寫入附件或補充文件。

12.1規(guī)劃采購管理。

規(guī)劃采購管理是記錄項目采購決策，明確采購方法及識別潛在賣方的過程的過程，主要作用是確定是否從項目外部獲取貨物和服務(wù)，如果是都還要確定將在什么時間，以什么方式獲得什么貨物和服務(wù)。

項目經(jīng)理應(yīng)確保在項目團隊中配備具有所需采購專業(yè)的知識人員，采購過程的參與者可能是包括購買部或采購部人員以及采購組織法務(wù)部的人員，這些人員值得記錄，在采購管理計劃中典型的步驟有。

準備采購工作說明書或工作大綱。

準備高層級的成本估算，制定預(yù)算。

發(fā)布招標公告。

確定合格賣方的短名單。

由賣方準備并提交建議書。

對建議書開展技術(shù)評估。

對建議書開展成本評估。

準備最終的綜合評估報告，選出中標建議書。

結(jié)束談判買方和賣方簽署合同。

12. 1.1.6組織過程資產(chǎn)。

合同類型。所有法律合同通常分為總價和成本補償兩大類。此外還有第3種常用的混合性合同及工料合同，下文將分別討論上述幾類較常用的合同類型，但在實踐中單次采購合并使用兩種或更多類型的合同，情況也并不罕見。

總價合同。此類合同為既定產(chǎn)品服務(wù)或成果采購設(shè)定一定等價，這種合同應(yīng)以明確定義需求，且不會出現(xiàn)重大范圍變更的情況下使使用總總價合同類型包括。

固定總價ffp。 Ffb是最常用的合同類型，大多數(shù)買房都喜歡這種活動，因為貨物采購的價格一開始就確定并且不允許改變，除非工作范圍發(fā)生變更。

總價加激勵費用。 Fpif.這種總價合同為買方和賣方提供了一定的靈活性允許一定的績效偏離，并對實現(xiàn)既定目標給予相關(guān)財務(wù)獎勵通常取決于賣方的成本進度和技術(shù)績效，fpif和合同中會設(shè)置價格上限，高于此價格上限的全部成本將由賣方承擔。

總價加經(jīng)濟價格調(diào)整合同。 Fpepa.這種合同適用于兩種情況賣方履約期，將跨越幾年時間，或?qū)⒁圆煌泿胖Ц秲r款，它是總價合同的一種類型的合同中包含了特殊條款，允許根據(jù)條件變化如通貨膨脹，某些特殊商品成本增加，以事先確定方式對合同價格進行最終調(diào)整。

成本補償合同。分類合同向賣方支付未完成工作而發(fā)生的全部合法實際資本外加百分比費用，作為賣方的利潤。這種活動是用于工作范圍，預(yù)計會在合同執(zhí)行期間發(fā)生重大變革，成本補償合同又分為。

成本價固定費用cpff。為賣方報銷履行合同工作所發(fā)生的一系列可知成本，并向賣方支付一筆規(guī)定費用，該費用以初始估算成本，某100分比激烈，除非項目范圍發(fā)生變更，否則費用金額維持不變。

成本加激勵費用。 Cpif.為賣方報銷履行合同工作所發(fā)生的一些可列支成本，并在賣方達到合同規(guī)定的績效目標時向賣方支付逾期，你先確定激勵費用，在cpif合同中，如果最終成本低于或高于原始估算成本的賣方和買方，需要根據(jù)實現(xiàn)商定的成本分攤比例來享受節(jié)約部分或分擔超支部分，例如賣方實際成本按照80 20的比例分擔超過低于目標成本的部分。

成本加獎勵合同。 Cpaf.為賣方報銷一些合法成本，但只有賣方滿足合同規(guī)定的某些籠統(tǒng)主觀的績效標準情況下，才向賣方支付大部分費用獎勵費用，完全由買方根據(jù)自己對賣方績效的主觀判斷來決定，并且通常不允許申訴。

工料合同。工料合同是間距成本補償合同和總價合同特點的混合活動，這種合同往往是用于無法快速編制出準確工作說明書的情況下擴充人員聘用專家或?qū)で笸獠恐С帧?br>
12.1.2.3數(shù)據(jù)分析。

適用于本過程的數(shù)據(jù)分析技術(shù)，包括自制或外購分析。自制或外購分析用于確定某項工作或可交付成果最好由項目團隊自行完成，還是應(yīng)該由外部采購制定資質(zhì)或外部決策時應(yīng)考慮因素，包括。不知當前資源配置及其智技能和能力，對專業(yè)技術(shù)的需求不愿承擔永久雇傭的義務(wù)以及對獨特技術(shù)專長的需求，還要評估與每個自制或外購決策相關(guān)的風險。

在自制或外購分析中可以使用回收期，投資回報率內(nèi)部報酬率，現(xiàn)金流貼現(xiàn)凈現(xiàn)值收益成本或其他分析技術(shù)來確定，某種貨物或服務(wù)是應(yīng)該在項目內(nèi)部資質(zhì)還是在外部購買。

12.1.3規(guī)劃采購，管理輸出。

財富管理計劃包含要在采購過程中開展的各種活動，他應(yīng)該記錄是否要開展國際競爭性招標，國內(nèi)競爭性招標，當?shù)卣袠说?，如果項目有外部資助資金的來源和可用性，符合采購管理計劃和項目進度計劃的規(guī)定。

采購管理計劃可包括以下內(nèi)容。

如何協(xié)調(diào)采購與項目與其他工作業(yè)務(wù)項目進度計劃制定與控制。

開展中藥采購活動時間表。

用于管理活動，采購測量指標。

與采購有關(guān)的相關(guān)方角色和職責，如果執(zhí)行組織由采購部項目團隊擁有職權(quán)受到限制。

可能影響采購工作制約因素和假設(shè)條件。

司法管轄權(quán)和付款貨幣。

是否需要編制鼓勵部分，以及是否應(yīng)將其作為評價標準。

風險管理事項，包括對履約保函或保險合同要求，以減輕某些項目風險。

使用的預(yù)審合格的賣方。

12.1.3.3招標文件。

招標文件用于向前代賣方征求建議書，如果主要依據(jù)價格來選擇賣方，如采購商業(yè)或標準產(chǎn)品時，通常使用標書投標或報價等數(shù)據(jù)，如果考慮其他因素如機能計能力或技術(shù)方法至關(guān)重要，則通常使用建議書之類的術(shù)語，具體使用采購術(shù)語，也可能因行業(yè)或采購地點而異。

取決于所需的貨物或服務(wù)招標文件，可以是信息邀請書，報價邀請書建議你邀請出，不和其他適當采購文件是不同的文件條件如下。

信息邀請書。如果需要賣方提供關(guān)于擬采購貨物和服務(wù)的更多信息，就使用信息邀請書，隨后一般還會使用報價邀請書或建議書。

報價邀請書。如果需要供應(yīng)商提供關(guān)系，將如何滿足需求？將需求多少成本更多信息的就使用報價邀請書。

建議邀請書。如果項目中出現(xiàn)問題且解決辦法難以確定，就使用建議邀請書，支持最正式的邀請書文件，需要遵守與內(nèi)容時間表以及賣方應(yīng)答有關(guān)的，嚴格采購控制原則。

12.1.3.4采購說明書。

依據(jù)項目范圍基準為每次采購編制工作說明書僅對將要包含在相關(guān)合同的那一部分項目范圍進行定義，工作說明書會充分詳細地描述里采購產(chǎn)品服務(wù)或成果，以便潛在賣方確定是否有能力提供此產(chǎn)品服務(wù)或成果，根據(jù)采購品的性質(zhì)，買房的需求，擬采用的合同形式，工作說明書的詳細程度，會有較大不同工作，生命樹，包括規(guī)則所需，數(shù)量，質(zhì)量水平，繼續(xù)履約期間，工作地點和其他要求。

對于服務(wù)才有可能用，通過他方這個術(shù)語與采購工作說明書，類似工作大綱通常包括以下內(nèi)容。

承包商需要執(zhí)行的任務(wù)以及所需的協(xié)調(diào)工作。

承包商必須達到的適用標準。

需要提交標準的數(shù)據(jù)。

由買方提供給承包商的將應(yīng)于合同履行的全部數(shù)據(jù)和服務(wù)的詳細清單。

關(guān)于初始成果提交和審查的進度計劃。

12.1.3.5供方選擇標準。

在確定評估標準是買房要努力確保選出的建議書，將提供最佳質(zhì)量所需的服務(wù)。供放選擇標準可包括。

能力和潛能。

產(chǎn)品成本和生命周期成本。

交付日期。

技術(shù)專長和方法。

具體的相關(guān)經(jīng)驗。

用于響應(yīng)工作說明書的工作方法和工作計劃。

關(guān)鍵員工資質(zhì)可用性和勝任力。

公司財務(wù)的穩(wěn)定性。

管理經(jīng)驗。

知識轉(zhuǎn)移計劃，包括培訓(xùn)計劃。

12.1.3.6自制或外購決策。

通過自制或外購分析做出某項特定工作，最好由項目團隊自己完成，還是需要從外部渠道采購的決策

12.1.3.7獨立成本估算。

對于大型采購采購組織可以自行準備獨立規(guī)范或聘用外部專業(yè)估算時做出成本估算，并將其作為評價賣方報價的對照機制，如果二者之間存在明顯差異等可能表明采購工作說明書存在缺陷或模糊，或者現(xiàn)在賣方誤解了或未能完全響應(yīng)采購工作說明書。

12.2實施采購。

實施采購是獲取賣方應(yīng)答，顯得賣方并授予合同的過程。本過程的主要作用確定合格賣方，并簽署關(guān)于貨物或服務(wù)交付的法律協(xié)議。本過程的最后成果是簽訂協(xié)議，包括正式合同等過程，應(yīng)根據(jù)需要在整個項目期間定期開展。

12.2.1.3采購文檔。

招標文件。招標文件包括發(fā)給賣方信息，邀請書，建議邀請書，報價邀請書或其他文件，以便賣方編制應(yīng)答文件。

采購說明書。采購說明書向賣方清晰地說明目標需求及成果，以便買方趨勢做出量化應(yīng)答。

獨立成本估算。獨立成本估算可由內(nèi)部或外部人員編制，用于評價投標人提交的建議書的合理性。

供方選擇標準。此類標準描述如何評估投標人的建議書，包括評估標準和權(quán)重，為了減輕風險，賣方可能決定與多個賣方簽署協(xié)議，以便在單個賣方問題并影響整體項目時降低，由此導(dǎo)致的損失。

12.2.1.4賣方建議書。

甲方為響應(yīng)采購文件包而編制的建議書，其中包含基本信息，將被評估團隊人員選定一個或多個投標人，如果賣方將提交價格建議書備好，要求他們將價格建議書與技術(shù)建議書分開評估，團隊會根據(jù)工方選擇標準審查每一份建議書，然后選出最能滿足采購組織需求的賣方。

12.2.2.2廣告。

廣告就是產(chǎn)品服務(wù)或成果，與用戶或潛在用戶進行了溝通，在大眾出版物或?qū)ｉT行業(yè)出版物上刊登廣告，往往可以擴充現(xiàn)有潛在賣方名單，大多數(shù)政府機構(gòu)都要求公開發(fā)布采購廣告或在網(wǎng)上公布擬簽署的政府合同信息。

12.2.2.3投標的人會議。

投標人會議是在賣方提交建議書之前，在賣方和潛在賣方之間召開的會議及目的是確保所有潛在投標人對采購要求都有清楚且一致的理解，并確保沒有任何投標人會得到特別優(yōu)待。

12. 2.2.4數(shù)據(jù)分析。

適用于本過程數(shù)據(jù)分析技術(shù)，包括建議書，評估對建議書進行評估，確定他們是否對包含帶項目招標文件中的招標文件，采購說明書，工方選的標準和其他文件都做出了完整且充分的響應(yīng)。

12.2.2.5人際關(guān)系團隊技能。

適用于本工程的人際關(guān)系與團隊技能，包括談判團隊，是為達成協(xié)議而進行了討論，采購談判是指在活動簽署之前，對活動的結(jié)構(gòu)各方權(quán)利和義務(wù)，以及其他條款加以澄清，以便雙方達成共識，最終的文件措辭應(yīng)該反映雙方達成全部一致一眼談判，已簽署買方和賣方均可執(zhí)行的合同文件或其他正式協(xié)議而結(jié)束。

談判應(yīng)由采購團隊中擁有合同簽署職權(quán)的成員主導(dǎo)，項目經(jīng)理和項目管理團隊的其他成員可以參加談判并提供必要的協(xié)助。

12.2.2.3實施采購輸出。

12.2.3.1選定的賣方。

選定的賣方是在建議書評估和投標評估中被判斷為對有競爭力的投標人對付的高價值高風險性采購，在售有活動前要把選定賣方報給組織高級人員審批。

12.2.3.2協(xié)議。

合同是對雙方都有一個豎立的協(xié)議，他強制賣房提供規(guī)定的產(chǎn)品服務(wù)或成果，強制買方向，賣方支付相應(yīng)的報酬，合同建立了受法律保護的買賣雙方的關(guān)系協(xié)議文本的主要內(nèi)容會有所不同，可包括。

采購工作說明書或主要的可交付成果。

進度計劃，里程碑或進度計劃中規(guī)定的日期。

績效報告。

定價和支付條款。

檢查質(zhì)量和驗收標準。

擔保和后續(xù)產(chǎn)品支持。

激勵和懲罰。

保險和履約保函。

下屬分包商批準。

一般條款和條件。

變更請求處理。

終止條款和替代爭議方法。

12.3控制采購。

控制采購是管理采購關(guān)系，監(jiān)督活動，績效實施必要變更和糾偏以及關(guān)閉合同的過程，本過程主要作用是確保買賣雙方履行法律協(xié)議滿足項目需求，本過程應(yīng)根據(jù)需要所在整個項目期間開展。

買方和賣方都處于相似的目的來管理采購活動，美方都必須確保雙方履行合同義務(wù)，確保各自的合法權(quán)利，得到保護和彤的關(guān)系的法律性質(zhì)，要求項目管理團隊筆記了解，控制采購期間所采取的任何行動法律后果，對于多個供應(yīng)商較大的項目合同管理，一個重要方面就是管理各個供應(yīng)商之間的溝通。

鑒于其法律意義，很多組織將合同管理視為獨立于項目的一種組織職能，雖然采購管理員可以是項目團隊成員，但通常還向另一部門的經(jīng)理報告。

合同管理活動可能包括。

收集數(shù)據(jù)和管理項目記錄，包括維護對實體和財務(wù)績效的詳細記錄，以及建立可測量的采購績效指標。

完善采購計劃和進度計劃。

建立與采購相關(guān)的項目數(shù)據(jù)的收集分析和報告機制，并未組織編制定期報告。

監(jiān)督采購環(huán)境，以便引導(dǎo)或調(diào)整實施。

向賣方付款。

在合同收尾前，若雙方達成共識，可以根據(jù)協(xié)議中的變更控制條款隨時對協(xié)議進行修改，通常要書面記錄對協(xié)議的修改。

12.3.1.5批準的變更請求。

批準的變更請求可能包括對合同條款和條件的修改，例如修改采購工作說明書定價，以及對產(chǎn)品服務(wù)或成果的描述，與采購相關(guān)的任何變更再通過控制采購過程實施之前，都需要以書面形式正式記錄并取得正式批準，再復(fù)雜的項目和項目集中變更請求可能由參加項目賣方提出并對賣方參與，其他賣方影響項目團隊應(yīng)該有能力去識別溝通和解決，會影響多數(shù)賣方的工作變更。

12.3.1.6工作績效數(shù)據(jù)。

工作績效數(shù)據(jù)包含與項目狀態(tài)有關(guān)的賣方書記，例如技術(shù)績效已啟動進展都會結(jié)束的，活動已產(chǎn)生或投入成本，工作績效數(shù)據(jù)，還可能包括一項賣方付款情況。

12.3.2.2索賠管理。

如果合同雙方無法自行解救作廢管理的可能，不得不按合同中的規(guī)定程序用代替解決爭議解決方法去處理，談判是解決所有索賠和爭議的首選方法。

12.2.3.2數(shù)據(jù)分析。

績效審查。對照協(xié)議對質(zhì)量資源進度和成本進行績效進行測量比較和分析，一是審查合同工作的績效，其中包括確定工作包提前或落后進度計劃超出或低速預(yù)算，以及是否存在資源或質(zhì)量問題。

掙值分析。計算進度和成本變態(tài)以及進度和成本績效指數(shù)與確定偏離目標的程度。

趨勢分析。趨勢分析可用于編制關(guān)于成本績效的完工計算，以確定績效是正在改善還是惡化關(guān)于完工估算方法的

12. 3.2.4檢查。

檢查是指對承包商正在執(zhí)行的工作進行結(jié)構(gòu)化的審查，可能涉及對可交付成果的簡單審查或?qū)ぷ鞅旧淼膶徖韺彶椋谑┕すこ毯突A(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目中，包括買方和承包商聯(lián)合巡檢現(xiàn)場，確保雙方對正在進行的工作有共同的認識。

12. 3.2.5審計。

審計是對采購過程的結(jié)構(gòu)化成，應(yīng)該在采購活動中明確規(guī)定與審計有關(guān)的權(quán)利和義務(wù)，買方的項目經(jīng)理和賣房項目經(jīng)理都應(yīng)該關(guān)注審計結(jié)果，以便對項目進行必要調(diào)整。

12.3.3控制采購輸出。

12.3.3.1采購關(guān)閉。

買方通常通過集郵授權(quán)的采購管理員向賣方發(fā)出合同，已經(jīng)完成的正式書面通知關(guān)于正式關(guān)閉采購的要求，通常以在合同條款和條件中規(guī)定，并包括在采購管理活動計劃中，一般而言，這些要求包括以按時按質(zhì)按要求交付，全部可交付成果沒有為解決索賠或發(fā)票全部最終款項已經(jīng)付清。項目管理團隊應(yīng)該在關(guān)閉采購之前批準所有的可交付成果。

12.3.3.3采購文檔更新。

財務(wù)文檔更新可包括用于支持合同的全部進度計劃，已提出單位批準的合同變更以及批準的變更請求。采購文檔還包括由賣方編制的技術(shù)文件以及其他工作績效信息，例如可交付成果的狀況，賣方績效報告和擔保財務(wù)文件以及與合同相關(guān)的檢查結(jié)果。

12.3.3.7組織過程資產(chǎn)更新。

作為控制采購過程結(jié)果需要更新的組織過程資產(chǎn)包括。

支付計劃和請求。所有支付都應(yīng)按合同條款和條件進行。

賣方績效評估文件。賣方績效評估文件由買方準備用于記錄賣房繼續(xù)實行丹田合同工作的能力，說明是否允許賣方城建未來項目或?qū)u方現(xiàn)在的項目執(zhí)行工作或過去的執(zhí)行工作進行評級。

預(yù)審合格賣方清單更新。預(yù)審核和賣方清單是以前已經(jīng)通過資格審查的錢袋賣方清單，因為賣方可能因績效不佳而被取消資格，并從清單中刪除，所以應(yīng)該根據(jù)控制采購過程結(jié)果來更新這個清單。

經(jīng)驗教訓(xùn)知識庫。經(jīng)驗教訓(xùn)應(yīng)該歸檔到經(jīng)驗教訓(xùn)知識庫中，以改善未來項目采購工作，在合同執(zhí)行終了時，應(yīng)把采購的實際成果與原始采購管理計劃中的預(yù)期成果進行比較，應(yīng)該經(jīng)驗教訓(xùn)中說明項目目標是否達成，若未達成的說明原因。

采購檔案。應(yīng)該準備好帶索引的全套合同文檔，包括已關(guān)閉的合同，并將其納入最終的項目檔案。

物資采購檔案管理制度

　　我給你提供兩篇也是從網(wǎng)上搜別人的，希望能對你有所幫助
　　第一篇
　　供應(yīng)部工作職責和工作標準
　　一、目的作用：
　　1.1可作為供應(yīng)部開展工作的規(guī)范依據(jù)。
　　1.2可作為公司領(lǐng)導(dǎo)考核供應(yīng)部工作業(yè)績的衡量依據(jù)。
　　1.3可作為供應(yīng)部人員工作中相互監(jiān)督與協(xié)作配合的依據(jù)。
　　二、管理歸口
　　總經(jīng)理是供應(yīng)部的上級直接領(lǐng)導(dǎo)。
　　供應(yīng)部的工作直接對總經(jīng)理負責。
　　三、工作職責
　　1、采購計劃的編制
　　負責根據(jù)生產(chǎn)、總務(wù)、設(shè)備及檢驗等各部室物品需求計劃，編制與之相配套的采購計劃，并組織具體的實施，保證經(jīng)營過程中的物資供應(yīng)。
　　2、物資供應(yīng)：
　　2.1負責原輔材料、中藥材、包裝材料、備品、備件、辦公用品、檢驗用品及燃料等的采購供應(yīng)工作。
　　2.2認真做好市場調(diào)查和預(yù)測。掌握物資供應(yīng)情況。
　　2.3及時采購物資采購計劃中提出的各類物資，做到既要價格合理，又要保證質(zhì)量。
　　2.4負責各類采購合同的簽訂與管理、落實工作，并制訂相應(yīng)的管理制度。
　　2.5嚴格執(zhí)行企業(yè)制定的物資供應(yīng)制度，按照采購原則進行采購作業(yè)，根據(jù)生產(chǎn)安排做好物資供應(yīng)的進度控制，實現(xiàn)物流的優(yōu)化管理。
　　3、采購物資的入庫與結(jié)算：
　　3.1負責辦理購進物資的到貨后的相關(guān)手續(xù)的辦理工作。

　　3.2對不合格產(chǎn)品及時退貨。
　　4、供貨單位的質(zhì)量審核：
　　4.1參加對供貨單位進行質(zhì)量管理體系的審核工作。
　　4.2加強物資供應(yīng)檔案的管理，做好物資信息情報的工作，建立起牢固可靠的物資供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)，并不斷開辟和優(yōu)化物資供應(yīng)渠道。
　　4.3負責制訂物資采購工作各項管理制度。
　　4.4建立可靠的物資供應(yīng)基地，會同質(zhì)量管理部等有關(guān)部門做好供應(yīng)商評估、優(yōu)化選擇、關(guān)系處理等工作。使之按時、按質(zhì)、按量進行物資供應(yīng)。
　　5、負責企業(yè)外委托加工的出入庫業(yè)務(wù)。
　　6、與企業(yè)內(nèi)各部門加強溝通配合，處理好生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生的各物流管理需求協(xié)調(diào)平衡的事項和突發(fā)問題。
　　7、完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。
　　四、職責權(quán)限：
　　4.1對于未經(jīng)批準的計劃有權(quán)拒絕供應(yīng)。
　　4.2有權(quán)要求倉庫保管員提供報庫存表。
　　4.3采購權(quán)：
　　4.3.1食堂用具的采購權(quán)。
　　4.3.2辦公用品、用具及勞動保護用品、工裝的采購權(quán)。
　　4.3.3衛(wèi)生用品、用具的采購權(quán)。
　　4.3.4公司內(nèi)備品、備件、生產(chǎn)用品用具及維修用料的采購權(quán)。
　　4.3.5檢驗用品及用具的采購權(quán)。
　　4.3.6企業(yè)用燃料的采購權(quán)
　　五、工作標準
　　5.1堅決執(zhí)行總經(jīng)理下達的各項工作指令，并且圓滿地完成。
　　5.2根據(jù)生產(chǎn)需求計劃和物資庫存情況編制合理的采購計劃，按時、按質(zhì)、 按量地供應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需要的各種物資，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動提供了物資保障。
　　5.3嚴格執(zhí)行企業(yè)物資供應(yīng)制度，遵守企業(yè)制定的采購原則，采購作業(yè)及供應(yīng)商管理、供應(yīng)渠道的建立等方面的工作均符合企業(yè)規(guī)定要求。
　　5.4與其他部門能夠很好地溝通和協(xié)作配合，對物資供應(yīng)發(fā)生異常情況或生產(chǎn)任務(wù)的臨時調(diào)整變動，均能較好地與有關(guān)部門協(xié)調(diào)處理。
　　5.5根據(jù)各部門需注計劃，實行定期訂購和定量訂購方式，達到最小限度地占用流動資金，提高資金使用效益。
　　5.6對供應(yīng)商的管理辦法行之有效，所建立的物資供應(yīng)渠道及供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)牢固
　　可靠，對物資供應(yīng)的情報工作及物資供應(yīng)檔案資料管理均達到了規(guī)范要求。
　　5.7對業(yè)務(wù)員的日常管理嚴格，外出工作人員沒有出現(xiàn)損害企業(yè)利益及違章違紀現(xiàn)象，工作效率普遍反映均好。
　　5.8日常工作管理有條理，辦公室整潔，工作秩序好、效率高。
　　5.9與其他部門在工作上能較好地溝通和協(xié)作配合。

　　供應(yīng)部工作流程
　　供應(yīng)部主要負責生產(chǎn)性物料及辦公用品、生產(chǎn)相關(guān)輔助用品、檢驗用品的采購工作及外委加工工作。
　　依據(jù)生產(chǎn)管理部下達的生產(chǎn)物料采購計劃、各部門提交的物品使用計劃及庫存報表，供應(yīng)部計劃員分解采購計劃，報生產(chǎn)管理部負責人、部門負責人、主管經(jīng)理審批確認后，分解下達采購計劃給各相關(guān)采購員。采購員依據(jù)質(zhì)量管理部下發(fā)的物料質(zhì)量標準及采購計劃進行比價后，確定供應(yīng)商進行采購。
　　物料到貨時業(yè)務(wù)員填寫到貨通知，到貨通知隨貨物一同送到倉庫，由倉庫保管員進行初檢，確認數(shù)量，核實無誤后，在到貨通知上簽字確認，將到貨通知第三聯(lián)由倉庫保管員保存，第二聯(lián)送交財務(wù)，第一聯(lián)返回供應(yīng)部，物料入庫待驗。
　　月底結(jié)帳時如發(fā)票未到，由采購員辦理暫入庫手續(xù)，發(fā)票到達后辦理正式入庫沖回暫入庫，業(yè)務(wù)員填寫入庫單，供應(yīng)部負責人審核簽字，倉庫保管員填寫本批物料批號、代碼、檢驗報告單號并簽字確認，財務(wù)部依據(jù)入庫單及合格報告單辦理入庫及結(jié)算業(yè)務(wù)。
　　為保證供貨質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)建立供應(yīng)商評估小組，由質(zhì)量管理部、財務(wù)部、供應(yīng)部等有關(guān)部門參與，并定期對供應(yīng)商進行評估。主要物資的采購應(yīng)確定兩個以上的定點單位，以保證物資渠道的暢通。

　　供應(yīng)部管理制度
　　直接上級：總經(jīng)理；
　　部門性質(zhì)：負責采購、供應(yīng)材料、備品配件其他物資；
　　管理權(quán)限：受辦公室委托，行使對采購、供應(yīng)的管理權(quán)限，并承擔執(zhí)行公司規(guī)章制度、管理規(guī)程及工作指令的義務(wù)；
　　管理職能：合理地組織采購，并及時供應(yīng)生產(chǎn)所需的物資；
　　供應(yīng)部職責：
　　1 從辦公室的統(tǒng)一指揮，嚴格執(zhí)行工作指令，一切管理行為向辦公室負責；
　　2．負責編制原、輔材料及備品配件的供應(yīng)計劃。認真組織原輔材料、包裝材料的供應(yīng)與采購，做好原輔材料、包裝材料等備品配件的進、出、存庫統(tǒng)計核算工作；
　　3．制訂本部的工作計劃和目標；
　　4．了解市場上公司所需采購的物資、備品的變化的情況；
　　5．調(diào)查研究本行業(yè)采購物資、備品的規(guī)律；
　　6．采購方式設(shè)定；
　　7．對主要供應(yīng)商進行等級、品質(zhì)、交貨期、價格、服務(wù)、信用等能力的評估；
　　8．采購前要詢價、比價、議價；
　　9．合理編制采購計劃、實施采購；
　　10．處理與協(xié)調(diào)和供應(yīng)商之間的關(guān)系；
　　11．組織對物資市場信息的搜集和分析；
　　12．檢查、考核、評比采購人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力；
　　13．完成臨時交辦的其他事項；
　　1 供應(yīng)部在職人員行為規(guī)范：
　　1.1 本職位人員所必須作的許多重要的決定，都是以良好的普通常識及邏
　　輯判斷做依據(jù)。
　　1.2 本職務(wù)說明不可能涵蓋所有的事項，本職位人員應(yīng)執(zhí)行由采購經(jīng)理在任何時間所指派之任何公務(wù)。
　　1.3與賣場的充分溝通與密切配合的合作關(guān)系，是本職位成功的必要條件。
　　1.4 采購人員成功的要素有下列七項，本職位人員應(yīng)確實做好：
　　（1） 操守廉潔
　?。?） 掌握市場
　　（3） 積極認真
　?。?） 適應(yīng)性強
　?。?） 精打細算
　?。?） 精打細算
　　2 采購程序 ：
　　2.1 采購工作以“采購計劃”和“認證結(jié)果”為依據(jù)。
　　2.2 采購安全性關(guān)鍵器件必須是其獲得了安規(guī)認可。
　　2.3 在可行時，可以委托物料加工者或采購代理方進行進貨檢驗，但應(yīng)與之形成質(zhì)量保證協(xié)議。
　　2.4 采購人員必須具備采購活動需要的專業(yè)知識，能熟練運用電腦在信息網(wǎng)上進行數(shù)據(jù)處理工作，有一定的英語水平和較好的談判技能。
　　2.5 根據(jù)生產(chǎn)計劃，采購部下達經(jīng)批準的基本物料采購計劃、零星采購計劃，該計劃是采購活動中“采購什么？采購多少？何時到貨？”的基本依據(jù)。
　　2.6 采購部根據(jù)器件的分類，把基本物料采購計劃分配給不同的采購責任人。
　　2.7 采購責任人員在收到采購計劃后，應(yīng)認真核對計劃的可執(zhí)行性，如有不可執(zhí)行的項目，應(yīng)以書面形式反饋給計劃制訂部門，以便計劃部門及時調(diào)整計劃。
　　2.8 采購人員將采購計劃逐項核對評定的供應(yīng)商相關(guān)信息，擬制采購訂單，采購訂單應(yīng)清楚列明采購物料對應(yīng)的本公司編碼、生產(chǎn)廠家、相應(yīng)的廠家規(guī)格/型號、采購數(shù)量和要求交貨的日期等。貨期不能滿足時，需注明新的定約時間。
　　2.9 采購訂單必須按采購訂單審批、簽返流程進行規(guī)范化和審批，采購人員將經(jīng)采購經(jīng)理或其授權(quán)人批準的訂單發(fā)給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)簽返以示確認。采購訂單簽返后即生效，其復(fù)印件應(yīng)由采購部存檔并妥善保管。
　　2.10 簽返的訂單如有價格、貨期、包裝的更改，采購人員應(yīng)重新評議。
　　2.11 采購計劃中，未列入評定合格供應(yīng)商的物料，則屬風險采購；風險采購必須在申請單獲得準許后，方可實施采購。此物料的使用應(yīng)由相關(guān)技術(shù)人員明確特定用途和要求，不可簡單二次使用的此類物料，如有二次使用應(yīng)在受控狀態(tài)下進行。
　　2.12 訂單下達后，采購人員負責跟單，不斷提醒供應(yīng)商按期交貨。
　　2.13 貨到暫存庫，采購員應(yīng)告知暫存庫收貨人員物料的緊急程度，以便及時送檢。
　　2.14 采購安全關(guān)鍵器件必須是其獲得了安規(guī)認可，未獲認可不得采購；因技術(shù)改進或其他特殊要求需作物料替換時，必須履行規(guī)定的認可審批手續(xù)。
　　2.15 當顧客特別要求時，可在本公司或供應(yīng)商處對采購物料進行符合性驗證。
　　2.16 外協(xié)加工控制
　　a)外協(xié)加工采購小組負責及時、正確地申請、傳送外協(xié)加工所需技術(shù)文件、專用工裝和儀器；
　　b)對重點物料，由外協(xié)采購人員組織對外協(xié)供應(yīng)商相關(guān)人員進行技術(shù)培訓(xùn)、生產(chǎn)現(xiàn)場技術(shù)指導(dǎo)和并進行首次加工評審。外協(xié)物料可以由質(zhì)檢部檢驗員或授權(quán)人在供應(yīng)商現(xiàn)場檢驗，也可以送回檢驗，具體檢驗方式由技術(shù)工程部提出、實施；
　　c)由采購部負責保持和外協(xié)加工供應(yīng)商的日常溝通和聯(lián)絡(luò)，協(xié)調(diào)解決外協(xié)加工過程中的品質(zhì)、工藝等問題。
　　d)由技術(shù)工程部組織對外協(xié)供應(yīng)商實施定期考評，組織工藝輔導(dǎo)和品質(zhì)稽查，監(jiān)督供應(yīng)商落實糾正、預(yù)防措施。
　　e)外協(xié)供應(yīng)商必須按公司的要求提供產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的有關(guān)品質(zhì)數(shù)據(jù)，該數(shù)據(jù)由質(zhì)量工程部管理并納入公司質(zhì)量月報中。
　　3 驗貨控制程序
　　3.1 供應(yīng)商將物料送到暫存庫，暫存庫管理人員在接收送來的物料時，應(yīng)對其品種、數(shù)量和包裝進行核對和登記。
　　3.2 暫存庫管理人員填寫送檢單并送到質(zhì)檢部，由質(zhì)檢人員實施驗證，對于風險采購物料質(zhì)檢部應(yīng)按加嚴方式驗證或檢驗方可入庫。
　　3.3 對于已經(jīng)在外協(xié)廠或其他場所檢驗的物料，暫存庫根據(jù)質(zhì)檢部開具的合格單據(jù)進行“直接接收”操作。

　　第二篇

　　物資采購管理制度
　　一、采購管理制度

　　（一）采購依據(jù)

　　1、本公司各類物資采購均需提出申請，填寫“采購?fù)ㄖ獑巍?，由采供部統(tǒng)一采購。

　　2、凡食堂食品采購，憑食堂報單采購；如由公司經(jīng)費報銷商品的采購，憑需求單位填寫并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準的“采購?fù)ㄖ獑巍苯邮懿少徣蝿?wù)，否則應(yīng)拒絕接受任務(wù)。反之，以失職處罰。

　　3、采供部憑“采購?fù)ㄖ獑巍辈少?，不得隨意變換物資的品種、規(guī)格、數(shù)量，否則，后果自負；如因“采購?fù)ㄖ獑巍庇姓`而購錯了物資，由簽發(fā)“采購?fù)ㄖ獑巍钡呢撠熑素撠煛?br>
　?。ǘ┎少徳瓌t

　　1、嚴禁非專職采購員采購物資。

　　2、洽談采購交易業(yè)務(wù)，必須有兩人以上共同進行。

　　3、堅持貨比三家，如庫存期貨（指庫存一個月以上的商品）進貨800元以上，2000元以內(nèi)，必須將貨比三家的情況向分管領(lǐng)導(dǎo)報告，取得同意后，方可進貨；2000元以上，需報總經(jīng)理同意后，方可進貨；以減少庫存積壓，有利于資金周轉(zhuǎn)。

　　4、大宗物資采購，由總公司組織公開招標采購。米、面、油原則兩月一次；煤炭兩月一次。采購程序按《淮陰師范學(xué)院飲食服務(wù)總公司物資招標工作暫行規(guī)定》（見付件）執(zhí)行。

　　5、實行采購回避制度。凡涉及與親屬進行業(yè)務(wù)交往的要主動回避。

　　6、采購中嚴禁接受“送點”“帶點”或“拿點”“吃點”行為。

　　7、加強物資招標的監(jiān)控管理工作。

　?。ㄈ┎少徱?br>
　　1、物資采購必須從批發(fā)市場或產(chǎn)地進貨。

　?。?）米、面必須從具備加工條件，符合衛(wèi)生要求的大型正規(guī)廠家進貨；

　?。?）干貨在保證質(zhì)、價前提下，必須從批發(fā)市場或產(chǎn)地進貨；

　?。?）調(diào)味品必須在先查驗衛(wèi)生許可證，質(zhì)量合格證（保留復(fù)印件）、產(chǎn)品生產(chǎn)日期后采購；

　　2、嚴禁購變質(zhì)、變味及未經(jīng)食品衛(wèi)生檢驗的私人葷食，對推銷搭配食品嚴格控制；

　　3、物資采購必須開具正規(guī)統(tǒng)一發(fā)票（農(nóng)貿(mào)市場除外）；采購中涉及的稅費一律由賣方承擔，采購進價一律為含稅價；

　　4、如一時采購不到的短缺商品，要及時向需求單位說明原因，并采取補救措施，保證工作正常運轉(zhuǎn)；

　　5、采購率要達到80%以上；部分采購數(shù)量（蔬菜類的）可在要求的數(shù)量上下浮動20%；

　　6、采購員需保管好隨身所帶的現(xiàn)金、支票，如有缺少，后果自負。

　?。ㄋ模┎少彆r間

　　1、每日早上5：30分到淮海菜場采購葷菜（餐廳采購單務(wù)必于前一天下午六點前開出）下午1：00到南門菜場采購蔬菜（各餐廳采購單務(wù)必于當天上午十點半前開出）。

　　2、北校區(qū)周六周日的蔬菜于當天凌晨2：30在星光菜場采購（餐廳采購單務(wù)必于前一天下午六點前開出）。

　　3、各餐廳到總公司倉庫打單領(lǐng)物資。

　　4、周二上午為日常采購。

　　5、周三上午第六餐廳小賣部物資采購。

　　6、周四到王營糧食市場采購雜糧。

　　7、周五晚上買魚。

　　8、周六上午第六餐廳小賣部物資采購。

　　9、大宗物資憑出庫單供貨，在24小時內(nèi)將物資送到。

　　二、物資驗收、保管管理制度

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　　1、驗收員在驗收商品時，要注意檢驗、核對商品的數(shù)量、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、商標、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期和質(zhì)量等。

　　2、有下列情況之一，保管員可以拒絕驗收入庫；

　　（1）無生產(chǎn)廠家、地址、商標者，或有但不詳不全者。

　?。?）商品有效期已過期或已變質(zhì)；

　　（3）商品品牌與生產(chǎn)廠家不符；

　　（4）商品非本公司所需；

　?。?）商品規(guī)格不符；

　?。?）其他不符合入庫條件者；

　　（二）保管制度

　　1、采購回的物資均由驗收員、保管員驗收數(shù)量、質(zhì)量，驗收后入庫并及時打印入庫單、登記入帳。

　　2、庫內(nèi)物資要合理分類，擺放整齊，明碼標簽，先進先出，防止霉變，防止鼠害。

　　3、物品出庫要有出庫單，建立物資出入庫帳冊，做到帳物相符，手續(xù)齊全。

　　4、每天進出物品要及時記帳，定期編報收支結(jié)存表，月終盤點表，每月2日前將上月倉庫報表上報總帳會計，對盤盈盤虧物品要查明原因，報領(lǐng)導(dǎo)批準登記入帳。

　　5、凡進庫的原料、半成品概不對外供應(yīng)轉(zhuǎn)讓。管好固定資產(chǎn)和各種炊餐具，固定資產(chǎn)借出需有經(jīng)理批準，易碎物品等借出需留下足夠押金。對新購設(shè)備及時登記固定資產(chǎn)帳。報廢時經(jīng)有關(guān)人員鑒定報主管部門批準后方可銷帳。

　　6、做好周轉(zhuǎn)容器的保存管理工作（如：麻袋、面粉袋、蛋筐等）。庫房內(nèi)不準為私人存放物品。

　　7、庫房內(nèi)不準閑人進入。

政府采購招標流程

一、接受委托
政府采購中心接到采購項目審批表后辦理以下事宜：
（一）填制工程采購項目受理單，并登記編號。
（二）與采購人簽訂委托代理協(xié)議。
（三）要求采購人提供圖紙、發(fā)改委立項批文等。
（四）成立由招標人代表和有關(guān)部門人員組成的項目招標領(lǐng)導(dǎo)小組，負責工程建設(shè)項目的采購工作。
二、發(fā)布招標公告及發(fā)出投標邀請書
（一）采用公開招標方式的，要發(fā)布招標公告，公告內(nèi)容主要包括：1、招標人的名稱和地址；2、招標項目的內(nèi)容、規(guī)模、資金來源；3、招標項目的施工地點和工期；4、獲取招標文件或者資格預(yù)審文件的地點和時間；5、對招標文件或者資格預(yù)審文件收取的費用；6、對投標人的資質(zhì)等級的要求。
（二）采用邀請招標方式的，采購中心向三家以上具備承擔施工招標項目的能力、資信良好的特定的法人或者其他組織發(fā)出投標邀請書，投標邀請書內(nèi)容與招標公告所載明的內(nèi)容一致。
三、資格審查
（一）采取資格預(yù)審的，采購中心發(fā)布資格預(yù)審公告、編制資格預(yù)審文件，資格預(yù)審公告適用有關(guān)招標公告的規(guī)定，在資格預(yù)審文件中載明資格預(yù)審的條件、標準和方法；根據(jù)招標項目本身的特點和需要，要求潛在投標人或者投標人提供滿足其資格要求的文件，采購中心組織相關(guān)部門對潛在投標人或者投標人進行資格審查；經(jīng)資格預(yù)審后，采購中心向資格預(yù)審合格的潛在投標人發(fā)布資格預(yù)審合格通知書，告知獲取招標文件的時間、地點和方法，并同時向資格預(yù)審不合格的潛在投標人告知資格預(yù)審結(jié)果。
（二）采取資格后審的，在招標文件中載明對投標人資格要求的條件、標準和方法。
四、報名登記
投標人代表攜帶本人身份證件和授權(quán)委托書按公告規(guī)定的時間地點到采購中心報名登記、領(lǐng)取資格預(yù)審文件。
五、編制招標文件
采購中心根據(jù)施工招標項目的特點和需要編制招標文件。招標文件包括下列內(nèi)容：1、投標人須知；2、合同主要條款；3、投標文件格式；4、采用工程量清單招標的，應(yīng)當提供工程量清單；5、技術(shù)條款；6、設(shè)計圖紙；7、評標標準和方法；8、投標輔助材料。
六、出售招標文件
招標文件經(jīng)招標領(lǐng)導(dǎo)小組審核確認后，采購中心按招標公告、資格預(yù)審合格通知書或者投標邀請書規(guī)定的時間、地點出售招標文件，自招標文件出售之日起至停止出售之日止，最短不得少于五個工作日。
七、補遺
根據(jù)需要，招標人或采購中心可以對已發(fā)出的招標文件進行必要的澄清或修改，以補遺書形式通知所有投標人。補遺書必須在開標前三日發(fā)出。
八、現(xiàn)場踏勘
采購中心根據(jù)招標項目的具體情況，可以組織潛在投標人踏勘項目現(xiàn)場，向其介紹工程場地和相關(guān)環(huán)境的有關(guān)情況，采購中心或招標人不得單獨或者分別組織任何一個投標人進行現(xiàn)場踏勘。如情況許可，可以不組織現(xiàn)場踏勘。
九、答疑
對于潛在投標人在閱讀招標文件和現(xiàn)場踏勘中提出的疑問，采購中心以書面形式或召開投標預(yù)備會的方式解答，但需同時將解答以書面方式通知所有購買招標文件的潛在投標人，該解答的內(nèi)容為招標文件的組成部分。
十、招標方式
工程招標原則上實行無標底招標，采購中心在提供招標文件時，同時提供工程量清單。需要有標底招標編制標底的，編制過程和標底必須保密，標底在評標時只做參考，不做評標的唯一依據(jù)。
十一、投標及提交投標保證金
（一）投標人按照招標文件要求，在提交投標文件截止時間前將投標文件密封送達投標地點，并由采購中心簽收保存，不得開啟。投標人在提交投標文件截止時間前可以補充、修改或者撤回已提交的投標文件，并書面通知采購中心，補充、修改的內(nèi)容為投標文件的組成部分，在投標截止時間前遞交給采購中心。
（二）投標人的投標保證金隨投標文件一起提交給采購中心。投標保證金除現(xiàn)金外，可以是銀行出具的銀行保函、銀行匯票。投標保證金數(shù)額為工程概算的2%。
十二、組建評標委員會
評標委員會由招標人代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟方面的專家組成，成員為五人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。招標人代表不得以專家身份出現(xiàn)。評標委員會人員名單在中標結(jié)果確定前要保密。
十三、開標、評標、定標
開標會議在招標文件確定的提交投標文件截止時間的同一時間公開進行。開標地點應(yīng)為招標文件中的地點。開標會議由采購中心工作人員主持，參加人員包括采購單位代表、投標單位代表、紀委監(jiān)察監(jiān)督員、采購監(jiān)督員、公證等部門人員參加。
（一）開標、評標、定標會議程序一般包括：1、投標人報到，交投標保證金、遞交投標文件；2、召開開標預(yù)備會議（要求投標人回避）；3、向全體與會人員介紹參加開標會議的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督人員；宣讀參會的投標單位及代表名單；4、宣布開標會議紀律；5、宣讀招標文件主要內(nèi)容；6、由投標人代表檢查投標文件密封情況；7、抽簽決定唱標順序；8、唱標；9、投標人退場回避；10、評標委員會人員進入會場；11、收繳會場人員通訊工具；12、評標、定標；13、向全體與會人員公布中標結(jié)果；14、公布評委人員名單；15、質(zhì)疑、答疑；16、會議結(jié)束。
（二）評標
1、評標由依法組建的評標委員會負責，按招標文件中規(guī)定的評標辦法進行評標。并在嚴格保密的情況下進行，并由紀檢監(jiān)察、采購監(jiān)管辦、公證部門人員現(xiàn)場監(jiān)督。
2、評委應(yīng)充分研究招標文件并熟悉招標項目的范圍和性質(zhì)、主要技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標標準、評標方法和評標過程中考慮的相關(guān)因素。在評標時，評委首先對各投標文件進行初審，列出重大偏差和細微偏差，出現(xiàn)重大偏差的應(yīng)作廢標處理，對于細微偏差，評委會應(yīng)當要求投標人在評標結(jié)束予以補正。
3、初步評審后，評標委員會應(yīng)當根據(jù)招標文件的評標方法、評標標準，對初步評審的投標文件，進行詳細評審。
4、采用最低價法評標的，由評標委員會對投標人的預(yù)算進行審查，評審出不低于企業(yè)成本的最低報價投標人。
5、采用綜合評標法的，評審的因素包括：工程質(zhì)量、施工工期、投標報價、施工組織設(shè)計或施工方案、投標人資質(zhì)、項目經(jīng)理資質(zhì)及業(yè)績。評標委員會完成評標后，向招標人提出書面評標報告，推薦1－3名中標候選人，并標明排列順序。
（三）定標
由招標人根據(jù)評標委員會提交的書面評標報告確定中標人，或者由招標人授權(quán)評標委員會直接確定中標人。
招標人應(yīng)當確定排名第一的中標候選人為中標人。排名第一中標候選人放棄中標的，因不可抗力提出不能履行合同或不按招標文件規(guī)定不提交履約保證金的，招標人可以授權(quán)評標委員會直接確定排名第二的為中標人，第三名同樣程序。
（四）發(fā)中標通知書
1、中標人確定后，由采購中心向中標人發(fā)出中標通知書，并將中標結(jié)果通知所有未中標的投標人。
2、投標人如對本次招投標活動有問題需質(zhì)疑，可以書面形式向招標人或采購中心提出，招標人或采購中心將按采購法規(guī)定及時給予合理公正答復(fù)。
十四、提交招標情況書面報告
采購中心自發(fā)出中標通知書之日起十五日內(nèi)，向政府采購監(jiān)督部門提交招投標情況書面報告。
（一）包括招標范圍；
（二）招標方式和發(fā)布招標公告媒體；
（三）招標文件中投標人須知、技術(shù)條件、評標標準和方法；
（四）評標委員會的組成和評標報告；
（五）中標結(jié)果。
十五、簽訂施工合同
招標人和中標人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)，按照招標文件和中標人投標文件簽訂書面合同，采購中心負責合同審核。合同一式五份，甲乙雙方各一份，采購中心和采購監(jiān)管辦等各一份。
十六、退還投標保證金
招標人與中標人簽訂合同后五個工作日內(nèi)，采購中心向未中標的投標人退還投標保證金。
十七、招投標資料整理
招標結(jié)束后，采購中心將合同及招投標過程資料一并整理成冊，存檔保存。
整理資料有：采購申請、審批表、采購項目受理單；采購中心與采購人簽訂的委托代理協(xié)議；招標公告；招標文件；補遺書；資質(zhì)審查文件；圖紙答疑；標底編制文件；供應(yīng)商報名表；參加會議人員名單；評委會成員名單；開標記錄；廢標情況說明；評標報告；中標單位投標文件；各投標單位標函匯總表；公證處書面公證詞；中標通知書；中標公告；施工合同；驗收證明；質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定；其它應(yīng)保存的有關(guān)資料。