檔案工作的特點

　　1、緩慢性

　　會博通綜合檔案管理資深產(chǎn)品經(jīng)歷指出，檔案是隨著人們實踐活動的開展而逐步積累起來的，檔案不像圖書資料一樣大量印刷和廣泛發(fā)行。檔案資源的積累是比較緩慢的，檔案與一般的圖書資料相比，更顯珍貴。這使檔案的保管和保護受到高度重視，而無形中降低了它的利用率。

　　2、階段性

　　檔案管理分為兩個階段：檔案室階段和檔案館階段。處于不同階段的檔案具有不同的價值，檔案的管理方式以及服務對象也由此有所不同。在檔案室階段，檔案主要為其形成單位控制和使用，為本單位的日常工作提供憑證和參考，具有中間過渡性。

　　在檔案館階段，檔案對其形成者的作用降低，而社會價值增加，進入永久保存期。檔案館階段的檔案管理工作不僅需要保管好檔案，而且要積極提供檔案為社會各界服務。

　　3、依附性

　　檔案是在其形成者活動過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經(jīng)驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關的事實和數(shù)據(jù)。因此，檔案與其形成者是不可分的，其價值與它的形成者有密切聯(lián)系。

　　檔案對形成者的依附性，使得檔案難以像圖書、資料那樣廣為傳遞和交流，這在某種程度上限制了檔案管理活動的范圍。

　　4、封閉性

　　檔案直接關系到其形成者的切身利益，并且有相當一部分檔案涉及國家的政治、軍事、經(jīng)濟與技術秘密。檔案自形成之日起，對外有相當長一段時間的封閉期，過了這段封閉期以后，才能有選擇地向社會開放。

　　檔案管理的封閉性和圖書資料所追求的時效性形成了鮮明的對比。檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并推動檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

　　檔案管理的基本原則

　　1、合同檔案管理實行網(wǎng)絡管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。

　　2、合同管理組負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監(jiān)督指導各業(yè)務分公司、各部門的合同管理工作。

　　3、各業(yè)務分公司、各部門應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名專門人員負責合同文檔管理。

　　檔案的本質(zhì)屬性是什么

　　歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要地表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。

　　檔案本質(zhì)上是人們社會活動的原始記錄，原始記錄性是檔案的最本質(zhì)的屬性。要理解檔案工作的特點，需緊緊抓住這個本質(zhì)，這也是我們從事檔案管理工作引以為傲的特點。

　　檔案工作的四大特點：1、檔案工作是輔助性和基礎性工作。2.檔案工作具有連續(xù)性和隱蔽性。3.檔案發(fā)揮作用具有間接性和有限性。4.檔案工作的重要性寓于服務性之中。

　　檔案的特性

　　1.社會性（或叫社會實踐性）。檔案是人們在社會實踐中直接形成的，內(nèi)容就是對社會活動的內(nèi)容、過程及結論的原始記錄，并不是自然界產(chǎn)物。自然界中也有大量起著原始記錄作用的東西，比如說動物化石、樹的年輪、山川、河流、海灣等等，但這些都不是檔案。

　　2.歷史性（或叫后時性）。檔案是過去已經(jīng)形成的而不是正在形成或尚未形成的東西，這種原始記錄就可以把過去帶到現(xiàn)在和未來，也就是所謂的“讓過去告訴現(xiàn)在”、“讓歷史告訴未來”，過去———現(xiàn)在———未來，維系著人類社會的時空統(tǒng)一性和整體連續(xù)性。

　　3.確定性。指檔案內(nèi)容信息的清晰、確定性和其載體的固化、恒定性，換句話說，檔案所記錄的內(nèi)容是清清楚楚、明明白白，而且這些清晰、確定的信息內(nèi)容又是以固化的物質(zhì)載體形式而存在的，二者缺一不可，這是區(qū)別檔案與臨近事物———文物的根本點。沒有固化載體形式的原始信息（如人的口語）不能成為檔案，沒有清晰、確定的信息內(nèi)容的固化原始記錄（如衣服、器具）也不能成為檔案。

　　4.原始記錄性———檔案的本質(zhì)特性。這是檔案區(qū)別于其他事物的獨一無二的本質(zhì)所在。這一特性從根本上決定著其管理方法的基本取向。也就是說，對檔案的管理方法無論怎樣簡便有效，均不能以傷害檔案的本質(zhì)特性為代價，只能以充分實現(xiàn)其對以往歷史事實的原始記錄價值為軸心，管理方法必須維護檔案的本質(zhì)特性。所以當今各國之所以都以“來源原則”（或叫全宗原則）為核心的管理方法來管理檔案，原因大都源于此。

　　5.真實可靠性。檔案的原始記錄和真實性是其他事物不可替代的，但是它的可靠性，尤其是內(nèi)容的真實可靠性也不是絕對的。檔案的形成者不可能完全無誤地記錄史實，在檔案內(nèi)容中也有不真實、不準確、不客觀的東西存在。這就需要后人在利用檔案中，通過各種方法去鑒別。比如政治運動中的一些人為的東西、發(fā)文處理過程中的不規(guī)范、“文革”檔案被人為抽走（缺頁）等等。

　　6.檔案的政治性。檔案是社會和某一時代留下的產(chǎn)物，它必然客觀地記錄國家政權和時代內(nèi)容，帶有不同時代、不同國家、政權、制度的政治色彩。不同的素材被不同的階級所利用，其形成的觀點和結果是截然不同的。當我們利用“文革”時期的檔案書寫歷史的時候，會客觀地對待這些檔案，對當時出現(xiàn)的情況加以分析總結，形成公正的結論。如果其中一些負面的東西被別有用心的人所利用，就會出現(xiàn)相反的結果。所以在開放與利用檔案時要有所選擇。

　　檔案編研工作具有什么特點？

　　1、編研工作是檔案利用工作的一個重要組成部分，是檔案部門系統(tǒng)、廣泛地向社會提供利用服務的一項重要的基礎性工作。有了編研工作，才能通過主動提供檔案的編研成果，直接服務于社會各項事業(yè)，有助于推動和促進地方人文歷史、社會科學的研究。

　　2、編研工作是保護檔案史料、方便利用的有效措施。檔案大部分為孤本，在開展利用服務時，老是把原件提供利用，容易破損，影響檔案的壽命。以編寫檔案史料的方式提供利用，可以避免檔案原件的重復使用，減少磨損，從而延長檔案的壽命。也能使這些資料長久保存，便于后人利用。

　　3、開展檔案編研工作，可以擴大檔案工作部門在社會上的影響力。通過編研工作，向社會提供編研成果，使廣大利用者看到檔案的價值，加深對檔案和檔案工作的了解，能起到很好的宣傳作用。

　　4、檔案的編研成果具有存史、資政、文化功能外，其教化功能更為明顯。如我館編研成果中的“紅軍活動”，“抗戰(zhàn)時期的講稿、詩文”，“鼠疫及預防措施”等重大歷史事件的專題資料，都是對廣大公眾，特別是青少年進行愛國主義的生動教材。

　　5、檔案編研工作有利于做好統(tǒng)戰(zhàn)工作。檔案中有許多彌足珍貴的歷史資料，其中不乏個人的檔案資料，這些檔案的主人在當時往往是有一定影響的人物，現(xiàn)在他們的子孫遍布祖國各地。通過編研工作，把這些檔案信息提供給他們的后代，使其更加了解祖輩的情況，從而與之交友，建立友誼，互通信息，獻計獻策，為地方經(jīng)濟和社會發(fā)展服務，具有重要的現(xiàn)實意義。