完善檔案管理

導語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權威的、可信的檔案信息服務。隨著時代的發(fā)展和社會的進步，現代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。

1、高度重視大力投入

1.1 提高工作人員的責任感和使命感

檔案管理工作對我國現代企事業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關重要的作用。因此如何做好檔案管理工作，適應檔案管理工作的新形勢，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感的和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情顯得尤為重要。

1.2 管理層高度重視

檔案工作自身具有很強的內務性，雖不引人注意，卻必不可少。所以，必須提高對檔案管理的重視，深刻認識檔案管理在社會發(fā)展中的重要意義，提高檔案管理工作人員的業(yè)務水平和責任度，朝著現代化檔案管理模式方向進發(fā)。

1.3 大力投入

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發(fā)展的需要。眾所周知，檔案管理的開展需要專門的場地和專門的設施。有利于資料的存儲和管理，從而實現全面現代化的管理。只有保障充足的投入才能改善設備設施、確保工作、提高檔案管理功能建設[1]。

2、強化檔案管理者的技術水平

2.1 加強培訓

檔案人員的專業(yè)素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。而良好的檔案管理離不開檔案管理人員的高素質高水平。

為了不被時代浪潮淘汰，專業(yè)的崗位培訓必不可少。檔案管理人員綜合素質的提高不應只關注業(yè)務能力和知識程度，還應該重視政治態(tài)度和業(yè)務素質，提高培訓力度，為檔案管理培養(yǎng)更優(yōu)秀的專業(yè)人員。另外，還應以現實為出發(fā)點，根據崗位的不同、層次的高低、渠道的多少展開培訓[3]。

2.2 形式多樣

其一，信息技術。檔案信息化建設是提高服務質量的.首選途徑。以檔案信息資源為社會服務也是開展檔案工作的又一目標[4]。另外，信息化的迅猛前進將檔案管理工作推進了更大的浪潮，信息技術是實現檔案管理跨越的主要途徑。所以，應盡量將新科技應用到檔案管理中，促進檔案信息化的實現[5]。

其二，促進同行業(yè)的學習十分重要，確保同行之間的業(yè)務聯系，有效的信息溝通，相互補充。對于行之有效的優(yōu)秀經驗要主動吸收和借鑒，少走彎路。

3、檔案工作要規(guī)范化

檔案管理不規(guī)范主要表現在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考不全;二是檔案整理不規(guī)范。三是檔案綜合管理力度不夠?，F在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

3.1 檔案管理規(guī)范性出現問題的原因

在實際的檔案管理工作中，受到編制體制、人員素質等方面因素的影響，檔案管理規(guī)范性還不夠高，特別是在一些企事業(yè)單位，人員流動性強、從業(yè)人員能力低的問題都對檔案管理的規(guī)范性帶來不小的影響。

3.2 觀念認識有偏差

一些單位對于檔案管理規(guī)范性的認識還不到位。一是主動性不強。不少單位的檔案管理人員是采取兼崗的方式來實現管理工作，在檔案整理、匯總等工作缺乏時效性。二是標準性不強。一些工作人員沒有受到過專業(yè)的培訓和學習，對于檔案記載、整理等業(yè)務工作不了解，檔案整理不規(guī)范。三是關注度不強。單位領導對于檔案管理關注不高，對于檔案保管的設備、環(huán)境等條件等沒有足夠重視，也影響了管理規(guī)范性的提高。

3.3 管理制度不健全

檔案管理工作作為單位日常管理工作的重要組成部分，有著嚴格的標準和制度規(guī)范。但隨著近年來計算機、網絡等技術的普及，一些單位對于檔案管理制度的落實有了一定的松懈思想。

一方面，在資料收集和整理方面，不少單位偏重資料的搜集，但在整理匯總、歸檔方面比較滯后。另一方面，檔案管理不嚴格。規(guī)范性的落實需要制度的保障。但一些單位對于檔案管理制度往往僅停留在紙面上、墻面上，而沒有真正落實到位，檔案管理人員責任心不強的問題十分突出。

3.4 監(jiān)管機制不到位

檔案管理工作的特殊性決定了其監(jiān)管工作的不便性，特別是在規(guī)范性建設方面，專業(yè)人員少、監(jiān)管力度不夠的問題十分突出。

4、檔案管理規(guī)范性應關注的重點

針對當前檔案管理規(guī)范性工作中存在的問題，筆者認為要提高其工作的質量，就應當從提高觀念認識入手，用制度規(guī)定作保證，落實考核和監(jiān)管機制，提高檔案管理的規(guī)范性。

4.1 轉變認識，加強對檔案管理規(guī)范性的認識

無論單位管理人員，還是具體的工作人員，都必須要進一步加強對檔案管理規(guī)范性的認識，樹立標準意識，切實按照相關制度的要求，做好檔案的登記、匯總、整理;樹立責任意識，切實做好檔案管理相關工作。

4.2 健全制度，完善檔案管理規(guī)范性體系構建

在制度建設方面，要完善檔案管理規(guī)范體系，樹立統(tǒng)一科學的標準，促進制度落實。一是建立資源共享機制。檔案管理關系到單位和個人的切身利益，必須要盡量做到數據齊全、規(guī)范。

因此提高規(guī)范性的基礎，就是要與單位辦公室、個人建立資源共享機制，從而更為全面快捷的掌握單位和個人的信息數據，及時更新和匯總相關情況。二是建立數據標準機制。針對檔案管理數據化程度逐步提高的現實，因此提高數據的標準化，是未來檔案管理規(guī)范性的必然要求。對此，檔案管理部門要建立和規(guī)范標準和指標，從用詞、格式等方面做統(tǒng)一的規(guī)范，便于數據的匯總和整理。

4.3 落實責任，加強檔案管理規(guī)范性監(jiān)督檢查

在日常管理工作中要進一步細化責任分工、明確監(jiān)管職責，用責任來促進規(guī)范性落實。一是要明確專人負責。同時要建立檔案交接等機制，確保管理的延續(xù)性。二是要加強監(jiān)管力度。無論是上級部門，還是單位自身，要加強對檔案管理規(guī)范性的監(jiān)管，落實相關制度規(guī)定，在軟硬件建設方面給予必要的保障和監(jiān)督。三是要細化獎懲措施。注重對檔案管理工作的檢查，對于出現的問題要建立規(guī)范的獎懲機制，促進工作制度落實。

4.4 提高素質，滿足檔案管理規(guī)范性多樣需求

首先要為單位招納業(yè)務技術過硬的管理人才;其次，要加強對管理人員的崗前培訓，使他們能夠更好的熟悉和處理相關的管理工作。在培訓內容方面，一要加強其專業(yè)領域方面的培訓，結合單位具體的工作，使理論知識能夠與實際工作很好的結合;二要加強對其工作責任心的培養(yǎng)，將激勵機制引入到檔案管理工作中來，提高他們的工作積極性。

5、結束語

全新環(huán)境下，檔案管理工作需要面臨更高的挑戰(zhàn)。所以，分析新環(huán)境下檔案管理的變革，探討有效的檔案管理途徑，多方面創(chuàng)新檔案管理工作都是必須實現的。要緊隨時代潮流，形成大服務觀念，擺正位置，以大環(huán)境為助力推進自身發(fā)展。

就檔案管理者而言，只有在工作中積極主動，通過自身實際行動去喚起其他人的認知，提高檔案管理工作的重視。完善各項制度，科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

如何做好檔案管理工作？

如何做好檔案管理工作
一、提高綜合工作素質
　　要想將綜合檔案的管理工作更好的實施下去，那么首先需要引起領導對于檔案管理工作的重視，這樣才可以促進工作順利的開展下去。只有贏得領導對于檔案工作的認同，才可以使檔案工作人員具備良好的工作態(tài)度 提高綜合檔案管理工作的質量。檔案管理的工作人員應該將自己的主觀能動性充分的發(fā)揮出來，奧正檔案管理工作更加順利的進行下去，讓領導明確這項工作的重要性。 以下是日常工作中需要注意的方面：
　　1.管理人員應該保持良好工作態(tài)度，將自己的本質工作做好，要獲得領導對自己工作的 滿意，領導對于工作的滿意主要是由于工作人員的工作質量。檔案工作者需要做到愛崗敬業(yè)，給領導留下深刻的印象。
　　2.加強宣傳檔案工作的重要性。一些領導不夠重視檔案工作，他們認為檔案工作是可有可無的，這是因為他們對于檔案管理工作缺乏基本的認知度，以此檔案工作者的宣傳工作就顯得特別重要。工作人員可以理應比較重要的文件資料給領導看，使領導可以對于檔案工作留下深刻的印象，并且受到一定的啟發(fā)，在實踐工作當中得到有效的利用。工作人員也可以找機會交流檔案工作，發(fā)揮出管理工作的重要性，這樣可以使領導對于檔案工作產生極大的認同感。
二、綜合利用各種資源，實現現代化管理
　　當前各個領域的工作都在循序發(fā)展，檔案工作也由此發(fā)生很大的改變，出現一系列需要解決的問題。檔案數量不斷加大，因此有關檔案的分類管理體系也逐漸變得復雜，對于管理者的要求也逐漸提高，需要利用各種現代管理手段，將檔案管理當中存在的問題信息進行解決。
　　1.加強職業(yè)素質：檔案管理工作對于管理人員的專業(yè)素質提出了更高的要求，工作人員需要具備豐厚的專業(yè)知識，并且具備職業(yè)責任感和職業(yè)道德，加強樂于奉獻的精神。管理者需要利用各種相關的資料，使自身的知識領域得到拓展，從而使自身的綜合素質得到有效的提高，使新時代的檔案管理工作得到有效的發(fā)展。
　　2.提高綜合管理素質：針對傳統(tǒng)的檔案管理工作，通常都是利用手工抄寫的方式，雖然很容易操作，但是其工作效率卻比較低，很容易出錯。近些年電子技術不斷發(fā)展，傳統(tǒng)手工檔案工作方式不再適用，檔案管理工作需要利用科技手段，檔案管理人員需要熟練掌握這些先進的科技手段，使自身的職業(yè)技能進行提高個，在崗位上一邊工作一邊學習，對于最新的管理方法及時的掌握，并且對于不斷發(fā)展的信息文化給予關注，成為具有很高綜合素質的檔案管理工作人員。
　　3.充分利用現有的資源：檔案當中涉及到豐富的信息，這也是重要的信息資源。但是這樣一來，檔案整理工作就會變得更加沉重，具有很多重復的工作，加大了勞動強度?，F代的工作通常都是利用計算機完成，使工作變得更加簡單。工作人員整理分類資料通常都是結合自己的工作習慣，雖然工作標準都是統(tǒng)一的，但是由于個人的主觀因素是不同的，這會為立卷工作帶來很大的不便，這樣看來計算機管理具有不可代替的優(yōu)勢，避免出現手工操作所造成的失誤，使工作效率得到極大的提高。
三、加強培訓的工作力度
　　檔案管理工作這的自身素質和業(yè)務水平對于檔案管理工作的質量造成直接的影響。檔案管理者應該適應工作的需要，將檔案管理者的主觀能動性充分的發(fā)揮出來，使其知識水平和掛歷能力得到全面提高，要想使檔案管理工作的變化得到更好的適應，將工作強度進行簡化，從而認識工作觀念得到轉變，放棄傳統(tǒng)的工作方式，不斷學習新的管理方式和管理工具。
　　1.加強繼續(xù)教育的力度：不斷發(fā)展繼續(xù)教育，使新的工作環(huán)境和工作內容可以得到進一步的適應，在檔案管理過程中，繼續(xù)教育的實際意義需要得到充分的認識，可以對于時代發(fā)展的要求更好的適應，從而培養(yǎng)出更多專業(yè)的檔案管理人才。
　　2.加強制度建設：開展檔案工作的培訓需要建立良好的運行機制。建立有關繼續(xù)教育的管理制度，并且嚴格的執(zhí)行下去。以此為基礎，建立有關繼續(xù)教育的約束和鼓勵機制，從而對于繼續(xù)教育運行機制得到有效的監(jiān)督和保障。
　　3.開展綜合培訓：以管理人員的職業(yè)素養(yǎng)程度為基礎，在培訓的過程中，需要按照層次、崗位等為基礎，實現多渠道多形式的開展。盡量提供給檔案管作者更多的學習機會，從而將管理工作者的職業(yè)水平在最大程度上進行提高。對于相關的知識進行普及，例如哲學、歷史學等等，與此同時，需要加強學習科學信息知識，在檔案的管理工作中應用現代化的科學技術，從而將管理工作的效率得到提高。
四、 深入和完善現代的檔案資料
　　檔案管理人員在收集和整理檔案的過程中，需要明確的分類所有的文件，對其實現編號。與此同時，需要科學的分類所有的文件資料，以不同部門為基礎，對所有的資料進行分類。以資料的屬性和作用進行分類。這樣可以減少由于傳統(tǒng)手寫借閱浪費的時間，同時也可以避免發(fā)生資料損壞或者丟失的情況，使服務質量得到提高，使檔案管理人員的專業(yè)技能得到有效的提升。

怎么樣做好檔案管理工作

導語：要做好檔案管理工作，就必須立足于我國現代企業(yè)管理的現狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情，走科學化、規(guī)范化和法制化的道路。

一、做好檔案管理工作的重要意義

做好檔案管理工作一個企業(yè)健康發(fā)展的需要。科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度，意義重大：第一，可以為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據。第二，有利于社會各方準確認定企業(yè)經營成果，為企業(yè)與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。

在我國經濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業(yè)經營管理的有機結合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現該企業(yè)經營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經濟中競爭力具有重要意義。

二、做好檔案管理工作的意識弱化

隨著計算機技術的飛速發(fā)展，檔案管理工作的重要性進一步淡化，一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，企業(yè)的檔案意識進一步弱化。

三、堅持依法管理檔案

(一)依法搞好建章立制工作。

檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應有的作用。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，《中華人民共和國檔案法》應運而生，經過二十多年的發(fā)展，為我國檔案管理工作的`良性發(fā)展打下了堅實的基礎。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī)，是檔案管理工作與時俱進，有法可依。在此基礎上，各部門都要建立健全檔案管理規(guī)章制度，項制度要管理，項制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

(二)實現檔案管理同現代技術的有機結合。

只有實現檔案管理同現代技術的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。利用計算機等現代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸入檢索詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關的，既準確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。

為了保證安全，必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權限管理體系，按照信息安全、人員職責、設備管理等因素，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設計。同時結合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術，提高身份認定的精度。其中應重點對最常用的口令方式進行嚴格管理。設置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據。

(三)充分發(fā)揮檔案管理的作用。

加強檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，檔案利用工作是檔案自身價值得以實現的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現，檔案開發(fā)利用已經成為全社會重要的不可或缺的信息資源。

檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。

在此基礎上加強對檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件，以代替檔案原件提供利用。同時加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎上，檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

總之，科學規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。

做好檔案管理工作的措施

導語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權威的、可信的檔案信息服務。隨著時代的發(fā)展和社會的進步，現代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。

一、廣開收集渠道，努力把好收集關

檔案的種類名目繁多，形式多樣，因此，檔案管理工作要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關系，明確制定文件材料的歸檔范圍和收集重點，以便把有價值的文件收集齊全。在這個過程中，檔案管理工作要把握兩個重點環(huán)節(jié)。

1.健全管理體制，發(fā)揮網絡作用

結合單位自身的管理體制、組織機構的設置、檔案材料的形成規(guī)律建立一個縱橫交織的管理網絡體系;協(xié)調各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負責，形成上下配合，左右協(xié)作的檔案傳遞網絡，這是做好檔案收集工作的基礎。專職檔案管理人員應與各部門信息員經常聯系，加強對平時收集工作的檢查和指導工作，做到隨時收集和定期收集相結合，盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進了收集工作的開展。

2.健全文件資料的收集歸檔，做到“三勤”

文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領導重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責。

檔案管理人員應根據檔案材料來源廣、范圍大的特點，主動上門，跟蹤收集。首先根據文件材料形成時間的規(guī)律主動收集，把握文件收集的主動權，把反映主要職能活動和歷史面貌的重要材料都收集起來。要加強與各部門的溝通，避免歸檔時遺漏。

階段工作結束或年度工作完結，專職檔案管理人員應主動上門將所形成的文件材料收集歸檔，把大量分散的檔案資料進行加工、分析鑒別、歸檔集中，從中找出規(guī)律性的材料和數據，變死材料為活信息，為開展各項管理工作服務，為各項管理工作提供齊全、完整、準確、可靠的檔案信息資源。同時檔案管理工作應加強宣傳，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規(guī)，增強全員的檔案管理意識，使其自覺地配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于檔案工作的順利開展。

二、拓寬知識層面，實現管理現代化

檔案數量越來越大，檔案的種類越來越多。因此，檔案管理工作只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形式下出現的新問題。

1.加強管理意識

檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，拓寬知識層面，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

2.掌握現代化管理技能，提高綜合素質

檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。

3.利用現代化技術，整理檔案

利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的'內容打印出來，作為以前那種以“卷”為單位的案卷目錄為檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。

三、創(chuàng)新工作思維，提高檔案利用率

檔案保管的目的是為了利用。因此，檔案管理工作者在處理好利用和保密關系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。

1.加強編研工作

搞好檔案編研要主動了解社會需要及素材狀況，采取征編結合的方法，通過對檔案的分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準確、更系統(tǒng)、更精練。因此，檔案編研工作要從實際出發(fā)，有針對性地編制必要的檢索工具，使檢索多樣化，從而提高查找利用檔案的效率。

2.積極主動提供服務，改變以往被動服務的局面

檔案管理人員要從思想上樹立高度的服務觀念，克服“守攤式”的被動服務觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現代信息化技術提供遠程服務，利用網上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，實現檔案信息資源共享。

3.努力練好基本功，熟悉業(yè)務，當好活字典

檔案管理工作者要把熟悉’家底”當成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設施，利用先進技術設備和現代化管理手段，按照國家的有關規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。

一、學校教學檔案管理的意義

教學檔案管理工作是學?；A性工作之一，是衡量一個學校教學質量和管理水平的重要標志。教學檔案管理工作的好壞直接關系著學校的發(fā)展，對學校來說具有非常重要的意義。

1.體現學校的綜合實力。教學檔案是社會了解學校的一個窗口，通過這個窗口人們能夠了解學校的教學質量和管理水平，是學校辦學和增強辦學實力的主要依據之一。此外，教學檔案是對教學活動和教學管理工作的最原始的記錄，也能促進學校教學質量及教學管理水平的提高。教學工作者在教學活動結束之余可以通過教學檔案，對教學活動過程進行分析、研究、總結，并及時發(fā)現和解決所存在的問題，從而提升教學質量和教學管理水平。

2.進行教學改革離不開教學檔案。教學檔案記錄的教學活動是長期的、真實的、系統(tǒng)的，若要進行教學改革它可以提供針對性的參考，教學檔案有利于制定出符合實際的教改方案。

3.是傳承優(yōu)秀教學經驗的重要載體。優(yōu)秀的教學工作者，其教學檔案的編制質量也很高。當前，學校上下都在開展“傳、幫、帶”活動，活動中，教學檔案的作用非常重要。新教師可以通過研究、學習優(yōu)秀教師的教案等資料，來獲取最直接、最有效的教學經驗。此外，檔案管理工作信息化、智能化是必然的發(fā)展方向，教學檔案中蘊含著大量信息資源，它能夠為學校工作的信息化和智能化提供信息上的支持。總結起來，要重新認識教學檔案，高度重視教學檔案的重要性，為了學校的發(fā)展，提升教學檔案的管理水平。

二、完善學校教學檔案管理工作的措施

因為教學檔案記錄了一個學校發(fā)展的歷史，所以教學檔案所含的信息量大，覆蓋面廣，涉及到教學活動的每個地方，完善教學檔案管理工作的措施，將進一步推進學校教務工作的順利開展。

1.有效收集整理教學檔案。收集整理和管理利用教學檔案是教學檔案工作的第一步，教師、學生和一些教務管理團隊在日常的各種教學活動中所創(chuàng)造的東西大多數都是具有保存價值的，作為一名教學檔案的管理者，必須對這些具有保存價值的文件資料、電子資料以及經驗總結進行分類，并且收集整理，制成檔案收藏，做好教學檔案的收集整理工作。另外，必須按照嚴格的標準和要求，進行檔案材料的分類范圍劃分，做好相應的管理計劃，讓教學檔案的收集具有計劃性和實效性。每一份教學檔案的材料從收集到整理成檔都要經過復雜的程序，比如：收集整理、分類、擬寫標題、文件排序、頁碼編排、制作目錄等，確保檔案收集、歸檔的規(guī)范性。

2.嚴密組織教學檔案管理工作。首先，做好一項工作的前提是寫好工作計劃，其他工作如此，教學檔案管理工作也一樣。所以年初就要制訂一個周詳的計劃，年終時要做好年終總結，并且對檔案管理的工作人員進行考核，將考核成績的好壞與獎懲直接掛鉤。其次，健全教學檔案管理體系。學校一方面要根據相關的規(guī)章制度與實際情況聯系起來，制定一個體系完健全的檔案管理制度。另一方面，要制定一個管理在職工作人員的制度，如進行細致分工，明確每個工作人員的職責和工作范圍。最后，要嚴密組織。檔案工作專業(yè)性和系統(tǒng)性都比較強，若要保證檔案管理工作正常進行，必須要嚴密組織。如學校要建立教學檔案管理網絡，建立校領導分管，檔案業(yè)務部門具體管理，其他部門應該密切配合一起管理網絡，同時經費也要隨時保證充足。

3.促進教學檔案管理工作現代化。當前，教學事業(yè)不斷發(fā)展，教學改革不斷深入，原有的教學檔案管理的方式不僅滿足不了當前教學檔案管理工作的需要，在某些方面還制約著檔案管理工作的進步和發(fā)展。因此，促進教學檔案管理工作現代化迫在眉睫。其表現在具體工作中主要是：學校要隨著社會的發(fā)展而發(fā)展，與時俱進，學習并利用好先進的檔案管理技術及相關設備，力爭早日實現教學檔案管理現代化。比如：成績管理系統(tǒng)、學籍系統(tǒng)管理、圖書借閱系統(tǒng)管理等一系列系統(tǒng)的建立，不僅提高了工作效率，而且避免了各種資源的浪費。同時，學校應努力開發(fā)檔案信息創(chuàng)建的新局面，做到檔案信息工作為學校的教學工作服務。如可以在網上建立服務平臺，便于師生進行教學資料的查詢。

三、結語

教學檔案對于一個學校的發(fā)展有著重要意義。隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展以及教學改革的不斷深入，學校的檔案管理工作也應該與時俱進，學校要深入認識到教學檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作水平，使其更好地為學校的管理、教育、教學工作服務。

如何加強人事檔案管理工作提出一些可行的方法

如何加強人事檔案管理工作
1.改變舊有觀念、提高重視程度
不少企業(yè)對于人事檔案管理的重視度不夠，這就需要企業(yè)改變舊有的觀念提高對其的重視程度。進一步加大對于人事檔案管理的資金以及人力投入，安排專業(yè)的工作人員進行檔案的整理和保存，提高效率。
2.建立完善管理制度
對于企業(yè)的人事檔案管理工作要有一個明確的規(guī)章制度進行規(guī)范。相關工作人員可以根據這些規(guī)章制度進行檔案的管理工作，這就使工作做到了有理可循，在出現問題時也能夠及時補救，及時補種，從而能夠提高人事檔案的管理效率。
3.提高管理人員素質
管理人員的管理方法和專業(yè)技能對于檔案的管理是十分重要的。提高管理人員的專業(yè)素質，對線管人員進行培訓，促使讓他們完全具備管理檔案的能力，使檔案的管理做到專業(yè)化。運用新型的管理方法，摒除舊有管理中存在的過時的、不實用的東西。緊跟時代潮流發(fā)展的腳步，運用科學的管理方法進行人事檔案的管理。
4.提高檔案利用度
人事企業(yè)檔案對于企業(yè)發(fā)展有重要的作用。要確保檔案的真實性、準確性和全面性。如此才能讓人事檔案發(fā)揮其在選拔人才方面的作用，充分利用到企業(yè)人事檔案資料。人事檔案的信息要保證完全真實有價值。
5.利用科學的管理方法
由于時代的進步現代的管理方法開始升級，計算機技術的進步有利于管理系統(tǒng)的升級。運用科學的管理方法實現數字化的管理，利用新型的管理系統(tǒng)進行人事檔案的管理。提高管理效率，使管理規(guī)范化。保證人事檔案的管理準確、高效。