西安市城建檔案數字化公司：隨著科學技術的不斷進步和發(fā)展，城市建設檔案管理數字化建設開始普及，大大提高檔案管理工作效率，同時推動社會進步。在城市建設檔案管理過程中，為了使城市建設管理工作更加規(guī)范和系統(tǒng)化，需要將數字信息技術集成到文件管理工作中，將文件管理和數字建設有機地集成在一起，為社會提供更好的服務，滿足城市建設的需要。

　　西安市城建檔案數字化公司圍繞城市檔案管理中現有的問題進行分析，并對如何提高城建檔案管理數字化建設提出了幾點建議，供大家參考。

　　字化技術的誕生為城建檔案管理提供了新的發(fā)展機遇，對此城建檔案工作者要準確把握數字化特征，不斷提升自身專業(yè)水平，從而保證城建檔案管理數字化建設順利開展，將城建檔案在推動城市經濟和社會發(fā)展中的作用充分發(fā)揮出來

　　1、城建檔案管理數字化建設的優(yōu)點

　　1.1壓縮了檔案管理體積

　　傳統(tǒng)采用文本記載檔案的形式，需要占據大量的空間，再加上紙質檔案還存在放置、管理等方面的問題，從而增加了檔案管理的難度。然而城建檔案管理數字化建設后，通過應用互聯網素質信息，實現了檔案信息的匯總，從而壓縮了檔案體積。例如：城建檔案能夠以圖片、音頻、視頻等形式存儲在電子信息中，即便是我們日常最常用的16GU盤中，依然可以存儲數以萬計的圖片和海量的檔案信息。

　　1.2.實現了信息共享

　　在城建檔案管理數字化建設中，需要構建一個完善的管理系統(tǒng)，將城建檔案放入該系統(tǒng)中實現了信息的開放和交流，在實現城建檔案共享的基礎上，保證了資源的流動性。并且資源共享是建立在科學規(guī)范的前提下，從而充分保證了使用者、開發(fā)者的信息安全。

　　1.3便于城建檔案分類調配

　　雖然傳統(tǒng)的城建檔案管理模式的分類非常詳盡，但是鑒于紙質檔案的特殊性質，采用人工的方式分類耗時耗力。而城建檔案管理數字化建設，只需借助計算機技術在短時間錄入檔案信息、實現資源的分類和儲存，省時省力。并且城建檔案管理數字化建設還可以對資源進行科學分類，可以根據不同的方法和類型建立和采集電子數據庫，提升城建檔案管理水平。

　　2、城建檔案管理數字化工作存在的問題

　　2.1對城建檔案管理信息化的認知不足

　　對于將檔案進行數字化管理，很多人就簡單的理解為將紙質版檔案的資料運用計算機和網絡轉化為電子版資料，還有城市對城建檔案的數字化工作重視程度明顯不足，缺乏頂層的設計規(guī)劃。這些認識上的不足問題，使得目前的城建檔案數字化管理工作出現層次深淺不一的局面，仍停留在以往的對城建檔案管理的模式之下。

　　因而，對城建檔案管理方法的科學性有待挖掘。與此同時，對于檔案工作中的安全意識也有待提升，城市建設的資料信息有些屬于保密范疇，在進行數字化的過程中，需要防止重要信息泄露的問題。

　　2.2數據查詢服務有待進一步完善

　　在城建檔案數字化管理內容中，方便對數據的查詢服務也是一項重要內容，科學完善的數據查詢服務體現著該城市城建檔案數字化工作的推進水平。目前來說，很多城市的城建檔案數字化的作用大多停留在部門內部，對更多有需要的部門與個人的開放程度不足，由此對檔案數字化的利用程度也有限，這些都限制了檔案數字化服務平臺的功能和作用。需要在以后的工作中，加強對城建檔案數字化平臺的使用和推廣，發(fā)揮大數據的優(yōu)勢。

　　2.3檔案管理者的綜合素質有待提升

　　目前，城建黨案數字化管理工作仍處在初級階段，很多部門的缺少專門對檔案數字化管理的負責人員。檔案數字化管理員大多采用將原有從事檔案管理工作的工作人員直接轉化過來，這種方式則需要政府部門針對這些人員進行專門的培訓。

　　只有這些人員對數字化檔案管理的方式方法有了清晰的認識基礎上，才有可能做好城建檔案的數字化管理工作。除了培訓原有檔案管理工作人員外，建設一支專業(yè)的、高水平的檔案數字化管理人才隊伍同樣是十分必要的。

　　3、推動城建檔案管理數字化進程的策略探討

　　3.1構建數字化的城建檔案

　　將紙質的城建檔案變成數字化城建檔案是實現城建檔案管理數字化的前提條件，因此必須做好城建檔案的數字化工作。在把數量龐大的紙質城建檔案進行數字化的工作中，首先必須對現有的檔案進行詳細的調查，以城建檔案的類型為依據進行劃分，并根據實際情況安排數字化工作。

　　從而確保在紙質城建檔案數字化的過程中不會出現遺漏和歸檔混亂等問題，影響城建檔案后期的管理。另外，在城建檔案數字化的過程中還必須注意標準化的問題，建立統(tǒng)一的數字化標準是進行統(tǒng)一管理和資源共享的關鍵步驟，必須參照具體的規(guī)范操作文件來進行數字化工作，從而確保得到的數字化城建檔案能夠合乎相關的標準，為后期的管理和利用奠定堅實的基礎。

　　3.2構建城建檔案數字化管理的標準規(guī)范

　?。?）建立信息化標準體系。通過信息化標準體系將城建檔案的采集、整理、安全保障、管理等各個環(huán)節(jié)納入其中，從而構建起數字化城建檔案的統(tǒng)一格式標準。（2）建立城建檔案數字化管理規(guī)范。通過數字化管理規(guī)范將數字化城建檔案的接收、管理細則進行明確的規(guī)定，為城建檔案的管理和共享奠定基礎。將在紙質城建檔案進行數字化掃描時所采用的格式、大小、命名規(guī)范等進行統(tǒng)一的規(guī)定，從而為后期的匯總和管理提供便利。

　　3.3構建城建檔案管理信息系統(tǒng)

　　城建檔案管理信息系統(tǒng)是數字化城建檔案管理的重要工具和平臺，離開了城建檔案管理信息系統(tǒng)軟件，管理人員的管理工作就無法有效地進行下去，城建檔案的共享和利用渠道就會被堵塞。因此，在城建檔案管理數字化建設中應該選擇專業(yè)的公司開發(fā)適合的城建檔案管理信息系統(tǒng)軟件。在信息系統(tǒng)建設中要特別注重信息安全的問題，在眾多的安全問題中，數據泄露和數據損壞是重中之重。通過信息加密、身份認證、訪問控制以及數據備份等技術手段來保障數字城建檔案的安全，避免出現數據泄露和數據損壞、丟失等安全問題。

　　3.4加強人才隊伍建設

　　要順利完成任何工作，必須依靠專業(yè)技術人員作為工程準備金和基礎。隨著城市建設的加快，城市建設記錄管理數字化建設的具體標準也在發(fā)生變化。尤其是隨著大量新設備的不斷引進，需要專業(yè)技術團隊的支持的必要性進一步增加。

　　作為專業(yè)存檔管理員，您必須具備全面的業(yè)務能力，才能全面了解城市建設文件的數字化構建、了解如何有效地處理信息，以及妥善處理多媒體知識和其他信息。面對這種情況，關系部門必須穩(wěn)步引進這方面的年輕人才，培養(yǎng)適合時代發(fā)展，充分掌握城市建設記錄管理數字化建設的工人，才能改變城市建設記錄管理專業(yè)技術人員不足的情況。

　　與此同時，現有的城市建設文件管理數字建設經理也不能放松，要始終保持掌握新技術的心態(tài)，不斷增強自己的專業(yè)技能和對文件管理的熱情。要更好地建設城市建設檔案管理，不僅要靠幾個人的努力，還要全體員工具備專業(yè)知識和全面的專業(yè)技能，組成一個具備全面素質和專業(yè)知識的團隊，共同開展城市建設檔案管理的數字化建設，為城市建設增添一股力量。

　　城建檔案是對城市發(fā)展和各項建設活動的真實記錄，也是城市長遠規(guī)劃、建設管理、改造以及維護的重要依據，在城市建設方面發(fā)揮著巨大的參考和保存價值。當前電子信息技術發(fā)展速度飛速，計算機、互聯網和智能手機的普及與應用，不僅改變了人們的工作模式，也讓傳統(tǒng)城建檔案管理方式發(fā)生了新變化。實現城建檔案數字化建設，是提升城建檔案管理水平的有效路徑。

　　西安市城建檔案數字化公司檔案管理系統(tǒng)功能概述

　　西安城建檔案管理系統(tǒng)：用于各單位管理本單位相關檔案而開發(fā)，分為檔案整編、庫存檔案、檔案查詢、檔案利用、統(tǒng)計分析、系統(tǒng)管理、備份管理等模塊，可實現對項目、工程、案卷、文件及電子文件的統(tǒng)計分析管理功能。同時可實現對系統(tǒng)常用信息的管理如用戶、角色、分類大綱、移交目錄等。

　　1、登錄

　　用戶根據用戶名及密碼進行系統(tǒng)登錄。

　　2、系統(tǒng)首頁

　　系統(tǒng)首頁可顯示出已存在系統(tǒng)中的項目、工程、案卷、文件數量，使系統(tǒng)使用者可直觀查看到系統(tǒng)中的數據。

　　3、檔案整編

　　在輸入框輸入需要查詢的項目名稱，點擊查詢按鈕，可查詢具體需要查看的項目。

　　4、庫存檔案

　　對已入庫檔案進行管理，可在庫存檔案中進行項目、工程信息的修改及案卷、文件的添加和修改操作，以方便對已入庫檔案的管理。

　　5、檔案查詢

　　項目查詢可實現在輸入框輸入項目名稱或項目名稱連續(xù)關鍵字進行項目信息查詢。

　　6、檔案利用

　　利用登記中查詢可根據查檔人、查檔單位、證件編號進行信息查詢。

　　7、檔案統(tǒng)計

　　館藏統(tǒng)計可根據不同條件統(tǒng)計出館藏案卷、文件、電子文件的數量及相關圖標，方便客戶統(tǒng)計利用。統(tǒng)計方式有年度統(tǒng)計、季度統(tǒng)計、月度統(tǒng)計。時間類型可選擇立卷時間、登記時間、起始時間等進行統(tǒng)計，同時可指定具體時間段。

　　8、系統(tǒng)管理

　　系統(tǒng)管理的功能主要實現了檔案館工作人員可通過系統(tǒng)管理對系統(tǒng)內常用資料進行配置，如新建用戶、分配權限、管理移交目錄及分類大綱等操作。

　　9、備份管理

　　系統(tǒng)默認會每天定時自動備份數據庫，同時用戶可通過數據庫備份功能進行手動臨時備份操作。

　　滿足各行業(yè)用戶對城建檔案的管理。

　　西安市城建檔案數字化公司是以智慧檔案系統(tǒng)研發(fā)，智慧檔案館一體化建設（設計、實施、運維）、檔案業(yè)務咨詢、數據挖掘分析服務、檔案數據采集等為一體的專業(yè)服務商，為用戶提供自動化、數字化、智能化檔案服務及規(guī)范化體系建設。