科技檔案整理方法

如何進行檔案整理

檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進行檔案整理，歡迎閱讀。

檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等)，轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則： 以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

二、檔案的分類和大類設置辦法

(一)大類的設置 原則上每各單位設置八個大類，即文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案(含科研、基建、設備儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

(二)各類內(nèi)檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關個人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務)分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內(nèi)從“1”開始編制一個流水號。

(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務主管機關的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

2、業(yè)務檔案按種類----保管期限---年度分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

4、會計類檔案分類有2種方法

(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量少的單位。

(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

7、實物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實物類可分為榮譽類、紀念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務、其他。

三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制

(一)全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”， 標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字.

(二)目錄號編制。 填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼 。案卷目錄號應根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內(nèi)不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數(shù)字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時，省略間隔符。

1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務檔案(如果一個單位的業(yè)務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識);J代表科技檔案;K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實物。

2、采用阿拉伯數(shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個不同的保管期限。

3、目錄號編制示例

業(yè)務檔案 目錄號 y1 代表永久類的業(yè)務檔案;Y2 代表長期(或30年)類的業(yè)務檔案;y3 代表短期(或10年)類的業(yè)務檔案。

(三)案卷(件)號、頁號

1、案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復的案卷號，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內(nèi)編寫頁號。

2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號，每一件內(nèi)編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。

3、頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數(shù)字標識。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。

四、檔案整理的質量要求：

(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。

1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水;收集工作應立足本單位,注意業(yè)務部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領導簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔;有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關于同一問題的請示和批復應一起歸檔。

2、分類科學。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

A.時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的.分年度時.以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準，據(jù)以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

(1)跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度;沒有復文的，放在請示年度;多份文件(如組織關系、工資關系、行政介紹信等)作為一件的，可標起止時間;跨年度的規(guī)劃、計劃、預算，放在文件內(nèi)容針對的第一個年度;跨年度的總結、報告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個年度;跨年度的會議文件，放在會議結束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準的年度。

(2)按專門年度(如教學年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

(3)沒有標明落款日期的文件材料.應通過對照等手段考證文件的準確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

(4)臨時性機構，存在時間不長(兩年以內(nèi))，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。

B.來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。

C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團和業(yè)務管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務性、規(guī)范性文件和調研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉發(fā)件與被轉發(fā)件放在一起組卷。文電應合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進行，并保持連續(xù)性，某個內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

4、正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開 。

(1)永久保存的.文件有以下八個重要方面：一是本機關制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協(xié)會、經(jīng)濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。 要因機關性質來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關機構設置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結、規(guī)范性文件、重要業(yè)務事項的文件、重要專題的調研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。四是本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結、結合性統(tǒng)計報表等。五是本機關機構演變、人事任免等文件材料。六是本機關房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。七是上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務標準、中長期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料;主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機關人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計劃、總結、專題調研材料等。 五是本機關關于一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統(tǒng)工程，是分階段進行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業(yè)務。至于一般性的工作報告、總結、統(tǒng)計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關制發(fā)的關于本機關主管業(yè)務，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機關都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業(yè)務，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。八是同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規(guī)劃)、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術性等方面的問題。

(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業(yè)務主管部門文件永久從嚴(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內(nèi)部科室加掛縣機構牌子,期限提高.五是本級簡報30年

B、會計檔案。

(1)會計憑證：保管15年。

(2)會計帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

(3)會計報表：決算報表永久保管(包括文字分析)，會計月報表保管15年。

(4)其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調節(jié)表、銀行對帳單保管5年

。

C、科技檔案?；?、科研：永久，設備檔案：長期。

E、音像、電子、實物檔案：永久。

F、業(yè)務檔案保管期限按上級業(yè)務主管部門要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務檔案存在的價值確定。

如何整理建立電子檔案并歸類

可以買個檔案軟件，歸類方式可以參照檔案局對企事業(yè)單位的一些標準。
檔案整理的方法：
一是以“案卷”為單位整理。
二是以“件”為單位整理。1、以“案卷”為單位整理。
1）以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。
2）所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編
目的過程。
分類即按照立檔單位的檔案分類方案，
對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。
3）以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮
和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。
4）以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》
5）以“案卷”為單位檔案整理的適應范圍
（1）大部分單位短期保管（現(xiàn)
10年）的文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書檔案一般按“卷”整理
（2）各單位專門業(yè)務檔案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學
技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按
國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；?br>工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
（4）會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）
。6）按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、
編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編
制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
或參考資料：

誰知道技術檔案管理流程和管理方法？

　　以下是鐵道技術檔案管理的實施細則,相信對你有借鑒的意義
　?。ǎ?1）鐵辦字53號 1981年1月13日）

　　第一章 總則

　　第1條 為了建立、健全科學技術檔案工作，完整地保存和科學地管理鐵路科學技術檔案（以下簡稱鐵路科技檔案），充分發(fā)揮鐵路科技檔案在社會主義現(xiàn)代化建設中的積極作用，遵循“中華人民共和國科學技術檔案工作條例”的規(guī)定，結合鐵路系統(tǒng)的實際情況，特制定本規(guī)則。
　　第2條 鐵路科技檔案，是鐵路運輸、生產(chǎn)技術、基本建設和科學研究等技術活動中形成的，具有利用價值，按照歸檔制度歸檔，集中保管的科技文件材料。主要形式有：圖片（包括底圖）、圖表、文字材料、計算材料、膠卷（片）、照片等。
　　鐵路科技檔案種類有：
　　1、鐵路運輸檔案；
　　2、生產(chǎn)技術檔案；
　　3、基本建設檔案；
　　4、科技研究檔案；
　　5、設備儀器檔案；
　　6、鐵路標準檔案。
　　第3條 鐵路科技檔案，是鐵路運輸生產(chǎn)、建設和科研等技術活動的歷史記錄，是全路職工勞動和智慧的結晶，是鐵路現(xiàn)代化運輸、產(chǎn)品制造、基本建設、科學研究和設備維修的依據(jù)和必要條件，是國家的寶貴財富。因此，鐵道部、各鐵路局、工程局、設計院、規(guī)劃院、工廠、鐵道科學研究院（所）、鐵道學院（校）以及有科技檔案的基層單位（以下簡稱各單位），都必須建立、健全科技檔案工作，對科技檔案實行集中統(tǒng)一管理，保證科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效地利用。
　　第4條 鐵路科技檔案工作，是一項專門的事業(yè)，是鐵路企業(yè)技術管理工作的組成部分，各單位都必須把科技檔案工作納入技術管理工作中去，加強領導。

　　第二章 鐵路科技檔案管理體制和領導關系

　　第5條 鐵路科技檔案工作，實行統(tǒng)一領導分級管理原則。鐵道部對部屬各局、廠、院、?？萍紮n案工作實行統(tǒng)一的領導和管理。部屬各局、廠、院、校對所屬單位的科技檔案工作，要進行統(tǒng)一領導和管理，制定具體的實施辦法和措施。
　　第6條 鐵道部檔案管理處，是鐵道部管理全路檔案工作的職能機構。它負責擬訂檔案管理制度、規(guī)劃、計劃和措施，總結交流和推廣檔案工作經(jīng)驗，培訓檔案工作干部，對鐵路系統(tǒng)各單位檔案工作，進行監(jiān)督、檢查和業(yè)務指導。
　　第7條 鐵道部檔案館，主要任務是：
　　1、按照鐵道部規(guī)定的進館范圍和進館辦法，對鐵路系統(tǒng)的科技檔案和文書檔案進行收集、整理保管和提供利用；
　　2、根據(jù)需要，編制檔案查找利用工具，編寫專題資料匯編和鐵路史料；
　　3、負責全路進館檔案的縮微復制工作。
　　第8條 部屬各局、廠、院、校，要設立直屬科技檔案管理工作機構，在總工程師的領導下，統(tǒng)一管理本機關和所屬單位的科技檔案工作。
　　第9條 各單位必須根據(jù)需要為科技檔案部門確定定員，并按定員配備能勝任工作的干部。從事檔案工作的科技人員，是技術管理干部，應保持其技術職稱，與其他科技管理人員享受同等待遇和晉升。
　　第10條 各單位都要積極創(chuàng)造條件，采取措施，加強科技檔案隊伍的建設，培訓本系統(tǒng)科技檔案人員，不斷提高檔案業(yè)務水平。
　　第11條 部屬各單位科技檔案管理工作機構的任務：
　　1、負責擬定本單位的科技檔案管理實施辦法；
　　2、負責對所屬單位的科技檔案工作進行監(jiān)督、檢查和業(yè)務指導；
　　3、負責科技檔案室的下列工作：
　?。?）收集、整理、保管和統(tǒng)計本單位的科技檔案；
　　（2）積極開展科技檔案的利用工作，編制各種查找利用工具和匯編參考資料工作；
　?。?）督促和協(xié)助本單位有關人員正確的整理需要歸檔的科技文件材料；
　?。?）負責組織和承辦科技檔案的鑒定和銷毀工作；
　?。?）組織和監(jiān)督科技檔案的核對、修改和補充工作；
　　（6）負責向鐵道部檔案館辦理科技檔案的進館工作；
　　（7）對科技文件材料的形成、積累、立卷、歸檔有監(jiān)督、指導的責任；
　?。?）負責做好科技檔案的復制工作；
　　（9）兼管科技資料工作。

　　第三章 科技文件材料的形成和歸檔

　　第12條 鐵道部機關各專業(yè)主管局和部屬各單位，在制定有關規(guī)章制度時，對必要的科技文件材料的組成與內(nèi)容、形成與積累、立卷與歸檔應做以明確的規(guī)定。對科技文件材料的形成、積累、立卷、歸檔，應納入有關部門和科技人員的職責范圍、工作程序和崗位責任制中去。沒有完整、準確的科技文件材料的歸檔，不能算完成任務。
　　第13條 各設計、施工和基建單位，都要嚴格按照有關規(guī)定、認真積累、繪制設計、施工、竣工技術文件材料。在基本建設工程竣工時，工程部門（施工單位）要及時整理、編制、移交完整、準確和質量良好的竣工文件和竣工圖。辦理交接驗收工作，必須移交完整、準確和質量良好的竣工圖。特殊情況，移交竣工圖日期，可由交接雙方商定。屬于進館范圍的竣工圖，應繪制正式竣工圖?？⒐D有底圖的，應隨竣工圖移交給使用單位（鐵路局、工廠）保管和使用。
　　第14條 各單位對每一項科研成果、試制產(chǎn)品、基建工程，在進行鑒定、驗收時，要有有關的科技檔案部門的人員參加，對應移交、歸檔、進館的科技文件材料，進行審查和驗收。
　　第15條 各項科學研究、產(chǎn)品制造、工程設計、基建施工設備安裝的負責人員或技術部門，在該項任務完成之后，必須將形成的科技文件材料，收集齊全，核對準確，按有關規(guī)定，整理分類，組成保管單位（卷、冊、袋、盒），及時地向本單位科技檔案管理機構歸檔。歸檔份數(shù)可以根據(jù)需要確定。
　　歸檔的案卷，要寫好案卷封面，卷后附備考表，填好卷內(nèi)目錄。每個項目的檔案，可以組成一個保管單位，也可以組成若干個保管單位。每個保管單位的文字材料和圖紙的折迭尺寸為297×210毫米。
　　案卷歸檔時，要辦理歸檔手續(xù)，由歸檔人編寫好案卷移交目錄一式二份，交接時雙方在移交目錄上簽字。
　　第16條 凡是歸檔的科技文件材料，都應做到書寫工整、圖象字跡清楚、反差良好、膠卷質量優(yōu)良，有利長久保存。進館的科技檔案，材質和質量都必須保證優(yōu)良，避免用復寫紙、鉛筆、元珠筆書寫。
　　第17條 鐵路科技檔案的歸檔范圍：
　　1、鐵路運輸檔案：在鐵路運輸組織、計劃和指揮中形成的列車運行圖、列車運行時刻表、列車編組計劃、機車交路圖。
　　2、生產(chǎn)技術檔案：在機車車輛、通信信號、大型機具、橋梁、及其他器材等產(chǎn)品試制、試驗、新造、改造和修理工作中，各階段形成的設計圖紙、說明書、計算書、記錄、條件、規(guī)范、工藝文件、工藝裝備以及作為設計、制造、試驗、試制、修理依據(jù)和審批鑒定的文件材料。
　　3、基本建設檔案：在鐵路線路、站場、路基、地質、樞紐、橋梁、隧道、涵渠、通信、信號、給水、排水、電力、工廠、房屋、文化福利設施和機車、車輛、主要客貨運輸設備等新建、改建、擴建、大中維修、勘測、設計、施工和竣工驗收中，形成的路網(wǎng)規(guī)劃、設計意見書、選線（廠）報告、初步設計、技術設計、施工設計、施工記錄、竣工圖、交接驗收報告、技術總結、以及作為設計、施工依據(jù)和審批鑒定的文件材料、圖紙、說明書及其他文件材料。
　　4、科技研究檔案：在科研、試驗、技術交流、應用、考察、合作、技術革新、技術革命、發(fā)明創(chuàng)造、教學研究和鐵道出版等工作中形成的科技成果、報告、計劃、大綱、任務書、論文、著作、?？?、記錄、總結、以及審批鑒定、評議、推廣和作為依據(jù)的文件材料。
　　5、設備儀器檔案：在生產(chǎn)建設、產(chǎn)品制造、研究試驗、測量化驗、養(yǎng)護維修等需要而購置、進口或自制安裝使用和儲備的機械動力設備、儀器儀表設備和非標準設備的圖紙、說明書、規(guī)程、規(guī)范、記錄等科技文件材料。
　　6、鐵路標準檔案：在鐵路產(chǎn)品標準、技術標準（部標專業(yè)標準、企業(yè)標準）和鐵路工程建設標準（標準圖、通用圖、參考圖）等的設計工作中產(chǎn)生的任務書、說明書、設計圖、計算書及其審批鑒定的文件材料。
　　援外工程檔案歸檔范圍，亦應比照上述內(nèi)容。
　　停建緩建工程的科技文件材料，要由有關技術業(yè)務部門或技術負責人整理好，送由本單位檔案部門妥善保存。
　　第18條 各單位在設計、施工、制造中，采用的鐵路標準，應作為本單位的科技檔案歸檔。但在每個基建、產(chǎn)品項目的檔案中，可以不附，只在各該項目的目錄中，注明其名稱、編號、編制日期。
　　第19條 凡在科技研究工作中形成的科技文件材料，不論成功的項目，或是不成功的項目，或是停止的項目，都應歸檔。
　　第20條 若干單位共同承辦一項任務時，所形成的科技文件材料，應該由主辦單位歸檔一套完整的檔案；協(xié)作單位只歸檔其承擔任務的有關部分，并提供相同的一份送交主辦單位。
　　第21條 科技文件材料的歸檔時間，應按照工作程序，可以分批分期立卷歸檔，也可以在科技文件材料全部形成以后一次歸檔。一般情況下，科技研究檔案，應在每項科研任務完成或停止之后歸檔；基本建設檔案，應在每個工程項目或階段竣工并交接驗收之后歸檔；生產(chǎn)技術檔案，應在每個產(chǎn)品定型或批量生產(chǎn)之后歸檔；設備儀器檔案，應在每個設備儀器使用或安裝之后歸檔；鐵路標準檔案和鐵路運輸檔案，應在每個項目批準之后歸檔。

　　第四章 鐵路科技檔案進館范圍和辦法

　　第22條 部屬各單位，對形成的重要科技檔案，要按規(guī)定的時間和辦法，送交鐵道部檔案館保管和利用。具體的進館范圍，詳見附件一。
　　第23條 進館的科技檔案，規(guī)定一套。其中：圖紙部分，有底圖的應隨同進館的檔案送檔案館，由檔案館及時地對整套檔案翻拍復制成膠卷后，底圖退回原單位保管和利用。
　　有條件的單位，對于進館范圍的科技檔案，可以翻拍復制成質量良好的35毫米有孔膠卷進館。檔案館根據(jù)需要拷貝多套以便分存和利用。
　　對負責進館的單位和時間規(guī)定如下：
　　科技研究檔案，在各科研專題項目研究成功并審查鑒定批準后，由研究單位負責進館。
　　基本建設檔案，其中，設計部分，在各該工程竣工后，由設計單位負責進館。竣工部分，在工程交接驗收的同時，由工程（施工）部門按照進館范圍，向有關接收單位（鐵路局、工廠以下同）移交。由接收單位負責，將各施工單位的全部工程竣工圖和竣工文件收集齊全，按規(guī)定整理好，向鐵道部檔案館移交進館。養(yǎng)護維修、大中修和補制部分，在大中修、核對、補制完了之后，由大中修、核對、補制單位（鐵路局、工廠）負責進館。
　　生產(chǎn)技術檔案，在各該產(chǎn)品定型或批量生產(chǎn)后，由制造主導廠（或歸口廠）負責進館。
　　設備儀器檔案，一般不進檔案館。但確屬國內(nèi)或引進先進技術的成套設備儀器檔案，使用單位認為有必要時，也可由使用單位負責復制進館。
　　鐵路標準檔案，經(jīng)鐵道部批準之后，由編制單位或歸口單位負責進館。
　　第24條 進館的科技檔案，由負責進館單位填寫案卷目錄和案卷移交目錄一式三份，并按照科研、工程、產(chǎn)品等項目編寫簡介，簡要說明各該項目的檔案形成梗概和完整程度。移交清點后，辦理移交手續(xù)，雙方在移交目錄上簽字。

　　第五章 鐵路科技檔案的管理和利用

　　第25條 科技檔案室或檔案館，對接收歸檔或進館的科技檔案，應及時地登記和整理，按照專業(yè)工作的特點，遵循科技工作的程序和科技文件材料的形成規(guī)律，進行分類和編目。
　　科技檔案的分類，必須保持科技檔案之間的聯(lián)系，便于保管和利用。一個科研項目、一項工程、一種產(chǎn)品、一部設備、一套標準所形成的科技檔案，應該分別排列在一起，不能互相混淆。同一個項目的文字材料和圖紙、要放在同類項目之中，不能分開。
　　科技檔案的編號，要與分類、排列保持一致，做到科學、適用、簡單明了。代字統(tǒng)一采用漢字或漢語拼音字母，代號統(tǒng)一采用阿拉伯數(shù)字。
　　第26條 科技檔案，歸檔后不得任意修改，必須修改時，要由移交歸檔單位的有關科技人員負責進行，但必須履行一定程序的審批手續(xù)。
　　第27條 科技檔案，必須有專門庫房保管，庫房要做好防盜、防火、防潮、防蟲鼠、防塵、防曬、防震等。庫房要與易燃、易爆、易染等物品隔離，嚴禁用非防潮地下室作庫房。保管紙張檔案的庫房，要保持適當?shù)臏囟群拖鄬囟取?br>　　第28條 保存科技檔案，要有專門的柜、架和檔案盒、膠卷（片）檔案要有專門的芯架和卡片柜。35毫米膠卷檔案，每卷不超過30M，并裝在吸潮的紙盒內(nèi)為宜。
　　第29條 科技檔案庫房，要建立定期檢查制度，遇有特殊情況，應進行全面或重點檢查，作出詳細記錄，發(fā)現(xiàn)檔案破損，要及時修補或復制。管理人員調動時，應辦理移交手續(xù)。
　　第30條 凡是單位撤銷或變動，以及建筑物，構筑物、設備、儀器轉移使用或產(chǎn)品轉產(chǎn)時，應將檔案整理妥善，根據(jù)工作需要，按照保證科技檔案完整的原則，經(jīng)上級主管機關批準后，向接受單位辦理移交手續(xù)。
　　第31條 科技檔案部門，要采用新技術、新設備，改善保管形式和條件，逐步實現(xiàn)檔案保管技術現(xiàn)代化，提高利用效率。
　　第32條 管理科技檔案，要做到平戰(zhàn)結合。鐵道部對進館的科技檔案，要統(tǒng)一安排，采用縮微技術和多套分存措施，保證非常情況下重要科技檔案的安全。
　　第33條 各單位建筑或增添保管科技檔案的庫房、設備和用品的費用，應從企業(yè)事業(yè)的生產(chǎn)、科研或事業(yè)費中開支。新建單位，應同時建設符合要求的科技檔案庫房。
　　第34條 科技檔案部門，要以社會主義現(xiàn)代化建設為中心，積極主動地開展科技檔案的利用工作。根據(jù)需要編制必要的檢索工具（目錄、卡片、索引）、參考資料、史料，及時地提供科技檔案為科學技術研究、生產(chǎn)建設工作服務。既要保守機密，又要充分發(fā)揮科技檔案的作用，及時調整密級，擴大利用與交流范圍。
　　科技檔案部門，要建立科技檔案利用制度。借閱、復制、供應、要有批準，檢查手續(xù)。
　　第35條 借閱科技檔案的人員，應保持案卷的完整與安全，不得轉借、拆散、涂改、抽換、損壞、丟失和泄密。檔案人員對歸還的案卷，應詳細檢查、注銷。進館的科技檔案，一般情況下，只能在檔案館內(nèi)閱讀、抄錄和復制提供利用。歸檔的底圖，除了批準復制、修改等外，一般地不準拿出科技檔案室。
　　第36條 各單位對已經(jīng)超過保管期限的科技檔案要定期做好鑒定工作。對確已失去保存價值的科技檔案可剔除銷毀。
　　鐵路科技檔案保管期限，一般分永久、長期（二十年以上）、定期（十五年以下）三種。科技檔案保管期限表，詳見附件二。
　　鐵路科技檔案的鑒定工作要在總工程師領導下進行。鑒定時，必須對已超過保管期限的科技檔案詳細審查。要銷毀的科技檔案，必須造具清冊，經(jīng)本單位領導審核批準。銷毀科技檔案，要指定監(jiān)銷人，防止失密。

　　第六章 附則

　　第37條 各單位應根據(jù)本規(guī)則，結合本單位具體情況，自行制定實施辦法或工作細則，報部備案。
　　以前鐵道部頒發(fā)的有關辦法、規(guī)定等，如與本規(guī)則有抵觸者，按本規(guī)則執(zhí)行。
　　第38條 本規(guī)則自公布之日起實行。
　　本規(guī)定公布日之前，已形成、歸檔、進館的科技檔案，按照以前規(guī)定執(zhí)行。
　?。ǜ郊裕?(中央法規(guī))

科技檔案管理的內(nèi)容

收集工作是把科技檔案從其形成部門或形成單位集中到企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理部門或科學技術檔案館(見科學技術檔案收集)，為實現(xiàn)科學管理打下基礎；整理工作是將集中起來的科技檔案按其形成規(guī)律和內(nèi)容、形式特點，進行科學分類 (見科學技術檔案分類)、 系統(tǒng)排列和基本編目，實現(xiàn)庫藏科技檔案的科學組織和系統(tǒng)化;鑒定工作是通過對科技檔案完整、準確、系統(tǒng)的質量和保存價值的鑒別分析，決定其保管等級的科學劃分及篩選存毀(見科學技術檔案鑒定)；保管工作是以科學的管理手段和技術措施保護科技檔案的完整和安全,保證科技檔案在質量上的準確,維護庫藏科技檔案的科學序列，為最大限度地延長科技檔案的自然壽命和保證科技檔案的有效利用提供條件并實行監(jiān)督；統(tǒng)計工作是通過統(tǒng)計數(shù)字的積累和分析，掌握庫藏科技檔案的數(shù)量和質量，以及科技檔案管理和利用工作的基本狀況,既是保護科技檔案對其實行監(jiān)督的基本手段,也為科學地組織管理科技檔案提供數(shù)字依據(jù)；提供利用工作是通過創(chuàng)造條件，以各種有效的方式將科技檔案信息開發(fā)出來，滿足有關工作的需要。