業(yè)主檔案整理

業(yè)主交房后需要建立的業(yè)主檔案包括交房的整套簽字資料和業(yè)主基本情況（業(yè)主姓名、性別、年齡、片區(qū)、幢號(hào)及房號(hào)、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系電話、共有人、家庭成員、車(chē)位號(hào)、車(chē)牌號(hào)碼等基本信息）簽訂情況的電子版檔案。如果有整改問(wèn)題的，整改單等書(shū)面憑據(jù)（包括賠償協(xié)議等）必須歸檔（電子檔案也必須建立，同時(shí)要注意對(duì)回復(fù)和處理情況及時(shí)進(jìn)行更新），如果業(yè)主轉(zhuǎn)讓房產(chǎn)的要及時(shí)對(duì)新業(yè)主資料進(jìn)行更新。

物業(yè)管理業(yè)主檔案資料有哪些？

物業(yè)管理業(yè)主檔案資料主要有：姓名，籍貫，民族，住在哪一棟樓幾樓幾號(hào)房間，還有聯(lián)系方式，有幾人居住，居住的人分別又可以查到姓名、籍貫、民族等信息。

怎樣如何進(jìn)行物業(yè)檔案管理？

不知道你們是用手工還是電腦.但是一般公司都有實(shí)在的資料的.
簡(jiǎn)單地說(shuō)吧:
1\將業(yè)主的資料按幢\單元的順序整理,用文件袋裝好,并在文件袋上注明里面有的內(nèi)容(注意要編號(hào))
2\公司外來(lái)文件的整理,同上
3\公司內(nèi)部文件的整理.同上
4\公司日常管理工作記錄的整理,(如巡邏記錄\外來(lái)人員登記記錄等等)同上.

業(yè)主檔案包括哪些

　　業(yè)主入伙檔案
　　一、業(yè)主入伙資料主要包括:
　　1、《入伙通知書(shū)》;
　　2、房產(chǎn)證或購(gòu)房合同復(fù)印件;
　　3、業(yè)主身份證復(fù)印件和代辦人份證復(fù)印件及授權(quán)委托書(shū);
　　4、營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人授權(quán)委托書(shū)及法人代表和辦理人的身份證復(fù)印件(業(yè)主屬法人單位);
　　6、《業(yè)主(臨時(shí))公約》;
　　7、《收樓書(shū)》存根;
　　8、《整改項(xiàng)目報(bào)告》。
　　二、業(yè)主家庭情況資料主要包括:
　　1、業(yè)主檔案(身份證明文件復(fù)印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》);
　　2、隨住人員檔案(身份證明文件復(fù)印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》);
　　3、暫住人員檔案(身份證明文件復(fù)印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》);
　　4、業(yè)戶車(chē)輛情況資料(《車(chē)輛情況登記表》);
　　5、辦理停車(chē)手續(xù)資料(《車(chē)位有償使用協(xié)議書(shū)》)。
　　業(yè)主裝修檔案
　　一、裝修申請(qǐng)審批資料,主要包括:
　　1、《裝修申請(qǐng)/驗(yàn)收表》;
　　2、《裝修審批通知書(shū)》;
　　3、裝修圖紙及審批資料;
　　4、裝修施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證書(shū)復(fù)印件;
　　二、裝修管理檔案,主要包括:
　　1、《裝修管理協(xié)議》;
　　2、裝修施工人員檔案(《施工出入證辦證登記表》);
　　3、裝修巡查記錄(《裝修巡視檢查記錄表》);
　　4、《違反裝修規(guī)定整改通知書(shū)》及《裝修驗(yàn)收整改通知書(shū)》;
　　5、裝修竣工驗(yàn)收單(《裝修申請(qǐng)/驗(yàn)收表》)。
　　以上業(yè)主入伙檔案及業(yè)主裝修檔案合并為業(yè)主檔案,按檔案管理規(guī)程由兼職檔案員進(jìn)行管理。
　　以下為入伙裝修期間所使用的文件及表格。
　　1、入伙通知書(shū)；
　　2、收樓須知；
　　3、入伙預(yù)交費(fèi)用一覽表：
　　(1)業(yè)主/住戶情況登記表(個(gè)人)；
　　(2)業(yè)主/住戶情況登記表(單位)；
　　4、收樓手續(xù)流程條；
　　5、收樓證明書(shū)；
　　6、業(yè)主公約；
　　7、委托銀行代收費(fèi)協(xié)議書(shū)；
　　8、業(yè)戶手冊(cè)；
　　9、裝修指南；
　　10、住宅質(zhì)量保證書(shū)；
　　11、住宅使用說(shuō)明書(shū)；
　　12、收樓書(shū)；
　　13、整改項(xiàng)目報(bào)告；
　　14、其它入伙代辦手續(xù)簽約表格；
　　15、裝修申請(qǐng)、驗(yàn)收表；
　　16、裝修審批通知書(shū)；
　　17、房屋裝修管理規(guī)定；
　　18、裝修管理協(xié)議；
　　19、施工出入證辦證登記表；
　　20、單元施工許可證；
　　21、出入證；
　　22、動(dòng)火許可證；
　　23、違反裝修規(guī)定整改通知書(shū)；
　　24、裝修驗(yàn)收整改通知書(shū)；
　　25、裝修巡視檢查記錄表；

如何進(jìn)行物業(yè)管理文書(shū)材料的歸檔整理？

基層物業(yè)管理處日常運(yùn)作形成的，反映物業(yè)狀況、業(yè)主和住戶變遷以及物業(yè)管理部門(mén)的管理、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)情況，具有查考選用價(jià)值的各種形式的文件材料都作為物業(yè)檔案資料的歸檔范圍。正在辦理或暫不辦理的案卷和項(xiàng)目未完成的文件材料，不屬歸檔范圍。
根據(jù)收集、積累的物業(yè)文書(shū)進(jìn)行歸類(lèi)整理如下：
（1）物業(yè)清冊(cè)：全面反映所有物業(yè)單元的自然狀況及權(quán)屬狀況的文書(shū)材料。包括房屋的棟數(shù)、戶數(shù)、面積、結(jié)構(gòu)、完損情況、產(chǎn)權(quán)歸屬、使用性質(zhì)等文件材料等；
（2）物業(yè)維修材料，物業(yè)中各單元在進(jìn)行維修時(shí)所產(chǎn)生的一系列文書(shū)材料。包括單元范圍內(nèi)的維修申請(qǐng)審批表、工程預(yù)決算表、用料單、施工圖、驗(yàn)收證明材料，公共范圍內(nèi)的維修、大修材料歸入基本建設(shè)檔案內(nèi)等；
（3）物業(yè)租賃材料，物業(yè)管理部門(mén)在開(kāi)展租賃業(yè)務(wù)時(shí)所形成的原始的文書(shū)材料。包括租賃審批表、租賃合約、計(jì)租表、租金繳交情況表、租賃雙方身份證明材料、租賃房屋產(chǎn)權(quán)證明材料等；
（4）業(yè)主、住戶資料，反映物業(yè)中各單元的業(yè)主及住戶的具體情況的文書(shū)材料。包括房屋交吉單、樓房驗(yàn)收交樓表、住戶入住合約、業(yè)主身份證復(fù)印件、用戶情況登記卡（表）、房屋裝修申報(bào)表、發(fā)證情況登記表戶主類(lèi)型（業(yè)主或租戶）等。
（5）工程技術(shù)檔案資料（含產(chǎn)權(quán)）：規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文/ 建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證/ 拆遷安置資料/ 竣工總平面圖/ 地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告/ 工程合同、工程預(yù)決算/ 工程設(shè)計(jì)變更通知/ 竣工圖（單體建筑、結(jié)構(gòu)及隱蔽工程竣工圖，消防、燃?xì)獾裙こ碳暗叵鹿芫W(wǎng)竣工圖）/ 房屋消防、燃?xì)饪⒐を?yàn)收證明書(shū)/ 主要材料質(zhì)量保證書(shū)，新材料、購(gòu)配件的簽訂合同證書(shū)/ 水、電、消防等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)及設(shè)備技術(shù)資料/ 砂漿、混凝土塊試壓報(bào)告/ 綠化工程竣工圖；各類(lèi)房屋清單/ 出售房屋的產(chǎn)權(quán)范圍或成本核算清單/ 公用設(shè)施設(shè)備及公共場(chǎng)地清單；未完工房屋公用設(shè)施設(shè)備及公共場(chǎng)地的竣工日期/ 產(chǎn)權(quán)方面的資料/ 其他工程技術(shù)資料。
（6）服務(wù)檔案資料：服務(wù)檔案，一般又可細(xì)分為業(yè)戶服務(wù)檔案、裝修檔案、維修檔案、治安交通管理檔案、設(shè)備設(shè)施管理檔案、綠化清潔管理檔案、社區(qū)文化檔案等資料。
（7）業(yè)主及住戶服務(wù)檔案：業(yè)戶意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)結(jié)果；業(yè)戶接待記錄；業(yè)戶投訴及處理記錄；回訪記錄等/ 裝修檔案資料：二次裝修申請(qǐng)表、裝修責(zé)任書(shū)；施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表；室內(nèi)裝修設(shè)計(jì)平面圖；裝修竣工圖等/ 維修檔案資料：維修申請(qǐng)記錄、回房記錄；維修派工單；公共設(shè)施巡檢記錄等/ 治安交通管理檔案：巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線；日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶；進(jìn)出人記錄、應(yīng)急處理記錄；車(chē)輛管理記錄、車(chē)輛詳細(xì)資料等/ 設(shè)備設(shè)施管理檔案：公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)計(jì)劃；公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)記錄；機(jī)電設(shè)備運(yùn)行、巡查記錄；設(shè)備分承包方資料；公用設(shè)備設(shè)施臺(tái)賬及更新記錄等/ 綠化清潔管理檔案，清潔班檢記錄、周檢記錄；綠化工作記錄、檢查記錄；消毒、殺蟲(chóng)記錄、綠化病蟲(chóng)害檢查記錄等；社區(qū)文化檔案：社區(qū)文化創(chuàng)建構(gòu)想、組織活動(dòng)計(jì)劃及實(shí)施情況記錄/ 社區(qū)文化活動(dòng)圖片等記錄內(nèi)容；傳媒報(bào)道資料；文化活動(dòng)場(chǎng)所、設(shè)施臺(tái)賬及使用記錄等。（以上初步形成的文書(shū)材料，經(jīng)確定為沒(méi)有查考價(jià)值或利用價(jià)值的不列入檔案范圍。）
（8）其他管理檔案：在物業(yè)管理日常工作中形成的一些公務(wù)性、行政性、指導(dǎo)性的管理文件資料。①行政文件：財(cái)務(wù)文件；人事管理記錄、文件；政府主管部門(mén)文件；內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、簽報(bào)等文件； ②管理指導(dǎo)文件：質(zhì)量手冊(cè)；程序文件（質(zhì)量）；環(huán)境手冊(cè)；程序文件（環(huán)境）；作業(yè)文件等；③業(yè)委會(huì)相關(guān)資料：下屬管理處業(yè)委會(huì)籌備成立文件及業(yè)委會(huì)成立后的運(yùn)行文件等。