檔案數(shù)字化是把紙質檔案掃描，以電子版（掃描件）的形式保存。是檔案管理的初級工作。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是通過軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)對電子版檔案、實物檔案、檔案庫房的管理，提高檔案存檔、查閱的效率。

　　檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲。

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠實現(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網實現(xiàn)檔案的網上瀏覽和遠程查借閱功能。

　　按照檔案業(yè)務工作流程，經過系統(tǒng)管理員的授權，單位內部領導和有關科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網絡實現(xiàn)遠程閱檔。

　　檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設最基礎的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經高科技技術加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯(lián)網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。

　　檔案數(shù)字化查閱是以組織系統(tǒng)專用資源網為網絡基礎，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構，在組織系統(tǒng)內部實現(xiàn)了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進行了方考慮，可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

　　“檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字檔案館轉型的必經之路?！睓n案數(shù)字化，能恢復檔案材料模糊褪色的字跡及對污損殘缺照片檔案進行修復，有利于檔案原件的保護。此外，還能提升檔案的利用效率。

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)為解決傳統(tǒng)檔案的維護管理困境、促進多部門的分工協(xié)作、實現(xiàn)跨區(qū)域的查詢、共享、滿足安全靈活的權限配置提供了行之有效的解決方案。

　　檔案數(shù)字化是指以采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼產品對紙質檔案進行數(shù)字化加工,將其轉化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能模塊設計包括文件管理、預歸檔、檔案管理系統(tǒng)、檔案利用、個人中心、系統(tǒng)設置幾大模塊，實現(xiàn)了從文件收集、移交，到預歸檔、文件整理、檔案檢索、鑒定、借閱、編研等環(huán)節(jié)在內的系統(tǒng)化管理。

　　中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》則做出具體要求：做好“存量數(shù)字化”，中央和國家機關傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達到80%，中央企業(yè)總部傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達到90%，全國縣級以上綜合檔案館應數(shù)字化檔案數(shù)字化率達到80%。

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的主要特點：智能化，檔案數(shù)據(jù)匹配歸檔；檔號一鍵生成；庫房溫濕度智能監(jiān)測。平臺化，集中統(tǒng)一的檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案從收集到利用的全流程管理。數(shù)字化，電子借閱，全文檢索，鑒定登記，打破傳統(tǒng)檔案管理場景瓶頸，讓檔案管理更簡單。

　　隨著新一代信息技術的廣泛應用，檔案工作環(huán)境、對象、內容發(fā)生巨大變化，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案館建設成為新時期檔案事業(yè)發(fā)展的兩大需求。

　　檔案事業(yè)的發(fā)展要滿足傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案館建設這兩大需求，解決檔案事業(yè)發(fā)展難題需要做到以下四點：

　　使用成熟、穩(wěn)定的應用系統(tǒng)檔案系統(tǒng)要存儲、處理大量數(shù)據(jù)。成熟穩(wěn)定的應用系統(tǒng)應該具備穩(wěn)定、安全、可兼容、可拓展這四個特性。

　　選擇高性能的軟硬件配置高性能的軟硬件設備包括：系統(tǒng)軟件和硬件設施。

　　軟件系統(tǒng)和硬件設施均要滿足數(shù)據(jù)存儲和管理的需求，同時具備開放性、擴展性的標準，在配備時能夠實現(xiàn)資源利用最大化。

　　建設數(shù)字檔案資源庫數(shù)字檔案資源建設是數(shù)字檔案館建設的核心內容。數(shù)字檔案資源建設包括電子文件接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉換、資源整理加工、建立各類資源庫等內容。

　　建立信息安全保障體系數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全隱患包括非法訪問、計算機病毒、黑客攻擊、權限擴散、數(shù)據(jù)篡改等。建立健全數(shù)字檔案館安全管理制度，并嚴格遵照實施，是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的制度保障。

　　檔案作為重要信息資源和獨特歷史文化遺產，價值日益凸顯，檔案工作對黨和國家各項事業(yè)的基礎性、支撐性作用更加突出。

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)怎么使用

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)使用流程：

　　與檔案目錄信息的錄入和存儲相比，全檔案案的錄入和存儲組織要復雜得多，因此得要建立一套工作流程和技術規(guī)范，以保證未來在線檔案信息的高質量和統(tǒng)一性，保證檔案、圖書、信息等信息的很大整合，為未來的技術發(fā)展留下兼容和擴展的空間。整個檔案數(shù)字化掃描包括以下環(huán)節(jié)：

　　檔案掃描：用掃描儀分批掃描紙質媒體的檔案、檔案、書籍和雜志。

　　圖像處理去除歪斜、黑點、黑邊等操作。

　　提取有效信息從圖像中提取有用信息(使用光學字符識別技術)。有用的信息一般稱為關鍵字或索引值(例如，在保險單中，受益人的姓名和身份證號就是關鍵字)。查詢時輸入這些關鍵詞，查詢保單非常方便。檔案管理軟件

　　管理和利用通常的檔案掃描的之后一步是管理這些掃描的電子檔案，如“檔案管理系統(tǒng)”和“知識管理系統(tǒng)”，它們屬于這類管理軟件。通過對這些電子檔案的管理，可以非常方便地進行查詢和利用。

　　開發(fā)利用學校檔案信息資源，堅持規(guī)章制度，注重改善服務態(tài)度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、快速。做好后勤服務，強化學校檔案的服務功能，努力發(fā)揮其育人功能，使檔案由過去的開發(fā)利用轉變?yōu)楝F(xiàn)在的開發(fā)利用。

　　完善檔案檢索工具，編寫各種能體現(xiàn)學校特色、具有較高使用價值的編研資料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學化、管理機構好用化、檔案工作規(guī)范化，不斷增強檔案室的綜合服務功能，使檔案信息資源更好地為教育教學服務。