檔案借閱交接單

一、會(huì)計(jì)檔案

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料等會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)?！兑?guī)范》第四十五條對會(huì)計(jì)檔案管理問題作出了規(guī)定。

（一）會(huì)計(jì)檔案的范圍

會(huì)計(jì)檔案的范圍一般指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分。

（1）會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

（2）會(huì)計(jì)賬簿。會(huì)計(jì)賬簿是由一定格式、相互連接的賬頁組成，以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

（3）會(huì)計(jì)報(bào)表。會(huì)計(jì)報(bào)表是反映企業(yè)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，主要有主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)，月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表，年度會(huì)計(jì)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、資金流量表財(cái)務(wù)情況說明書等。

（4）其他會(huì)計(jì)核算資料。其他會(huì)計(jì)核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的，由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)物數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)物清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊等。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化單位儲(chǔ)存在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并保管。

（二）會(huì)計(jì)檔案的裝訂與保管

1.會(huì)計(jì)檔案的整理立卷

會(huì)計(jì)年度終了后，對會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。會(huì)計(jì)檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。

（1）分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。一般講財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報(bào)表，四類文字資料及其他。

（2）檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。

（3）管理要求統(tǒng)一。建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案簿、檔案資料目錄；會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊，報(bào)表和文字分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

2.會(huì)計(jì)檔案的裝訂

會(huì)計(jì)檔案的裝訂主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他文字資料的裝訂。

（1）會(huì)計(jì)憑證的裝訂。一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。

（2）會(huì)計(jì)賬簿的裝訂。各種會(huì)計(jì)賬簿年度結(jié)賬后，除跨年度使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時(shí)整理、裝訂立卷。

（3）會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂。會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成及時(shí)報(bào)送后，留存的報(bào)表按月裝訂成冊謹(jǐn)防丟失。

3.會(huì)計(jì)檔案的保管

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，期滿之后原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編制清冊移交本單位檔案部門保管。”根據(jù)上述規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管要求主要有：

（1）會(huì)計(jì)檔案的移交手續(xù)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門在將會(huì)計(jì)檔案移交本單位檔案部門時(shí)，應(yīng)按下列程序進(jìn)行：①開列清冊，填寫移交清單；②在賬簿使用日期欄填寫移交日期；③交接人員按移交清冊和交接清單核查無誤后簽章。

（2）會(huì)計(jì)檔案的保管要求。①會(huì)計(jì)檔案應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材；②采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；③會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；④會(huì)計(jì)檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；⑤設(shè)置歸檔登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密；⑥會(huì)計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。

（3）會(huì)計(jì)檔案的借閱。①會(huì)計(jì)檔案為本單位提供使用，原則上不得借出，有特殊情況需要借出須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)；②外部借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理節(jié)約手續(xù)；單位內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將節(jié)約人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸檔等情況登記清楚；③借閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件）；④借出的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案管理人員要如期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。

（4）會(huì)計(jì)檔案的保管期限。各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，按其特點(diǎn)可分為永久性和定期性兩種。凡是在立檔單位會(huì)計(jì)核算中形成的，記述和反映會(huì)計(jì)核算的，對工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟(jì)活動(dòng)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、10年、15年、20年和25年6種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，如2013年點(diǎn)終了日為12月31日，保管期限應(yīng)從2014年元月1日開始計(jì)算。

（三）會(huì)計(jì)檔案的銷毀

（1）會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)由本單位檔案部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定、嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。

（2）機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位和非國有企業(yè)會(huì)計(jì)檔案要銷毀時(shí)，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；國有企業(yè)經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)請上級主管單位批準(zhǔn)后銷毀。

（3）會(huì)計(jì)當(dāng)保管期滿，對其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到債權(quán)債務(wù)時(shí)為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀。

（4）銷毀檔案前，應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列的項(xiàng)目逐一核對；各單位銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)由檔案部門和財(cái)會(huì)部門共同派員監(jiān)銷，各級主管部門會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加銷毀；會(huì)計(jì)檔案銷毀后經(jīng)辦人員在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告一式兩份，一份報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案備查。

二、會(huì)計(jì)工作交接

會(huì)計(jì)工作交接是會(huì)計(jì)工作中的一項(xiàng)重要制度，也是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容。辦理好會(huì)計(jì)工作交接，有助于分清移交人員和接管人員的責(zé)任，可使會(huì)計(jì)工作前后銜接，保證會(huì)計(jì)工作順利進(jìn)行，防止賬目不清、財(cái)務(wù)混亂。為此《規(guī)范》第二十五條至第三十五條對會(huì)計(jì)工作交接問題做出了具體規(guī)定。

（一）交接前的準(zhǔn)備工作

會(huì)計(jì)人員工作調(diào)動(dòng)或者因故離職，必須將本人所經(jīng)管的會(huì)計(jì)工作全部移交接替人員。沒有辦清交接手續(xù)的不得調(diào)動(dòng)或離職。根據(jù)《規(guī)范》第二十七條規(guī)定，會(huì)計(jì)人員辦理移交必須做好以下準(zhǔn)備工作：

（1）已經(jīng)受理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)尚未填制會(huì)計(jì)憑證的應(yīng)當(dāng)填制完畢。

（2）尚未登記賬目應(yīng)當(dāng)?shù)怯浲戤?，結(jié)出余額，并在最后一筆余額后加蓋經(jīng)辦人員印章。

（3）整理應(yīng)該移交的各項(xiàng)資料，對未了事項(xiàng)和遺留問題要寫出書面說明文件。

（4）編制移交清冊，列明移交憑證、賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、公章、現(xiàn)金、有價(jià)證券、支票簿、發(fā)票、文件、其他會(huì)計(jì)資料和物品等內(nèi)容；實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，從事該項(xiàng)工作的移交人員應(yīng)在移交清冊上列明會(huì)計(jì)軟件及密碼、會(huì)計(jì)軟件數(shù)據(jù)盤、磁帶（盤）等內(nèi)容。

（5）會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員移交時(shí)，應(yīng)將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作、重大財(cái)務(wù)收支問題和會(huì)計(jì)人員的情況等向接替人介紹清楚。

（二）交接的基本程序

1.移交點(diǎn)收

移交人員離職前必須將本人經(jīng)管的會(huì)計(jì)工作，在規(guī)定的期限內(nèi)，全部向接替人員移交清楚。接替人員應(yīng)認(rèn)真按照移交清冊逐項(xiàng)點(diǎn)收。具體要求是：

（1）現(xiàn)金要根據(jù)會(huì)計(jì)賬簿記錄余額進(jìn)行當(dāng)面點(diǎn)交，不得短缺，接替人員發(fā)現(xiàn)不一致或“白條抵庫”現(xiàn)象時(shí)，移交人員在規(guī)定期限內(nèi)負(fù)責(zé)查清處理。

（2）有價(jià)證券的數(shù)量要與會(huì)計(jì)賬簿記錄一致，有價(jià)證券面額與發(fā)行價(jià)不一致時(shí)，按照會(huì)計(jì)賬簿月交接。

（3）會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料必須完整無缺，不得遺漏。如有短缺，必須查明原因，并在移交清冊上注明，由移交人負(fù)責(zé)。

（4）銀行存款賬戶余額要與銀行對賬單核對一致，如有未達(dá)賬項(xiàng)，應(yīng)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表調(diào)節(jié)相符；各種財(cái)產(chǎn)物資和債權(quán)債務(wù)的明細(xì)賬戶要與總賬有關(guān)賬戶余額核對相符；對重要實(shí)物要實(shí)地盤點(diǎn)，對余額較大的往來賬戶要與往來單位、個(gè)人核對。

（5）公章、收據(jù)、空白支票、發(fā)票、科目印章以及其他物品等必須交接清楚。

（6）實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，交接雙方應(yīng)在電子計(jì)算機(jī)上對有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)際操作，確認(rèn)有關(guān)數(shù)字正確無誤后，方可交接。

2.專人監(jiān)督

《規(guī)范》第二十八條規(guī)定，會(huì)計(jì)人員在辦理交接手續(xù)時(shí)，必須有人監(jiān)交，以起督促、公正作用。對監(jiān)交的具體要求是：

（1）一般會(huì)計(jì)人員辦理交接手續(xù)，由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員負(fù)責(zé)監(jiān)交。

（2）會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員辦理交接手續(xù)，由單位領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。

3.交接后的有關(guān)事宜

（1）會(huì)計(jì)工作交接完畢后，交接雙方和監(jiān)交人要在移交清冊上簽名蓋章，并在移交清冊上注明：單位名稱，交接日期，交接雙方和監(jiān)交人的職務(wù)、姓名，移交清冊頁數(shù)及需要說明的問題和意見等。

（2）接管人員應(yīng)繼續(xù)使用移交前的賬簿，不得擅自另立賬簿，以保證會(huì)計(jì)記錄前后銜接，內(nèi)容完整。

（3）移交清冊填制一式三份，交接雙方各持一份，歸檔一份。

（三）會(huì)計(jì)工作臨時(shí)交接

《規(guī)范》第三十三條規(guī)定，會(huì)計(jì)人員臨時(shí)離職或因其他原因暫時(shí)不能工作的，都要辦理臨時(shí)交接手續(xù)。

（1）臨時(shí)離職或因病不能工作需要接替或代理的，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人必須指定專人接替或者代理，并辦理會(huì)計(jì)工作交接手續(xù)。

（2）臨時(shí)離職或因病不能工作的會(huì)計(jì)人員恢復(fù)工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)與接替或代理人員辦理交接手續(xù)。

（3）移交人員因病或其他特殊原因不能親自辦理移交手續(xù)的，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可由移交人員委托他人代辦交接，但委托人應(yīng)當(dāng)對所移交的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他有關(guān)資料的合法性、真實(shí)性承擔(dān)法律責(zé)任。

（四）移交后的責(zé)任

《規(guī)范》第三十五條規(guī)定：“移交人員對移交的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料的合法性、真實(shí)性承擔(dān)法律責(zé)任”。這是對會(huì)計(jì)工作交接后，交接雙方責(zé)任的具體確定。移交人員所移交的會(huì)計(jì)資料是在其經(jīng)辦會(huì)計(jì)工作期間內(nèi)發(fā)生的，應(yīng)當(dāng)對這些會(huì)計(jì)資料的合法性、真實(shí)性負(fù)責(zé)，即便接替人員在交接時(shí)因疏忽沒有發(fā)現(xiàn)所接會(huì)計(jì)資料在合法性、真實(shí)性方面的問題，如事后發(fā)現(xiàn)，仍應(yīng)由原移交人員負(fù)責(zé)，原移交人員不應(yīng)以會(huì)計(jì)資料已移交而推脫責(zé)任。

關(guān)于檔案移交的規(guī)定

1.第一章總則 一條為規(guī)范電子檔案移交與接收工作，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，保存黨和國家歷史記錄，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用，按照國家有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定。
2.第二章電子檔案移交 第五條屬于國家綜合檔案館接收范圍的電子檔案，應(yīng)當(dāng)向同級國家綜合檔案館。
3.第三章電子檔案接收 第十三條國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立電子檔案接收平臺(tái)，進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)的。
機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交檔案，檔案館不得拒絕接收。檔案移交單位移交檔案時(shí)，應(yīng)憑檔案驗(yàn)收合格證及檔案進(jìn)館通知書，到市檔案局（館）保管利用科按國家標(biāo)準(zhǔn)填寫《檔案交接文據(jù)》，經(jīng)雙方核實(shí)后，由現(xiàn)任具有法人資格的領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)簽字，并加蓋單位公章。經(jīng)檔案館同意，提前將檔案交檔案館保管的，在國家規(guī)定的移交期限屆滿前，該檔案所涉及政府信息公開事項(xiàng)仍由原制作或者保存政府信息的單位辦理。移交期限屆滿的，涉及政府信息公開事項(xiàng)的檔案按照檔案利用規(guī)定辦理。
檔案的移交實(shí)施細(xì)則
1、各處（室）系按歸檔范圍、歸檔時(shí)間將各自在工作中形成的材料分門別類，移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。
2、歸還借閱檔案，要認(rèn)真檢查檔案資料是否與原件相符，有無缺頁或損壞。
3、借閱檔案資料，必須辦理登記、簽字手續(xù)、歸還時(shí)管理人員應(yīng)當(dāng)面銷號，行銷號簽字手續(xù)。
4、檔案員因病因事，庫房鑰匙由主管主任指定專人保管。在此期間，非特殊情況一般不借閱，急需者，主管主任指定二人進(jìn)庫，按其規(guī)定辦理借閱手續(xù)。
5、檔案管理員調(diào)離工作時(shí)，有檔案損壞、遺漏情況，要查明原因，及時(shí)采取補(bǔ)收手續(xù)，確保檔案資料完整。
法律依據(jù)：
《中華人民共和國檔案法》
第十二條 按照國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，依法健全檔案管理制度。
第十四條 應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，按照國家有關(guān)規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。

廈門市退休人員檔案移交管理及查詢流程

廈門市退休人員檔案移交管理及查詢流程

已進(jìn)入社會(huì)化管理的退休人員，即已在本中心業(yè)務(wù)科辦理移交社會(huì)化管理服務(wù)手續(xù)的'退休人員。 接下來由我為大家整理出廈門市退休人員檔案移交管理及查詢流程，希望大家喜歡！

一、檔案受理范圍：

已進(jìn)入社會(huì)化管理的退休人員，即已在本中心業(yè)務(wù)指導(dǎo)科辦理移交手續(xù)的退休人員。

二、檔案受理過程：

在業(yè)務(wù)指導(dǎo)科辦理有關(guān)手續(xù)時(shí)，向該科或信息科領(lǐng)取《離退休人員檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單》。檔案交接通常在業(yè)務(wù)指導(dǎo)科辦理完有關(guān)手續(xù)當(dāng)月26日后任一個(gè)工作日。檔案交接時(shí)，必須攜帶《離退休人員檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單》，并由信息科出具回執(zhí)。

三、檔案內(nèi)容要求： 根據(jù)原勞動(dòng)部、國家檔案局關(guān)于頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定的通知》（勞力字[1992]33號）規(guī)定，現(xiàn)就我市企業(yè)退休人員檔案整理工作的內(nèi)容和分類要求作如下規(guī)定：

1、履歷材料；

2、自傳材料；

3、鑒定、考核、考察材料；

4、評定崗位技能和學(xué)歷材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料）；

5、政審材料；

6、參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；

7、獎(jiǎng)勵(lì)材料；

8、處分材料；

9、招用、勞動(dòng)合同，調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國、退休、退職等材料；

10、其他可供組織參考的材料。

四、檔案查詢或借閱：

1、單位需要查詢或借閱檔案，單位經(jīng)辦人員需憑單位介紹信辦理相關(guān)手續(xù)；

2、個(gè)人需要查詢檔案，請到本人居住地的街道勞動(dòng)保障事務(wù)所開具介紹信。開具介紹信之前，可要求街道勞動(dòng)保障事務(wù)所根據(jù)被查詢?nèi)说纳矸葑C號碼查詢檔案的寄存處（市退管中心或區(qū)退管中心）。本人不得借閱檔案。

五、注意事項(xiàng)：

1、單位必須按檔案管理規(guī)定認(rèn)真整理個(gè)人所有入檔材料，不得擅自保留原件，尤其是退休審批表等個(gè)人退休材料。

2、辦理好醫(yī)保關(guān)系，如從在職狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橥诵轄顟B(tài)的手續(xù)等。

3、《離退休人員檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單》交接一次填一份，填好本單位社保代碼及有關(guān)內(nèi)容，轉(zhuǎn)遞單位蓋好公章。

4、轉(zhuǎn)遞時(shí)，單位須封口、蓋章，檔案袋須整潔、無破損。

檔案管理需要注意哪些事項(xiàng)

檔案管理需要注意哪些事項(xiàng)

學(xué)術(shù)界關(guān)于檔案的定義還不統(tǒng)一。一般，檔案是指人們在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。下面是我整理的檔案管理需要注意哪些事項(xiàng)，歡迎大家分享。

一、檔案室的交接

1、檔案室交接時(shí)，首先檔案管理人員要整理好檔案室內(nèi)的檔案建立檔案交接表。

2、交接人與接收人要逐一清點(diǎn)核實(shí)檔案，然后再檔案交接表上雙方簽字。

3、接收人要熟悉檔案室內(nèi)的所有檔案分布情況。

二、檔案的交接

1、歸檔資料：歸檔資料少時(shí)需由交檔人填寫《檔案交接記錄》，登記好時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量等相關(guān)信息。數(shù)量多時(shí)除了要填寫《檔案交接記錄》，同時(shí)，還要向檔案管理人員提供交接檔案的詳細(xì)目錄（紙質(zhì)版、電子版）。

2、檔案管理員進(jìn)行檔案資料的確認(rèn)，經(jīng)雙方核實(shí)認(rèn)可后，交接雙方相互簽字確認(rèn)。

3、檔案管理員根據(jù)歸檔資料的類別進(jìn)行存檔，并建立書面和電子檔案目錄。

4、各類檔案要按類別、用途分別存檔，整理出書面及電子目錄，便于管理和查閱。

5、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。熱敏紙傳真件和字跡易（或已嚴(yán)重）褪化的文件材料（用圓珠筆、鉛筆書寫）應(yīng)附上復(fù)印件。

6、平時(shí)合同交接時(shí)每月的15日、30日集中交接

三、日常管理

1、借閱人填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、借閱理由及歸還期限。

2、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

3、所借檔案的復(fù)印件的`內(nèi)容僅供本次借閱事由涉及的用途，不得作為他用。

4、借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，注意安全和保密，嚴(yán)謹(jǐn)私自復(fù)印、抽卷、抽頁、涂改和污損。

5、檔案歸還：

1）檔案管理員要及時(shí)催促檔案借閱者按時(shí)歸還檔案，并在檔案歸還時(shí)嚴(yán)格檢查驗(yàn)收，保證檔案完好。

2）營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等原件當(dāng)天借當(dāng)天還。

6、做好檔案室的衛(wèi)生清潔，定期進(jìn)行通風(fēng)，做好物品防潮、防腐、防蟲、防火、防塵、防曬等工作。

拓展：檔案管理?xiàng)l例

一、局檔案工作機(jī)構(gòu)

成立局工作鑒定小組，由辦公室、處、行政處、計(jì)財(cái)處有關(guān)人員組成。

局的檔案工作機(jī)構(gòu)為現(xiàn)行局的綜合檔案室，檔案室對局機(jī)關(guān)檔案實(shí)行綜合管理。其日常工作由辦公室領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受國家省、幣檔案局監(jiān)督和指導(dǎo)。

二、綜合檔案室的職責(zé)

1．按照上級關(guān)于檔案工作的規(guī)定，組織具體實(shí)施工作。

2．?dāng)M訂局檔案工作計(jì)劃和工作制度。

3.負(fù)責(zé)組織每年文書立卷、歸檔工作。

4．統(tǒng)一管理局各種門類和載體的檔案，做好收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和編研工作。

5．按規(guī)定向幣檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案，接受局直屬撤銷單位的檔案。

6．負(fù)責(zé)收集與局業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。

7．辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

8．協(xié)同有關(guān)處室對基層單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)和督促檢查。

三、檔案綜合管理范圍

凡屬局各處、室和黨、政、工、團(tuán)組織形成的文書檔案、基建檔案（包括房改工作檔案）、設(shè)備檔案、聲像檔案、已故人員檔案（人事部門存三年后再移交）均由檔案室管理。人事檔案由人事處管理。業(yè)務(wù)檔案由各業(yè)務(wù)處按歸檔要求收集、整理、裝訂成冊、編號目錄，將檔案交綜合檔案室管理。

四、文件材料歸檔

1．本局在工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料（包括文字、圖表、照片、錄像帶和各種專業(yè)性文件），必須及時(shí)立卷歸檔，以保存局的歷史面貌。

2.歸檔的基本要求

(1)歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映局工作活動(dòng)的真實(shí)歷史面貌；

(2）歸檔的文件材料必須進(jìn)行立卷整理，要符合立卷的原則和要求。

3歸檔時(shí)間

(1)黨、政、工、團(tuán)的文書立卷和各業(yè)務(wù)處室的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)于翌年第二季度歸檔完畢。

(2)基建文件材料歸檔應(yīng)與該基建工程建設(shè)同步進(jìn)行，工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)向檔案室移交。

(3）設(shè)備文件材料應(yīng)于設(shè)備開箱時(shí)驗(yàn)收登記，設(shè)備安裝調(diào)試或投入使用三個(gè)月后向檔案室移交。

(4）會(huì)計(jì)檔案由財(cái)政部門整理立卷后，按2000年7月1日實(shí)施的《會(huì)計(jì)法》規(guī)定，在對務(wù)部門保管一年后移交綜合檔案室。

(5）已故干部職工檔案，按市委組織部市檔案局(xxxx)6號文規(guī)定，干部職工死亡后，其檔案在人事部門保存三年后向檔案室移交。

(6）聲像檔案自形成一個(gè)月內(nèi)向檔案室歸檔，凡歸檔的照片（連圖片）、錄音帶必須有文字說明（包括時(shí)間、地點(diǎn)、入物（職務(wù)）、內(nèi)容、拍攝（錄制）者姓名，錄像帶還應(yīng)有解說詞〕。

4．歸檔份數(shù)，黨政文件一般歸檔兩份，一份連底稿作檔案保存，一份作文件匯編。其他門類的文件，一般歸檔一份，比較重要的可增加歸檔份數(shù)。

五、檔案的管理

1.局的全部檔案為一個(gè)全宗，全宗內(nèi)有檔案，按門類進(jìn)行分類，根據(jù)同級和上級檔案行政部門的要求，編制分類方案，編制類和編號的方法要便于保管和使用。

2．建立和健全檔案工作各項(xiàng)制度，把檔案工作列入機(jī)關(guān)工仁和業(yè)務(wù)活動(dòng)計(jì)劃，把基建工作列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制。

六、加強(qiáng)檔案室的保護(hù)工作，改善檔案保管條件，并定期對檔案保管的狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，及時(shí)采取措施，保護(hù)檔案的安全。

1．根據(jù)國家和同級檔案行政管理機(jī)關(guān)的規(guī)定，擬訂檔案保管期限表，為又書立卷和檔案鑒定提供依據(jù)。

2.檔案的鑒定工作，由局辦公室牽頭組織有關(guān)業(yè)務(wù)處室組成鑒定小組，負(fù)責(zé)提出鑒定意見。

3，銷毀失去保存價(jià)值的檔案，必須登記造冊，經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，指定兩人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊上簽字。

4．檔案的移交按國家有關(guān)規(guī)定，將永久、長期保存的檔案，向幣檔案館移交并辦好移交手續(xù)。

七、建立檔案統(tǒng)計(jì)工作制度，檔案收集、移出都應(yīng)登記入冊，并按上級要求，報(bào)送檔案工作情況統(tǒng)計(jì)表。

八、歸檔的利用。積極配合機(jī)關(guān)工作中心任務(wù)，及時(shí)做好檔案的利用，并根據(jù)使用的需要，編制檢索工具和參考資料。

技術(shù)檔案

一、標(biāo)準(zhǔn)條款

1 基本要求

1.1 明確檔案制度，資料及時(shí)歸檔。

1.1.1 技術(shù)檔案的主體，應(yīng)包括綜合治理過程中各個(gè)工作環(huán)節(jié)形成的各類技術(shù)資料。各級水土保持主管部門和實(shí)施主持單位應(yīng)把各項(xiàng)技術(shù)資料的積累、整理和建立技術(shù)檔案工作作為綜合治理任務(wù)中一個(gè)組成部分，并列入治理項(xiàng)目相關(guān)人員的職責(zé)范圍。工作開始，就應(yīng)明確建立檔案的制度，對每一工作環(huán)節(jié)的每一技術(shù)資料，均應(yīng)妥為保存，及時(shí)歸檔，不得丟失，不得私人據(jù)為己有。

1.1.2 將水土保持綜合治理每一實(shí)施期中的每一年作為一階段，在每一年中又應(yīng)根據(jù)各項(xiàng)措施的進(jìn)展情況，分為若干小階段。每階段和每一小階段工作任務(wù)完成進(jìn)行驗(yàn)收后，應(yīng)及時(shí)將有關(guān)技術(shù)檔案進(jìn)行一次階段性清理，在實(shí)施期全部結(jié)束竣工驗(yàn)收時(shí)，進(jìn)行一次總清理，建立全面、系統(tǒng)的技術(shù)檔案，填寫保管期限，注明密級，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審查后，及時(shí)歸檔。

1.1.3 各級技術(shù)檔案的建立和清理，應(yīng)由各級主要技術(shù)負(fù)責(zé)人主持，有關(guān)人員參加。各分項(xiàng)檔案的建立和清理，應(yīng)由各分項(xiàng)技術(shù)負(fù)責(zé)人主持或參加。

1.1.4 進(jìn)行階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收其技術(shù)檔案。對治理項(xiàng)目同時(shí)又是科研項(xiàng)目的，沒有技術(shù)檔案不得進(jìn)行驗(yàn)收和成果鑒定。

1.1.5 由幾個(gè)單位協(xié)作完成的項(xiàng)目，其技術(shù)檔案應(yīng)由主辦單位主持辦理，并保存一整套;參加協(xié)作的單位應(yīng)負(fù)責(zé)完成分工承擔(dān)的部分技術(shù)檔案，并保存本部門檔案正本，同時(shí)將復(fù)制本送交主辦單位保存。

1.2 項(xiàng)目內(nèi)容齊全，資料確切可靠。

1.2.1 對水土保持綜合治理過程中的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、工程施工、監(jiān)理、檢查驗(yàn)收、經(jīng)營管理等幾個(gè)主要技術(shù)環(huán)節(jié)，以及每一個(gè)環(huán)節(jié)中涉及的有關(guān)各方面的技術(shù)資料，均應(yīng)收集、整理齊全;如有丟失、漏缺等，應(yīng)及時(shí)設(shè)法彌補(bǔ)，直到齊全為止。

1.2.2 各項(xiàng)主要技術(shù)成果，應(yīng)包括文字和必要的圖、表;收集的原始資料(作為輔助性技術(shù)成果)，除文字、圖、表外，包括必要的照片、錄音、錄像等，應(yīng)建立電子檔案。

1.2.3 紙質(zhì)文件材料和電子檔案材料應(yīng)各歸檔一份。重要的和使用頻繁的，應(yīng)根據(jù)需要復(fù)制副本，歸檔2～3份。

2 主要內(nèi)容

2.1 反映工作過程的主要文獻(xiàn)，應(yīng)包括:

2.1.1 反映任務(wù)來源的主要文獻(xiàn):包括上級主管部門提出規(guī)劃與治理的任務(wù)書(或通知)、項(xiàng)目主管單位或?qū)嵤┲鞒謫挝簧蠄?bào)的申請書和上級的批復(fù)、引用外資考評過程中的有關(guān)文獻(xiàn)、上級主管部門、項(xiàng)目主管單位、實(shí)施主持單位之間簽訂的合同等。當(dāng)治理項(xiàng)目同時(shí)又是科研項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)有課題報(bào)告、課題論證等文獻(xiàn)。

2.1.2 反映工作部署的主要文獻(xiàn):包括規(guī)劃與治理過程中重要會(huì)議的《紀(jì)要》、重要問題的書面匯報(bào)、請示和上級批復(fù)的文件、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志檢查指導(dǎo)工作時(shí)的談話記錄等。

2.1.3 反映驗(yàn)收情況的主要文獻(xiàn):包括治理成果，歷次階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收的會(huì)議記錄、總結(jié)、紀(jì)要等材料，特別是上級主管部門驗(yàn)收的書面意見和竣工驗(yàn)收的《合格證書》等。

2.2 各個(gè)工作環(huán)節(jié)的主要技術(shù)成果

2.2.1 綜合調(diào)查成果

a)調(diào)查報(bào)告:其內(nèi)容包括自然條件、自然資源、水土流失情況、社會(huì)經(jīng)濟(jì)情況、水土保持治理現(xiàn)狀、開展水土保持的意見等。在大面積綜合調(diào)查中，還需有分區(qū)的調(diào)查成果和各不同類型區(qū)內(nèi)典型小流域或村的調(diào)查成果。同時(shí)應(yīng)有上述各種調(diào)查的原始記錄。

b)附表與附圖:包括為配合上述報(bào)告內(nèi)容而填制的各類附表與繪制的各種附圖，在各類附圖中，最主要的是水土流失、土地利用和治理措施現(xiàn)狀圖，其余如地貌、土壤、植被、降雨等分布圖，有條件已制成的，也應(yīng)整理歸檔。

c)電子檔案:包括調(diào)查報(bào)告、附圖、附表的電子檔案和水土保持治理區(qū)的基本屬性數(shù)據(jù)庫等。

2.2.2 規(guī)劃、設(shè)計(jì)成果

a)規(guī)劃總體布局、土地利用規(guī)劃、各項(xiàng)治理措施規(guī)劃、重點(diǎn)工程規(guī)劃等的規(guī)劃報(bào)告及其附表、附圖、電子文件。

b)小面積規(guī)劃中應(yīng)有土地利用規(guī)劃與治理措施規(guī)劃落實(shí)到地塊的附圖，同時(shí)應(yīng)有溝壑治理的壩系規(guī)劃圖、崩崗治理的措施配置圖;大面積規(guī)劃中應(yīng)有水土流失類型分布圖(或水土保持區(qū)劃圖)、各分區(qū)內(nèi)典型小流域(村)的土地利用規(guī)劃與治理措施規(guī)劃圖，以及重點(diǎn)防護(hù)區(qū)、重點(diǎn)監(jiān)督區(qū)、重點(diǎn)治理區(qū)分布圖。

c)各項(xiàng)治理措施在不同類型地區(qū)的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)或定型設(shè)計(jì)，包括坡耕地治理中各類措施(梯田、保土耕作法、坡面小型蓄排工程)，荒地治理中各類林型、林種、整地工程，溝壑治理中的各類措施(溝頭防護(hù)、谷坊、小型淤地壩、塘壩等)的設(shè)計(jì)文字說明和平面布置與斷面示意圖。

d)大型淤地壩、小(二)型及以上小水庫、治溝骨干工程等重點(diǎn)工程以座為單元的專項(xiàng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)(包括壩址選定、設(shè)計(jì)洪水、調(diào)洪演算、建筑物平面布置、斷面設(shè)計(jì)、壩庫運(yùn)用安排等)的文字說明和附表、附圖。

2.2.3 水土保持綜合治理驗(yàn)收成果

a)單項(xiàng)措施驗(yàn)收成果。根據(jù)4.5的規(guī)定，將單項(xiàng)措施的驗(yàn)收單、驗(yàn)收圖和驗(yàn)收表三項(xiàng)歸檔。

b)階段驗(yàn)收成果。根據(jù)5.5的規(guī)定，將《水土保持綜合治理階段驗(yàn)收報(bào)告》與相關(guān)圖表、《水土保持綜合治理年度工作總結(jié)》及其有關(guān)圖表歸檔。

c)竣工驗(yàn)收成果。根據(jù)6.5的規(guī)定，將《水土保持綜合治理竣工驗(yàn)收報(bào)告》與相關(guān)圖表、《水土保持綜合治理竣工總結(jié)報(bào)告》及其附表、附圖、附件歸檔。

2.3 各個(gè)工作環(huán)節(jié)的輔助性技術(shù)成果

2.3.1 綜合調(diào)查的輔助性技術(shù)成果:包括調(diào)查過程中向有關(guān)單位索取的技術(shù)資料、現(xiàn)場觀察(或觀測)的情況記載(包括文字、照片、錄像)、向有關(guān)人員口頭調(diào)查的談話記錄和錄音、有關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)計(jì)算過程等，調(diào)查工作結(jié)束后應(yīng)及時(shí)整理歸檔。

2.3.2 規(guī)劃設(shè)計(jì)的輔助性技術(shù)成果:包括為規(guī)劃設(shè)計(jì)提供依據(jù)的技術(shù)資料(文字、圖、表)、暴雨洪水資料、規(guī)劃設(shè)計(jì)草圖、規(guī)劃設(shè)計(jì)的計(jì)算過程、規(guī)劃設(shè)計(jì)不同比較方案的研究過程、規(guī)劃設(shè)計(jì)修改過程(修改幾次全部保存)等，在規(guī)劃設(shè)計(jì)工作結(jié)束后，及時(shí)整理歸檔。

2.3.3 工程施工中的輔助性技術(shù)成果:

a)各承包施工單位對每一單項(xiàng)措施或分部工程逐日(或每旬)出工數(shù)量記錄、相應(yīng)完成的措施工程量記錄(由此求得實(shí)際用工定額)。

b)各單項(xiàng)治理措施或分部工程使用物資(種籽、樹苗、水泥、炸藥、柴油等)記錄、相應(yīng)完成的措施工程量記錄(由此求得實(shí)際用料定額)。

c)施工過程中根據(jù)附錄B的規(guī)定，對各單項(xiàng)治理措施或分部工程質(zhì)量檢查的原始記錄。

d)施工過程中遇暴雨洪水或其他事故，進(jìn)行搶救或處理的記錄和總結(jié)。

2.3.4 驗(yàn)收中輔助性技術(shù)成果。包括自查初驗(yàn)的原始記錄、各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的原始資料與計(jì)算過程、各項(xiàng)措施四類效益的計(jì)算過程、施工承包單位領(lǐng)取補(bǔ)助費(fèi)的收據(jù)等。

3 管理與使用

3.1 分類建檔:按前述反映三個(gè)工作過程、三個(gè)主要技術(shù)環(huán)節(jié)進(jìn)行分類，同時(shí)將主要技術(shù)成果與輔助性技術(shù)成果既有區(qū)別、又相配套地納入分類系列，分別建檔。

3.2 分級建檔:各級主管部門、流域機(jī)構(gòu)、省(區(qū)、市)、地(盟、市)、縣(旗、市)和基層實(shí)施單位，在建檔內(nèi)容和要求上應(yīng)各有側(cè)重。前述各項(xiàng)建檔內(nèi)容和要求主要適用于縣級主管部門和基層實(shí)施單位;地區(qū)以上各級主管部門，應(yīng)根據(jù)工作需要，酌情增減其中某些內(nèi)容。下級建檔情況應(yīng)向上級匯報(bào)，并得到上級的指導(dǎo)和協(xié)助。上級建檔時(shí)，下級應(yīng)積極提供有關(guān)資料。

3.3 檔案保存年限

3.3.1 長期保存(15年以上)的包括:流域綜合調(diào)查資料(含有關(guān)聲像、測繪資料)、綜合治理規(guī)劃、重點(diǎn)工程設(shè)計(jì)、重要專題報(bào)告、綜合治理總結(jié)、竣工驗(yàn)收成果等。

3.3.2 中期保存(5～15年)的包括:一般技術(shù)成果、重要輔助性技術(shù)成果、重要工作計(jì)劃、財(cái)務(wù)賬目等(財(cái)務(wù)賬目可交財(cái)務(wù)部門歸檔，但需保存目錄備查)。

3.3.3 短期保存(3～5年)的包括:各類原始資料、年度計(jì)劃、年度工作總結(jié)、一般日常行文等。

3.4 檔案的使用應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定和各級技術(shù)檔案與水土保持檔案的總體要求，將水土保持綜合治理技術(shù)檔案納入各級水土保持部門檔案體系，按有關(guān)制度，統(tǒng)一管理，完善借還手續(xù)。

3.4.1 歸檔材料移交時(shí)，移交部門或移交人應(yīng)編制移交目錄，一式兩份。交接時(shí)應(yīng)按目錄內(nèi)容當(dāng)面清查，并在交接單上簽字。

3.4.2 檔案材料借閱時(shí)，應(yīng)在借閱單上填清材料名稱、份數(shù)，并規(guī)定歸還時(shí)間，由借閱者簽字，到期及時(shí)送還歸檔。

二、理解與實(shí)施

各級水土保持主管部門和實(shí)施主持單位應(yīng)把各項(xiàng)技術(shù)資料的積累、整理和建立技術(shù)檔案工作作為綜合治理任務(wù)中一個(gè)組成部分，并列入治理項(xiàng)目相關(guān)人員的職責(zé)范圍。技術(shù)檔案的主體，應(yīng)包括綜合治理過程中各個(gè)工作環(huán)節(jié)形成的各類技術(shù)資料，反映工作過程的主要文獻(xiàn)，反映任務(wù)來源的主要文獻(xiàn)，反映工作部署的主要文獻(xiàn)，反映驗(yàn)收情況的主要文獻(xiàn)，綜合調(diào)查成果、規(guī)劃、設(shè)計(jì)成果、驗(yàn)收中輔助性技術(shù)成果。

對水土保持綜合治理過程中的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、工程施工、監(jiān)理、檢查驗(yàn)收、經(jīng)營管理等幾個(gè)主要技術(shù)環(huán)節(jié)，以及每一個(gè)環(huán)節(jié)中涉及的有關(guān)各方面的技術(shù)資料，均應(yīng)收集、整理齊全;如有丟失、漏缺等，應(yīng)及時(shí)設(shè)法彌補(bǔ)。各項(xiàng)主要技術(shù)成果，應(yīng)包括文字和必要的圖、表;收集的原始資料(作為輔助性技術(shù)成果)，除文字、圖、表外，包括必要的照片、錄音、錄像等，應(yīng)建立電子檔案。紙質(zhì)文件材料和電子檔案材料應(yīng)各歸檔一份。重要的和使用頻繁的，應(yīng)根據(jù)需要復(fù)制副本，歸檔2～3份。

技術(shù)檔案管理中，檔案分類應(yīng)采用分類建檔、分級建檔;檔案保存年限應(yīng)依據(jù)檔案的性質(zhì)和利用價(jià)值，分為長期保存(15年以上)、中期保存(5～15年)和短期保存(3～5年);檔案的使用應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定和各級技術(shù)檔案與水土保持檔案的總體要求，將水土保持綜合治理技術(shù)檔案納入各級水土保持部門檔案體系，按有關(guān)制度，統(tǒng)一管理，完善借還手續(xù)。

本節(jié)主要修改內(nèi)容:

標(biāo)準(zhǔn)7.1基本要求中，為適應(yīng)現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展中信息儲(chǔ)存和傳遞的特點(diǎn)，“增加建立電子檔案，紙質(zhì)文件材料和電子檔案各歸檔一份，完善了電子檔案的內(nèi)容”。

三、示例

以山西省2003～2007年國家水土保持重點(diǎn)建設(shè)工程檔案管理為例:

檔案資料實(shí)行規(guī)范化檔案管理，項(xiàng)目區(qū)各縣實(shí)施單位都確定了一名專職檔案管理員，對上傳下達(dá)的項(xiàng)目文件、技術(shù)方面的規(guī)劃設(shè)計(jì)資料、檢查驗(yàn)收資料、監(jiān)測評價(jià)資料、監(jiān)理資料、分期報(bào)告以及常規(guī)業(yè)務(wù)資料進(jìn)行了分目、編排，專人、專室、專柜分類儲(chǔ)存，使各類資料井然有序，并制定了相應(yīng)的儲(chǔ)存、查閱、借閱制度。

(資料參考:《山西省2003～2007年國家水土保持重點(diǎn)建設(shè)工程竣工驗(yàn)收報(bào)告》)