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智慧檔案管理與大數(shù)據(jù)解決方案的領(lǐng)航者,讓信息價(jià)值超越期待

整理員工檔案

時(shí)間:2022-12-07 作者:老師 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

整理員工檔案

首先為每個(gè)員工建立一本個(gè)人檔案,該檔案內(nèi)應(yīng)有員工的基本情況,績(jī)效情況等等,其次制作一個(gè)總表,總表能比較簡(jiǎn)潔員工的基本情況及職務(wù),工種,聯(lián)系電話以及指示檔案的卷宗等等
三是要適時(shí)對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行信息更新

公司人事檔案如何整理

建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對(duì)制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔,歸檔的大體程序是:首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。

(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無(wú)霉?fàn)€,蟲(chóng)蛀 等,也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫(kù)房門(mén)窗是否完好,有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。

檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對(duì):突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后,如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲(chóng)蛀等。

(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;在檔案底賬上注銷;填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;

按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對(duì)無(wú)誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時(shí)退回。

(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:對(duì)于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫(kù)房備有必要的防火、防潮器材。

庫(kù)房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。嚴(yán)禁吸煙。離開(kāi)時(shí)關(guān)燈關(guān)窗,鎖門(mén)。

(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng):人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫(kù)房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

擴(kuò)展資料:

1、員工基本信息登記。

這樣的表格基本上會(huì)在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時(shí)候進(jìn)行登記,有一部分為員工個(gè)人填寫(xiě)(例如:入職員工基本信息表、入職登記表等),還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊(cè)》,包括勞動(dòng)合同的情況。

2、員工入職相關(guān)審批文件。

整理員工檔案

3、員工各類證件。

這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會(huì)用復(fù)印件,不建議僅保留復(fù)印件,因?yàn)榉乐褂行薷臓?zhēng)議,當(dāng)然更重要的是可能會(huì)被毀損,盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

包括但不限于:入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動(dòng)合同書(shū)及附件、不購(gòu)買住房公積金申明、試用(實(shí)習(xí))工作總結(jié)、試用期業(yè)績(jī)完成情況、引導(dǎo)人及部門(mén)的轉(zhuǎn)正評(píng)估意見(jiàn)、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函(開(kāi)始入職沒(méi)有簽署)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、每年度工作總結(jié)等。

5、員工參加重要會(huì)議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計(jì)與履歷表。

6、員工在企業(yè)里的崗位異動(dòng)記錄。

7、員工調(diào)薪、獎(jiǎng)懲記錄。

8、勞動(dòng)合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。

參考資料:百度百科-人事檔案

怎么整理員工檔案?

一般人事檔案,在檔案袋和檔案中都有目錄,主要記錄檔案關(guān)鍵信息索引。另外,還應(yīng)推行檔案數(shù)字化管理。即將關(guān)鍵信息,錄入電腦。可能的化,將紙制材料全部掃描存入點(diǎn)子檔案。
離職員工人事檔案,應(yīng)盡快移交下一個(gè)用人單位或者當(dāng)?shù)厝瞬攀袌?chǎng)。職工退休后,直到死亡,用人單位都應(yīng)妥善保管其人事檔案。

人事檔案怎么整理

人事檔案怎么整理

人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色,它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù),與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤,具有法律效用,是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理人事檔案怎么整理相關(guān)內(nèi)容,僅供參考,希望能夠幫助大家!

一、人事檔案怎么整理

一般公司的人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案,那么怎樣整理出易查詢、易管理的的人事檔案,下面我們做簡(jiǎn)單介紹。

整理員工檔案

二、步驟

1、首先,準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料,工具如圖,材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎(jiǎng)懲材料。具體材料,各個(gè)公司要求不同,這里就不再贅述。

2、審核要入檔的材料,并按如下流程整理材料

3、第三步,將要入檔的材料規(guī)整好,編上頁(yè)碼,然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊,再打孔。

4、第四步,裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類,并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。

5、第五步,為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類,并寫(xiě)好每份材料的頁(yè)碼。

6、檔案要定期增加材料。如每年的績(jī)效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。

7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間,并委派專人管理。

三、資料整理

1、第一步,確定文件檔案的分類

大面上劃分為兩塊,也就是我上面說(shuō)的日常文件檔案記錄一類,員工檔案一類。日常文件根據(jù)每月的使用情況和職能劃分,分為兩級(jí),在實(shí)際操作中,要第二級(jí)文件要按照后勤和車間進(jìn)行分開(kāi)保存。分開(kāi)的.原因在于:車間人員流動(dòng)大,離職人員資料更新較快;同樣的,面試時(shí)以群面居多,面試資料無(wú)法細(xì)分到人。如果之后有新的類型文件,則根據(jù)已有的條目劃分為一級(jí)或者二級(jí)。

2、第二步,定出文件存放規(guī)格

(1)本年度文件,以藍(lán)色文件盒進(jìn)行保存;

(2)往年文件,以牛皮紙袋進(jìn)行保存;

(3)文件盒或者牛皮紙袋內(nèi)需分類的,則以透明文件袋進(jìn)行裝側(cè)區(qū)分;

(4)因無(wú)保密制度,文件不進(jìn)行加密管理,之后以實(shí)際保密制度進(jìn)行細(xì)分、標(biāo)注。

第三步,臺(tái)帳

我相信絕大多數(shù)檔案保管人員都是想好好保存的,但隨著檔案越來(lái)越多,導(dǎo)致存放混亂。既然想把文件檔案整理好,那么就要有一個(gè)好的方法或者工具去杜絕混亂。那么臺(tái)帳就應(yīng)運(yùn)而出了。

員工個(gè)人檔案管理

員工個(gè)人檔案管理

員工個(gè)人檔案管理是怎么樣的?下面由我為大家整理的員工個(gè)人檔案管理,希望可以幫到大家!

一、首次參保職工如何辦理新建個(gè)人檔案?

新招用員工如果在“金?!毕到y(tǒng)中無(wú)微機(jī)檔案(即無(wú)個(gè)人編號(hào)),需要通過(guò)網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)建立個(gè)人微機(jī)檔案。

操作方法:

(一)點(diǎn)擊“個(gè)人檔案申報(bào)”菜單下的“個(gè)人建檔”,進(jìn)入個(gè)人建檔頁(yè)面。

(二)點(diǎn)擊“個(gè)人建檔申請(qǐng)新增”。選擇戶籍類別、證件類型、輸入身份證件號(hào)碼,點(diǎn)擊“校驗(yàn)”,系統(tǒng)通過(guò)身份證件號(hào)碼進(jìn)行合法性和未參保驗(yàn)證。校驗(yàn)通過(guò)的,據(jù)實(shí)輸入個(gè)人檔案的有關(guān)項(xiàng)目后,點(diǎn)擊“保存”。

注意事項(xiàng):

1.“戶籍類別”填寫(xiě)規(guī)則:若職工戶口為大連地區(qū)的則選擇“本地”,非大連地區(qū)戶口選擇“外地”;身份證號(hào)碼最后一位若是“X”,必須輸入大寫(xiě)“X”。

2.個(gè)人新建信息頁(yè)面中,單位填寫(xiě)時(shí)需注意帶紅色*為必填項(xiàng),其它“人員基本信息”和“人員參保信息”也應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)(直接關(guān)系到用工備案的相關(guān)基本信息)。

3.用人單位錄用的.農(nóng)村戶籍職工可由單位與職工協(xié)商確定繳納五險(xiǎn)或兩險(xiǎn)。如果參保職工需要參加農(nóng)民工工傷、農(nóng)民工醫(yī)療保險(xiǎn)(兩險(xiǎn)),建檔時(shí)在“身份臨時(shí)標(biāo)識(shí)”處應(yīng)選擇“農(nóng)保農(nóng)民工”;反之選擇“非農(nóng)保農(nóng)民工”(五險(xiǎn))。

4.“用工形式”填寫(xiě)規(guī)則:若戶口為農(nóng)業(yè)戶口則選擇“農(nóng)村合同制工人”(失業(yè)保險(xiǎn)不繳納個(gè)人1%部分);若戶口為城鎮(zhèn)戶口則選擇“城鎮(zhèn)合同制職工”(農(nóng)村戶籍職工選擇繳納失業(yè)保險(xiǎn)1%部分時(shí),用人單位需填寫(xiě)《大連市企業(yè)職工社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人信息變更申報(bào)表》到所屬經(jīng)辦機(jī)構(gòu)窗口辦理);

5.大連市內(nèi)四區(qū)、高新園區(qū)、旅順口區(qū)、原金州區(qū)內(nèi)各類企業(yè)、民辦非企業(yè)單位及其具有上述區(qū)域城鎮(zhèn)戶籍的職工應(yīng)同時(shí)繳納采暖費(fèi)補(bǔ)貼專項(xiàng)基金。符合上述政策規(guī)定的職工,需在“采暖費(fèi)標(biāo)識(shí)”處選擇“參保”;不符合的,選擇“未參?!?。

(三)社保中心初審即生成個(gè)人編號(hào)后(點(diǎn)擊“個(gè)人建檔”,輸入身份證件號(hào)碼等查詢條件,點(diǎn)擊“查詢”,頁(yè)面顯示審核狀態(tài)),用人單位辦結(jié)新錄用員工的用工備案后,社保中心再進(jìn)行二次審核。審核通過(guò)后,個(gè)人檔案建立成功。個(gè)人建檔數(shù)據(jù)在初審未審核(即未生成個(gè)人編號(hào))情況下可以刪除。

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