檔案整理經(jīng)驗(yàn)交流

檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和方法
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

這8項(xiàng)工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動構(gòu)成。

檔案管理好的經(jīng)驗(yàn)做法

檔案管理好的經(jīng)驗(yàn)做法其實(shí)一般的情況下，首先檔案都是存檔的。如果檔案特別多的話，就要把檔案分類管理?？梢园褭n案分為男生部分和女生部分，然后再把檔案按年限分類。然后再把檔案可以按照級別分類，比如說領(lǐng)導(dǎo)級別，普通員工級別等等，如果你分的級別越細(xì)，然后再加上編號的話，那么你在尋找檔案的時(shí)候就會非常的好找?；蛘咭部梢灾苯影褭n案按編號編好，然后把這些編號做一個(gè)目錄后面寫上。檔案的信息，比方說人名兒。身份證號等，那么在查找的時(shí)候按照位置去查找也是比較好找的，就像圖書館保存圖書那樣去保存也好。

企業(yè)檔案該如何整理？

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。
概要地說，即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報(bào)，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會，在①下按時(shí)間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設(shè)二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財(cái)產(chǎn)管理，①下按時(shí)間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

如何整理文書檔案？急急急！

用新方法整理文書檔案
文書檔案整理的新方法實(shí)際上是指檔案立卷時(shí)采用了件盒級而非原用的案卷級立卷方式.然而不管是何種方式,檔案始終不能背離利用,整理,保護(hù)的原則,
種方式能取得更好的效果,就應(yīng)該選擇哪種方式來進(jìn)行管理.
傳統(tǒng)的文書立卷方法(即案卷級立卷方法)是建國以來延用前蘇聯(lián)的檔案整理方法[1].建國之初,前蘇聯(lián)在列寧領(lǐng)導(dǎo)下制訂了一系列關(guān)于檔案方面的政策法令,為我們新中國檔案制度的建立提供了借鑒.我們曾聘請一批批蘇聯(lián)檔案學(xué)專家來我國傳授檔案學(xué)知識與檔案管理經(jīng)驗(yàn),也派出很多人到前蘇聯(lián)學(xué)習(xí)檔案工作的知識和經(jīng)驗(yàn).經(jīng)過數(shù)代檔案管理者理論與實(shí)踐的結(jié)合,形成了案卷級立卷方法.在那個(gè)歷史背景下,采用這種方法,使我們國家得以保護(hù)了大量的檔案,這是值得肯定的,但隨著計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理手段大量應(yīng)用于公文處理和檔案管理,它在分類組卷, 整理裝訂和檢索利用等方面明顯出現(xiàn)繁瑣,復(fù)雜和效率低的缺點(diǎn),給檔案人員帶來了相當(dāng)大的困難,業(yè)務(wù)部門也難以掌握.為了更科學(xué)地管理好文書檔案,國家檔案局于2000年修訂了"歸檔文件整理規(guī)則" (DA/T22-2000),中國科學(xué)院也于2006年4月下發(fā)了"文書檔案建檔規(guī)范"(ZKY/B002-4-2006),在這些規(guī)定中,明確規(guī)定了歸檔文件按照文件自然形成的規(guī)律,以"件"為單位進(jìn)行整理.
我所從2003年開始用新方法整理文書檔案,下面我談一下自己利用新方法整理文書檔案的過程,與大家探討交流一下.
文書檔案經(jīng)過立卷部門初步立卷后,于次年的六月前移交到綜合檔案室.
文書檔案自實(shí)行
規(guī)則后,必須重新制定檔號,我所檔號構(gòu)成如下:
檔號=檔案代號+年度+保管期限+(分類號+順序號)
舉例:
一,分類調(diào)卷
我所文書檔案的分類方案是按問題分類,即綜合管理類,綜合統(tǒng)計(jì)類,規(guī)章制度類,黨群紀(jì)檢類,人事教育類,科研管理類,外事管理類,技條基建后勤管理類,安全保密類,公司管理類十大類,能夠涵括我所所有事務(wù)活動.有些單位是按部門分類,這樣產(chǎn)生的后果是如果部門進(jìn)行調(diào)整,工作性質(zhì)有交叉后,不利于檔案分類的連續(xù)性.
將兼職檔案員所立案卷認(rèn)真檢查,按分類方案比對調(diào)整后,再按我所文書檔案保管期限表對每一類中的檔案保管期限進(jìn)行調(diào)整.
二,裝訂
一般按一份文件為一件進(jìn)行裝訂,批復(fù)和請示可裝訂為一件,若太厚也可分為兩件,同樣,正文和附件,正本與草稿,來文與復(fù)文都可視情況分別裝訂.不過在文件排序時(shí)就應(yīng)相對集中放在一處,若是完成立檔工作后才歸來的文件也可放在最后,不必改動前面的檔號.
在裝訂方式上,可用不銹鋼訂書釘裝訂,若過厚,才采用三針法線裝.
三,加蓋檔號章,編頁碼
在每一件的右上角加蓋文書檔案檔號專用章,填寫其中內(nèi)容,內(nèi)容包括全宗號,年度,室編件號,機(jī)構(gòu)或問題(分類號),保管期限,館編件號六項(xiàng),這里著重是室編件號的填寫,室編件號一定要從不同分類,不同保管期限的最低一級順序從"1"開始標(biāo)號,比如永久保管綜合管理類檔案有10件,那么就從"001"編至 "010",長期保管綜合管理類有檔案10件,那么又從"001"編至"010",這樣編制的好處是有新增加檔案可以從最后順序加入,而不影響前后其它檔案的檔案號.
逐件從"1"編頁碼.
四,錄入
將文件目錄以"件"的方式錄入計(jì)算機(jī),以便查詢.
五,檔案盒
根據(jù)不同分類不同保管期限的檔案厚度選擇相應(yīng)的檔案盒,原則是同一分類同一保管期限的檔案裝在一個(gè)盒內(nèi),但某一分類檔案過少時(shí)也可多個(gè)分類的檔案放入同一盒內(nèi),在盒脊處"機(jī)構(gòu)(問題)"欄處相應(yīng)地標(biāo)明多個(gè)分類號.
六,備考表
將備考表填寫好后放入每盒的最后頁.
經(jīng)過上述五個(gè)步驟,一年的文書檔案就整理完畢了,顯而易見,新方法整理檔案有如下優(yōu)點(diǎn):
1.整理方便快捷.每件加蓋檔號章及用訂書釘裝訂的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于原來案卷組卷時(shí)每卷加封面封底,擬寫50字以內(nèi)的案卷標(biāo)題,用線裝訂的時(shí)間,檔案整理的效率提高了.
2.利于保密.新方法整理后的檔案可以針對性較強(qiáng)的借閱利用某一檔案,而不必因?yàn)槔靡患璩鲆痪?利于檔案的保密.
3.充分利用檔案室保存空間.取消了案卷封面封底,而且可以多個(gè)分類檔案放入同一卷盒中,這樣充分利用了檔案盒的空間,進(jìn)而節(jié)約了檔案室的保存空間,隨著日后檔案的增加,這一優(yōu)勢會更加明顯.
4.容易調(diào)卷.分類錯誤或檔案進(jìn)館時(shí),檔案存在調(diào)卷的問題,案卷級組卷方式在這方面就尤為麻煩,而且容易破壞檔案,而調(diào)整件盒級組卷時(shí),就只須改變一下排列件號,相對容易了許多.
5.查閱方便.在計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢,更為快捷直觀.
缺點(diǎn):新方法要求將檔號章直接蓋在檔案上,這個(gè)做法我認(rèn)為有些不妥,值得探討!
參考文獻(xiàn):
⑴ 邢培華,孟憲霞.《試析我國的檔案創(chuàng)新》,
<a href=" " target="_blank"> </a> NewsID=425
W2005?永久-0201
順序號,表示2005年度保管期限為永久的綜合統(tǒng)計(jì)類的第1件
分類號,表示綜合統(tǒng)計(jì)類
保管期限
2005年度
文書檔案代號

怎樣做好檔案管理工作

導(dǎo)語：檔案管理的對象是檔案,服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。

分門別類

首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然后按照你們長期使用的類別去分類，不同的公司不同的崗位分類也是不一樣的，舉例說明：人事肯定是按照人力的六大模塊進(jìn)行分類，如人力資源規(guī)劃;、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動關(guān)系管理。這是公司級文件分類，人事內(nèi)部部門會在按照自己負(fù)責(zé)的模塊進(jìn)行分類，意思就是按照你經(jīng)常的需求分類。

巧用檔案袋

檔案袋肯定是必不可少的，因?yàn)闄n案袋上有明細(xì)，有的資料不是一份，根據(jù)時(shí)間有很多，有的是同一個(gè)事件有不同的資料集合，但是他們都是屬于同類資料，難么檔案袋的作用就顯而易見了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把里面涵蓋的份數(shù)及基本內(nèi)容寫出來，這樣你需要的時(shí)候直接看檔案袋就可以了，無需全都翻出來一個(gè)一個(gè)的找

常用資料的歸整

很多時(shí)候我們的資料是日常性的文件，經(jīng)常用到，甚至是每天都用到，那么我們肯定是放在辦公桌上，這時(shí)候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標(biāo)識，每次使用時(shí)按照規(guī)定好的放好，假如有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說讓他按照標(biāo)識自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節(jié)省雙方的時(shí)間

部門資料提報(bào)

有的時(shí)候我們每隔一段時(shí)間都要向上級領(lǐng)導(dǎo)提報(bào)資料，這類資料每個(gè)月都要，甚至是每個(gè)星期，有時(shí)候我們可能會忙的忘記時(shí)間，為了防止工作沒做好，我們還可以按照處理資料的時(shí)間進(jìn)行排序，這樣就會記得什么資料緊急處理，什么資料可以暫且擱置

電腦資料的存檔

現(xiàn)在不似以前，辦公基本人手一臺電腦，文檔除了要做好本身的整理，電腦里一定要有存檔，除了電腦存檔以外，還應(yīng)該有一份管理清單，這個(gè)清單要記錄的內(nèi)容有時(shí)間，用途，標(biāo)題，份數(shù)，歸檔地以及需求人等相關(guān)信息

領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)資料的回拿

檔案除了保存，肯定還有在工作中，比如有的文檔需要領(lǐng)導(dǎo)簽字批復(fù)之類的，而領(lǐng)導(dǎo)不可能隨時(shí)隨地能幫你簽字，得等領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)間才能集中處理，這就需要給領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備那種抽屜式的文件框，上面標(biāo)注，待處理，駁回，處理完畢，不論領(lǐng)導(dǎo)在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已經(jīng)簽字可行，哪些被駁回了，還有哪些沒有處理，這樣非常能提高工作效率

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項(xiàng)目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個(gè)方面：

1、文種使用不當(dāng)。主要有請示、報(bào)告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

2、附件標(biāo)識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識，也不在附件名稱前標(biāo)識出具體的序號，行文程序很混亂。

3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負(fù)責(zé)公文擬制人員，平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對各部門呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起

公文形成后，經(jīng)過一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進(jìn)行價(jià)值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。評估工作對文書人員是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

1、對檔案工作要有高度的認(rèn)識，要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。

2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的`頭腦里，要有對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平?；?。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學(xué)的評估。

3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時(shí)查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評估歸類。。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

文書部門在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手：

1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價(jià)值，能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴(kuò)大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達(dá)到資源共享的目的。

一、政治素質(zhì)要合格

樹立堅(jiān)定的政治信念，用科學(xué)的理論武裝頭腦。要堅(jiān)定不移地執(zhí)行黨的路線、方針、政策，堅(jiān)持正確的政治方向。要有良好的職業(yè)道德和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。要堅(jiān)持實(shí)事求是，尊重歷史，在工作中要本著對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想的原則，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好本職工作。要具有愛崗敬業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的科學(xué)態(tài)度。教書育人是一種奉獻(xiàn)，管理育人和服務(wù)育人同樣也是一種奉獻(xiàn)。學(xué)生檔案管理人員應(yīng)當(dāng)?shù)∶瑹o聞地為莘莘學(xué)子服務(wù)。具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策，又要熟悉和掌握與檔案工作相關(guān)的方針、政策、標(biāo)準(zhǔn)和方法。具有依法治檔的法制意識。用法律和紀(jì)律約束自己，牢固樹立以法治檔的思想觀念，與一切違反《檔案法》的行為進(jìn)行堅(jiān)決的斗爭。

二、知識素質(zhì)要全面

掌握檔案專業(yè)知識。檔案工作是專門業(yè)務(wù)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)到提供利用，有一整套的理論和工作方法，學(xué)生檔案工作人員只有學(xué)習(xí)掌握這些理論與方法，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效能，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案工作的科學(xué)管理。掌握計(jì)算機(jī)知識。要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化，就必須掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、多媒體和網(wǎng)絡(luò)管理等方面的技能。掌握一定的外語知識。學(xué)生檔案工作者還需具備一定的英語應(yīng)用能力，這樣才能適應(yīng)新時(shí)期、新形勢對學(xué)生檔案工作者的要求。

三、業(yè)務(wù)素質(zhì)要精湛

培養(yǎng)求真務(wù)實(shí)、精益求精的工作作風(fēng)。學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)長期、艱苦、細(xì)致的工作，從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用，每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開求真務(wù)實(shí)，每一個(gè)過程都要求謹(jǐn)小慎微，任何一個(gè)細(xì)節(jié)的失誤都會給后面的工作帶來麻煩。

四、身體素質(zhì)要健康

學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)艱苦而繁瑣的工作。由于長期伏案工作、庫房空氣不流通以及整理檔案過程中吸入有害菌等原因，導(dǎo)致在學(xué)生檔案工作者身上出現(xiàn)了皮膚過敏、頸椎病、呼吸道疾病等各種難以根治的疾病。因此，要想做好檔案工作，就必須加強(qiáng)體育鍛煉，增強(qiáng)身體素質(zhì)。